Kennisbank Visma.net Payroll

We hebben weer een handige nieuwe toevoeging aan Ontdek & Check.  Je hebt het misschien al ervaren dat het Ontbrekende resultaten tabblad soms erg veel resultaten kan bevatten. Bijvoorbeeld omdat je de variabele salariscomponenten nog niet hebt geïmporteerd. Hierdoor kan dit tabblad onoverzichtelijk worden en heb je geen goed beeld van of er salariscomponenten tussen zitten die mogelijk (foutief) ontbreken, maar die je niet nog gaat importeren.   Wat is er nieuw? Vanaf nu krijg je een extra tabblad waarmee je in één oogopslag ziet welke salariscomponenten mogelijk ontbreken. Dit nieuwe tabblad wordt alleen getoond als er mogelijk ontbrekende resultaten zijn en bevat de volgende informatie: Salariscomponentnummer Salariscomponentnaam Totaal aantal resultaten Aantal geverifieerde resultaten Aantal mogelijke ontbrekende resultaten   Waarom is dit handig? Snel overzicht: Geen lange lijsten meer doorzoeken. Je ziet meteen voor welke salariscomponenten er mogelijk actie nodig is. Efficiëntie: Concentreer je inspanningen op de salariscomponenten die aandacht nodig hebben. Inzichtelijker: Eenvoudig inzicht in waar je eventueel ontbrekende resultaten kunt vinden.   Je hoeft niet langer door een lange lijst van alle werknemers en hun resultaten te scrollen. Dit tabblad geeft je een beknopt en krachtig overzicht van de salariscomponenten waar actie gewenst is!   We hopen dat deze nieuwe functionaliteit je ervaring met Ontdek & Check nog soepeler maakt.

AI in Payroll: Wat je moet weten In de steeds veranderende wereld van salarisadministratie is het toepassen van geavanceerde technologieën zoals kunstmatige intelligentie (AI) een ingrijpende vernieuwing. AI helpt ons niet alleen om efficiënter te werken, maar maakt het ook mogelijk om nauwkeuriger en meer proactief te zijn in onze controle processen.   Lees in dit artikel alles over onze module Ontdek & Check en bekijk de gratis trainingsvideo hier: Training Ontdek & Check.   Wat is Ontdek & Check? Wij zijn enthousiast om onze nieuwste AI-oplossing te lanceren: Ontdek & Check. Deze tool is ontworpen om je te helpen bij het identificeren van mogelijk afwijkende resultaten in je salarisruns. Met Ontdek & Check kun je snel door je gegevens navigeren en mogelijke fouten of afwijkingen opsporen die misschien anders onopgemerkt zouden blijven, of waar je anders zelf naar op zoek zou moeten gaan. Heb je een wijziging of mutatie voor een salariscomponent of een salarisstrook gecontroleerd en deze is akkoord, dan kan je deze makkelijk en snel als geverifieerd markeren, zodat je hier niet nog een keer naar hoeft te kijken!   Ontdek & Check zet de volgende stap naar een nog nauwkeurigere salarisadministratie, maar jij blijft in controle. Zo is het verifiëren van alle resultaten geen verplichte stap in je salarisrun.   Hoe werkt Ontdek & Check? Ontdek & Check is gemaakt met de gebruiker in gedachten - gebruiksvriendelijk zonder kennis te moeten hebben over AI. Hier is een kort overzicht van hoe het werkt: Geautomatiseerde scan: De tool voert een automatische controle uit van alle salarisrun resultaten. De AI vergelijkt actuele salarisrun resultaten met salarisrun resultaten uit het verleden, om afwijkingen te signaleren.  Afwijkingen markeren: Zodra een mogelijke afwijking wordt ontdekt, markeert Ontdek & Check deze voor verder onderzoek. Dit helpt om je focus direct op de resultaten te leggen die mogelijk afwijkend zijn. Controle log: Heb je de resultaten al gecontroleerd en geverifieerd? Met Ontdek & Check kun je eenvoudig bijhouden welke salarisrun resultaten je al hebt bekeken en gecontroleerd. Zo weet je altijd precies waar je bent gebleven en hoef je salarisrun resultaten niet nog een keer te bekijken. Eenvoudig samenwerken: Samenwerken met collega(‘s) wordt een stuk efficiënter. Het systeem registreert welke checks zijn uitgevoerd, en door wie. Hierdoor heb je realtime inzicht in de voortgang van je salarisrun controle. Daarnaast kun je opmerkingen toevoegen, wat de onderlinge communicatie versimpeld en de transparantie vergroot.  