Controle declaraties afhankelijk van hoogte declaratiebedrag

[FBB Zorgboog]

Bij bepaalde declaraties zouden we de 1e of 2e controle afhankelijk willen maken van de hoogte van het declaratiebedrag.

Bijv.

• declaratiebedrag is lager dan € 50,-  dan geen controle
• declaratiebedrag is gelijk aan of hoger dan € 50,- maar lager dan € 100,- dan 1 controle
• declaratiebedrag is gelijk aan of hoger dan € 100,- dan 2 controles

Zover ik heb kunnen vinden kan dat nu niet worden ingesteld. 

Hoe lossen anderen dit op?

[Ralph · Accepted solution]

bij deze het idee (stemmen maar 😁)

[Remco te Ronde]

Ha @Ralph ,

Even als aanvulling. De post van @FBB Zorgboog was een vraag, namelijk ''Hoe lossen anderen dit op?''. Daarom is het ook de perfecte plek om te stellen op het forum.

Als het gewenst is om een aanpassing door te voeren dan kan je altijd een idee aanmaken. Met enige regelmaat analyseren we de ideeen en geven we een reactie op hoe waarschijnlijk het is om het te gaan realiseren.

[Ralph]

@Remco te Ronde ik sluit mij aan bij dit idee van @FBB Zorgboog 
Je hoeft m.i. niet de medewerker te laten kiezen, maar het afvangen in de inrichting met een controle
Dus de tweede controle is dan conditioneel op basis van een bedrag (hoger dan....)

Zo kan je het nu in HRSS ook inrichten op basis van FS0038 Bedrag

Alternatief is dat je altijd een tweede controle opneemt maar dat dan een beheerder (of iemand van SA met die rechten) de mutaties
via Declaraties Beheren / Declaraties Bulk goedkeuren dit oppakt.  Maar dit is minder wenselijk/werkbaar

[FBB Zorgboog]

@Remco te Ronde inderdaad een prima suggestie, maar onze vraag richt zich met name op het wel/niet opnemen van een controlestap door een manager. Voor een groot deel van de declaraties heeft men aangegeven dat deze  niet meer langs de manager en/of de salarisadministratie hoeft wanneer het bedrag < € 100,- . Controle vindt steekproefsgewijs achteraf plaats.

De oplossing die jij beschrijft betekent niet alleen diverse declaraties 'dubbel' bouwen en beschikbaar maken, maar ook dat de medewerker telkens de keuze moet maken. Efficiënter zou zijn wanneer deze keuze aan de achterkant ingericht zou kunnen worden, net zoals we dat nu in een workflow kunnen doen.

[Remco te Ronde]

Hoi @FBB Zorgboog en @Evelienvv,

Het forum is gemaakt om tussen verschillende beheerders van Youforce kennis uit te wisselen.  Dus laat je vooral inspireren door andere beheerders.

Vanuit Visma|Raet kunnen we je wel inzicht geven in welke inrichting wij tegen komen. In eerste instantie is het nuttig om 'Welke controlemogelijkheden zijn er voor de Salarisprofessional rondom de declaraties?' te bekijken. Wellicht is het in jullie organisatie veel logischer dat de Salarisadministratie aan de hand van het overzicht de 'risicovolle hoge declaraties' gaat controleren. In plaats van op te nemen als 2e controle stap. 

In de praktijk hebben wij wel eens vernomen dat organisaties er voor kiezen om 2 categorieën aan te maken, zoals:

Vervolgens kan je via 'maximum bedrag in euro's' zorgen dat er een verschillende route per categorie wordt gehanteerd.

Maar mijn persoonlijke mening is dat het altijd verstandig is om je af te vragen of het logisch is. Stel jezelf de vraag waarom bijvoorbeeld een manager op 1 dag wel van 2 medewerkers een VVV-bon van € 40,- goed te keuren (totaal € 80,-). Terwijl je bij een VVV-bon van 1 medewerker van € 60,- een extra controle door Salarisadministratie relevant vindt. Maar dat is slechts mijn persoonlijke mening. Wetende dat het beleid van Finance of HR soms andere eisen heeft.

Dus laat je vooral via dit forum inspireren door praktijk ervaringen en voorbeelden van andere Youforce gebruikers. Maar wellicht helpt bovenstaande je vast op weg.

[Evelienvv]

Hele goede, zou voor ons ook interessant zijn, omdat we dit nu wel in de workflows met condities hebben ingebouwd. Heb geen oplossing maar wel benieuwd naar evt oplossingen.