Controle Payroll

[Annemiek Hendrix]

Beste collega's salarisadministrateurs,

Vanaf 1 januari 2020 werken wij met Visma Payroll. Sinds het begin zijn wij op zoek naar een juiste en effectieve manier van controle van de wijzigingen per maand (ook voor de accountant).

Wij draaien nu aan het einde een standenregister vanuit Payroll (vergelijk met vorige maand) en daarop analyseren we de verschillen. De taken uit Talent spelen hierin een rol, we moeten dus bij elke wijziging te taak/infobericht voor ons gaan bekijken. De taken in Talent zijn voor ons erg "chaotisch", ik weet niet hoe jullie dit vinden?

Ik ben erg benieuwd hoe jullie het doen. Deze community is toch DE manier om ervaringen te delen. Wij als salarisadministrateurs willen toch graag alles snel kunnen verklaren en de accountant verwacht dit ook.

Hoor het graag! Alvast dank.

[Monique van Berkel]

Per 1-1-2024 zijn wij gestart met Visma en ook wij zijn op zoek naar een goede controle voor de accountants. Wij vergelijken de loonkosten van twee maanden met elkaar (reservering vakantiegeld, eindejaarsuitkeirng etc. wordt bij ons maandelijks in de loonkosten opgenomen). Bij verschillen wordt een verklaring gegeven.

Hiervoor werkten wij met Youforce en daar had je het rapport Specificatie Productiegegevens. Hier werden alle premies, franchises e.d.  per maand vastgelegd. Dit rapport bestaat helaas nog niet in Visma (is al ingediend bij Ideeën).

Dit forum is gestart in 2022. Nu is mijn vraag: Zijn er ontwikkelingen m.b.t. accountantcontrole (nieuwe rapporten etc.)? 

[Marjon Janssen]

Wij werken met controle vanuit salariswizard. Daar kun je allerlei zaken aanvinken waaronder vergelijken resultaten en met welke salarisrun. Deze lijst kun je downloaden als excel bestand en daar op controleren en vergelijken met vorige maand.

[Patricia de Leeuw]

Als dit gelinkt is met een workflow/mutatieverslag heb je gelijk je verklaring

[Annemiek Hendrix]

dat is nieuw voor mij, kan ik er ergens wat over lezen?

[Patricia de Leeuw]

Sorry ik bedoel, Als Visma ervoor kan zorgen dat er een deugdelijke mutatieverslag is. Zouden we dit met elkaar kunnen linken. dan hebben we gelijk of het handmatig is of automatisch, door wie en waarvoor enz.

[Annemiek Hendrix]

dank voor je reactie. Wij gebruiken dit ook, maar inderdaad met veel medewerkers erg foutgevoelig. Je hoeft maar weer een nieuw component over te slaan en de controle is weg.

[Patricia de Leeuw]

Klopt maar over meer dan 3000 mw is dit niet efficiënt.  en voor de accountants niet voldoende. 

[Patricia de Leeuw]

Beste Allemaal,

Hier worstelen wij ook mee, al jaren.

Het zou fijn zijn dat de verklaring gelijk te weerleggen is met een mutatieverslag, 

[Patricia van Leeuwen]

Wij doen hetzelfde ook per 1 januari 2020 gestart. Vergelijk met standenregister huidige maand en vorige maand. Onze accountants zijn hier wel tevreden mee en doen op steekproef mutaties opvragen. Wat wij nog zoeken is een mutatie verslag die wij hiermee kunnen vergelijken. Alleen is dit nog niet gelukt met de huidige instellingen of opties in Visma. 

[Wil de Bruin]

Ik denk dat elk bedrijf hier mee worstelt.

Misschien een idee om te vragen welke controle/aanpassingen de accountant precies wil zien.

Wij controleren de bruto maandsalarissen. Hier mag geen afwijking in zitten t.o.v. vorige maand of er moet een verklaring zijn.

Netto controleren we op grote afwijkingen. Dit komt omdat het netto salaris altijd afwijkt omdat de inhouding van het pensioen van het BPF elke maand anders is. Gaat over SV loon en uur franchise.

Extra controle bij uitdiensttredingen.

Variabele componenten gaan hoofdzakelijk via de declaratie module. Hier zit altijd een dubbele controle op. De eerste door de leidinggevende en de 2e door de salarisadministrateur.

Ik merk van de accountant dat ze zich meer richten over het proces en dat ze een steekproef nemen bij medewerkers die indienst komen en uitdienst gaan. Daar willen ze dan alle stukken van.

[Annemiek Hendrix]

Goede controle Wil, ik ben echter heel benieuwd wat Visma hier voor een oplossing voor heeft. Zeker met het oog op de taken vanuit Talent. Het klinkt oneerbiedig, maar het werken met deze Taken is voor ons een soort van 'draak'.

[Wil de Bruin]

Annemiek een goed overzicht moet er zeker komen. Zal niet 100% aansluiten bij de klant maar wel zo dat een accountant hier zeker iets mee kan.

Zelf weinig problemen met taken. Waar sommige afdelingen wel tegen aan lopen is dat de takenlijst niet overzichtelijk is. Je kan een onderscheid maken maar veel loopt via workflow plus.  Soms is het handig om alles van 1 medewerker af te handelen. Hiervoor hebben we als oplossing gekozen dat in de naam van de taak de naam van de medewerker staat

[John Bouwman]

Wij worstelen hier ook mee. De accountants willen graag een zichtbare en geaccordeerde aansluiting (inclusief opmerkingen of uitleg) van de wijzigingen tussen het standenregister en de betaallijst.  Op dit moment is niet te realiseren, wat meteen weer een discussiepunt is met de accountants. Het zou fijn zijn als Visma hier een oplossing voor heeft.