Handmatig kiezen van documentsoort dossier - leeg documentsoort en verplichten tot een keuze (SLSR-I-552)

[Anonymous]

Wij hebben een workflow gebouwd waarin medewerkers en managers documenten kunnen uploaden, die toegevoegd moeten worden aan het personeelsdossier van de medewerker. Omdat van tevoren niet bekend is welk soort bijlage toegevoegd is (en dus in welk documentsoort de bijlage terecht moet komen) moet de documentsoort handmatig gekozen worden door de PSA-medewerker. Daarbij laat Self Service de bovenste documentsoort zien. Maar wanneer dit dus niet gewijzigd wordt (te snel doorklikken), worden de documenten naar dit documentsoort geëxporteerd.

Fraaier zou het zijn als het documentsoort standaard leeg is en dat bij verzenden van de mutatie een lege documentsoort (dus geen keuze gemaakt) zorgt voor een foutmelding: "Let op: geen documentsoort gekozen". Zo weten we zeker dat er een documentsoort gekozen wordt èn dat het de goede documentsoort is (althans: er wordt nu bewust een keuze gemaakt).

[Former Member]

Hartelijk dank voor je idee. Het toegekende nummer is: SLSR-I-552

[Anonymous]

Hey Rianne, lijkt me een goed idee!

Nog een inrichtingssuggestie van mijn kant: wij werken soortgelijk. We laten echter de indiener wel een documentsoort kiezen uit een eigen rubriek op het formulier. O.b.v. die keuze wordt de volgende activiteit 'Controleren X', waarbij X de documentsoort is. Die activiteit komt dan bij de Personeelsadministratie terecht. Tegelijkertijd heb ik in de workflow ingesteld dat bij die activiteit de documenten handmatig naar het dossier gaan, met alvast die documentsoort vooringesteld. Die wordt daarmee standaard gevuld bij het scherm waarin je kunt aanvinken welke docs er naar het dossier moeten met welke documentsoort.

Wellicht kun je daar ook nog wat mee. Het is wel wat inrichtingswerk, maar maakt het werken voor de administratie een stuk efficiënter. 

[Anonymous]

Beste J. Spoelman,

[Anonymous]

Sorry, ging niet goed. Dank voor je suggestie, maar het aantal documentsoorten loopt bij ons tegen de 60 stuks. Om het voor de indieners (soms niet van het hoogste digitale niveau) gemakkelijk te houden, hebben we besloten om de keuze voor het documentsoort bij de PSA neer te leggen. Maar anders was het een goed idee.

[Christiaan Sluis]

De status van dit idee is geüpdatet naar ‘In onderzoek’ en er is een relevant label toegevoegd. Reden hiervoor is dat we in 2022 volop zijn begonnen met Youforce clean up ideeën. Voor Self Service hebben we meer dan 600 verschillende ideeën bekeken en beantwoord.

Via ‘Nieuws’ verstrekken we regelmatig informatie over de ontwikkelingen van Self Service, zoals in de laatste 4e Algemene update PD Self Service.

Om een weloverwogen antwoord te kunnen geven op dit idee combineren we dit met vergelijkbare ideeën met hetzelfde label. Voorbeelden van deze categorieën zijn:

• Autorisatie en roltoewijzing
• E-mail
• Inzet formulier
• Koppeling Personeelsdossier

We zullen de aankomende maanden gaan bepalen of we een dergelijke categorie kunnen toevoegen aan de roadmap voor Self Service. Zodra we dat hebben bepaald zullen we dit idee een definitieve status geven. Dit kan dus zowel ‘realisatie waarschijnlijk’ worden maar ook ‘afgewezen’.