Intuïtieve interface: Met Ontdek & Check hoef je geen tech-expert te zijn om snel en efficiënt te werken. De intuïtieve interface stelt je in staat om moeiteloos tussen verschillende resultaten te schakelen. Dankzij handige filters vind je snel de informatie die je nodig hebt. Of je nu specifieke resultaten wilt bekijken of meerdere resultaten tegelijk wilt onderzoeken, het kan allemaal zonder veel moeite. Bovendien kun je makkelijk acties uitvoeren, zoals het verifiëren van resultaten. Hierdoor blijf je altijd in controle en kun je snel reageren op alles dat je aandacht nodig heeft. Kortom, onze tool neemt je veel werk uit handen en helpt je bij het vinden van mogelijk afwijkende salarisstroken.   Ontdek & Check in Payroll Op het salarisrun overzicht wordt voor elke salarisrun informatie getoond over de verschillende processen in de salarisrun wizard. Daarnaast wordt er aanvullende informatie getoond over deze processen. Met de toevoeging van Ontdek & Check wordt er nieuwe informatie toegevoegd aan het salarisrun overzicht. Met Ontdek & Check komt er ook een nieuwe stap in de salarisrun wizard beschikbaar, waar de mogelijke afwijkingen worden getoond en waar je salarisrun resultaten als geverifieerd kunt markeren. Het salarisrun overzicht Op het salarisrun overzicht tonen we nu ook informatie over het aantal mogelijke afwijkingen en de voortgang van controles. Zo is te zien welk deel van de salarisrun resultaten geverifieerd is en hoeveel van deze geverifieerde resultaten er eventueel opnieuw moeten worden geverifieerd omdat er iets is gewijzigd in de resultaten. Met de knop Bekijk resultaten > wordt je naar de Ontdek & Check stap in de salarisrun wizard gestuurd en tonen we alle berekende salarisrun resultaten. Je ziet dan dus niet alleen de mogelijke afwijkingen.   Daarnaast tonen we hoeveel mogelijke afwijkingen er door de AI zijn gedetecteerd. Met de knop Bekijk afwijkingen > wordt je naar de Ontdek & Check stap in de salarisrun wizard gestuurd en filteren we direct op alleen Mogelijke afwijkingen.    Wanneer een salarisrun berekend is, gaat de AI direct aan de slag om de salarisrun resultaten te analyseren. Als er gedurende de periode nieuwe of gewijzigde salarisrun resultaten worden berekent, dan worden deze ook direct door de AI geanalyseerd.      De salarisrun wizard Eenmaal in de salarisrun wizard, lijkt de Ontdek & Check stap erg op de Validatie stap. Er kunnen filters worden gebruikt om de salarisrun resultaten te vinden waar je naar op zoek bent. Maar er zijn ook verschillen.    Zo kun je bijvoorbeeld niet de salarisrun resultaten vergelijken met de resultaten van een andere salarisrun of periode (dit kan natuurlijk nog steeds in de Validatie stap). Die vergelijking met historische resultaten heeft de AI namelijk gedaan. En niet alleen met vorige periode, maar met alle historische salarisrun resultaten. Daarnaast wordt er voor de salarisrun resultaten extra informatie getoond, die specifiek is voor de Ontdek & Check stap.     Status van salarisrun resultaten In de Status kolom wordt de status van het betreffende resultaat getoond. Als dit resultaat door de AI als mogelijke afwijking wordt gezien, krijgt deze de status Mogelijke afwijking. Heeft de AI het resultaat beoordeeld, maar niet als mogelijke afwijking gemarkeerd, dan krijgt deze de status Door AI beoordeeld. Je kunt deze resultaten natuurlijk nog steeds verifiëren om deze af te vinken, alleen vindt de AI geen afwijking voor dit resultaat. Andere statussen zijn Geverifieerd en Opnieuw verifiëren. Deze statussen worden later nog besproken.   