Käyttövinkit

Mene Asetukset-välilehdelle, ja valitse “Laskutuksen asetukset”. Tämän jälkeen saat lisättyä tiedoston. Logon maksimikoko on korkeudeltaan 130 px ja leveydeltään 350 px . Logo voi olla tiedostotyypiltään .jpg, jpeg, tai .png.   Säilytä koko -valinta Valitse "Kyllä", jos haluat säilyttää logon alkuperäiset mittasuhteet ilman skaalausta. Tämä tarkoittaa, että logo sijoitetaan vasempaan yläkulmaan alkuperäisessä koossaan, mikä saattaa näyttää pienemmältä, jos se ei vastaa annetun tilan mittoja. Valitse "Ei", jos haluat logon skaalautuvan täyttämään annetun tilan mahdollisimman hyvin, muuttamalla tarvittaessa mittasuhteita.   Jos haluat, että logosi täyttää kaiken tilan ilman venytystä, varmista, että logon alkuperäinen kuvasuhde sopii näihin mittoihin ennen sen lataamista, ja valitse Kyllä.

Aputominimelle on mahdollista lisätä oma logo. Mene kohtaan Asetukset-> Aputoiminimet -> muokkaa aputoiminimen tietoja kynän kuvasta.   Lisää haluttu tiedosto:   Huom! Logon suosituskoko on 90 x 30 mm. Logo voi olla tiedostotyypiltään .jpg, jpeg, tai .png.

Yleinen arvonlisäverokanta nousee 24 prosentista 25,5 prosenttiin 1.9.2024 alkaen.  https://www.vero.fi/yritykset-ja-yhteisot/verot-ja-maksut/arvonlisaverotus/arvonlisaveroprosentit/Yleinen-arvonlisaverokanta-nousee-syyskuussa/ Ohjelmaan on nyt lisätty hintatyökalu alv-kannan muuttamiseen, jonka avulla saat uuden verokannan tuotteillesi vaivattomasti.  Oletuksena työkaluun on valittuna kaikki tuotteet, jotka ovat valitulla alv-kannalla ohjelmassa. Voit myös halutessasi määrittää itse työkalulla ne tuotteet, joille haluat päivittää uuden arvonlisäverokannan. Löydät työkalun ohjelmastasi seuraavista kohdista:  - Laskut -> Tuotteet -> ALV-muutoksen voit tehdä uudella Hintatyökalulla - Laskut -> Hintatyökalu   -Alv-muutos pitäen saman verollisen hinnan Valitsemalla toiminnon "alv-muutos pitäen verollisen hinnan," päivittää työkalu ohjelmaan uuden arvonlisäverokannan, mutta verollinen hinta pysyy samana kuin aikaisemmin. 1. Alv-muutos pitäen verollisen hinnan:  2. Nykyinen alv: 24 3. Tuleva alv: 25.5 4. Tallenna   -Alv-muutos   Valitsemalla toiminnon "Alv-muutos" saat määriteltyä valitaanko pohjahinta verottomasta vai verollisesta hinnasta. Saat myös pohjahinnan pyöristys valikosta valittua haluamasi pyöristyksen uudelle hinnalle. 1. Alv-muutos 2. Nykyinen alv: 24 3. Tuleva alv: 25.5 4. Pohjahinta: Veroton tai verollinen 5. Pohjahinnan pyöristys: Ei pyöristystä, lähin kokonaisluku, 2 desimaalia. -Pyöristys   Jos hintojen pyöristykselle on tarvetta, saa sen tehtyä valitsemalla "Hintojen pyöristys" ensimmäiseen valikkoon. 1. Hintojen pyöristys 2. Pohjahinta: Veroton tai verollinen 3. Pohjahinnan pyöristys: Lähin kokonaisluku tai 2 desimaalia HUOM! Kun olet päivittänyt uuden alv-kannan valituille tuotteille, tulee mahdollisille toistuville laskuille käydä manuaalisesti muokkaamassa uudet arvonlisäverokannat. -Toistuvien laskujen päivittäminen manuaalisesti   Toistuvat laskut saat päivitettyä kohdasta laskut -> toistuvat laskut -> muokkaa kynän kuvasta -> vaihda tuotteiden alv-kanta rivi kerrallaan. Tarkista samalla, että hinta on oikein, kun muutat alv-kantaa toistuvalla laskulla. Jos jokin meni pieleen alv-kannan päivityksessä, saat muutettua kannat takaisin vaihtamalla kannat päinvastoin hintatyökalulla.

