Käyttövinkit

Voit lisätä laskulle näkyväksi myös tuotekoodin sekä kirjoittaa vapaasti tuotekohtaista lisätietoa.

Yleinen arvonlisäverokanta nousee 24 prosentista 25,5 prosenttiin 1.9.2024 alkaen.  https://www.vero.fi/yritykset-ja-yhteisot/verot-ja-maksut/arvonlisaverotus/arvonlisaveroprosentit/Yleinen-arvonlisaverokanta-nousee-syyskuussa/ Ohjelmaan on nyt lisätty hintatyökalu alv-kannan muuttamiseen, jonka avulla saat uuden verokannan tuotteillesi vaivattomasti.  Oletuksena työkaluun on valittuna kaikki tuotteet, jotka ovat valitulla alv-kannalla ohjelmassa. Voit myös halutessasi määrittää itse työkalulla ne tuotteet, joille haluat päivittää uuden arvonlisäverokannan. Löydät työkalun ohjelmastasi seuraavista kohdista:  - Laskut -> Tuotteet -> ALV-muutoksen voit tehdä uudella Hintatyökalulla - Laskut -> Hintatyökalu   -Alv-muutos pitäen saman verollisen hinnan Valitsemalla toiminnon "alv-muutos pitäen verollisen hinnan," päivittää työkalu ohjelmaan uuden arvonlisäverokannan, mutta verollinen hinta pysyy samana kuin aikaisemmin. 1. Alv-muutos pitäen verollisen hinnan:  2. Nykyinen alv: 24 3. Tuleva alv: 25.5 4. Tallenna   -Alv-muutos   Valitsemalla toiminnon "Alv-muutos" saat määriteltyä valitaanko pohjahinta verottomasta vai verollisesta hinnasta. Saat myös pohjahinnan pyöristys valikosta valittua haluamasi pyöristyksen uudelle hinnalle. 1. Alv-muutos 2. Nykyinen alv: 24 3. Tuleva alv: 25.5 4. Pohjahinta: Veroton tai verollinen 5. Pohjahinnan pyöristys: Ei pyöristystä, lähin kokonaisluku, 2 desimaalia. -Pyöristys   Jos hintojen pyöristykselle on tarvetta, saa sen tehtyä valitsemalla "Hintojen pyöristys" ensimmäiseen valikkoon. 1. Hintojen pyöristys 2. Pohjahinta: Veroton tai verollinen 3. Pohjahinnan pyöristys: Lähin kokonaisluku tai 2 desimaalia HUOM! Kun olet päivittänyt uuden alv-kannan valituille tuotteille, tulee mahdollisille toistuville laskuille käydä manuaalisesti muokkaamassa uudet arvonlisäverokannat. -Toistuvien laskujen päivittäminen manuaalisesti   Toistuvat laskut saat päivitettyä kohdasta laskut -> toistuvat laskut -> muokkaa kynän kuvasta -> vaihda tuotteiden alv-kanta rivi kerrallaan. Tarkista samalla, että hinta on oikein, kun muutat alv-kantaa toistuvalla laskulla. Jos jokin meni pieleen alv-kannan päivityksessä, saat muutettua kannat takaisin vaihtamalla kannat päinvastoin hintatyökalulla.

Jos uskot, että asiakas ei tule maksamaan laskua toistuvista muistutuksista ja perinnästä huolimatta, voit kirjata laskun luottotappioksi.    Mene laskuhallinnassa kyseisen laskun kohdalle -> valitse toimintopainikkeista Luottotappio.     Ohjelma varmistaa vielä, oletko varma että haluat kirjata laskun luottotappioksi. Nyt lasku on poissa avoimista laskuista.   Luottotappio näkyy Suoritukset-raportilla oikaisulajina:  

