Nieuwsbrief Managed Services Visma.net - december 2023

[#1]

In dit artikel brengt het team Managed Services jou als gebruiker van Visma.net graag op de hoogte van het laatste nieuws. De onderwerpen van de maand december:

• Eindejaarsactiviteiten
• Nieuws - korte berichten
• Maximum premiegrondslag
• Terugblik Webinar Prinsjesdag 2023

1. Eindejaarsactiviteiten

Extra run 

Indien er een extra run gewenst is, dan vernemen wij dit graag op korte termijn. 

Deze moet plaatsvinden voor de jaarovergang en dus voor de nieuwe run van januari 2024. De kosten voor een extra run zijn € 150,- plus de stroken.

Whk premie 2024

Graag ontvangen wij, voor zover nog niet verstuurd, de beschikking van de belastingdienst over het Whk percentage voor 2024.

Jaaropgaven 2023

De daadwerkelijke jaarovergang naar 2024 wordt door Managed Services uitgevoerd en je hoeft hier verder geen actie op te ondernemen. Wij ontvangen graag een bericht wanneer wij de jaaropgaven mogen versturen. 

Klanten met eigen pensioenregeling 

Van de klanten met een eigen pensioenregeling hebben wij gegevens nodig mbt franchise etc. Ook deze ontvangen wij graag op korte termijn.

Takenafhandeling in Talent
Zorg dat alle taken zijn afgehandeld voor de jaarovergang.

2. Nieuws - korte berichten

Aanpassing reiskostenvergoeding 2024

De belastingvrije reiskostenvergoeding is aangepast. Jarenlang stond de vergoeding voor reiskosten vast op 19 cent per kilometer, maar in 2023 en 2024 is er een stijging van het belastingvrije tarief. In 2024 mag je 23 cent per kilometer vergoeden, zonder er belasting over te betalen.

Klanten met een CAO onderhouden door Visma 

Je hoeft niets te ondernemen. Visma heeft al de nodige voorbereidingen gedaan voor jouw CAO en pensioenregeling. De salarissen voor de volgende CAO’s worden per 1 januari verhoogd: Sociaal Werk (4% waarbij het uurloon minimaal € 14 bedraagt), GGZ (2% met een minimum van € 60), PLB (2%), Metaal & Techniek (0,6%) en Metalelektro (3,5% met een minimum van € 92,19). In de CAO Jeugdzorg is een principe akkoord, als dit door de leden wordt goedgekeurd dan is de verhoging per 1 januari 2024 8%.

Bezetting feestdagen 2024

Tijdens de feestdagen is de bezetting bij Managed Services minimaal. Mail je vragen in deze periode dus naar managedservices@visma.com in plaats van naar persoonlijke e-mailadressen, zodat de aanwezige collega’s de werkzaamheden kunnen oppakken. Eventuele vragen worden mogelijk wat later beantwoord dan gebruikelijk.

Vrije ruimte WKR

Dit moet uiterlijk in de aangifte van februari 2024 worden meegenomen.

CO2-registratieplicht

Deze regeling is uitgesteld tot in ieder geval 1 juli 2024.

PAWW premie 2024

Verlaging bijdragepercentage: van 0,15% in 2023 naar 0,08% in 2024.

Hier hoeft geen verdere actie op te worden ondernomen, Visma zal dit verwerken.

3. Maximum premiegrondslag

De maximum premiegrondslag stijgt volgend jaar flink naar  € 71.628,-  Dit is een forse wijziging t.o.v. het jaar 2023. Hieronder lichten we deze wijziging toe. 

Hoge/Lage premie WW

In de praktijk wordt er bij een omzetting van een tijdelijk naar vast contract vaak wel een bevestigingsbrief gestuurd met een handtekening van de werkgever, maar tekent de werknemer die brief niet. Het directe gevolg daarvan is dat er niet voldaan wordt aan de eis dat er een schriftelijk contract voor onbepaalde tijd is. De werkgever is dan dus 5 procentpunt meer premie kwijt aan de WW: 7,94% in plaats van 2,94%.

