Käyttövinkit

Laskunumeron vapaa määrittely Kohdasta Asetukset - Laskutuksen asetukset pääset asettamaan päälle asetuksen Käytä ulkoista laskunumerointia, jolloin saat syötettyä vapaasti laskunumeron kun luot uutta laskua.   Viitenumeroinnin määritys Viitenumeron määrittely täysin vapaasti ei ole mahdollista. Tämä on siksi, että viitenumerointi pitää aina sisällään laskentakaavan, joka lisää tarkistenumeron viitenumeron perään ja tällä määritetään viitenumeron oikeellisuus. Pääset vaikuttamaan viitenumeron muodostukseen ohjelmassa ja saat viitenumeroinnin seuraamaan esimerkiksi laskunumeroa.   Kohdasta Asetukset - Laskutuksen asetukset löydät Viitenumero-kentän johon voit syöttää kirjaimia tai numeroita. Kirjaimilla sidotaan viitenumero ohjelmasta löytyvään numerointiin, esimerkiksi laskunumeroon tai asiakasnumeroon:   L-kirjain = vastaa aina laskunumeroa A-kirjain = vastaa aina asiakasnumeroa K-kirjain = vastaa aina ulkoista asiakasnumeroa     Esimerkki: Viitenumeron määrityksen ollessa on 6 kpl L-kirjaimia eli LLLLLL. Tämä tarkoittaa sitä että viitenumero muodostetaan 6 laskunumerosta, eli jos laskulle on syötetty laskunumero 123456 niin viitenumero muodostuu 123456 + laskennallinen tarkistenumero. Jos tällä samaisella viitenumeromäärityksellä laskunumero onkin vain viisi numeroa eli 12345 niin eteen lisätään yksi etunolla eli viitenumero on 012345 + laskennallinen tarkistenumero.   Jos määritykseen mukaan otetaan myös asiakasnumero mukaan, eli viitenumeron määrityksen ollessa esimerkiksi LLLLAAAA eli neljä kappaletta laskunumeroita ja neljä kappaletta asiakasnumeroita. Ja kuvitellaan että laskunumeroksi syötetään 1234 ja asiakasnumero on esimerkiksi 9999 niin viitenumero muodostuu 12349999 + laskennallinen tarkistenumero.   Asiakasrekisterissä on myös kenttä Ulkoiselle asiakasnumerolle ja ulkoinen asiakasnumero saadaan mukaan viitenumerointiin K-kirjaimella. Eli esimerkiksi viitenumeron ollessa LLLLKKKK ja laskunumero on 1234 ja ulkoiseksi asiakasnumeroksi määritelty 2222 niin viitenumero on 12342222 + laskennallinen tarkistenumero.   Viitenumerossa voidaan käyttää myös kiinteitä numeroita, eli jos kaikki viitenumerot halutaan aloitaa esimerkiksi numerosarjalla 1000 ja siihen perään laskunumero niin viitenumeroksi voidaan tällöin määritellä 1000LLLL. Ja kun laskunumero on esimerkiksi 1234 niin silloin viitenumero muodostuu 10001234 + laskennallinen tarkistenumero.   HUOM! Reskontravahtiin lähetettävien laskujen viitenumeroon ei pysty vaikuttamaan, vaan silloin viitenumeron muoto määrittyy heidän vaatimusten mukaisesti. Silloin viitenumero on 99085AAAAALLLLLLLLLT, jossa A= toimeksiantajan tunniste, ja L= laskunumero ja T tarkiste.  

Ostolaskujen käsittelyssä voit suodattaa ja lajitella laskuja haluamillasi kriteereillä. Voit valita haluatko tarkastella kaikkia laskuja, avoimia laskuja vai pelkkiä maksettuja laskuja. Lisäksi voit lajitella laskut laskun numeron, päivämäärän, toimittajan, summan, eräpäivän, tilan tai viitenumeron mukaan joko nousevasti tai laskevasti.   Kun valitset ostolaskun, jota haluat käsitellä, löydät maksutiedot ja laskuerittelyn.   Tulosta ostolasku pdf-muotoon ja pääset tarkastelemaan sitä. Kun merkitset laskun maksetuksi, se näkyy Maksetut-välilehdellä.       Ostolaskun hylkääminen   Ostolasku on mahdollista hylätä toimintovalikosta. Ostolaskujen poistaminen ei ole mahdollista.  Toiminto ei peruuta laskua viestin vastaanottajan järjestelmästä, ainoastaan ilmoittaa sähköpostitse hylkäyksestä.   Vastaanottaja saa hylkäyksestä ilmoituksen sähköpostiinsa:  