PEPPOL-verkostoon rekisteröityminen ei ole pakollista, eikä tarpeellista, jos yrityksesi laskuttaa ainoastaan kotimaassa. PEPPOL (Pan-European Public Procurement OnLine) tarjoaa kuitenkin eurooppalaisen verkkopalvelun, joka mahdollistaa sähköisen asiakirjavaihdon julkishallinnon hankintaprosesseissa yli maiden rajojen. Se on erityisen hyödyllinen yrityksille, jotka harjoittavat kauppaa rajat ylittävästi tai osallistuvat kansainvälisiin hankkeisiin, tarjoten yhteisen standardin laskujen, tilausten ja muiden kaupallisten asiakirjojen vaihdolle.   Mikä on Peppol-verkosto? PEPPOL (Pan European Public eProcurement On-Line) on eurooppalainen verkosto sähköisten dokumenttien välittämiseen. EU:n tavoitteena on, että tulevaisuudessa kaikki julkiset hankinnat voidaan hoitaa sähköisesti yhtenäisten menettelytapojen mukaisesti ja PEPPOL on tärkeä askel kohti tätä tavoitetta. Rekisteröitymällä verkostoon, voit vastaanottaa sähköisiä laskuja kaikilta PEPPOL -verkoston kautta lähettämään kykeneviltä yrityksiltä. Verkkolaskuja voi lähettää PEPPOL-verkostoon ilman PEPPOL -rekisteröintiä. Rekisteröinnin kautta tieto yrityksesi kyvystä vastaanottaa laskuja PEPPOL verkostossa lisätään myös PEPPOL Directory -palveluun. Rekisteröityminen verkostoon on maksutonta.   Peppol-verkoston yhteyden avaus ja sulku Rekisteröitymällä PEPPOL -verkostoon, voit vastaanottaa sähköisiä laskuja kaikilta PEPPOL -verkoston kautta lähettämään kykeneviltä yrityksiltä. Yrityksen PEPPOL-asetuksiin tehdyt muutokset eivät vaikuta laskujen lähetykseen. Rekisteröinnin kautta tieto yrityksesi kyvystä vastaanottaa laskuja PEPPOL -verkostossa lisätään myös PEPPOL Directory -palveluun. Otathan huomioon, että laskujen lähetystä varten PEPPOL -verkoston kautta sinun ei tarvitse olla rekisteröitynyt verkostoon. Rekisteröityminen on maksutonta. Kirjaudu Maventa-tilillesi (ohjeet) Valitse yläpalkista Asetukset Tämän jälkeen valitse vasemmalta Laskuasetukset > Laskujen vastaanotto Paina PEPPOL-verkkolaskutus -kohdasta Aktivoi Seuraavaksi näet yrityksesi PEPPOL-verkkolaskuosoitteen, jonka voit ilmoittaa toimittajille Yrityksesi PEPPOL-osoite tulee näkyviin myös PEPPOL Directoryyn Mikäli PEPPOL-yhteydelle ei olekaan tarvetta, voi tilin pääkäyttäjä ottaa sen pois käytöstä kirjautumalla yrityksen Maventa-tilille ja siellä tekemällä muutoksen kohdasta Asetukset > Laskuasetukset > Laskujen vastaanotto ja sieltä PEPPOL-verkkolaskutus > Poista käytöstä.   Peppol-verkoston tuetut maat ja jäsenmaat Maventassa tuetut maat ja rekisteröinnissä käytetyt tunnisteet (skeemat): Suomi: verkkolaskuosoite + etuliite 0216 esim. 0216:003712345678 Norja: organisaationumero + etuliite 0192 esim. 0192:123456789 Ruotsi: organisaationumero + etuliite 0007 Tanska: CVR-numero + etuliite 9902 Alankomaat: KvK-numero tai arvonlisäverotunniste + etuliite 0106 tai 9944   Otathan ystävällisesti huomioon, että ajantasaiset laskutustiedot tulisi aina ensisijaisesti varmistaa suoraan laskun vastaanottajalta eikä Maventa voi ottaa näihin kantaa vastaanottajan puolesta.   OpenPEPPOL:ssa on tällä hetkellä 42 jäsenmaata ja sertifioituja Access Pointeja löytyy 36 maasta: OpenPEPPOL -jäsenmaita on tällä hetkellä yhteensä 42, joihin 32 Euroopan maan lisäksi kuuluvat Australia, Kanada, Kiina, Intia, Japani, Malesia, Meksiko, Uusi-Seelanti, Singapore ja Yhdysvallat. OpenPEPPOL:lla on sertifioituja Access Pointeja 29 Euroopan maassa ja Australiassa, Kanadassa, Kiinassa, Japanissa, Uudessa-Seelannissa, Singaporessa sekä Yhdysvalloissa. Voit lukea lisätietoja eri maiden profiileista täältä.