Jos uskot, että asiakas ei tule maksamaan laskua toistuvista muistutuksista ja perinnästä huolimatta, voit kirjata laskun luottotappioksi.    Mene laskuhallinnassa kyseisen laskun kohdalle -> valitse toimintopainikkeista Luottotappio.     Ohjelma varmistaa vielä, oletko varma että haluat kirjata laskun luottotappioksi. Nyt lasku on poissa avoimista laskuista.   Luottotappio näkyy Suoritukset-raportilla oikaisulajina:  

PEPPOL-verkostoon rekisteröityminen ei ole pakollista, eikä tarpeellista, jos yrityksesi laskuttaa ainoastaan kotimaassa. PEPPOL (Pan-European Public Procurement OnLine) tarjoaa kuitenkin eurooppalaisen verkkopalvelun, joka mahdollistaa sähköisen asiakirjavaihdon julkishallinnon hankintaprosesseissa yli maiden rajojen. Se on erityisen hyödyllinen yrityksille, jotka harjoittavat kauppaa rajat ylittävästi tai osallistuvat kansainvälisiin hankkeisiin, tarjoten yhteisen standardin laskujen, tilausten ja muiden kaupallisten asiakirjojen vaihdolle.   Mikä on Peppol-verkosto? PEPPOL (Pan European Public eProcurement On-Line) on eurooppalainen verkosto sähköisten dokumenttien välittämiseen. EU:n tavoitteena on, että tulevaisuudessa kaikki julkiset hankinnat voidaan hoitaa sähköisesti yhtenäisten menettelytapojen mukaisesti ja PEPPOL on tärkeä askel kohti tätä tavoitetta. Rekisteröitymällä verkostoon, voit vastaanottaa sähköisiä laskuja kaikilta PEPPOL -verkoston kautta lähettämään kykeneviltä yrityksiltä. Verkkolaskuja voi lähettää PEPPOL-verkostoon ilman PEPPOL -rekisteröintiä. Rekisteröinnin kautta tieto yrityksesi kyvystä vastaanottaa laskuja PEPPOL verkostossa lisätään myös PEPPOL Directory -palveluun. Rekisteröityminen verkostoon on maksutonta.   Peppol-verkoston yhteyden avaus ja sulku Rekisteröitymällä PEPPOL -verkostoon, voit vastaanottaa sähköisiä laskuja kaikilta PEPPOL -verkoston kautta lähettämään kykeneviltä yrityksiltä. Yrityksen PEPPOL-asetuksiin tehdyt muutokset eivät vaikuta laskujen lähetykseen. Rekisteröinnin kautta tieto yrityksesi kyvystä vastaanottaa laskuja PEPPOL -verkostossa lisätään myös PEPPOL Directory -palveluun. Otathan huomioon, että laskujen lähetystä varten PEPPOL -verkoston kautta sinun ei tarvitse olla rekisteröitynyt verkostoon. Rekisteröityminen on maksutonta. Kirjaudu Maventa-tilillesi (ohjeet) Valitse yläpalkista Asetukset Tämän jälkeen valitse vasemmalta Laskuasetukset > Laskujen vastaanotto Paina PEPPOL-verkkolaskutus -kohdasta Aktivoi Seuraavaksi näet yrityksesi PEPPOL-verkkolaskuosoitteen, jonka voit ilmoittaa toimittajille Yrityksesi PEPPOL-osoite tulee näkyviin myös PEPPOL Directoryyn Mikäli PEPPOL-yhteydelle ei olekaan tarvetta, voi tilin pääkäyttäjä ottaa sen pois käytöstä kirjautumalla yrityksen Maventa-tilille ja siellä tekemällä muutoksen kohdasta Asetukset > Laskuasetukset > Laskujen vastaanotto ja sieltä PEPPOL-verkkolaskutus > Poista käytöstä.   Peppol-verkoston tuetut maat ja jäsenmaat Maventassa tuetut maat ja rekisteröinnissä käytetyt tunnisteet (skeemat): Suomi: verkkolaskuosoite + etuliite 0216 esim. 0216:003712345678 Norja: organisaationumero + etuliite 0192 esim. 0192:123456789 Ruotsi: organisaationumero + etuliite 0007 Tanska: CVR-numero + etuliite 9902 Alankomaat: KvK-numero tai arvonlisäverotunniste + etuliite 0106 tai 9944   Otathan ystävällisesti huomioon, että ajantasaiset laskutustiedot tulisi aina ensisijaisesti varmistaa suoraan laskun vastaanottajalta eikä Maventa voi ottaa näihin kantaa vastaanottajan puolesta.   OpenPEPPOL:ssa on tällä hetkellä 42 jäsenmaata ja sertifioituja Access Pointeja löytyy 36 maasta: OpenPEPPOL -jäsenmaita on tällä hetkellä yhteensä 42, joihin 32 Euroopan maan lisäksi kuuluvat Australia, Kanada, Kiina, Intia, Japani, Malesia, Meksiko, Uusi-Seelanti, Singapore ja Yhdysvallat. OpenPEPPOL:lla on sertifioituja Access Pointeja 29 Euroopan maassa ja Australiassa, Kanadassa, Kiinassa, Japanissa, Uudessa-Seelannissa, Singaporessa sekä Yhdysvalloissa. Voit lukea lisätietoja eri maiden profiileista täältä.

