ESS taken delegeren

[Willem de Rooij]

Wij willen het mogelijk maken dat een leidinggevende zijn secretaresse voor hem/haar de reiskosten declaraties in kan dienen.

Wat is de meest logische manier om dat in te regelen?

[Gea Bussink-Veerbeek]

@Willem de Rooij, kun je dat als volgt inregelen:

Als het indienen van de reiskostendeclaratie een ESS verbijzondering heeft, dan kun je het proberen via ESS Taken delegeren. Hiermee hebben wij geen ervaring. 

Voor onze wethouders, die bij elkaar in één organisatorische eenheid zitten, hebben wij het als volgt geregeld. Misschien kun je hier iets mee:

1. voer de secretaresse op als eindgebruiker

2. definieer een activiteitenprofiel en koppel daaraan de rechten voor het indienen van de reiskostendeclaratie

3. maak voor de secretaresse een gebruikersrol aan met het activiteitenprofiel

4. geef in autorisatiebeheer toegang tot 'Self Service voor anderen' (wij hebben hiervoor een rol HRSSA gedefinieerd die we individueel toekennen aan secretaresses)

[Willem de Rooij]

Beste Gea,

Bedankt voor je reactie. Deze constructie gebruiken we ook voor onze wethouders. Heb je misschien ook een oplossing voor de situatie waarbij de secretaresse via de nieuwe declaratie module in Mijn Youforce voor een ander, in dit geval de gemeentesecretaris, moet kunnen declareren?

Ik hoor het graag van je.. Alvast bedankt.

[Gea Bussink-Veerbeek]

@Willem de Rooij , helaas is dat niet mogelijk. Daarom laten wij de wethouders nog in Self Service declareren. Onze gemeentesecretaris doet zelf zijn declaraties in de app. Hij moet sowieso in de app om declaraties van de directeuren goed te keuren, want ook die declareren zelf. Alleen B&W hebben een secretaresse om dat voor hen te doen.

[Willem de Rooij]

Wederom bedankt voor je reactie!

[Remco te Ronde]

Beste @Willem de Rooij ,

Normaal gesproken is het Forum de plek waar beheerders onderling kennis uitwisselen. Als Visma|Raet lezen we wel mee, maar vaak hebben andere beheerders uit de praktijk al snel een goed antwoord gedeeld. Dat geldt in dit voorbeeld ook voor het antwoord van @Gea Bussink-Veerbeek.

Wat ik daar op wil aanvullen is dat we als Visma|Raet altijd analyseren hoe bepaalde functionaliteiten van Self Service worden gebruikt. Zowel ESS-delegatie als "delegeren aan medewerkers" zijn hiervan voorbeelden. Over die laatste heb ik eerder een update geschreven dat we ons bezinnen op de toekomst daarvan (lees: https://community.visma.com/t5/Nieuws-Youforce-APP/Vervolgstappen-vervanging/ba-p/532638).

Dus ik zou je echt aanraden om de oplossingsrichting van @Gea Bussink-Veerbeek te overwegen en niet te gaan voor ESS-delegatie.

Maar misschien ook kijken of de nieuwe manier van declaren van onkosten en reiskosten via de App/desktop misschien niet nog beter is. Dan kan een leidinggevende gewoon zelf zij /haar eigen declaratie doen zonder het uit te besteden aan een secretaresse.