Meer informatie over salarisrun resultaten In de kolom met het Informatie-icoon kan van elk salarisrun resultaat meer informatie worden opgevraagd. In deze informatie wordt bijvoorbeeld getoond hoe groot de kans is dat het resultaat volgens de AI afwijkend is (laag, midden, hoog) en waarom de AI vindt dat het resultaat afwijkend is. Bijvoorbeeld omdat een resultaat hoger of lager is dan verwacht, in vergelijking met historische salarisrun resultaten voor de werknemer. Heeft de AI onvoldoende (historische) salarisrun resultaten voor de werknemer? Bijvoorbeeld omdat de werknemer nog niet zo lang in dienst is, dan zal de AI vergelijkingen gaan doen t.o.v. andere werknemers binnen het bedrijf.      Ontbrekende resultaten Naast dat Ontdek & Check controleert op mogelijke afwijkingen in de berekende salarisrun resultaten, wordt er ook een analyse gedaan op (mogelijk foutief?) ontbrekende resultaten.  Wanneer de AI ziet dat een werknemer regelmatig een salariscomponent heeft gehad in historische salarisruns, maar in de huidige salarisrun niet meer, zal dit salariscomponent als Mogelijke afwijking worden getoond op het tabblad Ontbrekende resultaten. Op deze manier helpt Ontdek & Check in het identificeren van salariscomponenten die wellicht vergeten zijn in te voeren of vergeten zijn te importeren.   Als de AI geen mogelijk ontbrekende resultaten heeft gevonden, dan wordt het tabblad Ontbrekende resultaten ook niet getoond.      Acties uitvoeren voor salarisrun resultaten In de kolom Acties kunnen verschillende acties voor het betreffende resultaat worden uitgevoerd. Zo kan je, wanneer je het resultaat hebt beoordeeld en akkoord bent, het resultaat verifiëren. Of je kunt de salarisstrook van de werknemer bekijken en vergelijken met historische salarisstroken. Deze acties kunnen worden gedaan op zowel het tabblad Resultaten als het tabblad Ontbrekende resultaten.    Een resultaat verifiëren Om ervoor te zorgen dat al gecontroleerde resultaten niet nog een keer hoeven te worden bekeken, kan je nu salarisrun resultaten verifiëren. Hiermee geef je aan dat je een resultaat hebt gecontroleerd en dat dit resultaat akkoord is. Bij het verifiëren kan je direct een opmerking toevoegen dat je het resultaat hebt gecontroleerd, en bijvoorbeeld waarom het resultaat klopt.     Als je een resultaat verifieert, wordt er een pop-up getoond waarin je kunt aangeven dat je het resultaat hebt geverifieerd en waarom dit resultaat akkoord is.      Nadat je met de knop Verifieer het resultaat geverifieerd hebt, zal de status wijzigen naar Geverifieerd en kan met het Informatie-icoon worden bekeken wie het resultaat wanneer heeft geverifieerd en welke opmerking er eventueel is toegevoegd. Zo zie je dus in één oogopslag dat een resultaat al is gecontroleerd en geverifieerd, en hoef je hier dus niet nog een keer naar te kijken.      Wanneer een resultaat wijzigt dat al geverifieerd was, dan zal het nieuwe resultaat opnieuw door de AI worden beoordeelt. Als het nieuwe resultaat mogelijk afwijkend is, dan krijgt deze de status Mogelijke afwijking. Als dat niet het geval is, dan wordt de nieuwe status Opnieuw verifiëren. Zo weet je dat dit resultaat is gewijzigd en dat dit opnieuw moet worden geverifieerd.     Wil je in een keer meerdere resultaten verifiëren? Dat kan natuurlijk ook. Wanneer je met de selectievakjes aan het begin van de regel meerdere resultaten aanvinkt, wordt rechts onderin de knop Acties voor meerdere resultaten beschikbaar. Zo kan je in een keer bijvoorbeeld alle resultaten voor een specifieke werknemer verifiëren of je kunt, door gebruik te maken van het salariscomponenten filter, alle (of een deel van de) resultaten voor dat specifieke salariscomponent verifiëren.   