Reskontravahti on Visma Amilin tarjoama palvelu. Reskontravahti automatisoi myyntireskontran maksuvalvonnan. Automatisoitu maksuvalvonnan prosessi parantaa yrityksesi kassavirtaa ja maksuvalmiutta. Palvelu sisältää automaattisen maksuvalvonnan, maksuhuomautusten lähettämisen ja perintätoimenpiteet.    Veloitamme laskun lähetyksestä reskontravahtiin voimassaolevan hinnaston mukaisesti. Visma Amili voi veloittaa erikseen esimerkiksi toimeksiannon peruuttamisesta. Reskontravahdin käyttöönotto Pääset reskontravahdin ohjattuun käyttöönottoon kohdasta Lisäpalvelut -> Reskontravahti -> Aloita käyttöönotto.    Ohjelma täyttää tarvittavat tiedot (Yrityksen tiedot, Laskutustiedot, Yhteystiedot) lomakkeelle automaattisesti yrityksen tietojen perusteella, mutta voit tarvittaessa muuttaa tietoja. Yhteystietojen täyttämisen jälkeen valitse Ota käyttöön. Ennen kuin saat palvelun käyttöösi, tulee sinun täyttää vielä tunnistautumislomake. Tämän voit tehdä joko sähköpostiisi tulleen linkin kautta, tai suoraan ohjelmassa olevasta linkistä. Tunnistautuminen tapahtuu Visma Sign -palvelun kautta, henkilökohtaisten pankkitunnusten avulla.  Laskun siirto Maksuvalvontaan Kun Reskontra-vahti on käytössä, laskut siirretään maksuvalvontaan. Vain sellaiset laskut, joiden valuuttana on euro, voidaan siirtää. Maksuvalvontaan ei siirretä Käteinen-maksuehdolla luotuja laskuja eikä hyvityslaskuja. Laskulle tulee siirtoteksti ja Visma Amilin asiakasvaratili pankkitiliksi. Huom! Vain käyttöönoton jälkeen luodut laskut siirretään maksuvalvontaan! Lasku siirretään maksuvalvontaan 15 min sisällä laskun lähetyksestä asiakkaalle. Laskunumeron muuttaminen on estetty reskontravahdin ollessa käytössä. Asiakkaan kaikki osoitetiedot ovat pakollisia, kun maksuvalvonta on käytössä.  Asiakaskortille on lisätty toiminto Reskontravahdin esto. Jos asiakaskortilla on reskontravahdin esto käytössä, ei laskua siirretä maksuvalvontaan. Huom! Maksumuistutuksia ei voida luoda verkkolaskut.fi-palvelussa, jos lasku on maksuvalvonnassa. Laskuilla, joilla on perintäesto voidaan edelleen tulostaa/lähettää muistutuksia verkkolaskut.fi-palvelun kautta. Laskun tulostus ei ole mahdollista ennen kuin lasku on lähetetty asiakkaalle/maksuvalvontaan.  Suorituksien nouto ja kirjaus, laskun status Kun maksuvalvonnassa olevalle laskulle saadaan koko suoritus, lasku siirtyy valmiiksi. Laskuun tullessa osasuoritus, lasku siirtyy osasuoritetuksi. Kun käytetään oikaisulajia Korko, tulee verkkolaskut.fi-palveluun oma suoritus, jonka suoritussumma on 0. Suoritukset noudetaan tasatunnein 4h välein, sekä kuluvan päivän, että edellisen päivän tiedot. Suorituksia ei noudeta klo 22-05 välillä. Suorituslistaukseen on lisätty oma Suoritustyyppi maksuille, jotka tulevat Reskontravahdin kautta.   Suorituksen/osasuorituksen kirjaamisesta verkkolaskut.fi-palveluun tulee maksuvalvontaan ohisuoritus. Luottotappiokirjauksesta ja hyvityslaskun kohdistamisesta menee tieto maksuvalvontaan.  Mikäli asiakas maksaa Visma Payn kautta, tulee suoritus Visma Paylta. Verkkolaskut.fi-palvelu lähettää näistä ohisuorituksen maksuvalvontaan.   Laskun status (Esim. Odottaa maksua, Huomautettu, Perinnässä) näytetään laskulistauksen laskukortilla. Suoritukset noudetaan 4h välein tasatunnein,  ja toimeksiantojen tilat 15min yli. Toimeksiannon tiedot ja tila Toimeksiannon tiedot-painikkeesta avautuu tarkemmat tiedot toimeksiannosta. Laskun eräpäivää voidaan siirtää, ja toimeksianto päättää. Myös toimeksiannon tapahtumat ovat nähtävissä tarkemmin. Myös viestittely Visma Amili Oy:n kanssa toimeksiantoon liittyen on mahdollista.   Noja Rahoitus Palvelussa on mahdollista ottaa käyttöön Noja Rahoitus reskontravahdin ollessa käytössä. Noja Rahoituksen myyntilaskurahoitus auttaa pitämään kassavirtasi ennustettavana ja tasaisessa vauhdissa. Noja rahoittaa laskusta sovitun osuuden heti laskun tekohetkellä ja tilittää rahat yrityksellesi jopa samana päivänä.  Tee ensin Noja Rahoituksen kanssa sopimus, ota Noja Rahoitus käyttöön kohdassa Lisäpalvelut-Noja Rahoitus. Saat Noja Rahoitukselta sopimuksen tehtyäsi tarvittavat tiedot, jotka tulee syöttää Sopimusnumero-kenttään. Tämän jälkeen saat palvelun käyttöösi klikkaamalla Ota käyttöön-painiketta.    Huom! Reskontravahti on oltava käytössä, jotta Noja Rahoituksen käyttöönotto on mahdollista!  

