GDPR - spørsmål og svar

[elibra]

GDPR - sletting av tidligere ansatte. Hva med dokumentasjon hvis den ansatte trenger opplysninger senere? Hva med historisk verdi for bedriften? Må vi slette de ansatte ca.5 år etter de har sluttet, eller kan vi, hvis de evt.har skrevet under på en erklæring om at de ønsker vi skal ta vare på dokumentasjon, la de være i systemet?

[Stian Alexander Lie · Accepted solution]

Hei, 

Litt usikker på om jeg skjønner behovet. For bedriften holder det stort sett med aggregerte tall. f.eks. vi hadde 200 ansatte, 3 % sykefravær, gjennomsnittslønn var x osv. dette bør for de fleste holde. Behov for hvilke fagforeninger, bidragstrekk, påleggstrekk, sykedager osv individuelle medarbeidere hadde mer enn 5 år etter de har sluttet og det er oppe og avgjort synes som oftest lite relevant. 

Er det av en eller annen grunn ett ønske fra den ansatte så er det neppe noe problem å beholde. Men for de fleste arbeidsgivere så bør det være ønskelig å få det bort fra sitt system. kommer det f.eks. på avveie, og man blir dømt til noen millioner i bøter for å få dette på avveie så er det ikke gitt at den boten er verdt det. 

Den ansatte vil neppe ha noe behov for denne informasjonen 5 år etter. søker de f.eks. banklån så er det ikke mange månedene bakover i tid de pleier å gå, og at en bank skal ha 5 års historikk på lønnslipper virker usannsynlig og rart. 

Arbeidstaker har dessuten tilgang til sin egen altinn portal, og evnt behov mer enn 5 år tilbake i tid så bør det for medarbeideren holde med å finne skatteoppgjøret sitt. Jeg er noe usikker på hvor lenge Altinn oppbevarer, men det er ihvertfall tilgjengelig tilbake til 2006 for min del. 

Hvis du tenker informasjon innenfor oppbevaringsplikt så trumfer regnskapsloven GDPR, så her er du pliktig til å oppbevare innenfor oppbevaringsplikt. 

men har man reelle behov, felles ønske om å oppbevare, riktig sikring osv. så er det lov å lagre. Ønsker den ansatte derimot å bli slettet 10 år etter den sluttet, så tror jeg nok ikke det er lett å argumentere for at det ikke skal gjennomføres. 

Behovet for historikk er generelt overdrevet. trender, utvikling osv er interessant ofte, men ikke hva kontonr, eller personnr til Ole som hadde somerjobb i 1999. 

PErsonlig ville jeg ihvertfall foretrukket som arbeidsgiver å kvitte meg med de tingene jeg ikke har behov for. Både redusert "rot" og mindre risiko er en fordel. Men selvsagt beholdt innenfor oppbevaringsplikten.

[elibra]

Jeg skjønner det er greit å slippe å ta vare på rubbel og bit men det er jo hyggelig for en bedrift å vite navnet på de som har jobbet der, tenker jeg. Vi inviterer bl.a. pensjonistene hvert år til julelunsj og da må en jo ha navn og adresse til dem. De som ikke kommer får levert julegaven hjemme. Men det kan vel lagres på andre måter selvfølgelig.