Het verifiëren van resultaten is zoals eerder gezegd geen verplichte stap in de salarisrun wizard. Je kunt dus ook zonder te verifiëren de salarisrun afronden. Het verifiëren geeft natuurlijk wel meer inzicht.   Tip: Net als in de Validatie stap en de Resultaten stap, kan in de Ontdek & Check stap ook op meerdere werknemers of salariscomponenten worden gefilterd door de zoekterm(en) met komma's te scheiden.   De salarisstrook bekijken en vergelijken Het kan natuurlijk zijn dat voor een werknemer er maar één of twee salarisrun resultaten als mogelijke afwijking worden gerapporteerd. Om dan toch een goed beeld te krijgen, kan de met de actie Vergelijk salarisstroken de salarisstrook van de werknemer worden bekeken en vergeleken met historische salarisstroken.     Meer inzicht en controle Met de toevoeging van de Ontdek & Check functionaliteit word je actief geïnformeerd over mogelijk afwijkende salarisrun resultaten die aandacht nodig hebben en krijg je meer inzicht in de status van de salarisrun resultaten!   Kijk voor meer informatie op Peple.nl. Hier kan je je ook aanmelden voor de Ontdek & Check bèta-periode.

Naar aanleiding van feedback van jullie, onze gebruikers, hebben we een nieuwe optie aan Ontdek & Check toegevoegd – een handig filter waarmee je specifieke salariscomponenten kunt uitsluiten van je resultaten!   Wat is er nieuw? Met deze update heb je de mogelijkheid om resultaten te filteren, zodat je alleen te zien krijgt wat echt relevant voor je is. Wil je bijvoorbeeld alle resultaten zien behalve die voor de salariscomponenten 79800 (Totaal bruto bedragen), 79900 (Totaal LH en premies), en 85900 (Totaal netto bedragen)? Geen probleem! Gebruik het nieuwe uitsluitingsfilter en focus je direct op wat belangrijk is.   Hoe werkt het? Ga naar je Ontdek & Check-stap in de salarisrun wizard. Gebruik het nieuwe filter om specifieke salariscomponenten uit te sluiten. Tip: Door salariscomponenten met komma's te scheiden kan je op meerdere salariscomponenten filteren. Werk verder met een opgeruimde en overzichtelijke lijst met resultaten!   Waarom is dit handig? Efficiëntie: Reduceer ongewenste informatie en bespaar tijd door alleen relevante resultaten te bekijken. Flexibiliteit: Pas de resultaten aan op basis van jouw specifieke wensen en behoeften.   We hopen dat deze nieuwe filteroptie je helpt nog efficiënter te werken met Ontdek & Check.

Recent is de nieuwe AI-gestuurde Ontdek & Check functionaliteit gelanceerd in Visma.net Payroll. Met Ontdek & Check notificeert Visma.net Payroll je automatisch op mogelijk afwijkende salarisrun resultaten én houd je gemakkelijk bij welke salarisrun resultaten je al hebt gecontroleerd, zodat je dubbel controle werk voorkomt.  Je leest meer over Ontdek & Check in dit kennisbank artikel en op Peple.nl.   In dit kennisbank artikel behandelen we veelgestelde vragen over Ontdek & Check. Nieuwe veelgestelde vragen en het antwoord op deze vragen zullen worden toegevoegd aan dit kennisbank artikel. Houdt dit artikel dus in de gaten!   Ik heb een nieuwe werknemer, een nieuw contract of een nieuw salariscomponent op een bestaand contract toegevoegd, maar deze wijziging wordt niet als mogelijke afwijking gerapporteerd. Waarom niet? Dit komt doordat op dit moment de AI nog niet voldoende informatie heeft om te analyseren dat dit een afwijkende situatie is. We begrijpen dat dit wel gewenst kan zijn en we zijn met Visma Resolve in overleg hoe we dit deel in de AI-analyse kunnen verbeteren.      Ik zie voor een werknemer een verschil op een salariscomponent, maar dit verschil wordt niet als mogelijke afwijking gerapporteerd. Waarom niet?  