Mikä on skannauspalvelu? Skannauspalvelu on Maventan tarjoama lisäpalvelu, jonka avulla myös postitse ja sähköpostitse saapuvat ostolaskut saadaan muutettua sähköisiksi. Palvelun avulla saat yhdistettyä paperi-, sähköposti- ja verkkolaskujen vastaanoton ja pääset kokonaan eroon paperista, mikä tehostaa ajankäyttöäsi. Yrityksellesi tarvitsee vain avata skannitili ja pyytää niitä toimittajia, joilla ei ole vielä verkkolaskutusta käytössään, lähettämään laskut skannausosoitteeseen.   Palvelu toimii siten, että saapuvat laskut skannataan ja niistä tulkitaan seuraavat perustiedot verkkolaskulle: laskun tyyppi, laskun numero, päiväys, eräpäivä, verollinen summa, ALV-summa, viitenumero, viitteenne, sarjanro, lähettäjän Y-tunnus, lähettäjän nimi, IBAN-tilinumero ja valuutta.   Palvelua käytettäessä laskun tiedot ja kuva toimitetaan yrityksenne verkkolasku-tilille, jonne myös kaikki muut verkkolaskut saapuvat. Skannauspalveluun lähetetyt laskut saapuvat Maventaan viimeistään seuraavana arkipäivänä. Miten avaan skannauspalvelun? Saat avattua skannitilin kohdassa Asetukset -> Maventa-asetukset -> Verkkolaskujen vastaanotto: Skannauspalvelu.    Lisää skannitilin palautusosoite-kenttiin yrityksesi osoitetiedot palautettavan materiaalin lähettämistä varten ja paina lopuksi Tallenna. Skannauspalveluun voi lähettää laskuja sähköpostitse sekä postitse. Skannauspalvelu käsittelee vain laskuja, eli maksumuistutukset ym. välitetään palautusosoitteeseen. Skannitilisi on nyt aktivoitu ja valmiina vastaanottamaan materiaalia seuraavana arkipäivänä.   Kun tiedot on tallennettu, näet skannitilisi osoitetiedot, jotka voit toimittaa sellaisille toimittajillesi, jotka eivät vielä käytä verkkolaskutusta.

