Käyttövinkit

Verkkolaskut.fi-asiakkaiden laskutusosoitteet tulevat käyttöömme automaattisesti omasta järjestelmästänne. Laskutusosoitteen muuttaminen ja sen hallinnointi tapahtuu seuraavasti: Kirjaudu sisään  -> Asetukset -> Yrityksen perustiedot -> Laskutustiedot     Huomaathan, että voidaksemme lähettää laskun verkkolaskuna, tulee käytössämme teknisistä syistä olla myös postiosoite.   Jos Käytä yrityksen tietoja-kohtaan on valittu Kyllä, ei laskutustietojen kenttiä saa muokattua. Silloin laskutustietoina toimivat sivun yläosassa olevat yrityksen perustiedot. Jos Käytä yrityksen tietoja-kohtaan on valittu Ei, saa tiedot syötettyä erikseen.     Lähetämme laskun aina ensisijaisesti verkkolaskuna mikäli se on mahdollista. Jos yritykselle ei löydy verkkolaskujen vastaanottokanavaa, lähetämme laskunsähköpostilla, mikäli sähköpostiosoite on ilmoitettu. Jos sähköpostiosotiettakaan ei ole, lähetämme laskun paperikirjeenä.   Jotta sähköpostilaatikkosi ei suodata lähettämäämme laskua roskapostiksi, suosittelemme lisäämään seuraavat lähettäjät turvalliseksi tiedettyihin lähettäjiin: invoices@maventa.com support@maventa.com noreply@maventa.com noreply@netvisor.fi

Olet tässä vaiheessa jo täyttänyt hakemuksen. Ihan mahtavaa. Olet saanut sähköpostilla linkin sopimuksen sähköiseen allekirjoittamiseen.

Kun Visma Payn hakemus verkkomaksuja varten on hyväksytty, tulee sinun syöttää API-avaimet. API-avaimet tulee  syöttää verkkolaskut.fi-palveluun, jotta verkkomaksut saadaan toimimaan. 1. Kirjaudu kauppiasportaaliin osoitteessa vismapay.com. Tunnukset portaaliin olet saanut tervetulo-viestin yhteydessä, kun hakemuksesi on hyväksytty. Samassa viestissä on mainittu tilitysten ja korttimaksujen aktivoimisesta, mutta verkkolaskut.fi-palvelun asiakkaana tätä ei tarvitse tehdä, vaan tili on aktiivinen välittömästi hakemuksen hyväksymisen jälkeen.     2. Mene Alikauppiaat-välilehdelle. Täältä löydät Alikauppiastunnuksen sekä yksityiset avaimet.     3. Kirjaudu verkkolaskut.fi-palveluun ja mene Asetukset ->Visma Pay-asetukset.   4. Kopioi kauppiasportaalista löytämäsi avaimet ja alikauppiastunnus niille kuuluviin kenttiin. 5. Klikkaa "Ota käyttöön"-painiketta.

Edunsaajalla tarkoitetaan rahanpesulaissa henkilöä, joka joko omistaa yrityksen tai muuten käyttää määräysvaltaa siinä.

Kun asiakkaan tiedoissa on sähköpostiosoite, voit valita laskun lähetystavaksi  sähköpostin.    Kun lasku on lähetetty, asiakas saa sen sähköpostiinsa:    Viestin lähettäjänä näkyy lasku@mail.vismapay.com. Viestissä näkyy laskun perustiedot, ja valitsemalla "Katso lasku" avautuu lasku selaimessa uuteen välilehteen. Lasku on katsottavissa linkin/painikkeen kautta 180 päivää eräpäivän jälkeen. Linkin saa avattua myös alla olevasta sinisestä linkistä. Klikkaamalla hiiren oikealla painikkeella saa painikkeen tai linkin takaa myös kopioitua linkin osoitteen, ja avattua sen haluamallaan tavalla.   Kun lasku avautuu, näkyy vasemmalla laskun tiedot, ja oikealla laskun kuva. Laskun tiedot sekä virtuaalinen viivakoodi ovat kopioitavissa, jolloin tietoja ei tarvitse manuaalisesti naputella. Oikeasta yläkulmasta asiakas saa halutessaan laskun myös tulostettua tai ladattua omalle laitteelleen. Laskulla mukana olevat liitteet saa ladattua laskun tietojen alta.        Jos laskun kuva ei mahdu näkymään, saa sen ja liitteet ladattua sivun alaosasta.    