Reskontravahti on Visma Amilin tarjoama palvelu. Reskontravahti automatisoi myyntireskontran maksuvalvonnan. Automatisoitu maksuvalvonnan prosessi parantaa yrityksesi kassavirtaa ja maksuvalmiutta. Palvelu sisältää automaattisen maksuvalvonnan, maksuhuomautusten lähettämisen ja perintätoimenpiteet.    Veloitamme laskun lähetyksestä reskontravahtiin voimassaolevan hinnaston mukaisesti. Visma Amili voi veloittaa erikseen esimerkiksi toimeksiannon peruuttamisesta. Reskontravahdin käyttöönotto Pääset reskontravahdin ohjattuun käyttöönottoon kohdasta Lisäpalvelut -> Reskontravahti -> Aloita käyttöönotto.    Ohjelma täyttää tarvittavat tiedot (Yrityksen tiedot, Laskutustiedot, Yhteystiedot) lomakkeelle automaattisesti yrityksen tietojen perusteella, mutta voit tarvittaessa muuttaa tietoja. Yhteystietojen täyttämisen jälkeen valitse Ota käyttöön. Ennen kuin saat palvelun käyttöösi, tulee sinun täyttää vielä tunnistautumislomake. Tämän voit tehdä joko sähköpostiisi tulleen linkin kautta, tai suoraan ohjelmassa olevasta linkistä. Tunnistautuminen tapahtuu Visma Sign -palvelun kautta, henkilökohtaisten pankkitunnusten avulla.  Laskun siirto Maksuvalvontaan Kun Reskontra-vahti on käytössä, laskut siirretään maksuvalvontaan. Vain sellaiset laskut, joiden valuuttana on euro, voidaan siirtää. Maksuvalvontaan ei siirretä Käteinen-maksuehdolla luotuja laskuja eikä hyvityslaskuja. Laskulle tulee siirtoteksti ja Visma Amilin asiakasvaratili pankkitiliksi. Huom! Vain käyttöönoton jälkeen luodut laskut siirretään maksuvalvontaan! Lasku siirretään maksuvalvontaan 15 min sisällä laskun lähetyksestä asiakkaalle. Laskunumeron muuttaminen on estetty reskontravahdin ollessa käytössä. Asiakkaan kaikki osoitetiedot ovat pakollisia, kun maksuvalvonta on käytössä.  Asiakaskortille on lisätty toiminto Reskontravahdin esto. Jos asiakaskortilla on reskontravahdin esto käytössä, ei laskua siirretä maksuvalvontaan. Huom! Maksumuistutuksia ei voida luoda verkkolaskut.fi-palvelussa, jos lasku on maksuvalvonnassa. Laskuilla, joilla on perintäesto voidaan edelleen tulostaa/lähettää muistutuksia verkkolaskut.fi-palvelun kautta. Laskun tulostus ei ole mahdollista ennen kuin lasku on lähetetty asiakkaalle/maksuvalvontaan.  Suorituksien nouto ja kirjaus, laskun status Kun maksuvalvonnassa olevalle laskulle saadaan koko suoritus, lasku siirtyy valmiiksi. Laskuun tullessa osasuoritus, lasku siirtyy osasuoritetuksi. Kun käytetään oikaisulajia Korko, tulee verkkolaskut.fi-palveluun oma suoritus, jonka suoritussumma on 0. Suoritukset noudetaan tasatunnein 4h välein, sekä kuluvan päivän, että edellisen päivän tiedot. Suorituksia ei noudeta klo 22-05 välillä. Suorituslistaukseen on lisätty oma Suoritustyyppi maksuille, jotka tulevat Reskontravahdin kautta.   Suorituksen/osasuorituksen kirjaamisesta verkkolaskut.fi-palveluun tulee maksuvalvontaan ohisuoritus. Luottotappiokirjauksesta ja hyvityslaskun kohdistamisesta menee tieto maksuvalvontaan.  Mikäli asiakas maksaa Visma Payn kautta, tulee suoritus Visma Paylta. Verkkolaskut.fi-palvelu lähettää näistä ohisuorituksen maksuvalvontaan.   Laskun status (Esim. Odottaa maksua, Huomautettu, Perinnässä) näytetään laskulistauksen laskukortilla. Suoritukset noudetaan 4h välein tasatunnein,  ja toimeksiantojen tilat 15min yli. Toimeksiannon tiedot ja tila Toimeksiannon tiedot-painikkeesta avautuu tarkemmat tiedot toimeksiannosta. Laskun eräpäivää voidaan siirtää, ja toimeksianto päättää. Myös toimeksiannon tapahtumat ovat nähtävissä tarkemmin. Myös viestittely Visma Amili Oy:n kanssa toimeksiantoon liittyen on mahdollista.   Noja Rahoitus Palvelussa on mahdollista ottaa käyttöön Noja Rahoitus reskontravahdin ollessa käytössä. Noja Rahoituksen myyntilaskurahoitus auttaa pitämään kassavirtasi ennustettavana ja tasaisessa vauhdissa. Noja rahoittaa laskusta sovitun osuuden heti laskun tekohetkellä ja tilittää rahat yrityksellesi jopa samana päivänä.  Tee ensin Noja Rahoituksen kanssa sopimus, ota Noja Rahoitus käyttöön kohdassa Lisäpalvelut-Noja Rahoitus. Saat Noja Rahoitukselta sopimuksen tehtyäsi tarvittavat tiedot, jotka tulee syöttää Sopimusnumero-kenttään. Tämän jälkeen saat palvelun käyttöösi klikkaamalla Ota käyttöön-painiketta.    Huom! Reskontravahti on oltava käytössä, jotta Noja Rahoituksen käyttöönotto on mahdollista!  