Webinaarissa käymme läpi mikä Visma Pay on, ja mitä hyötyä sen yhdistämisestä Verkkolaskut.fi:hin on.    0:00 Tervetuloa 0:27 Mikä on Visma Pay? 1:17 Mitä eroa on verkkolaskulla ja verkkomaksulla? 2:15 Mitä ovat Verkkolaskut.fi ja Visma Pay yhdessä? 2:59 Kuluttaja-asiakkaille tehdyn kyselyn tuloksia 6:31 Miten tämä käytännössä toimii? 7:13 Miten saan Visma Payn käyttööni?   Lisätietoa palvelun käyttöönotosta: Verkkomaksutavat laskulle Sopimuslomakkeen täyttöohje Sopimuksen allekirjoittaminen

Kun asiakas on maksanut laskunsa käyttäen Visma Payn verkkomaksupainiketta, maksujen suoritustiedot luetaan suoraan Visma Payn verkkomaksupalvelusta rajapinnan avulla verkkolaskut.fi-ohjelmaasi.   Suoritus näkyy palvelussa noin 15 minuutin viiveellä, ja suoritus päivitetään automaattisesti vastaamaan tapahtumaa. Tämä tarkoittaa sitä, että laskun suorituksella näkyy suoritettu summa sekä Visma Payn komissiokulu eriteltyinä. Laskun tila ja lähetyksen tila on laskuhallinnassa "Maksettu".     Jos toimitat kirjanpitäjällesi suoritusraportin kuukausittain, kirjanpitäjäsi pystyy kirjaamaan tältä raportilta suoritukset ja komissiokulut vaivattomasti.     Visma Pay nopeuttaa myös kassavirtaa tilittämällä tulleita suorituksia päivittäin pankkitilillesi.  Tilityksen viive on kuitenkin maksutapahtuman varmistamiseksi 3 päivää kaikille maksutapahtumille. Esimerkiksi lauantaina tehdyt tapahtumat tilitetään siis tiistaisessa tilityksessä, ja maanantaiset tapahtumat torstaisessa tilityksessä. Aiemmin tilitykset on tehty ainoastaan jokaisen viikon ensimmäisenä arkipäivänä.   Päivittäistilitykset aktivoituvat kaikille asiakkaille automaattisesti. Mikäli haluat käyttää jotain muuta tilityssykliä, niin olethan yhteydessä Visma Payn asiakaspalveluun helpdesk@vismapay.com .

