Käyttövinkit

Ostolaskujen käsittelyssä voit suodattaa ja lajitella laskuja haluamillasi kriteereillä. Voit valita haluatko tarkastella kaikkia laskuja, avoimia laskuja vai pelkkiä maksettuja laskuja. Lisäksi voit lajitella laskut laskun numeron, päivämäärän, toimittajan, summan, eräpäivän, tilan tai viitenumeron mukaan joko nousevasti tai laskevasti.   Kun valitset ostolaskun, jota haluat käsitellä, löydät maksutiedot ja laskuerittelyn.   Tulosta ostolasku pdf-muotoon ja pääset tarkastelemaan sitä. Kun merkitset laskun maksetuksi, se näkyy Maksetut-välilehdellä.       Ostolaskun hylkääminen   Ostolasku on mahdollista hylätä toimintovalikosta. Ostolaskujen poistaminen ei ole mahdollista.  Toiminto ei peruuta laskua viestin vastaanottajan järjestelmästä, ainoastaan ilmoittaa sähköpostitse hylkäyksestä.   Vastaanottaja saa hylkäyksestä ilmoituksen sähköpostiinsa:  

Laskun suorituksen voi merkitä joko laskuhallinnassa, tai Suoritukset-toiminnolla.   Suorituksen kirjaaminen laskuhallinnassa   Valitse laskuhallinnasta lasku, jolle haluat suorituksen kirjata. Voit käyttää joko sinistä €-kuvaketta, tai toimintopainikkeiden Kirjaa suoritus-painiketta. Suorituksen kirjaus-ikkunassa saat syötettyä suorituksen päivämäärän, summan sekä mahdollisen oikaisun. Jos asiakkaalle on tehty hyvityslasku, voit kohdistaa sen tähän myyntilaskuun valitsemalla Hyvityslasku-kohdasta oikean hyvityslaskun. Jos suorituksen summa eroaa laskun avoimesta summasta, voit käyttää oikaisulajeja. Oikaisulajeja ovat korko, pyöristys ja alennus. Jos oikaisua ei merkitä, lasku jää avoimeksi, ja sen tilana on osasuoritettu. Jos laskulle merkitään koko avoimen summan suuruinen suoritus, tai suorituksen lisäksi sitä täydentävä oikaisulaji, tulee laskun tilaksi maksettu, ja se siirtyy Laskuhallinnassa Maksetut-välilehdelle.   Suorituksen kirjaaminen Suoritukset-toiminnolla   Mene kohtaan Laskut -> Suoritukset -> valitse Uusi suoritus.   Suorituksen kirjaus-ikkunassa valitaan ensin asiakas, jolta suoritus on tullut. Tämän jälkeen saat valittua kyseisen asiakkaan avoimista laskuista sen, jota suoritus koskee. Tämän jälkeen voit syöttää suorituksen päivämäärän, summan sekä mahdollisen oikaisun. Jos asiakkaalle on tehty hyvityslasku, voit kohdistaa sen tähän myyntilaskuun valitsemalla Hyvityslasku-kohdasta oikean hyvityslaskun.   Jos suorituksen summa eroaa laskun avoimesta summasta, voit käyttää oikaisulajeja. Oikaisulajeja ovat korko, pyöristys ja alennus. Jos oikaisua ei merkitä, lasku jää avoimeksi, ja sen tilana on osasuoritettu. Jos laskulle merkitään koko avoimen summan suuruinen suoritus, tai suorituksen lisäksi sitä täydentävä oikaisulaji, tulee laskun tilaksi maksettu, ja se siirtyy Laskuhallinnassa Maksetut-välilehdelle.   

Tulostuspalvelun avulla ulkoistat laskujesi tulostamisen ja postittamisen.  Laskut tulostetaan aina yön aikana, ja ne siirtyvät postin jakeluun seuraavana arkipäivänä. Toimitusaika riippuu valitusta kirjeluokasta.   Asetuksen löydät kohdasta Asetukset -> Maventa-asetukset > Maventa tulostuspalvelu. Laskut tulostetaan aina yön aikana ja ne lähtevät postin kuljetettavaksi seuraavana arkipäivänä valitun kirjeluokan mukaan.    Aktivoimisen jälkeen menee hetki, kun tiedot varmennetaan manuaalisesti. Huomioithan tämän etenkin työaikojen ulkopuolella.  

Käsittelemme henkilötietoja Maventa-palvelussa henkilötietojen käsittelijänä asiakasyritystemme toimiessa rekisterinpitäjänä. Tietosuoja Maventa-palvelun sopimusehdoissa Maventan sopimukseen on lisätty 1.5.2018 voimaan tulevat tietosuojaliite, jossa määritellään henkilötietojen käsittelyn periaatteet Maventa-palvelun osalta. Tietosuojaliite sekä varsinaiset sopimusehdot löytyvät sivuiltamme https://maventa.com/customer-agreement/. Palvelun tuotantoon käytetyt alihankkijat Visma Solutions Oy käyttää -palvelun tuottamiseen alihankkijoita. Kaikkien alihankkijoiden kanssa on solmittu tietojenkäsittelysopimus, joiden avulla varmistumme alihankkijoidemme tietosuojatasosta ja huolehdimme näin palvelumme käyttäjien tietosuojasta. Alla on ajantasainen lista Maventa-palvelun tuottamiseen käyttämistämme alihankkijoista. Maventan alihankkijalistaus on päivitetty 25.4.2018. Nimi Sijainti / maa Laillinen siirtotapa, jos alihankkija pääsee henkilötietoihin EU:n ulkopuolisesta maasta käsin Rooli Maventa-palvelun tuottamisessa Amazon Web Services Inc. Luxemburg, palvelinkeskus sijaitsee Saksassa Ei tarpeen EU:n sisällä Palvelinkeskus- ja infrastruktuuripalvelut Danske Bank Oyj Suomi Ei tarpeen EU:n sisällä Verkkolaskujen välitys Suomen pankkiverkkoon Go2UBL Hollanti Ei tarpeen EU:n sisällä Skannauspalvelu Hollannissa ja Tanskassa Kollektor A/S Norja Ei tarpeen EU/ETA-alueen sisällä Skannauspalvelu Norjassa Kollektor Oy Suomi Ei tarpeen EU:n sisällä Skannauspalvelu Suomessa Nets A/S Norja Ei tarpeen EU/ETA-alueen sisällä Verkkolaskujen välitys Norjan pankkiverkkoon sekä tulostuspalveluihin Postnord Strålfors Oy Suomi Ei tarpeen EU:n sisällä Tulostuspalvelut SendGrid Inc USA Privacy Shield, DPA-sopimus sisältäen EU:n mallisopimuslausekkeet Sähköpostipalvelut   Ohjeita tietosuojaongelmiin liittyen Mikäli epäilet Maventa- palveluihin tai sen alihankkijaan liittyen jonkinlaista tietosuojaan tai tietoturvaan liittyvää ongelmaa, ole välittömästi yhteydessä Passelin asiakaspalveluun tai Visman Responsible Disclosure-ohjelman mukaisesti sähköpostitse osoitteeseen responsible-disclosure@visma.com. Lisätietoa Visman Responsible Disclosure-ohjelmasta löytyy osoitteesta https://www.visma.com/trust-centre/security/.