  Visma Pay on verkkomaksupalvelu, joka tarjoaa älykkäät verkkomaksut helposti ja turvallisesti, ilman aloitusmaksuja. Ottamalla Visma Pay:n käyttöösi, voit lähettää sähköpostilla laskuja jotka sisältävät maksulinkin, jonka avulla asiakkaasi voivat maksaa laskun heti. Maksupalvelun avulla tarjoat kaikki suosituimmat maksutavat asiakkaillesi.   Aloita käyttöönotto-painike käynnistää ohjatun käyttöönoton, jonka avulla saat palvelun helposti käyttöösi. Ohjatun toiminnon suorittaminen vie noin 5 minuuttia. Normaalitilanteessa saat palvelun käyttöösi kahdessa arkipäivässä.   Maksamisen palvelumaksut ovat 0,35 EUR + 2,80% maksutapahtumaa kohden. Jos olet jo Visma Pay-asiakas, tapahtuu hinnoittelu nykyisen sopimuksesi mukaisesti.       YRITYKSEN TIEDOT Y-tunnus tulee automaattisesti omista asetuksistasi. Tarkista ja päivitä tarvittaessa yrityksen tiedot niin että ne ovat kuten ne on ilmoitettu kaupparekisterissä, sekä valitse liiketoiminnan tyyppi.    LASKUTUSTIEDOT Ensisijaisena laskutustapana käytetään verkkolaskua. Jos yrityksellänne ei ole verkkolaskuosoitetta, syötä sähköpostiosoite sähköpostilaskua varten. Muistathan päivittää laskutustiedot Visma Payn kauppiasportaalissa niiden muuttuessa.     YHTEYSTIEDOT Täytä tähän yrityksen maksuasioista vastaavan henkilön yhteystiedot. Sähköpostiosoite on kirjautumista, tilitysraportteja ja tiedotuksia varten. Tässä ilmoitettu sähköposti toimii kirjautumistunnuksena kauppiasportaaliin.     OMISTUS Syötä yrityksen tosiasialliset edunsaajat. Jos yrityksellä ei ole tosiasiallisia edunsaajia, syötä kenttiin vaihtoehtoiset edunsaajat. Vaihtoehtoisina edunsaajina pidetään hallitusta, toimitusjohtajaa tai muita vastaavassa asemassa olevia henkilöitä. Voit lukea edunsaajien määrittelystä tarkemmin täältä.       MAKSULIIKENTEEN TIEDOT Tarkista että ohjelman lasketut maksuliikenteen arviot ovat oikein ja tarvittaessa päivitä tiedot. Myytävät tuotteet ja palvelut: Yleinen kuvaus myymistänne tuotteista sekä palveluista. Arvioitu liikevaihto: Täytä kenttään koko yrityksen arvioitu liikevaihto Arvio palvelun maksuliikenteestä: Arvioi karkeasti euroina kuinka paljon myynnistäsi menisi verkkomaksupalvelun kautta. Keskimääräisen laskun summa: Arvio laskun keskimääräisestä summasta viimeisen 2kk ajalta. Arvio suurimman laskun summasta: Arvioi suurimman laskun summa viimeisen 2kk ajalta. Edellä mainitun suurimman laskun tuotesisältö: Mistä tuotteista/palveluista kalleimmaksi määrittelemänne lasku koostuu? Tähän voitte listata esimerkiksi kalleimmat yksittäiset tuotteenne.        VIIMEISTELE Viimeistele hakemus syöttämällä allekirjoittajat. Hakemus täytyy olla allekirjoitettu siten, että yrityksen edustamisoikeudet täyttyvät. Edustamisoikeudet voi tarkastaa esimerkiksi kaupparekisteriotteesta. Allekirjoittajat saavat sähköpostiin linkin allekirjoitusta varten. Hakemus on allekirjoitettavissa 30 vuorokautta allekirjoittamisen aloittamisesta. Valitse PEP/RCA-valinta vain, jos ehdot täyttyvät. Voit lukea aiheesta tarkemmin täältä.         Kun sopimus on allekirjoitettu, siirtyy hakemus käsiteltäväksi. Normaalitilanteessa saat palvelun käyttöösi kahdessa arkipäivässä.   Kun hakemus on hyväksytty, tulee sinun syöttää API-avaimet. Löydät API-avaimet kirjautumalla Visma Payn Kauppiasportaaliin ja menemällä Alikauppiaat-välilehdelle. Syötä sieltä löytyvä Yksityinen salausavain ja Yksityinen rajapinta-avain niille varattuihin kenttiin ja kilkkaa Ota käyttöön-painiketta.           Kun palvelu on käytössä, kaikille sähköpostilla lähetetyille laskuille lisätään laskun tietojen lisäksi maksupainike, jolla asiakkaasi voivat maksaa laskunsa helposti suoraan sähköpostista. Mikäli sinulla on asiakkaita, joille et halua lisätä maksupainiketta sähköpostilaskuihin, voit kytkeä ominaisuuden pois asiakaskohtaisesti Asiakkaat-toiminnossa. Siellä otat asiakkaan muokkaukseen ja valitset Kyllä kohtaan Estä maksutapojen käyttö.

