Gebruikersbeheer

[BOCRGN]

Het aanmaken van een gebruiker is erg omslachtig. Eerst individueel gebruikersbeheer en daarna Youforce account beheer. En ook nog los BO4. Kan dat makkelijker? En is er misschien een overzichtelijk stappenplan voor het aanmaken van een gebruiker (HR professional)?

[Remco te Ronde]

Hoi @BOCRGN,

Op basis van jouw vraag en met behulp van alle opmerkingen / aanvullingen van de andere deelnemers aan dit forum heb ik zojuist het volgende kennisbank artikel:

Hoe kan je realiseren dat een HR-professional nog maar één account nodig heeft voor Youforce?

Hopelijk helpt dit je verder.

[L Weegenaar]

Helemaal mee eens met bovenstaand, vooral voor professionals

-Individueel gebruikersbeheer (aanmaken gebruiker)

-Vervolgens wél certificaat moeten aanmaken anders werken prof functies niet (bijv. beheer)

-Certificaat hoeft niet geinstalleerd te worden; want je moet daarna de gebruiker activeren via 'create account in yf account beheer'.

-Daarna moet je naar autorisatiebeheer (als je over bent op autorisatiebeheer/leidend hebt gemaakt)

-Vervolgens nog de losse modules autoriseren

-En voor HR Core Online nog een call indienen bij servicedesk (is dit echt nodig? Dat kan slimmer lijkt mij)

Zomaar wat stappen die ik zo schrijf voor professionele gebruikers.  Ik kan mij voorstellen dat als je nieuw bent in de software dat je enorm zoekend bent wat er moet gebeuren. 

[FBB Zorgboog]

@Remco te Ronde Waarom moet het veld ''netwerknaam'' ingevuld worden bij individueel gebruikersbeheer? Idem in Beaufort bij Applicatiebeheer / Autorisatie / Gebruikers het veld 'Netwerk id'?

Beide gegevens worden door mij niet standaard gevuld en ik ben me niet bewust dat dit een probleem zou opleveren.

[Remco te Ronde]

Hoi @FBB Zorgboog,

Gezien de meerdere reacties op dit forum artikel zal ik eens nagaan of we een algemene instructie kunnen opstellen. Wat betreft jouw vragen:

•  ''Waarom moet het veld ''netwerknaam'' ingevuld worden bij individueel gebruikersbeheer?'' --> In mijn antwoord ben ik ervanuit gegaan dat je de HR-professional één account geeft en deze ook wil laten werken met Single Sign On. Meer informatie over Single Sign On voor professionals wordt uitgelegd in Pas nu zelf de instellingen aan voor SSO voor Professionals
• ''Idem in Beaufort bij Applicatiebeheer / Autorisatie / Gebruikers het veld 'Netwerk id'?'' --> In mijn antwoord ben ik ervanuit gegaan dat je als HR-professional niet iedere keer dat je HR Core Beaufort opstart je gebruikersnaam & wachtwoord van HR Core Beaufort hoeft in te vullen (slechts één per 'x' dagen, bijvoorbeeld 90). Hoe dit werkt hebben wel eens toegelicht in de beantwoording van idee Niet meer apart inloggen op HR Core Online (Beaufort)

[FBB Zorgboog]

@Remco te Ronde nog even een reactie:

• wij werken met single sign on en onze HR-professionals hebben maar 1 account. De aanwezigheid van een waarde in het veld 'netwerknaam' is dus geen voorwaarde om hiermee prima te kunnen werken
• onze HR-Core Beaufort-gebruikers hoeven ook niet steeds gebruikersnaam en wachtwoord in te vullen en toch vul het 'netwerk-id' eigenlijk nooit in. Ze kunnen dit zelf regelen door in Beaufort > Extra > Mijn Beaufort > tabblad Algemeen een vinkje te plaatsen voor de vraag 'Tonen inlogscherm'. Alleen wanneer het wachtwoord verplicht gewijzigd moet worden moeten zij de inloggegevens weer een keer invullen

[John ZMW]

Ook goedemorgen @Remco te Ronde, misschien nog aanvullend dat als je iemand voor BOL wil autoriseren je daar ook een ticket voor aan moet maken bij 'SC2 New Account HR Core online'. Waarbij je natuurlijk zelf nog de rechten in BOL moet toekennen.

[Björn Sman]

Hi @Remco te Ronde ,

Hieronder een stukje uit de gebruikershandleiding van selfservice:

[Remco te Ronde]

Ha @Björn Sman,

Goed gevonden. Als je naar Beheer / Systeem / Instellingen zie je het onderdeel 'user management'. Die zal bij vrijwel elke organisatie aan staan (optie 'in gebruik'). Staat die niet aan dan moet je inderdaad volledig handmatig alle autosiaties doen in Self Service.

Ik zal intern dit even delen met mijn collega's die de beheerdershandleiding van Self Service onderhouden. Want het is wel een erg uitzonderlijke organisatie als je als gebruiker van Youforce autorisaties niet wil laten overnemen in Self Service. Mogelijk kunnen we dat iets verbeteren in de gebruikershandleiding. 

[Björn Sman]

Hi @Remco te Ronde ,

Ondanks deze instelling worden nieuwe rollen in HR Core online niet standaard ook in YF SS weergeven als verbijzondering. Hier zit naar mijn weten nog echt een actie van Raet aan vast.

