Kilometer declaratie in bulk maken

[Björn Sman]

Goedemorgen,

Wij hebben in onze zorg sector een aantal teams die werken in de wijk waarbij zij gemiddeld per dag 10 adressen bezoeken. Wij kwamen tot de conclusie dat dit over een team van 10 met gemiddeld 3 werkdagen een sommetje opbracht van (10 medewerkers x 3 werkdagen per week) x 20 werkdagen ( ong. per maand) uitkwam op 600 declaraties per maand. En dat is nog maar 1 wijkteam waarvan wij er 5 hebben. Voor onze controleurs is dit een flink aantal declaraties om te keuren naast dat het voor de medewerker ook veel werk is om dagelijks 10 adressen in te vullen.

Vanuit onze organisatie zouden we dan ook graag het idee willen aankaarten voor bulk declaraties waarbij de medewerker een xx aantal kilometers kan invoeren met vervoersmiddel en dan voor een bepaalde periode. Dit kan natuurlijk ook via Self Service workflows maar het zou in de app ook fantastisch mooi zijn. Wij hebben bijvoorbeeld ook MT leden die vanuit hun auto een rapport kunnen draaien met het aantal gereden kilometers die zij zouden kunne bijvoegen als bijlage.

[skakiay]

@Björn Sman mogen wij jou contacten over de implementatie van de declaratiemodule via de app? Wij zoeken een zorgorganisatie VVT waar het al draait en waar wij van kunnen leren. Wij zijn op dit moment bezig met de inrichting en dit idee sluit goed aan bij waar wij mee bezig zijn. Groetjes, Samantha

[Marcel Bouman]

Uit interesse: je verwijst naar het vele werk dat de controleurs moeten doen. Maar hoe kun je controleren als je over een grote periode slechts één totaal aan kilometers zou laten declareren, zonder specificatie per dienst, rit, dag of week?

[Björn Sman]

Hi @skakiay ,

Tuurlijk mag dat, wij zijn het op dit moment aan het implementeren en ik heb een pilot lopen in een RVE. Wij willen 1 Juni "live" maar we kunnen best wat info uitdelen. Ik stuur je een bericht via het portaal met mijn werkmail.

[Björn Sman]

Hi @Marcel Bouman,

Dank voor je vraag! Er worden zo nu en dan steekproeven gedaan om te kijken of de aantallen kilometers kloppen met wat gedeclareerd wordt. Een hels karwei....

[Bastiaan Friederichs]

@Björn Sman dit idee lijkt heel erg op Bijlage toevoegen bij kilometerdeclaratie

Laat even weten of je dat ook zo ziet, dan sluit ik dit idee en gaan we in het andere idee verder.

Ik heb het gevoel dat je misschien nog een andere oplossingsrichting in gedachten hebt, omdat je pas in de laatste zin het hebt over een bijlage als bewijs... 

[Björn Sman]

Hi @Bastiaan Friederichs ,

Het lijkt inderdaad veel op deze vraag! Een aantal MT leden hebben een export(excel) wat ze kunnen genereren uit hun voertuig en dienen deze als declaratie in. In een workflow maken wij daar dan een sommetje kilometers/reiskostenregeling etc van. Als we met zoiets kunnen werken zou dat al heel veel schelen. Vandaag hadden wij onze CSMer Robin Klob voor een tactisch overleg en die benoemde dat het voor de fiscus ook herleidbaar moet zijn naar dag x aantal kilometers wat een bulk weer lastig maakt.

Het mes snijd een beetje aan twee kanten want je wilt graag herleidbare en goede declaraties maar aan de andere kant zit mijn salaris administratie ook niet te wachten op honderden declaraties om na te kijken en te keuren. Zeker met een 10 koppig wijkteam waarbij je zeker 3-4 declaraties per dag hebt telt dat in de maand natuurlijk best wel op.

[Remco te Ronde]

Note 05-07-2024: Het idee en status is niet gewijzigd. Enkel het label is gewijzigd naar 'Declaraties', zodat het makkelijker terug te vinden is.

[Kimberly Roosendaal]

@Björn Sman Ik ben erg nieuwsgierig hoe jullie organisatie hier nu mee omgaat. Zouden we hier misschien contact over kunnen hebben? Wij leren graag van andere zorginstellingen!

[Bastiaan Friederichs]

Hi @Björn Sman ik wijzig de status naar "Afgewezen" omdat ik geen plan heb om een KM-declaratie te ondersteunen zonder route-informatie.

Het Excelletje van enkele managers is volgens mij precies de inhoud van het andere idee, dus in dat geval is deze dubbel.

Ik kijk altijd uit naar goede ideeën voor wat betreft het verbeteren van de efficiency natuurlijk.