Verkkolaskujen vastaanoton aktivoiminen Verkkolaskujen vastaanoton saat aktivoitua kohdasta Asetukset -> Maventa-asetukset -> Verkkolaskujen vastaanotto. Huomaathan, että vastaanoton aktivointi vaatii pääkäyttäjäoikeudet.     Verkkolaskuosoite ja Verkkolaskuvälittäjä ovat täytettynä automaattisesti, sillä palveluun rekisteröitymisen yhteydessä sinulle on perustettu Maventa-tili automaattisesti.   Kun laskujen vastaanotto on kytketty päälle, ohjelma noutaa laskut automaattisesti. Takautuvasti laskuja on mahdollista noutaa manuaalisesti.    Jos haluat sähköposti-ilmoituksen saapuvista verkkolaskuista, aseta sähköpostiosoitteesi sille varattuun kenttään.   Saat myös ladattua valmiin pdf-tiedotteen verkkolaskujen vastaanotosta toimittajiasi varten. Laskujen vastaanoton sulkeminen Kun verkkolaskujen vastaanotto on ollut päällä ja sen sulkee, tulee tallennuksen jälkeen inforuutu:     Verkkolaskujen vastaanoton sulkeminen verkkolaskut.fi:stä ei siis sulje vastaanottoa Maventalta, vaan se tulee tehdä erikseen. Ilmoituksessa olevasta linkistä pääset suoraan Maventaan sulkemaan vastaanoton halutessasi myös sieltä. Tämä mahdollistaa laskujen vastaanottamisen Maventan kautta esimerkiksi johonkin toiseen ohjelmaan.   Kun laskujen vastaanotto suljetaan myös Maventalta, päivittyy tieto automaattisesti seuraavan yön aikana Tieken ylläpitämään osoitteistoon. 

Hyvityslaskun saa pois avoimien laskujen listalta kohdistamalla sen alkuperäiseen laskuun.

Kun asiakkaan tiedoissa on sähköpostiosoite, voit valita laskun lähetystavaksi  sähköpostin.    Kun lasku on lähetetty, asiakas saa sen sähköpostiinsa:    Viestin lähettäjänä näkyy lasku@mail.vismapay.com. Viestissä näkyy laskun perustiedot, ja valitsemalla "Katso lasku" avautuu lasku selaimessa uuteen välilehteen. Lasku on katsottavissa linkin/painikkeen kautta 180 päivää eräpäivän jälkeen. Linkin saa avattua myös alla olevasta sinisestä linkistä. Klikkaamalla hiiren oikealla painikkeella saa painikkeen tai linkin takaa myös kopioitua linkin osoitteen, ja avattua sen haluamallaan tavalla.   Kun lasku avautuu, näkyy vasemmalla laskun tiedot, ja oikealla laskun kuva. Laskun tiedot sekä virtuaalinen viivakoodi ovat kopioitavissa, jolloin tietoja ei tarvitse manuaalisesti naputella. Oikeasta yläkulmasta asiakas saa halutessaan laskun myös tulostettua tai ladattua omalle laitteelleen. Laskulla mukana olevat liitteet saa ladattua laskun tietojen alta.        Jos laskun kuva ei mahdu näkymään, saa sen ja liitteet ladattua sivun alaosasta.    

Voit nyt luoda maksumuistutuksia verkkolaskut.fi palvelussa. Tässä artikkelissa näytämme miten maksumuistutuksen voi laatia ja lähettää.