Verkkolaskutiedote-toiminnolla voit ladata koneellesi PDF-tiedoston omista verkkolaskutustiedoistasi. Lähettämällä tiedotteen laskuttajillesi, he voivat jatkossa lähettää laskut sinulle verkkolaskuina, jolloin saat laskusi suoraan Verkkolaskut.fi-palvelun Ostolaskujenhallintaan.   Saat ladattua tiedotteen kohdasta Ostolaskut -> Verkkolaskutiedote.    

Miksi Visma Pay verkkomaksut? Kun tarjoat asiakkaallesi mahdollisuuden maksaa laskunsa helposti, niin se myös nopeuttaa lähettämäsi laskun maksua ja siten myös kassavirtaasi. Valitettava tosiasia on myös se, että sähköpostilaskut hukkuvat usein viestihistoriaan ja maksu saattaa sen myötä unohtua. Kun Visma Pay verkkomaksutapa on heti laskun tarkastelussa tarjolla, niin asiakkaasi myös maksaa laskunsa varmemmin. Miten saat Visma Pay verkkomaksutavat käyttöösi? Verkkolaskut.fi asetuksista löytyy Visma Pay verkkomaksujen hakemuslomake. Täytä lomake ja lähetä se Visma Paylle, niin hakemuksesi käsittelyn jälkeen palvelu aktivoituu käyttöösi. Huomioithan, että Visma Pay on maksuliiketoimintaa, joten sitä seuraa Finanssialan keskusliiton määrittämät tiukat vastuut ja velvoitteet. Tämän myötä hakemuksessa kysytään asioita, jotka Visma Pay edellyttää asiakkaan tuntemiseksi. Tarkemmin voit tutustua Visma Payn lakisääteiseen valvontaan ja asiakkaan henkilötietojen käsittelyyn täällä.    Miten asiakkaasi voi maksaa laskusi Visma Payllä? Lasku toimitetaan asiakkaasi sähköpostiin, josta asiakas pääsee avaamaan lähettämäsi laskun. Asiakkaallasi on valittavana useita erilaisia maksutapoja, kuten esimerkiksi korttimaksut, Mobile Pay ja perinteiset verkkopankkimaksutavat. Miten raha tilitetään sinulle? Kun asiakas maksaa Visma Pay verkkomaksutavoilla, niin raha siirtyy Visma Payn asiakasvaratilille. Visma Pay puolestaan tekee sinulle koontitilityksen ja saat toteutuneista maksuista raportit Visma Pay kauppiaspalvelusta. Miten hallitsen, että kenelle tarjotaan Visma Pay verkkomaksuja? Kun Visma Pay on käytössä Verkkolaskut.fi palvelussa ja lasku lähetetään sähköpostilla, niin oletuksena kaikille asiakkaillesi tarjotaan Visma Payn maksutapoja. Voit kuitenkin hallita asiakaskohtaisesti sitä, että tarjotaanko Visma Payn maksutapoja laskullasi vai ei. Löydät asiakasrekisteristä asetuksen, jolla estät maksutapojen käytön asiakaskohtaisesti.