De AI analyseert de salarisrun resultaten op basis van alle historische salarisrun resultaten die we kennen voor een bedrijf in Visma.net Payroll. Het kan zijn dat een (klein) verschil binnen de verwachte / normaal waarden valt en dus niet als mogelijke afwijking wordt gerapporteerd.     Ik zie een salarisrun resultaat gerapporteerd als mogelijke afwijking, maar ik begrijp niet waarom.  In de Ontdek & Check stap kan voor elk salarisrun resultaat via het meer informatie-icoon bekeken worden waarom de AI een salarisrun resultaat als mogelijk afwijkend rapporteert. Dit kan verschillende redenen hebben. Bijvoorbeeld omdat het resultaat afwijkend is op basis van historische resultaten voor de werknemer, maar ook omdat het resultaat afwijkend is ten opzichte van andere werknemers binnen het bedrijf.     Ik zie (veel) ontbrekende resultaten. Waarom zie ik deze? Naast dat de AI een analyse doet op mogelijke afwijkingen in de berekende salarisrun resultaten, bekijkt de AI ook naar wat er te verwachten is op basis van historische salarisrun resultaten. Heeft een werknemer bijvoorbeeld altijd een Variabele telefoonvergoeding gehad, maar deze maand niet, dan zal de AI dit als ontbrekend resultaat melden. Als je voor elke salarisrun variabele salariscomponenten importeert in Visma.net HRM, kan het dus gebeuren dat vóórdat je deze variabele salariscomponenten importeert, er (veel) ontbrekende resultaten worden gerapporteerd. Deze zullen weer verdwijnen wanneer je de variabele salariscomponenten importeert.     Moet ik alle salarisrun resultaten in de Ontdek & Check stap verifiëren om verder te kunnen met de salarisrun? Nee, dit hoeft niet. Ontdek & Check is optioneel in gebruik. Je kunt de salarisrun wizard gewoon verwerken en afsluiten, zonder dat (alle) salarisrun resultaten zijn geverifieerd. Het verifiëren van de salarisrun resultaten is, net als de AI-analyse, een extra optie om jouw controle- en validatie proces in de salarisrun wizard te stroomlijnen. Dus gebruik dit vooral zoals dit past in jouw controle- en validatie proces.     Ik doe mee aan de bèta-periode en heb vragen of problemen die ik wil melden. Hoe en waar doe ik dat? Je kunt je vragen en/of problemen via het gebruikelijke Support proces melden. Hiervoor kan je dus een ticket indienen op Peple Support.     Ik heb me aangemeld voor de bèta-periode, maar ik zie Ontdek & Check nog niet in Payroll? Nadat je je hebt aangemeld voor de Ontdek & Check bèta-periode, kan het enkele dagen duren tot je Ontdek & Check zult zien in Payroll. Mocht het na vijf werkdagen nog steeds niet zichtbaar zijn, neem dan even contact op met Peple Support.

We zijn blij om al de eerste nieuwe functionaliteit binnen Ontdek & Check aan te kondigen. Vanaf nu heb je de mogelijkheid om al je salarisrun resultaten, inclusief AI-informatie en actie- en opmerkingen geschiedenis, te exporteren naar Excel!   Wat is er nieuw? Met deze update kun je nu eenvoudig al je Ontdek & Check-resultaten, inclusief eventuele opmerkingen en acties die je hebt toegevoegd, exporteren naar een Excel-bestand. Dit biedt je de flexibiliteit om resultaten verder te analyseren en te delen met anderen binnen of buiten je organisatie.   Hoe werkt het? Ga naar je Ontdek & Check stap in de salarisrun wizard. Selecteer de optie om te exporteren naar Excel. Je hebt nu een overzichtelijk Excel-bestand met al je geverifieerde resultaten en hun details!   Waarom is dit handig? Beter overzicht: Houd een gedetailleerd logboek bij van alle geverifieerde resultaten. Delen is makkelijk: Deel inzichten en resultaten met belanghebbenden, zodat iedereen op de hoogte is. Data-analyse: Gebruik Excel voor diepgaande analyses en rapportages. We hopen dat deze nieuwe functionaliteit je ervaring met Ontdek & Check nog soepeler maakt.