Ostolaskujen käsittelyssä voit suodattaa ja lajitella laskuja haluamillasi kriteereillä. Voit valita haluatko tarkastella kaikkia laskuja, avoimia laskuja vai pelkkiä maksettuja laskuja. Lisäksi voit lajitella laskut laskun numeron, päivämäärän, toimittajan, summan, eräpäivän, tilan tai viitenumeron mukaan joko nousevasti tai laskevasti.   Kun valitset ostolaskun, jota haluat käsitellä, löydät maksutiedot ja laskuerittelyn.   Tulosta ostolasku pdf-muotoon ja pääset tarkastelemaan sitä. Kun merkitset laskun maksetuksi, se näkyy Maksetut-välilehdellä.       Ostolaskun hylkääminen   Ostolasku on mahdollista hylätä toimintovalikosta. Ostolaskujen poistaminen ei ole mahdollista.  Toiminto ei peruuta laskua viestin vastaanottajan järjestelmästä, ainoastaan ilmoittaa sähköpostitse hylkäyksestä.   Vastaanottaja saa hylkäyksestä ilmoituksen sähköpostiinsa:  

Laskunumeron vapaa määrittely Kohdasta Asetukset - Laskutuksen asetukset pääset asettamaan päälle asetuksen Käytä ulkoista laskunumerointia, jolloin saat syötettyä vapaasti laskunumeron kun luot uutta laskua.   Viitenumeroinnin määritys Viitenumeron määrittely täysin vapaasti ei ole mahdollista. Tämä on siksi, että viitenumerointi pitää aina sisällään laskentakaavan, joka lisää tarkistenumeron viitenumeron perään ja tällä määritetään viitenumeron oikeellisuus. Pääset vaikuttamaan viitenumeron muodostukseen ohjelmassa ja saat viitenumeroinnin seuraamaan esimerkiksi laskunumeroa.   Kohdasta Asetukset - Laskutuksen asetukset löydät Viitenumero-kentän johon voit syöttää kirjaimia tai numeroita. Kirjaimilla sidotaan viitenumero ohjelmasta löytyvään numerointiin, esimerkiksi laskunumeroon tai asiakasnumeroon:   L-kirjain = vastaa aina laskunumeroa A-kirjain = vastaa aina asiakasnumeroa K-kirjain = vastaa aina ulkoista asiakasnumeroa     Esimerkki: Viitenumeron määrityksen ollessa on 6 kpl L-kirjaimia eli LLLLLL. Tämä tarkoittaa sitä että viitenumero muodostetaan 6 laskunumerosta, eli jos laskulle on syötetty laskunumero 123456 niin viitenumero muodostuu 123456 + laskennallinen tarkistenumero. Jos tällä samaisella viitenumeromäärityksellä laskunumero onkin vain viisi numeroa eli 12345 niin eteen lisätään yksi etunolla eli viitenumero on 012345 + laskennallinen tarkistenumero.   Jos määritykseen mukaan otetaan myös asiakasnumero mukaan, eli viitenumeron määrityksen ollessa esimerkiksi LLLLAAAA eli neljä kappaletta laskunumeroita ja neljä kappaletta asiakasnumeroita. Ja kuvitellaan että laskunumeroksi syötetään 1234 ja asiakasnumero on esimerkiksi 9999 niin viitenumero muodostuu 12349999 + laskennallinen tarkistenumero.   Asiakasrekisterissä on myös kenttä Ulkoiselle asiakasnumerolle ja ulkoinen asiakasnumero saadaan mukaan viitenumerointiin K-kirjaimella. Eli esimerkiksi viitenumeron ollessa LLLLKKKK ja laskunumero on 1234 ja ulkoiseksi asiakasnumeroksi määritelty 2222 niin viitenumero on 12342222 + laskennallinen tarkistenumero.   Viitenumerossa voidaan käyttää myös kiinteitä numeroita, eli jos kaikki viitenumerot halutaan aloitaa esimerkiksi numerosarjalla 1000 ja siihen perään laskunumero niin viitenumeroksi voidaan tällöin määritellä 1000LLLL. Ja kun laskunumero on esimerkiksi 1234 niin silloin viitenumero muodostuu 10001234 + laskennallinen tarkistenumero.   HUOM! Reskontravahtiin lähetettävien laskujen viitenumeroon ei pysty vaikuttamaan, vaan silloin viitenumeron muoto määrittyy heidän vaatimusten mukaisesti. Silloin viitenumero on 99085AAAAALLLLLLLLLT, jossa A= toimeksiantajan tunniste, ja L= laskunumero ja T tarkiste.  