Mikä on PEP/RCA? Poliittisesti vaikutusvaltainen henkilö ("PEP-henkilö") tarkoittaa luonnollista henkilöä joka toimii, tai on toiminut viimeisen 12 kuukauden aikana, merkittävässä julkisessa tehtävässä kuten: valtionpäämiehenä, hallituksen päämiehenä, ministerinä, vara- tai apulaisministerinä parlamentin jäsenenä; poliittisten puolueiden johtoelinten jäsenenä; ylimpien tuomioistuinten, perustuslakituomioistuimen tai muun vastaavan oikeuselimen jäsenenä, jonka päätöksiin ei voida poikkeustapauksia lukuun ottamatta hakea muutosta; tilintarkastustuomioistuimen ja valtiontalouden tarkastusvirastoa vastaavan valtion varainhoitoa tarkastavan ylimmän päättävän elimen jäsenenä; keskuspankin johtokunnan jäsenenä; suurlähettiläänä tai asiainhoitajana; puolustusvoimissa vähintään kenraalikuntaan kuuluvana upseerina; valtion kokonaan omistaman yrityksen hallinto-, johto- ja valvontaelimen jäsenenä; tai kansainvälisten yhteisöjen johtajana, varajohtajana ja hallituksen jäsenenä. Poliittisesti vaikutusvaltaisen henkilön perheenjäsenellä tarkoitetaan PEP-henkilön: aviopuolisoa tai kumppania, joka asianomaisen maan kansallisessa lainsäädännössä rinnastetaan aviopuolisoon; lapsia ja heidän aviopuolisojaan tai edellä tarkoitettua kumppania; ja vanhempia. Poliittisesti vaikutusvaltaisen henkilön yhtiökumppaneilla tarkoitetaan PEP-henkilön: kaikkia luonnollisia henkilöitä, joiden tiedetään olevan yhteisöjen tai elinkeinonharjoittajien tai oikeudellisten järjestelyjen todellisia yhteisomistajia ja edunsaajia tai joilla tiedetään olevan mikä tahansa muu läheinen liikesuhde poliittisesti vaikutusvaltaisen henkilön tai tämän perheenjäsenen kanssa; ja kaikkia luonnollisia henkilöitä, jotka ovat sellaisten yhteisöjen tai elinkeinonharjoittajien tai oikeudellisten järjestelyjen todellisia yksinomistajia ja edunsaajia, joista tiedetään, että ne on tosiasiassa perustettu poliittisesti vaikutusvaltaisen henkilön tai tämän perheenjäsenen eduksi.

Kun olet siirtynyt verkkolaskutukseen ja haluat myös vastaanottaa laskut verkkolaskuina, tulisi sinun ilmoittaa toimittajillesi verkkolaskuosoitteesi. Näet sen täältä: Asetukset-> Maventa-asetukset -> Verkkolaskujen vastaanotto.     Verkkolaskujen välittävänä operaattorina toimii Maventa.    Voit ladata valmiin tiedotteen verkkolaskuosoitteestasi kohdasta Ostolaskut -> Verkkolaskutiedote. 

Verkkolaskujen vastaanoton aktivoiminen Verkkolaskujen vastaanoton saat aktivoitua kohdasta Asetukset -> Maventa-asetukset -> Verkkolaskujen vastaanotto. Huomaathan, että vastaanoton aktivointi vaatii pääkäyttäjäoikeudet.     Verkkolaskuosoite ja Verkkolaskuvälittäjä ovat täytettynä automaattisesti, sillä palveluun rekisteröitymisen yhteydessä sinulle on perustettu Maventa-tili automaattisesti.   Kun laskujen vastaanotto on kytketty päälle, ohjelma noutaa laskut automaattisesti. Takautuvasti laskuja on mahdollista noutaa manuaalisesti.    Jos haluat sähköposti-ilmoituksen saapuvista verkkolaskuista, aseta sähköpostiosoitteesi sille varattuun kenttään.   Saat myös ladattua valmiin pdf-tiedotteen verkkolaskujen vastaanotosta toimittajiasi varten. Laskujen vastaanoton sulkeminen Kun verkkolaskujen vastaanotto on ollut päällä ja sen sulkee, tulee tallennuksen jälkeen inforuutu:     Verkkolaskujen vastaanoton sulkeminen verkkolaskut.fi:stä ei siis sulje vastaanottoa Maventalta, vaan se tulee tehdä erikseen. Ilmoituksessa olevasta linkistä pääset suoraan Maventaan sulkemaan vastaanoton halutessasi myös sieltä. Tämä mahdollistaa laskujen vastaanottamisen Maventan kautta esimerkiksi johonkin toiseen ohjelmaan.   Kun laskujen vastaanotto suljetaan myös Maventalta, päivittyy tieto automaattisesti seuraavan yön aikana Tieken ylläpitämään osoitteistoon. 