Addendum is de oplossing

De oplossing is een addendum: een document dat bij de arbeidsovereenkomst gevoegd wordt. Dat moet dan wel voldoen aan de volgende drie voorwaarden:

• Zowel de werkgever als de werknemer hebben het schriftelijke addendum ondertekend.
• Uit het addendum blijkt dat er sprake is van een overeenkomst voor onbepaalde tijd dat geen oproepovereenkomst is.
• De werkgever bewaart het addendum – of een digitale kopie ervan – bij zijn loonadministratie of in het E dossier.

Drie voorwaarden om aan te voldoen

Niet voor alle vaste contracten geldt de lage WW-premie. Er gelden namelijk drie voorwaarden. Alleen als aan al deze drie voorwaarden voldaan wordt, is de werkgever goedkoper uit:

• De arbeidsovereenkomst geldt voor onbepaalde tijd, en;
• De arbeidsovereenkomst is schriftelijk vastgelegd, en;
• De arbeidsovereenkomst is geen oproepovereenkomst.

Deze drie voorwaarden komen overeen met drie rubrieken in de loonaangifte. De werkgever moet die invullen met J, J en N – ja, ja en nee – om de lage premie toe te passen.

Heb je vragen naar aanleiding van bovenstaande? Dan horen wij dat graag via de gebruikelijke kanalen.

4. Terugblik Webinar Prinsjesdag 2023

Prinsjesdag is een belangrijk moment voor onder andere accountants en werkgevers in Nederland om op de hoogte gebracht te worden van wijzigingen in het fiscale en arbeidsrechtelijke landschap. Hieronder belichten we enkele cruciale wijzigingen die in 2024 van kracht zullen zijn.

Bekijk het volledige webinar hier terug

Introductie van het minimumuurloon

Een van de meest opvallende veranderingen is de introductie van het minimumuurloon. In de nieuwe regeling zal het minimumuurloon leidend zijn. Voor iemand van 21 jaar of ouder bedraagt dit € 13,27 per uur. 

Voor een bedrijf met een standaard werkweek van 40 uur wordt het fulltime salaris van een 21-jarige € 2300,09, voor een bedrijf met een 38-urige werkweek wordt dit € 2185,17 terwijl dit voor een bedrijf met een 36-urige werkweek € 2070,12 wordt. 

Dit zal een significante impact hebben op de loonkosten, vooral voor bedrijven met veel minimumloonwerkers.

Einde van het STAP-budget

Het STAP-budget, een subsidie voor (om)scholing van medewerkers, zal in 2024 worden afgeschaft. Het STAP-budget gaf medewerkers de mogelijkheid om per jaar €1000 opleidingsbudget aan te vragen, dit bood mogelijkheden voor medewerkers en werkgevers op het gebied van bij- en omscholing.

Wijzigingen in Loonkostenvoordeel (LKV)

Het Loonkostenvoordeel (LKV) voor oudere medewerkers (56 jaar en ouder) wordt afgeschaft. Dit maakt het voor werkgevers minder aantrekkelijk oudere medewerkers in dienst te nemen. Dit kan invloed hebben op de nog steeds krappe arbeidsmarkt. 

Aanpassingen in de Werkkostenregeling (WKR)

De vrije ruimte binnen de Werkkostenregeling, die tijdelijk was uitgebreid naar 3,0%, zal in 2024 gaan naar 1.92% tot een loonsom van €400.000. Dit betekent minder flexibiliteit voor werkgevers om onbelaste vergoedingen aan hun medewerkers te bieden. Het percentage boven een loonsom van €400.000 is in 2024 1,18%.

Fijne feestdagen!

Namens team Managed Services wensen wij iedereen hele fijne feestdagen en een gelukkig en gezond nieuw jaar! 

[#2]

Het inrichten van de functionaliteit Uitsluiten workflow

* Voortaan gebruiken we het woord Element in plaats van Rubriek. Op deze wijze sluiten we aan bij de begripsbepaling van YouServe HR Core en Payroll Business.