Verkkolaskut.fi-asiakkaiden laskutusosoitteet tulevat käyttöömme automaattisesti omasta järjestelmästänne. Laskutusosoitteen muuttaminen ja sen hallinnointi tapahtuu seuraavasti: Kirjaudu sisään  -> Asetukset -> Yrityksen perustiedot -> Laskutustiedot     Huomaathan, että voidaksemme lähettää laskun verkkolaskuna, tulee käytössämme teknisistä syistä olla myös postiosoite.   Jos Käytä yrityksen tietoja-kohtaan on valittu Kyllä, ei laskutustietojen kenttiä saa muokattua. Silloin laskutustietoina toimivat sivun yläosassa olevat yrityksen perustiedot. Jos Käytä yrityksen tietoja-kohtaan on valittu Ei, saa tiedot syötettyä erikseen.     Lähetämme laskun aina ensisijaisesti verkkolaskuna mikäli se on mahdollista. Jos yritykselle ei löydy verkkolaskujen vastaanottokanavaa, lähetämme laskunsähköpostilla, mikäli sähköpostiosoite on ilmoitettu. Jos sähköpostiosotiettakaan ei ole, lähetämme laskun paperikirjeenä.   Jotta sähköpostilaatikkosi ei suodata lähettämäämme laskua roskapostiksi, suosittelemme lisäämään seuraavat lähettäjät turvalliseksi tiedettyihin lähettäjiin: invoices@maventa.com support@maventa.com noreply@maventa.com noreply@netvisor.fi

Verkkolaskut.fi-palvelusta muodostuu lasku toteutuneen käytön mukaan(esimerkiksi luotujen, lähetettyjen ja vastaanotettujen laskujen mukaan). Lasku muodostetaan laskutettavan summan ollessa yli 10€. Laskutustiedot saat asetettua kohdasta Asetukset -> Yrityksen perustiedot -> Laskutustiedot. Tarkempi ohje laskutustietojen asettamiseen löytyy täältä.  Hinnaston löydät oikeasta yläkulmasta avautuvasta alasvetovalikosta.     Voit seurata yrityksen tapahtumahistoriaa ja laskun muodostumista. Valitse oikealta yläkulmasta avautuvasta valikosta "Laskutustapahtumat". Näet erittelyssä luodut ja lähetetyt tapahtumat sekä niiden tapahtumahetken. Tapahtumat on eritelty per lasku, tai jos laskua ei vielä ole muodostettu, näkyvät ne omanaan. Tapahtumat summataan myös, jotta voi arvioida tulevan laskun suuruutta.     Laskutustiedot saat asetettua kohdasta Asetukset -> Yrityksen perustiedot -> Laskutustiedot.

Voit lisätä laskulle näkyväksi myös tuotekoodin sekä kirjoittaa vapaasti tuotekohtaista lisätietoa.

