Wij hebben er last van dat we moeten wachten met nieuwe medewerkers door te zetten tot 60 dagen voor de in dienst datum. Soms tekenen nieuwe medewerkers wel 4 maanden voor dat ze in dienst komen. Met de huidige opzegtermijn van 2 maanden komt dit tegenwoordig vaker voor dan niet.
Kan dit in Beaufort (HR Core Online) niet aangepast worden zodat we de toekomstige medewerkers eerder kunnen doorzetten?
Wij zetten ze gewoon door vanuit Youforce. Volgens mij geldt die 60 dagen grens alleen als je in beaufort muteert.
Dit geeft verder ook geen problemen. Wij zetten medewerkers wel op een voorlopige arbeidsrelatie die niet naar gemal gaat. De arbeidsrelatie zetten wij om in de maand van de salarisverwerking naar de definitieve arbeidsrelatie
Inderdaad zoals @Bas Menken - Gemeente Leiden en @Eddie Veltman1 is het meest gebruikelijke om vanuit de workflow nieuwe medewerker/nieuw dienstverband in Self Service de arbeidsrelatie 'TOE / Toekomstige medewerker' mee te geven. Direct na afronding van de workflow komen de gegevens dan in HR Core Beaufort.
Het is daarna bij veel organisaties gebruikelijk om in de maand van indiensttreding de arbeidsrelatie in HR Core Beaufort om te zetten naar de juiste arbeidsrelatie. Vaak omdat bijvoorbeeld de Salarisadministratie dat moment gebruikt om nog zaken rondom de indiensttreding te valideren.
Echter sinds de introductie van de zogenaamde PY-rubrieken zijn er ook veel organisaties die er voor kiezen om:
Het veld 'arbeidsrelatie' in de workflow nieuwe medewerker/dienstverband te vullen met 'TOE / Toekomstige medewerker'
De PY-rubriek PY1102 (het veld voor 'startdatum P01102') te vullen met de datum indienst
Daarmee nogmaals het veld 'arbeidsrelatie' op te nemen met de juiste waarde (bijvoorbeeld V voor vast contract)
--> Op die manier is de handmatige omzetting in HR Core Beaufort in de maand van indienstreding ook niet meer nodig. Zie hieronder een voorbeeld uit een inrichtingsdocument waarin dat is toegepast:
Ik ga even kijken naar de inrichting in het formulier in Youforce, mbt tot de PY1102! Nu gaan deze medewerkers al met arbeidsrelatie TM, toekomstige medewerker naar Beaufort (vergelijkbaar met TOE).
Hopelijk kom je er helemaal uit. Laatste tip is om ook even te kijken naar hoe je omgaat met het veld 'ingangsdatum' (FS0060) op het éérste formulier van nieuwe medewerker/dienstverband (het NW of ND formulier). Die laat je leeg.
En tot slot de laatste praktijk tip. Het is vaak handig om het veld 'resume' (FS0071)
Begrijp ik nou uit jouw bericht dat je 1 rubriek 2x kan meegeven in HRSS? Dit is iets waar we regelmatig tegenaan lopen dat dit juist niet kan omdat je maar 1 waarde mee kan geven per rubriek, wel met een begin en einddatum.
Als dit zo is hoe regel je dit dan want dit gaat ons heel veel opleveren als dit zo kan!
Dat klopt inderdaad. Sinds 2018 (of misschien zelfs 2017) zijn de zogenaamde PY- en PZ-rubrieken beschikbaar. Dat kan erg handig zijn, maar in de praktijk zijn er ook echt een aantal aandachtspunten waarbij de consultant van Visma|Raet je altijd goed bij kunnen helpen.
Maar ik zal je vast een voorbeeld geven:
1) Voorbeeld waarbij het handig kan zijn. Stel de maanden oktober tot en met december zijn altijd super druk bij jullie. Medewerkers kunnen dan een 'drukte-toelage' krijgen. Dan kan je de PY- en PZ- rubrieken super goed gebruiken om in één workflow per 01-10-2024 een toelage te geven van € 100,00 die vervolgens als 2e stammutatie met ingangsdatum 01-01-2025 de waarde € 0,00 krijgt. Want de toelage loopt immers altijd af.
2) Een voorbeeld waarbij het vaak handig lijkt, maar tegenvalt. Stel je spreekt af dat een medewerker 1 jaar lang 4 uur extra gaat werken. Dan kan je een mutatie meesturen met ingangsdatum 01-09-2024 voor 32 uur en per 01-09-2025 weer naar 28 uur. Dat lijkt handig, maar misschien is de ervaring wel dat er van alles kan gebeuren. Medewerker gaat met ouderschapsverlof, krijgt een andere functie met andere uren etc. In dat geval blijft de mutatie van 01-09-2025 om naar 28 uur te gaan wel staan in 'indirecte mutaties in HR Core Beaufort'. Je zult dus goed moeten nadenken over hoe je omgaat met tussentijdse wijzigingen van tijdelijke afspraken.
Exact om dat soort voorbeelden is het altijd nuttig om van gedachten te wisselen met andere beheerders via het forum of met een consultant van Visma|Raet.
Dank voor je bericht. Wij zijn bij de HU behoorlijk ver en digitaliseren alles zelf. Jouw 1e optie is iets wat we al regelmatig gebruiken, die 2e zou ik het juist graag bij willen meegeven. Dan gaat het inderdaad om dezelfde rubriek 2x meegeven maar dan met 2 verschillende waardes per verschillende data. Als jij zegt dat dit dus wel kan dan gaan wij dit toch eens een keer proberen bij een consultant.
U moet een geregistreerde gebruiker zijn om hier een opmerking toe te voegen. Als u al geregistreerd bent, moet u zich aanmelden. Als u zich nog niet hebt geregistreerd, moet u zich registreren en aanmelden.
Visma Nederland
Visma Denemarken
Visma Finland
Visma Letland
Visma Noorwegen
Visma Zweden
Visma Developers & Partners
Visma Latijns-Amerika