Declaratie reiskosten

[Manon Kint]

Momenteel maken wij nog gebruik van het excel rekenblad om de declaraties voor dienstreizen in te dienen. Wij zouden heel graag de overstap maken naar de declaratie module in de Youforce app, echter zitten er voor ons nog te veel haken en ogen aan. 

Reiskosten woon-werk worden bij ons uitbetaald via reisbewegingen uit het rooster. Als een medewerker van huis naar een andere locatie dan standplaats reist, dienen ze hiervoor een declaratie in. In het excel rekenblad is handig aan te geven of er gereis wordt van 'mijn adres' naar een van onze locaties. op basis van invoer 'mijn adres' vindt dan automatisch correctie woon-werkverkeer plaats.

Omdat nu in de declaratiemodule in de app aangegeven wordt van welke postcode/adres naar welke postcode/adres gereisd wordt, is het voor de leidinggevende niet te controleren of dit het thuisadres betreft of niet. Voor ons zou het helpen dat 'mijn adres' een kiesbare optie wordt in de app. Dan kan de leidinggevende ook controleren of het optionele vinkje 'correctie woon-werkverkeer' goed gebruikt wordt. Anders is het geen doen om hierop te controleren.

[Marianne Marsman]

Wij lopen hier ook tegen aan.

Voor ons zou het nog handiger zijn als je een correctie reisbeweging kan doen ipv correctie woon-werk.

[Lieke Sterk Huis]

Hallo @Manon Kint, wij merken dit binnen onze organisatie ook. Vandaar dat wij de uitleg aan medewerkers geven om standaard het thuisadres als start- en eindpunt te noteren en alle locaties die je bezoekt in te voeren met de 'correctie woon-werkverkeer' aan laten staan. Dat wil wel zeggen dat ook de werklocaties ingevoerd moeten worden vanwege de correctie die aanstaat. Helaas is het niet mogelijk om dit te standaardiseren/vastzetten per declaratie.

Of er moeten nieuwe ontwikkelingen zijn @Remco te Ronde en @Bastiaan Friederichs.

[Manon Kint]

Hallo @Lieke Sterk Huis , 
Het gaat ons er om dat het nu niet makkelijk controleerbaar is of er daadwerkelijk vanuit huisadres gereisd wordt, een leidinggevende kent het huisadres per medewerker niet uit zijn hoofd en kost veel tijd om dat op te zoeken. Merken jullie dat het vinkje dan altijd goed gebruikt wordt?

[Lieke Sterk Huis]

@Manon Kint, in het begin is er uitleg hierover geweest in alle teams. Verder zorgen wij nu per kwartaal ongeveer voor een herinnering van het indienen van declaraties/gewerkte dagen en herhalen wij de uitleg hoe te declareren. 

En iedere nieuwe medewerker ontvangt de handleiding van de Youforce App waarin wij dit ook hebben opgenomen.

Via steekproeven controleren wij dit. 

[Bastiaan Friederichs]

@Manon Kint zijn er veel leidinggevenden die bij een pilot hebben aangegeven op dat niveau een controle te doen?
Mijn ervaring is dat er maar beperkt inhoudelijk wordt gecontroleerd, maar misschien is dat bij jullie managers heel anders 😊

Op dit moment heb ik niks gepland om het woon-adres uit HR Core Beaufort te gebruiken, met name vanwege de beperkte vraag.

Mogelijk komt daar na de huidig roadmap-periode verandering in, waarbij we ons gaan richten op het onderwerp "Vergoeding op basis van vervoermiddel"...