  Visma Pay on verkkomaksupalvelu, joka tarjoaa älykkäät verkkomaksut helposti ja turvallisesti, ilman aloitusmaksuja. Ottamalla Visma Pay:n käyttöösi, voit lähettää sähköpostilla laskuja jotka sisältävät maksulinkin, jonka avulla asiakkaasi voivat maksaa laskun heti. Maksupalvelun avulla tarjoat kaikki suosituimmat maksutavat asiakkaillesi.   Aloita käyttöönotto-painike käynnistää ohjatun käyttöönoton, jonka avulla saat palvelun helposti käyttöösi. Ohjatun toiminnon suorittaminen vie noin 5 minuuttia. Normaalitilanteessa saat palvelun käyttöösi kahdessa arkipäivässä.   Maksamisen palvelumaksut ovat 0,35 EUR + 2,80% maksutapahtumaa kohden. Jos olet jo Visma Pay-asiakas, tapahtuu hinnoittelu nykyisen sopimuksesi mukaisesti.       YRITYKSEN TIEDOT Y-tunnus tulee automaattisesti omista asetuksistasi. Tarkista ja päivitä tarvittaessa yrityksen tiedot niin että ne ovat kuten ne on ilmoitettu kaupparekisterissä, sekä valitse liiketoiminnan tyyppi.    LASKUTUSTIEDOT Ensisijaisena laskutustapana käytetään verkkolaskua. Jos yrityksellänne ei ole verkkolaskuosoitetta, syötä sähköpostiosoite sähköpostilaskua varten. Muistathan päivittää laskutustiedot Visma Payn kauppiasportaalissa niiden muuttuessa.     YHTEYSTIEDOT Täytä tähän yrityksen maksuasioista vastaavan henkilön yhteystiedot. Sähköpostiosoite on kirjautumista, tilitysraportteja ja tiedotuksia varten. Tässä ilmoitettu sähköposti toimii kirjautumistunnuksena kauppiasportaaliin.     OMISTUS Syötä yrityksen tosiasialliset edunsaajat. Jos yrityksellä ei ole tosiasiallisia edunsaajia, syötä kenttiin vaihtoehtoiset edunsaajat. Vaihtoehtoisina edunsaajina pidetään hallitusta, toimitusjohtajaa tai muita vastaavassa asemassa olevia henkilöitä. Voit lukea edunsaajien määrittelystä tarkemmin täältä.       MAKSULIIKENTEEN TIEDOT Tarkista että ohjelman lasketut maksuliikenteen arviot ovat oikein ja tarvittaessa päivitä tiedot. Myytävät tuotteet ja palvelut: Yleinen kuvaus myymistänne tuotteista sekä palveluista. Arvioitu liikevaihto: Täytä kenttään koko yrityksen arvioitu liikevaihto Arvio palvelun maksuliikenteestä: Arvioi karkeasti euroina kuinka paljon myynnistäsi menisi verkkomaksupalvelun kautta. Keskimääräisen laskun summa: Arvio laskun keskimääräisestä summasta viimeisen 2kk ajalta. Arvio suurimman laskun summasta: Arvioi suurimman laskun summa viimeisen 2kk ajalta. Edellä mainitun suurimman laskun tuotesisältö: Mistä tuotteista/palveluista kalleimmaksi määrittelemänne lasku koostuu? Tähän voitte listata esimerkiksi kalleimmat yksittäiset tuotteenne.        VIIMEISTELE Viimeistele hakemus syöttämällä allekirjoittajat. Hakemus täytyy olla allekirjoitettu siten, että yrityksen edustamisoikeudet täyttyvät. Edustamisoikeudet voi tarkastaa esimerkiksi kaupparekisteriotteesta. Allekirjoittajat saavat sähköpostiin linkin allekirjoitusta varten. Hakemus on allekirjoitettavissa 30 vuorokautta allekirjoittamisen aloittamisesta. Valitse PEP/RCA-valinta vain, jos ehdot täyttyvät. Voit lukea aiheesta tarkemmin täältä.         Kun sopimus on allekirjoitettu, siirtyy hakemus käsiteltäväksi. Normaalitilanteessa saat palvelun käyttöösi kahdessa arkipäivässä.   Kun hakemus on hyväksytty, tulee sinun syöttää API-avaimet. Löydät API-avaimet kirjautumalla Visma Payn Kauppiasportaaliin ja menemällä Alikauppiaat-välilehdelle. Syötä sieltä löytyvä Yksityinen salausavain ja Yksityinen rajapinta-avain niille varattuihin kenttiin ja kilkkaa Ota käyttöön-painiketta.           Kun palvelu on käytössä, kaikille sähköpostilla lähetetyille laskuille lisätään laskun tietojen lisäksi maksupainike, jolla asiakkaasi voivat maksaa laskunsa helposti suoraan sähköpostista. Mikäli sinulla on asiakkaita, joille et halua lisätä maksupainiketta sähköpostilaskuihin, voit kytkeä ominaisuuden pois asiakaskohtaisesti Asiakkaat-toiminnossa. Siellä otat asiakkaan muokkaukseen ja valitset Kyllä kohtaan Estä maksutapojen käyttö.

Pankkiverkkoyhteys pitää aktivoida ennen kuin laskuja voi lähettää tai vastaanottaa pankkiverkosta.

Laskut-välilehdellä klikkaa “Toistuvaislaskut” ja Uusi toistuvaislasku.    Toistuvaislasku luodaan kuten tavallinenkin lasku.     Muistat vain: Valita laskun alkamis- ja pättymisajankohda Valita laskutusvälin   Tallenna lasku. Tulevat toistuvaislaskut muodostuvat automaattisesti, kun käytössä on juokseva laskunumerointi. Jos käytössä on ulkoinen laskunumerointi, muodostuu lasku keskenräisiin laskuihin. Saat lähetettyä laskun valitsemaasi reittiä pitkin, kun olet syöttänyt sille haluamasi laskunumeron.    Laskun muodostuksessa on mahdollista käyttää myös tiettyjä muuttujia, jossa: %D = laskutuspäivämäärä (esim. 1.2.2020) %y = laskutusvuosi (esim. 2015) %m = laskutuskuukausi (esim. 2) %d = laskutuspäivä (esim. 1) %sD = Laskutuskauden ensimmäinen päivä - laskutusväli %eD = laskutuskauden viimeinen päivä   Kun lasku luodaan, nämä muuttujat muutetaan lähetyshetkeä vastaavaksi arvoksi. Esimerkkejä: 'Kuukausimaksu %m/%y’, jolloin 1.2.2020 luodulle laskulle tämä muuntuu muotoon 'Kuukausimaksu 2/2020’.   %sD tarkoittaa, että jos laskutuskausi on 1kk ja alkupäivä on 24.11., niin tulosteella näkyy 24.10.   %sD = Laskutuskauden ensimmäinen päivä - laskutusväli. Tähän tulee siis laskutuskauden ensimmäinen päivä josta vähennetään laskutuskausi. Esimerkiksi, jos laskutusväli on 1kk ja laskutuskauden alkupäivä 1.12 niin arvoksi tulosteelle tulee 1.11. Vastaavasti jos laskutuskausi on 6kk ja Laskutuskauden alkupäivä 1.12 niin tulosteella arvoksi 1.6.   Koodin voi laittaa tuote- tai tuotteen kuvaus-kenttiin, saatteeseen sekä viitteemme tai viitteenne-kenttiin.            