Kun käytössäsi on Visma Payn verkkomaksutavat, voi asiakas maksaa laskunsa helposti ja luotettavasti laskun mukana olevan maksupainikkeen avulla. Lasku toimitetaan asiakkaasi sähköpostiin, josta hän pääsee avaamaan lähettämäsi laskun.   Viestin lähettäjänä näkyy lasku@mail.vismapay.com. Viestissä näkyy laskun perustiedot, ja valitsemalla "Katso lasku" avautuu lasku selaimessa uuteen välilehteen.   Linkin saa avattua myös alla olevasta sinisestä linkistä. Klikkaamalla hiiren oikealla painikkeella saa painikkeen tai linkin takaa myös kopioitua linkin osoitteen, ja avattua sen haluamallaan tavalla. Kun lasku avautuu, näkyy vasemmalla laskun tiedot, ja oikealla laskun kuva.    Maksutapoina on valittavissa korttimaksu, suomalaiset verkkopankit tai mobiilimaksu. Asiakas voi valita haluamansa maksutavan, ja siirtyä maksamaan.    Kun asiakas on maksanut laskun, hän saa sähköpostiinsa maksuvahvistuksen. Kun laskun nyt avaa sähköpostin kautta uudelleen, ei maksupainiketta enää ole. Maksupainike poistuu asiakkaalta myös silloin, jos merkitset laskulle manuaalisesti verkkolaskut.fi-palvelussa suorituksen.  

Asiakkaita ei ole pakko tallentaa asiakasrekisteriin, vaan tiedot voi syöttää myös manuaalisesti suoraan laskulle. Jos laskutat useamman kerran samaa asiakasta, kannattaa asiakkaan tiedot tallentaa, jolloin asiakkaan voi valita listasta ja tallennetut osoitetiedot tulevat laskulle automaattisesti. Asiakkaan voi tallentaa asiakasrekisteriin joko suoraan laskun luonnista, tai Laskut -> Asiakkaat-kohdassa.   Asiakkaan tallentaminen suoraan laskulta   Kun klikkaat asiakkaan nimi-kenttää, aukeaa alasvetovalikko jo tallennetuista asiakkaista. Ylimpänä on vaihtoehto +Uusi asiakas, jonka valitsemalla aukeaa ponnahdusikkuna asiakastietojen täyttämistä varten.  Voit myös täyttää asiakkaan tiedot ensin laskulle, ja sen jälkeen valita Lisää asiakkaaksi, jolloin jo syötetyt tiedot ovat asiakaskortilla.  Asiakaskortin haku-kentän avulla voit etsiä asiakkaan osoitetietoja Maventan osoitekirjastosta. Verkkolaskuosoitteen voit tarkistaa asiakkaalta, tai esimerkiksi TIEKEN julkisesta verkkolaskuosoitteistosta:  https://verkkolaskuosoite.fi/client/index.html   Ponnahdusikkunana aukeavaan asiakaskorttiin voit täydentää loput tiedot, ja tallentaa ne. Jo tallennettujen asiakkaiden osoitetietoja on myös mahdollista muokata ja päivittää suoraan laskun luontinäkymästä.   Asiakkaan tallentaminen asiakaskortiston kautta Voit luoda uusia asiakaskortteja myös menemällä suoraan Laskut -> Asiakkaat -> Uusi asiakas. Asiakaskortin haku-kentän avulla voit etsiä asiakkaan osoitetietoja Maventan osoitekirjastosta. Verkkolaskuosoitteen voit tarkistaa asiakkaalta, tai esimerkiksi TIEKEN julkisesta verkkolaskuosoitteistosta:  https://verkkolaskuosoite.fi/client/index.html    

Tuotteita ei ole pakko perustaa tuoterekisteriin, vaan ne voi lisätä laskulle myös vapaasti kirjoittaen.   Jos laskutat usein samoja tuotteita tai palveluja, voi kuitenkin olla kätevää luoda tuotekortti. Saat luotua tuotekortin kohdassa Laskut -> Tuotteet -> Uusi tuote.   Pakollisia tietoja ovat tuotteen nimi, yksikkö, veroton hinta, ALV % ja verollinen hinta. Riittää, että syötät jomman kumman hinnan, jolloin ohjelma laskee puuttuvan hinnan valitun alv-kannan mukaan.  Halutessasi saat lisättyä tuotekoodin ja kuvauksen.

