Werkverdeling: Toewijzen mutaties aan personen geautoriseerd voor stap

[Alex van Hekezen]

Het team Personeelsadministratie bestaat uit meerdere personen, waaraan in een schaduwadministratie mutaties worden toegewezen (wie pakt welke mutaties op). Gezien de grote hoeveelheid mutaties die langskomen (en dat mutaties niet live-updaten of laten zien dat er in gewerkt wordt), is het noodzakelijk om met een taakverdeling te werken.

Zou het mogelijk zijn om een taakverdeling toe te voegen binnen Self Service? Concreet: de stap "Behandelen PA" is geautoriseerd voor een kleine groep medewerkers (PA en Functioneel beheer). Als het mogelijk zou zijn om een mutatie toe te wijzen aan de personen geautoriseerd voor die stap, zou het overzicht creëren voor PA.

Lopen andere middel/grote klanten hier ook tegenaan? Hoe gaan jullie hiermee om?

[Tineke Jol]

ik heb gezien bij een vorige werkgever dat de PA medewerker die de mutatie oppakte de eigen initialen toevoegde aan het resumé. dan wat het ook mogelijk hier op te filteren. 

[IC206777]

Ik heb het ook ingericht in de Resumé. De PA medewerkers zien aan de resume welke maand de mutatie betrekking op heeft (zo kunnen prioriteiten gesteld worden), op welke afdeling en via een rubriek wordt de betreffende PA medewerker gekozen waarvan de initialen in de resume worden getoond. Na de volledige verwerking staan ook de initialen van de SA medewerker er ook bij.

Voorbeeld: 4 TS/JC MKC ondersteuning

Als de mutatie nog niet is opgepakt is de resumé: 4 / MKC ondersteuning

Dit werkt voor ons heel goed!

[Bart Kok - Gemeente Venlo]

Wij hebben dit ook ingericht in de resume. De medewerker van de PA die er mee bezig is kiest zijn initialen en dit komt in de resume. Ook kunnen ze een opmerking invullen die in de resumé komt. Dit werkt voor ons ook heel goed.

[Alex van Hekezen]

Fijn om te horen dat andere collega-klanten hier ook oplossingen voor proberen te vinden! Toch hoop ik dat het mogelijk gemaakt kan worden om dit in te bouwen, aangezien in Self Service de PSA-gebruikers gedefinieerd zijn, dus mogelijk in combinatie daarmee een toewijzing gedaan kan worden in een workflow/formulier.

[ZGV-Louis]

Ook wij hebben dit in resume met periode en actie PA.

Periode met punt laten beginnen, zodat je meteen goed kan filteren, anders krijg je ook bv datumvelden in resume te zien.

[Rianne van der Linden]

@Alex van Hekezen  Vanwege de omvang van onze organisatie, heeft iedere PSA-medewerker een eigen regio toegewezen gekregen. Deze regio bestaat uit een groot aantal vooraf gedefinieerde kostenplaatsen. Iedere PSA-medewerker is gekoppeld aan een specifieke regio en ziet daarmee ook alleen de mutaties die op zijn/haar regio binnen komen. De andere mutaties kunnen wel geraadpleegd worden (in Archief) maar staan dus niet in de Te doen lijst van de betreffende PSA-medewerker. 
Daarnaast heeft iedere PSA-medewerker enkele vervangers ingesteld zodat bij eventuele afwezigheid de mutaties wel gewoon verder opgepakt kunnen worden door de vervangers. Deze vervangers zien de mutaties met een groen bolletje, zodat ze weten dat deze mutaties niet tot hun "eigen" regio behoren. 
Nadeel is dus wel dat je afdelingsgroepen moet definiëren, inrichten en onderhouden.

[Christiaan Sluis]

Hoi @Alex van Hekezen,

Ik vind het mooi om te zien hoe er van collega-klanten verschillende alternatieven worden aangedragen. Er zijn, afhankelijk van de precieze wens, meerdere opties te kiezen:

• Resumé veld met o.a. initialen
• Autorisatie op afdeling (zoals @Rianne van der Linden schrijft)
• Workflow routing waarbij op basis van een activiteit zonder bewerkrechten naar specifieke activiteiten kan worden doorgestuurd, of waar je dit op basis van scripting al laat gebeuren (bijvoorbeeld alfabetisch op achternaam; A-F gaat naar Pietje. Maar er zijn meer mogelijkheden)
• Menselijke afspraak: Rita doet de declaraties, Kim de contractwijzigingen en Jan de verlofaanvragen

Omdat veel organisaties dit op hun eigen manieren al hebben opgelost en wij hier ook niet een eenduidige optimalisatie in zien, geef ik dit idee de status "Alternatief aanwezig".

[Alex van Hekezen]

@Christiaan Sluis bedankt voor de reactie. Kan je me meer vertellen of linken naar meer informatie over die scripting voor workflow routing? Zou dit ingericht moeten worden in de conditie van de workflow?

[Christiaan Sluis]

Hoi @Alex van Hekezen,

Ik heb hier verder geen artikel of documentatie voor omdat het altijd heel klantspecifiek is wat er gewenst is. Het uitgangspunt hierbij is altijd een unieke rubriek (niet A00001) die je script met een waarde, en dan inderdaad als workflowconditie (bij een activiteitknop) toevoegt. Dit kan je doen op basis van eigen rubrieken of iets bewerkelijker op basis van functies of afdelingen: maak een hulprubriek aan met een tabel met waarden (functiecodes, eerste letter achternaam, etc) en dan in de omschrijving dat je dit koppelt aan 1, 2, 3 en 4. Met GF_Rubriekwaardeomschrijving haal je dan op voor die groep, welke waarde 1 t/m 4 dit is.  De rubriek met dit script gebruik je als conditie voor je workflow.

Afhankelijk van hoe je dit toepast kan het bewerkelijk zijn of vrij eenvoudig in onderhoud. Voor de meeste organisaties zijn de andere alternatieven beter, maar jij kent jullie organisatie natuurlijk het beste.