Leidinggevende wil memo mee kunnen sturen bij afwijken standaard

[Raymond_de_Rozario]

Goedemiddag,

Vanwege een studie ben ik bezig met een stuk procesoptimalisatie en kwaliteitsverbetering. Tijdens interviews met leidinggevenden is het naar voren gekomen dat men in sommige gevallen een notitie mee wil kunnen sturen, zoals bij retour mutaties.

Bijvoorbeeld: Aantal periodieken wijken af van standaard, dit i.o.m. [naam van personeelsadviseur].

Zover ik dit kan inschatten zie ik het alleen noodzakelijk bij een leidinggevende die bijvoorbeeld een contractmutatie moet indienen. Het memoveld zou dan ook niet standaard aan te hoeven staan, maar bijvoorbeeld te activeren d.m.v. het zetten van een vinkje. 

Is dit al mogelijk? Zo ja, hoe dan? Is het nog niet mogelijk, zijn er meer die hier behoefte aan hebben?

[Marcel Bouman]

@Raymond_de_Rozario ik denk dat dit al mogelijk is (als ik je vraag in ieder geval goed begrijp). Als voorbeeld uitgewerkt:

- je maakt bij de betreffende activiteit in de workflow twee keer dezelfde activiteit [verzenden]

- bij de eerste activiteit [verzenden] voeg je een conditie in, dus als waarde HS0001 = Ja. Hierbij vink je 'Memo toevoegen' aan en de waarde op verplicht

- bij de tweede activiteit verzenden voeg je geen conditie in, en 'Memo toevoegen' niet aanvinken

Als een leidinggevende dan de vraag bij HS0001 "memo toevoegen voor toelichting?" met Ja beantwoord dan gaat de eerste activiteit (met conditie) dus in werking. (PS: bij condities nooit een A0000x-rubriek gebruiken, dat werkt niet)

Een andere (en eenvoudige) optie is om één activiteit [verzenden] te maken, en "Meno toevoegen' bij deze activiteit op optioneel te zetten. Nadeel is dat iedereen deze dan voor zijn/haar neus krijgt, ook als je er niets mee wilt.

Kan dit een oplossing voor je zijn?

[Raymond_de_Rozario]

Dank je wel @Marcel Bouman voor je snelle reactie. Wij ontwerpen zelf geen formulieren, dat wordt voor ons door consultancy gedaan. Ik was in de veronderstelling dat de memo's die worden verstuurd bij een retour vanuit PSA naar de manager of vanuit de manager naar de medewerker een ingebouwde optie was. Dit is dus een conditie die via bovenstaande wijze kan worden opgelost?

[Marcel Bouman]

@Raymond_de_Rozario ja dat zou in dit geval een oplossing kunnen zijn voor jullie wens. Hier kun je zelf flexibel mee omgaan.

Dezelfde werkwijze met condities kun je ook gebruiken wanneer je in bepaalde gevallen bijvoorbeeld wel of juist geen verplichte bijlage vraagt. Dit kun je dan in de workflow mooi aansturen.

[Raymond_de_Rozario]

Dank je wel @Marcel Bouman . Dan ga ik dit in mijn aanbevelingen meenemen en aan de consultants voorleggen

[Christiaan Sluis]

Hoi @Raymond_de_Rozario ,

Stiekem hebben we toch wel een hele mooie community als het gaat om onderlinge interactie. Zelf zou ik inderdaad je hebben gewezen op de bestaande functionaliteit van de memo optioneel aanzetten. Een ander alternatief is een extra knop "verzenden met toelichting" (liever een kortere naam dan dat), zodat het voor de gebruikers meer voorspelbaar is dat ze dat moeten en ook gaan toevoegen. In dat geval zou ik het op verplicht zetten. En dan heb je nog de derde optie zoals @Marcel Bouman aandroeg om het achter een conditie toe te voegen.

De optionele memo is verreweg het makkelijkste toe te voegen op bestaande inrichting. De andere twee opties vragen om kopie workflows omdat je echt iets aanpast in de procedure van de workflow, en zijn daarmee dus meer werk.

Omdat het technisch al mogelijk is en er daarnaast 2 alternatieven zijn om het nog specifieker toe te passen, geef ik dit idee de status Bestaat al.

[Raymond_de_Rozario]

Hoi @Christiaan Sluis ,

Ook jij bedankt voor je antwoord. Ik neem alle drie de opties mee in mijn onderzoek. En de community meer dan stiekem leuk 😉