Handleidingen beter afstemmen op de klant, bijvoorbeeld release jaarafsluiting

[AKMD1]

Goedemorgen,

We hebben het jaarwerk weer achter de rug en de start van het nieuwe jaar. Nu zijn ons een paar dingen opgevallen in de handleiding en daar wil ik toch graag melding van maken. In de hoop dat hier wat mee gedaan wordt.

Dit zijn onze punten:

- maak een handleiding per CAO. En als dat niet kan: zet dan bovenaan in ieder onderwerp de bijzonderheden per CAO erin. Nu hadden wij een paar keer dat je de hele tekst doorleest, aan de slag wilt gaan en dan onderaan ziet: oh dat is niet op ons van toepassing OF het wordt voor ons gedaan. Dat vinden we trouwens van iedere release. Maak gewoon een aparte aan per CAO. 

- maak een onderwerp zoals betaald ouderschapsverlof beter leesbaar. Het is al geen makkelijk onderwerp, maar maak het beter door vooraf de klant te laten kiezen: wil je verrekenen? Wil je een voorschot? Wil je pensioen enz. Dan kun je meteen door naar dat deel. Nu hebben we echt alles door moeten lezen. En daarbij: het was echt heel onduidelijk waar het nu over ging. Maak dit soort teksten voor Dummies. Kauw het helemaal uit. Maar wel duidelijk. 

- zorg dat de volgorde van de beschreven handelingen overeenkomen met de checklist. Nu stond bijvoorbeeld de jaaropgave helemaal ergens onderaan. Terwijl in de checklist die bovenaan staat.

- bij het aanpassen van de salarissen: bij de CAO Woondiensten is het zo dat je EERST de jaarlijkse periodieken moet verwerken en daarna pas de CAO verhoging. Zet dat er ook in. En maak meer duidelijk hoe je dat kunt doen. De handleidingen die verwijzen naar massamutaties: die optie werkt niet goed. Daar heb ik al een ander forumonderwerp van gemaakt. Maar doe daar iets mee. Het houdt enorm op als jullie handleiding niet klopt.

- zorg dat de handleiding niet alleen een kopie is van vorig jaar. Dus pas de jaartallen in de voorbeelden goed aan. Dat schept geen verwarring.

- zet ook de info over de premies duidelijker neer.

Kortom: maak een handleiding voor Dummies. We regelen het jaarwerk 1x per jaar. Het is elke keer weer even zoeken naar "oh hoe zat het ook alweer". Dit zorgt er vast ook voor dat de klant minder belt met de helpdesk.

Ben heel benieuwd hoe andere gebruikers hier over denken. Ben ik de enige zeur? 

[Jkersbergen]

Ik ben het ook met bovenstaande eens. Het zou mooi zijn als je een stappenplan krijgt met de juiste volgorde voor het jaarwerk, dus wat doe je eerst etc..

[Richard Molleman]

Ook ik kan het bericht van Annette onderschrijven de handleidingen zijn echt onleesbaar en niet duidelijk. En dan ook nog 2 x een grote release doen voor HRM en Payroll op 17 en 20 december. In het verleden waren er afspraken gemaakt dat in december geen grote release zou zijn in december alleen rekenregels.

[astolk]

Mij niet helemaal duidelijk.

Eerst jaaropgaves verzenden en dan pas jaarafsluiten in HRM  of andersom?

[hennysonnenschein]

Ik heb ook wel wat problemen ondervonden  met de handleiding, wij hebben nl een salarisverhoging [per 1-1-2023 en de periodieken van januari 2023  maar voor mij is dat nu niet duidelijk of ik massamutatie hiervoor dien te gebruiken of de normale automatische salarisaanpassing.  Deze uitleg kan wel wat duidelijker. 

[AKMD1]

Ik hoop dat je er inmiddels uit bent? Het is bij Aedes zo: eerst periodiek (met bedragen van de tabellen 2022) en dan de verhoging er overheen. Maar dat kan dus NIET met een massamutatie. Je kunt beter exporteren en daarna importeren. Maar vergeet daarbij dan niet om de RSP max in de gaten te houden. Die gaan namelijk niet goed. 

Voor ons was dat uiteindelijk het grote probleem. Wij hebben ALLES handmatig ingevoerd.

Joepie. 

[Jolandevanengelen]

Ik zit ook nog wel met een punt wat voor mij niet helemaal duidelijk is in deze handleiding.

Wanneer je 2022 afgesloten hebt, moet je dan via applicatiebeheer/organisatie/bedrijf het loonjaar veranderen naar 2023?

Of moet hier 2022 blijven staan?

[AKMD1]

Als het goed is springt hij dan zelf naar 2023. Zo niet? Dan een case aanmaken. 

[Ina Banis]

Ook ik wil graag de berichtgever ondersteunen hierin. Ik vind alles wel eens moeilijk terug te vinden.

Iets per CAO te doen, lijkt mij voor alle cliënten wel prettig, denk ik.

En ja, jaarfsluiting doe je niet zo vaak, dus het blijft een spannend iets. Een makkelijke, op goede volgorde geschreven handleiding kan daar zeker bij helpen.

[lauraholm]

Wat fijn dat je de tijd en moeite hebt genomen om deze uitgebreide feedback op de handleiding te schrijven! Zoals je misschien al gemerkt hebt, zijn we bezig om onze productdocumentatie te verbeteren. Daarom vinden we zulke concrete terugkoppelingen erg waardevol. Natuurlijk zijn we hierbij ook benieuwd naar de meningen van andere gebruikers en zullen daarom dit draadje nauwgezet volgen. 

[AKMD1 · Accepted solution]

Laura dankjewel dat dit probleem serieus wordt genomen. Misschien bij het schrijven van de handleidingen ze ook echt te schrijven voor een gebruiker die er niks van snapt. Liever teveel uitgelegd dan te weinig. En liefst niet te technisch. 

[wtentije · Accepted solution]

Ik kan bovenstaande alleen maar onderschrijven, helaas zijn wij nog niet klaar met het afsluiten, ivm verwerking in een zgn 13e periode

maar bovenstaande is altijd een punt van onderwerp geweest, het is zeker geen gezeur maar het moet maar eens duidelijk zijn

dat programmeertaal niet altijd werkt om iets duidelijk te maken

[lauraholm]

@wtentije We doen ons best om niet in programmeertaal te vervallen. Het kan natuurlijk voorkomen dat dit bij bepaalde onderwerpen toch in meerdere mate voorkomt. Zou het mogelijk zijn een voorbeeld hiervan te delen. Dat mag eventueel ook via een privéberichtje naar mij @lauraholm . Hier kunnen wij dan weer vervolgacties op ondernemen.