Laskun suorituksen voi merkitä joko laskuhallinnassa, tai Suoritukset-toiminnolla.   Suorituksen kirjaaminen laskuhallinnassa   Valitse laskuhallinnasta lasku, jolle haluat suorituksen kirjata. Voit käyttää joko sinistä €-kuvaketta, tai toimintopainikkeiden Kirjaa suoritus-painiketta. Suorituksen kirjaus-ikkunassa saat syötettyä suorituksen päivämäärän, summan sekä mahdollisen oikaisun. Jos asiakkaalle on tehty hyvityslasku, voit kohdistaa sen tähän myyntilaskuun valitsemalla Hyvityslasku-kohdasta oikean hyvityslaskun. Jos suorituksen summa eroaa laskun avoimesta summasta, voit käyttää oikaisulajeja. Oikaisulajeja ovat korko, pyöristys ja alennus. Jos oikaisua ei merkitä, lasku jää avoimeksi, ja sen tilana on osasuoritettu. Jos laskulle merkitään koko avoimen summan suuruinen suoritus, tai suorituksen lisäksi sitä täydentävä oikaisulaji, tulee laskun tilaksi maksettu, ja se siirtyy Laskuhallinnassa Maksetut-välilehdelle.   Suorituksen kirjaaminen Suoritukset-toiminnolla   Mene kohtaan Laskut -> Suoritukset -> valitse Uusi suoritus.   Suorituksen kirjaus-ikkunassa valitaan ensin asiakas, jolta suoritus on tullut. Tämän jälkeen saat valittua kyseisen asiakkaan avoimista laskuista sen, jota suoritus koskee. Tämän jälkeen voit syöttää suorituksen päivämäärän, summan sekä mahdollisen oikaisun. Jos asiakkaalle on tehty hyvityslasku, voit kohdistaa sen tähän myyntilaskuun valitsemalla Hyvityslasku-kohdasta oikean hyvityslaskun.   Jos suorituksen summa eroaa laskun avoimesta summasta, voit käyttää oikaisulajeja. Oikaisulajeja ovat korko, pyöristys ja alennus. Jos oikaisua ei merkitä, lasku jää avoimeksi, ja sen tilana on osasuoritettu. Jos laskulle merkitään koko avoimen summan suuruinen suoritus, tai suorituksen lisäksi sitä täydentävä oikaisulaji, tulee laskun tilaksi maksettu, ja se siirtyy Laskuhallinnassa Maksetut-välilehdelle.   

Tulostuspalvelun avulla ulkoistat laskujesi tulostamisen ja postittamisen.  Laskut tulostetaan aina yön aikana, ja ne siirtyvät postin jakeluun seuraavana arkipäivänä. Toimitusaika riippuu valitusta kirjeluokasta.   Asetuksen löydät kohdasta Asetukset -> Maventa-asetukset > Maventa tulostuspalvelu. Laskut tulostetaan aina yön aikana ja ne lähtevät postin kuljetettavaksi seuraavana arkipäivänä valitun kirjeluokan mukaan.    Aktivoimisen jälkeen menee hetki, kun tiedot varmennetaan manuaalisesti. Huomioithan tämän etenkin työaikojen ulkopuolella.  

Käsittelemme henkilötietoja Maventa-palvelussa henkilötietojen käsittelijänä asiakasyritystemme toimiessa rekisterinpitäjänä. Tietosuoja Maventa-palvelun sopimusehdoissa Maventan sopimukseen on lisätty 1.5.2018 voimaan tulevat tietosuojaliite, jossa määritellään henkilötietojen käsittelyn periaatteet Maventa-palvelun osalta. Tietosuojaliite sekä varsinaiset sopimusehdot löytyvät sivuiltamme https://maventa.com/customer-agreement/. Palvelun tuotantoon käytetyt alihankkijat Visma Solutions Oy käyttää -palvelun tuottamiseen alihankkijoita. Kaikkien alihankkijoiden kanssa on solmittu tietojenkäsittelysopimus, joiden avulla varmistumme alihankkijoidemme tietosuojatasosta ja huolehdimme näin palvelumme käyttäjien tietosuojasta. Alla on ajantasainen lista Maventa-palvelun tuottamiseen käyttämistämme alihankkijoista. Maventan alihankkijalistaus on päivitetty 25.4.2018. Nimi Sijainti / maa Laillinen siirtotapa, jos alihankkija pääsee henkilötietoihin EU:n ulkopuolisesta maasta käsin Rooli Maventa-palvelun tuottamisessa Amazon Web Services Inc. Luxemburg, palvelinkeskus sijaitsee Saksassa Ei tarpeen EU:n sisällä Palvelinkeskus- ja infrastruktuuripalvelut Danske Bank Oyj Suomi Ei tarpeen EU:n sisällä Verkkolaskujen välitys Suomen pankkiverkkoon Go2UBL Hollanti Ei tarpeen EU:n sisällä Skannauspalvelu Hollannissa ja Tanskassa Kollektor A/S Norja Ei tarpeen EU/ETA-alueen sisällä Skannauspalvelu Norjassa Kollektor Oy Suomi Ei tarpeen EU:n sisällä Skannauspalvelu Suomessa Nets A/S Norja Ei tarpeen EU/ETA-alueen sisällä Verkkolaskujen välitys Norjan pankkiverkkoon sekä tulostuspalveluihin Postnord Strålfors Oy Suomi Ei tarpeen EU:n sisällä Tulostuspalvelut SendGrid Inc USA Privacy Shield, DPA-sopimus sisältäen EU:n mallisopimuslausekkeet Sähköpostipalvelut   Ohjeita tietosuojaongelmiin liittyen Mikäli epäilet Maventa- palveluihin tai sen alihankkijaan liittyen jonkinlaista tietosuojaan tai tietoturvaan liittyvää ongelmaa, ole välittömästi yhteydessä Passelin asiakaspalveluun tai Visman Responsible Disclosure-ohjelman mukaisesti sähköpostitse osoitteeseen responsible-disclosure@visma.com. Lisätietoa Visman Responsible Disclosure-ohjelmasta löytyy osoitteesta https://www.visma.com/trust-centre/security/.