Aputominimelle on mahdollista lisätä oma logo. Mene kohtaan Asetukset-> Aputoiminimet -> muokkaa aputoiminimen tietoja kynän kuvasta.   Lisää haluttu tiedosto:    

1.4.2020 voimaan tulleen verkkolaskulain myötä Suomen Valtiokonttori on linjannut, että se ottaa vastaan vain verkkolaskuja, jotka ovat EU-standardin mukaisia. Mikäli asiakas ei ole erikseen vaatinut EU-standardin mukaista verkkolaskua, ei tätä tarvitse asiakaskortilta valita.   Saat valittua EU-standardin mukaisen laskun asiakaskortilta. Mene ensin Laskut -> Asiakkaat -> valitse asiakas ja muokkaa tietoja kynän kuvasta -> valitse asiakaskortilta EU-standardin mukainen lasku-kohtaan "Kyllä".     Tämän jälkeen tulee laskun kirjaukseen näkyville lisäkenttiä, joihin voidaan antaa seuraavia tietoja: Sopimusnumero, Tiliöintiviite, Työmaatunnus ja Tarjousviite.    

Verkkolaskut.fi-palvelusta muodostuu lasku toteutuneen käytön mukaan(esimerkiksi luotujen, lähetettyjen ja vastaanotettujen laskujen mukaan). Lasku muodostetaan laskutettavan summan ollessa yli 10€. Laskutustiedot saat asetettua kohdasta Asetukset -> Yrityksen perustiedot -> Laskutustiedot. Tarkempi ohje laskutustietojen asettamiseen löytyy täältä.  Hinnaston löydät oikeasta yläkulmasta avautuvasta alasvetovalikosta.     Voit seurata yrityksen tapahtumahistoriaa ja laskun muodostumista. Valitse oikealta yläkulmasta avautuvasta valikosta "Laskutustapahtumat". Näet erittelyssä luodut ja lähetetyt tapahtumat sekä niiden tapahtumahetken. Tapahtumat on eritelty per lasku, tai jos laskua ei vielä ole muodostettu, näkyvät ne omanaan. Tapahtumat summataan myös, jotta voi arvioida tulevan laskun suuruutta.     Laskutustiedot saat asetettua kohdasta Asetukset -> Yrityksen perustiedot -> Laskutustiedot.

Kohdasta Asetukset -> Laskutuksen asetukset -> Laskutuloste -> voit valita haluatko käyttää perinteistä vai tilisiirrollista laskutulostetta.    Kun valitset laskutulosteen muodoksi "Tilisiirto", saat laskutulosteelle sekä viivakoodin, että QR-koodin.   Mikäli et halua laskulle viivakoodia, voit valita laskutulosteelle perinteisen ilmeen:   

Voit nyt luoda maksumuistutuksia verkkolaskut.fi palvelussa. Tässä artikkelissa näytämme miten maksumuistutuksen voi laatia ja lähettää.

Nyt voi luoda ja lähettää maksumuistutuksia Verkkolaskut.fi palvelussa. Täällä on koottu tiedot maksumuistutusten lähettämisestä, että mitä sinun tulee huomioida kun luot maksumuistutuksia yrityksille ja kuluttaja-asiakkaille.

Mikäli operaattori ei pysty toimittamaan laskua vastaanottajalle, jää lasku virhe-tilaan.

Pankkitilin luominen: Pankkitilin lisääminen Verkkolaskut.fi ohjelmassa tapahtuu kohdasta Asetukset- Pankkitilit- Luo uusi pankkitili   Kohtaan Pankki syötetään pankin nimi, esim. Osuuspankki IBAN kohtaan syötetään FI alkuinen pankkitilinumero esim. FI49 1234 0000 5678 91 BIC/SWIFT kohtaan tulee tunniste, esim. OKOYFIHH Kuvaus kohtaan voi itselleen määritellä haluamansa tiedon joka ei näy laskulla, esim. Vuokratulotili Tämän jälkeen tallennatte pankkitilin    Pankkitilin tietojen muokkaaminen: Saatte muokattua pankkitilinne tietoja valitsemalla tilin tietojen lopussa olevan kynän kuvan Pankkitilin poistaminen: Saatte poistettua pankkitilin valitsemalla tilin tietojen lopussa olevasta roskakorin kuvasta