Arvonlisäverotuksessa verovelvollinen on yleensä myyjä. Rakennusalan käännetty verovelvollisuus tarkoittaa sitä, että tiettyjen rakentamispalvelujen arvonlisäverosta vastaa rakentamispalvelun ostaja eikä myyjä. Silloin ostajan pitää laskea ja maksaa arvonlisävero. Rakentamispalvelujen arvonlisävero on 24 % eli niistä pitää maksaa alv yleisen verokannan mukaan. Lisää aiheesta voit lukea Verohallinnon sivuilta.    Käännetty verovelvollisuus otetaan käyttöön asiakaskohtaisesti asiakaskortilta.  Kun käänteinen ALV otetaan käyttöön, tulee asiakastietoihin täydentää myös ALV-tunnus.       Kun käännetty ALV on valittuna, asiakkaalle käytetään käännettyä verovelvollisuutta (Rakentamispalvelujen myynti). Kun Käännetty ALV-asetus on valittuna, tulee asiakkaan laskulle oletuksena veroton kirjaustapa ja laskulle lisätään automaattisesti merkintä käänteisestä ALV:stä. Laskun kirjaustapaa on edelleen mahdollista vaihtaa tarvittaessa laskua luodessa.    Jos laskutulosteena on tilisiirto, on teksti asiakastietojen alapuolella. Jos laskutulosteena on perinteinen malli, on teksti laskun alalaidassa:

Saat halutessasi sähköpostiisi ilmoituksen saapuvista ostolaskuistasi.   Mene kohtaan Asetukset -> Maventa-asetukset. Verkkolaskujen vastaanotto-kohdassa voit asettaa sähköpostiosoitteen, johon ilmoitukset lähetetään.      Viestissä ei tietoturvasyistä näytetä pankkitilitietoja tai laskun yksityiskohtia. Mikäli laskusta herää kysyttävää, olettehan suoraan yhteydessä laskun lähettäjään.    

Laskun lähetys on mahdollista ajastaa halutulle päivälle. Laskun luontinäkymässä laskun tiedoissa on "Lähetä laskupäivänä"-vaihtoehto.   Kun valitset tähän Kyllä, ohjelma lähettää laskun laskun automaattisesti laskun päiväyksen mukaan kun lasku tulostetaan tai tallennetaan. Jos lasku lähetetään Lähetä-painikkeella, se lähtee heti.    

Ottamalla Visma Pay :n verkkomaksutavat käyttöösi, voit lähettää sähköpostilla laskuja jotka sisältävät maksulinkin, jonka avulla asiakkaasi voivat maksaa laskun heti.    Kun maksutavat on otettu käyttöön ja API-avaimet on syötetty, sähköpostilla lähetetyille laskuille lisätään laskun tietojen lisäksi maksupainike, jolla asiakkaasi voivat maksaa laskunsa suoraan sähköpostista. Laskun luonti-ikkunassa on lähetyspainikkeen vieressä maininta Visma Payn käytössä olosta.     Mikäli et jollekin asiakkaalle halua lisätä maksupainiketta, saat poistettua sen asiakaskortilta. Mene Laskut -> Asiakkaat -> muokkaa asiakasta kynän kuvasta.  

Kohdassa Asetukset -> Laskutuksen asetukset saat asetettua kirjanpitäjän sähköpostiosoitteen.    Saat valittua kirjanpitäjän kielen (suomi, ruotsi, englanti) sekä missä tilanteissa haluat kopion hänelle lähtevän. Myyntilaskuista ilmoituksen voi asettaa lähtemään joko laskun tulostuksen tai lähetyksen yhteydessä, tai suorituksen kirjaamisen yhteydessä. Ostolaskuista ilmoituksen voi asettaa lähtemään joko hyväksymisen tai maksun yhteydessä, tai maksun yhteydessä.      Kirjanpitäjä saa sähköpostiviestin, josta voi  valita lataako laskun pdf- vai xml- tiedostona.  

