Wij krijgen vanuit onze financiële administratie de wens om bij een weigering van een declaratie de declaratie niet terug te sturen naar de leidinggevende die goedkeurt vanuit de app maar direct naar de indiener. Nu is dat niet mogelijk omdat de app altijd maar naar 1 stap ervoor kan kijken. Is het te realiseren dat dit anders ingericht wordt?
hi @CRodenburg, je kunt op dit moment geen alternatief proces inrichten voor wat betreft het retourneren.
Voordat we de ontwikkeling zijn gestart, hebben we gekeken naar de ingerichte workflows in Self Service voor wat betreft declaraties. Daaruit bleek dat het overgrote merendeel van die workflows bij het retourneren terug gaat naar de voorgaande activiteit.
Daarnaast ben ik zelf van mening dat er een soort educatieve werking uitgaat van het retourneren via de voorgaande "Controleur", bijvoorbeeld de leidinggevende, en het proces daarmee efficienter kan verlopen.
Beide argumenten zijn niet 100% sluitend overigens, er zijn klanten die de verantwoordelijkheid verdelen over meerdere rollen. De budgetverantwoordelijkheid bij de manager en een fiscale of andere inhoudelijke controle bij de SA of FA.
We houden de community goed in de gaten. Dus mocht er veel meer animo zijn voor dit idee, dan kunnen we de keuze altijd heroverwegen.
Wij nemen de YF app nog niet af, juist door dit soort beperkingen. Bij ons gaan declaraties in HRSS nu terug naar de indiener (medewerker) en niet naar de manager. Als wij de app gaan gebruiken dan moet dit ook weer mogelijk zijn. Dus hier dezelfde wens!
Voor Declaraties hebben we een mooie basis neergelegd en mijn team gaat datzelfde doen voor Verlof. Het ontbreken van Verlof wordt door een groot deel van de klanten als belangrijkste reden gegeven waarom de Youforce app niet (verder) wordt uitgerold. Daardoor missen de medewerkers de voordelen van de nieuwe modules, en dat willen we (onze klanten en Raet) natuurlijk niet.
Als het aankomt op uitbreidingen of wijzigingen is het belangrijk dat ik zelf goed begrijp wat jullie willen bereiken met het idee en waarom. Dus in dit geval, waarom is het belangrijk dat een declaratie direct retour gestuurd kan worden naar de medewerker? Of andersom, wat is het probleem bij het retourneren via de manager? (die heeft tenslotte die zelfde declaratie goedgekeurd...)
Realiseer je ook dat dit idee alleen interessant is voor klanten/categorieen met meerdere controle-stappen...
Kortom, ik hoop dat je merkt dat we serieus omgaan met de ideeen op de community en dit soort interactie heel erg belangrijk is.
Ik ben niet de melder van dit verzoek maar wil wel even op je reageren Bastiaan. Op dit moment hebben wij de app nog helemaal niet in gebruik en dat heeft meerdere redenen.
Bij ziek- en hersteldmeldingen geven leidinggevende direct door wat de werk- en reisdagen van de medewerker worden en dat kan niet in de app dus gaat de reis- en thuiswerkvergoeding niet goed. Daarom nemen we dit deel niet af.
Declaraties nemen we niet af omdat wij een leidinggevende, soms een budgethouder en HR laten controleren. Dit zijn teveel controlestappen en dit kan nu niet in de app. Daarnaast hebben wij sommige declaraties (buitenland bv) met teveel haken en ogen die niet kunnen in de app. Voor ons een reden om nu alles alleen nog via desktop aan te bieden.
Wij zijn bezig met een andere reiskostenregeling en willen dan ook alle werk-en reisdagen laten doorgeven maar hebben nog onvoldoende opties in de app om alle opties door te geven dus ook dit kan nu nog niet.
Om je vraag te beantwoorden over declaraties retour sturen; een medewerker wordt vaak gewezen op het toevoegen van een bon oid en daar hoeft een LG niet tussen te zitten. Om een LG dan weer uit te leggen dat hij het ook nog een stap retour moet gaan zetten kost weer veel uitleg en tijd en de het loopt vertraging op voor de MDW.
Ook bij ons wordt in Self Service de declaratie voornamelijk geretourneerd naar de medewerker en niet naar de vorige controleur. Als ik hier dan de reacties lees - en volgens mij hebben we zelf input geleverd voor het onderzoek - vind ik het wel bijzonder, dat uit dat onderzoek anders zou zijn gebleken.
Onkostendeclaraties doen we (nog) niet via de app, omdat voor veel onkosten nadere specificatie nodig is ivm de WKR.
Voor de reiskostendeclaraties hebben we hiervoor wel een oplossing gevonden. Die werden zelden of nooit geretourneerd door de leidinggevende. Daarom gaat de declaratie eerst ter controle naar de SA en daarna naar de leidinggevende. Als we andere declaraties in gebruik gaan nemen, zullen we ook die route volgen, omdat de praktijk leert dat als declaraties worden afgekeurd, dit meestal gebeurt door de SA.
Wij willen graag dat de manager ook een push notificatie ontvangt wanneer een declaratie van een medewerker door SA wordt afgekeurd. De afgekeurde declaratie komt nu in de inbox ''declaraties controleren'' van de manager waardoor het onoverzichtelijk is dat het om een afgekeurde declaratie gaat.
Wij werken wel met de app tot volle tevredenheid, het zou fijn als je rechtstreeks naar de medewerker kan terugsturen in de app net als in HRSS. Het idee wat ook al uit staat om als er iets retour gestuurd wordt een andere kleur te geven of net als in HRSS een verplicht memo veld bij retour zenden, zou ook al een hoop schelen.
Onze ervaring is dat leidinggevende dit niet merken en dus voor de 2e of 3e of 4e keer dezelfde, afgekeurde opnieuw ingediende declaratie, goedkeuren.
U moet een geregistreerde gebruiker zijn om hier een opmerking toe te voegen. Als u al geregistreerd bent, moet u zich aanmelden. Als u zich nog niet hebt geregistreerd, moet u zich registreren en aanmelden.
.gif "VISMA"){kind=icon}
Visma Nederland
Visma Denemarken
Visma Finland
Visma Letland
Visma Noorwegen
Visma Zweden
Visma Developers & Partners
Visma Latijns-Amerika