Mikä on skannauspalvelu? Skannauspalvelu on Maventan tarjoama lisäpalvelu, jonka avulla myös postitse ja sähköpostitse saapuvat ostolaskut saadaan muutettua sähköisiksi. Palvelun avulla saat yhdistettyä paperi-, sähköposti- ja verkkolaskujen vastaanoton ja pääset kokonaan eroon paperista, mikä tehostaa ajankäyttöäsi. Yrityksellesi tarvitsee vain avata skannitili ja pyytää niitä toimittajia, joilla ei ole vielä verkkolaskutusta käytössään, lähettämään laskut skannausosoitteeseen.   Palvelu toimii siten, että saapuvat laskut skannataan ja niistä tulkitaan seuraavat perustiedot verkkolaskulle: laskun tyyppi, laskun numero, päiväys, eräpäivä, verollinen summa, ALV-summa, viitenumero, viitteenne, sarjanro, lähettäjän Y-tunnus, lähettäjän nimi, IBAN-tilinumero ja valuutta.   Palvelua käytettäessä laskun tiedot ja kuva toimitetaan yrityksenne verkkolasku-tilille, jonne myös kaikki muut verkkolaskut saapuvat. Skannauspalveluun lähetetyt laskut saapuvat Maventaan viimeistään seuraavana arkipäivänä. Miten avaan skannauspalvelun? Saat avattua skannitilin kohdassa Asetukset -> Maventa-asetukset -> Verkkolaskujen vastaanotto: Skannauspalvelu.    Lisää skannitilin palautusosoite-kenttiin yrityksesi osoitetiedot palautettavan materiaalin lähettämistä varten ja paina lopuksi Tallenna. Skannauspalveluun voi lähettää laskuja sähköpostitse sekä postitse. Skannauspalvelu käsittelee vain laskuja, eli maksumuistutukset ym. välitetään palautusosoitteeseen. Skannitilisi on nyt aktivoitu ja valmiina vastaanottamaan materiaalia seuraavana arkipäivänä.   Kun tiedot on tallennettu, näet skannitilisi osoitetiedot, jotka voit toimittaa sellaisille toimittajillesi, jotka eivät vielä käytä verkkolaskutusta.

Näin luot laskun uudessa palvelussa:     1. Mene Laskut-välilehdelle ja klikkaa “Uusi lasku”. Valitse asiakas tai luo uusi. 2. Valitse asiakas asiakaskortistosta tai kirjoita asiakkaan nimi vapaasti kenttään.      3. Jos valitsit asiakkaan kortistosta, ilmestyy laskulle myös asiakkaan muut tiedot. Jos taas kirjoitit vapaasti asiakkaan nimen, tulee sinun syöttää laskulle myös muut asiakasta koskevat tiedot. 4. Automaattinen maksuehto on määriteltävissä asiakaskohtaisesti asiakaskortistossa. Eräpäivää voidaan kuitenkin muuttaa myös laskun luonnin yhteydessä niin asiakaskortistossa olevan asiakkaan kohdalla, kuin vapaasti kirjoitetun asiakkaan kohdalla. 5. Jos haluat päivätä laskun tulevaisuuteen, voit määrittää laskun lähetettävän vasta laskun päiväyksen mukaisesti. Voit myös lähettää laskun heti, vaikka se olisikin päivätty tulevaisuuteen. 6. Kirjoita saate selventämään laskun sisältöä.     7. Valitse nimike tuotekortistosta tai lisää laskulle tuote kirjoittamalla tuotteen nimi. 8. Voit lisätä alennuksen Ale%-kentässä. Lue tarkempi ohje>>     9. Tuoterivin oikeassa laidassa olevan sinisen painikkeen avulla saat laskulle näkyviin myös tuotekoodin. Painikkeen avulla avautuu myös kenttä, johon voit kirjoittaa lisätietoa tuotteesta.    10. Tarkista ja esikatsele laskua ennen lähettämistä. Tekemäsi muutokset tallentuvat reaaliajassa oikealla näkyvälle laskulle. Kätevää!   Tallenna ja lähetä kaikissa muodoissa!