[Remco te Ronde]

Hoi @Björn Sman,

Heb intern even navraag gedaan en dieper gezocht. En ik snap inderdaad je aanvulling. Als mijn informatie juist is nemen jullie vanuit Visma|YouServe de dienstverlening af om functioneel uit te besteden. Inderdaad in dat geval zal de functioneel beheerder (werkzaam bij Visma|YouServe) soms nog iets moeten doen in de verbijzondering van de rollen binnen Self Service. Organisaties die zelf het volledig beheer doen van Youforce kunnen dit zelf, daarvoor is geen melding aan het ServiceCenter van Visma|Raet voor nodig.

Zoals ook aangegeven op het antwoord aan @FBB Zorgboog zie ik dat er in dit forum artikel best wat vragen over dit onderwerp. Ik zal kijken of we kunnen werken aan een uitgebreidere beschrijving van de stappen, met de diverse nuances. 

[Björn Sman]

Hi @BOCRGN , @Remco te Ronde ,

Vergeet niet dat als je nieuwe rollen aanmaakt in beaufort deze niet automatisch beschikbaar zijn in selfservice e.d. deze moet je ook dmv een ticket bij RAET aan de achterkant in de modulen laten koppelen.

[Remco te Ronde]

Hoi @Björn Sman,

Kan je specificeren wat je bedoeld met ''aan de achterkant in de modulen laten koppelen''? Want ik kan me daar geen voorstelling van maken. En het is best veel voorkomend dat je nieuwe rollen aanmaakt. En ik ken geen voorbeeld waarin het ServiceCenter handmatig nog iets moet doen.

Hoor het graag dan kan ik mij daar in verdiepen.

[Remco te Ronde]

Goedemorgen @BOCRGN,

Je hebt gelijk dat er niet één handleiding is waarin alle opties beschreven staan. Zeker voor een HR Professional maakt het natuurlijk wat deze gebruiker mag doen in bijvoorbeeld HR Core, Gemal, Self Service, Flex Benefits, Betaalmanager etc. etc.

Maar hopelijk kan ik je toch een beetje op weg helpen.

Allereerst gaan we er vanuit dat je iedereen die in HR Core (Beaufort) hebt zitten automatisch laat aanmaken als gebruiker. Als je dat zo hebt ingesteld hoef je natuurlijk niks te doen in Youforce account beheer en in  individueel gebruikersbeheer alleen na te denken of je deze gebruiker een certificaat wil geven. Bij een HR Professional (b.v. Salarisadminsitratie) ken je, afhankelijk van wat binnen jouw organisatie gebruikelijk is, de volgende zaken toe:

• Ga naar HR Core Beaufort. Maak een nieuwe rol aan (bijvoorbeeld Salarisadministratie). Wijs via 'roltoewijzing persoon' de nieuwe rol toe aan de medewerker (persoonsnummer) van de salarisadministratie en alle organisatorische eenheden.
• Ga naar Mijn Youforce / Beheer / Autorisatiebeheer. Maak daar een nieuw autorisatieprofiel aan voor de rol (bijvoorbeeld Salarisadministratie). Voeg daarin alle relevante rechten, zoals HR Core Online, Payroll Gemal, Salarisdossier, Loonaangifte, Configuratie Flex Benefits etc. etc.
• Ga naar Mijn Youforce / Beheer / Self Service. Ga daar naar Beheer / Gebruikersdefinitie / PSA-gebruiker. Voeg daar het medewerker account (zogenaamd R-account) toe. Ga daarna naar Autorisatie / Gebruikersrol en koppel de juiste rechten.
• Ga naar Mijn Youforce / Beheer / Payroll Gemal Direct. Doorloop daar alle onderdelen van ''Autorisatie'' om te zorgen dat de rechten worden toegevoegd aan het account (zogenaamd R-account).
• Ga daarnaast naar andere bijzondere Professional modules die jullie gebruiken (zoals Loonaangifte, Betaalmanager, Flex Benefits Configuratie, PSA-gebruiker Self Service etc) en controleer of daar ook autorisaties moeten worden toegewezen.
• Ga naar Mijn Youforce / Beheer / Indivudeel gebruikersbeheer. Zoek het ''R-account' op. Doorloop daarin de stappen voor het aanmaken van een certificaat. Het certificaat hoeft niet te worden geinstalleerd. Aanmaken en downloaden is voldoende.
• Ga naar Mijn Youforce / Beheer / Indivudeel gebruikersbeheer. Zoek het ''medewerker-account' op. Staat daar al de ''netwerknaam'' gevuld? Dan is het goed. Controleer ook voor de zekerheid of hetzelfde netwerk-account niet gevuld is bij het IC-account.
• Maak via het ServiceCenter een nieuw zogenaamd 'SC2 New Account HR Core online' ticket aan voor het ''medewerker-account''. Als dat ticket is afgerond log in op HR Core Online. Ga naar Applicatibeheer / Autorisatie / Gebruikers. Update daar het veld ''Netwerk id'' naar het R-account
• Is deze collega ook contactpersoon voor het ServiceCenter van Visma|Raet. Update dan ook de contactpersonen in Mijn Visma|Raet

• Helpt bovenstaande je verder op weg?