Palvelusta on mahdollista tulostaa raportit avoimista laskuista, myyntilaskuista sekä suorituksista.   Avoimet laskut   Avoimet laskut saat lajiteltua laskunumeron, asiakkaan nimen tai eräpäivän mukaan, ja järjestettyä ne nousevasti tai laskevasti.    Valmis raportti latautuu pdf-tiedostona. Raportille tulostuvat ne laskut, jotka raportin tulostushetkellä ovat avoimia osittain tai kokonaan.  Raportin lopussa on yhteenveto avoimista summista alv-kannoittain.     Myyntilaskut Myyntilaskut-raportin saa lajiteltua laskunumeron, asiakkaan nimen tai eräpäivän mukaan, ja järjestettyä ne nousevasti tai laskevasti.  Aikavälinä on oletuksena edellinen kalenterikuukausi, mutta saat valittua haluamasi aikavälin.     Raportilta näet muun muassa laskujen tilan, päiväyksen, eräpäivän ja alv-osuuden. Raportin lopussa on alv-erittelyn yhteenveto alv-kannoittain.     Suoritukset Suoritukset-raportin saa lajiteltua laskunumeron, asiakkaan nimen tai eräpäivän mukaan, ja järjestettyä ne nousevasti tai laskevasti.  Aikavälinä on oletuksena edellinen kalenterikuukausi, mutta saat valittua haluamasi aikavälin.     Raportilta näet suorituspäivän ja -summan. Jos suorituksen yhteydessä on merkitty oikaisu, se näkyy oikaisu-sarakkeessa.      

Myyntilaskuille on mahdollista lisätä sisäisiä kommentteja. Kommentteja ei lähetetä asiakkaalle laskun mukana. Sisäisiä kommentteja voi lisätä, muokata ja poistaa laskun kirjausikkunassa sekä laskuhallinnassa.    Laskua luodessa sisäiset kommentit-osio avautuu liitteiden alapuolelle.   Kun kommentti on tallennettu, sitä saa muokattua kynän kuvasta ja poistettua roskakorin kuvasta.   Laskuhallinnassa tunnistat laskut, joilla on sisäisiä kommentteja, puhekuplan kuvasta. Laskun sisäiset kommentit-välilehdellä voit luoda uusia kommentteja, sekä muokata ja poistaa olemassa olevia kommentteja.    

Maksumuistutusten ja perinnän tarvetta voi ehkäistä tarkistamalla asiakkaan luottotiedot jo myyntiprosessin alussa. Verkkolaskut.fi-palvelussa on mahdollista tarkistaa luottotiedot  suomalaisilta yritysasiakkailta. Luottotietojen tarkistamisen lisäksi on mahdollista ladata riskimittari, jolla saa tarkempaa analyysia asiakkaan taloudellisesta tilanteesta. Tiedot haetaan Suomen Asiakastieto Oy:ltä.   Voit tarkistaa luottotiedot laskun kirjauksen yhteydessä tai asiakaskortilta. Jotta toiminto on käytettävissä, tulee asiakaskortille olla tallennettuna y-tunnus.   Laskun kirjaus: Kun laskulle on valittu asiakas, tulee asiakkaan nimen alle "Tarkista luottotiedot"-painike.     Tämän jälkeen saat valittua joko maksuhäiriöt tai riskimittarin.   Asiakaskortti: Laskut -> Asiakkaat -> Luottotiedot-välilehti.       Asiakaskortilta voit tarkastella aiemmin haettuja luottotietoja ja riskimittareita.    

Laskun voi poistaa, jos se on keskeneräinen tai  avoin, eikä sitä ole lähetetty. Jos lasku on poistettavissa, sen saa poistettua laskuhallinnassa klikkaamalla laskuriviä. Tällöin oikealle tulee pino painikkeita, joista alimmaisena laskun poisto.      Lähetettyä laskua ei voi poistaa, vaan tarvittaessa tulee tehdä hyvityslasku ja uusi lasku oikeilla tiedoilla.