In HR Self Service is het vanaf nu mogelijk om voor specifieke groepen medewerkers en managers workflow tegels uit te sluiten. Dit kan in sommige gevallen handig zijn omdat in HR Self Service alle medewerkers en managers hetzelfde activiteitenprofiel delen, wat resulteert in een consistente zichtbaarheid van de tegels. Er zijn echter gevallen waarin bepaalde groepen werknemers of managers van een bepaald bedrijf specifieke tegels niet mogen zien of gebruiken. Men wil daarom tegels selectief kunnen uitsluiten voor zowel medewerkers als managers op basis van één of meerdere condities. Deze aanpak zorgt voor een efficiënt beheer van de zichtbaarheid van de tegels, zonder telkens handmatige aanpassingen te hoeven verrichten.

Je hebt de volgende mogelijkheden om workflow tegels uit te sluiten:

1. Sluit een workflow uit voor medewerkers door middel van één of meerdere condities door een element op werknemersniveau te gebruiken om te selecteren.
   De conditie dient aan de volgende voorwaarden te voldoen:
   - Alleen HRCore elementen met gegevenssoorten: PS = Persoonsgegevens, DV = Dienstverbandgegevens (contract) en KD = Kindgegevens) kunnen worden gebruikt. Elementen (eigen rubrieken) die alleen in Self Service bekend zijn, kunnen niet worden gebruikt;
   - Bij het gebruik van meerdere condities geldt het ‘EN’ statement. Als aan alle condities is voldaan, wordt de workflow uitgesloten;
   - Let op: Het werknemer element moet gevuld zijn. Niet aanwezige of lege werknemer elementen worden niet meegenomen in de selectie. Hierdoor zullen de workflow tegels bij deze werknemers wel te zien zijn in het startmenu;
   - Voor de waarde geldt dat je een maximum van 50 waardes die je kunt selecteren;
2. Sluit een workflow uit voor managers op basis van werkgeversgegevens (Werkgevernummer(s)) op het niveau van de manager.

Een daarvoor geautoriseerde manager of een professional blijft de mogelijkheid hebben om een mutatie te doen voor een medewerker die is uitgesloten voor een workflow tegel. De manager of professional moet dan wel de medewerker kunnen selecteren (geautoriseerd zijn) en moet zijn geautoriseerd om de workflow tegel te zien en te selecteren.

Instructie inrichting uitsluiten workflow

In Self Service kun je de functionaliteit: Uitsluiten workflow dmv conditie tegel vinden onder: Beheer/Autorisatie/Uitsluiten workflow dmv conditie 

Als je klikt op de tegel: Uitsluiten workflow dmv conditie kom je in het inrichtings- en overzichtsvenster.

Met de knop Begin keer je weer terug naar het Beheer menu.

De knop: Nieuwe workflow conditie gebruik je om een nieuwe conditie te creëren.

Het zoekgedeelte kun je gebruiken als je een lange lijst hebt met ingerichte condities. Je kunt zoeken op alle aanwezige kolommen velden.

Workflow / Rol / Conditie type / Conditie / Element / Omschrijving / Waarde.

In het onderste gedeelte zie je de ingerichte actieve condities. 

• Bij Workflow zie je de workflownaam waarbij de conditie actief is;
• Bij Rol Zie je ESS=Medewerker en MGR = Manager. Dit geeft aan voor welke rol deze conditie actief is;
• Bij conditietype kun je bij de optie medewerker (ESS) het type Element en Werkgever gebruiken. Bij de optie manager (MGR) kan alleen Werkgever worden gebruikt;
• De conditie is altijd ‘=’ gelijk aan;
• Bij Element wordt de Element code weergegeven. Alleen HRCore elementen kunnen hier worden gebruikt met gegevenssoort Persoon (PS), Dienstverband (DV) of Kind (KD);
• De kolom Omschrijving geeft de Element omschrijving weer;
• De kolom Waarde geeft de geselecteerde waarden weer waarvoor de conditie (uitsluiten van de workflow tegel) moet gaan gelden;
• Let op! Bij het gebruik van meerdere condities geldt het ‘EN’ statement. Als aan alle condities is voldaan, is de workflow niet meer zichtbaar in het startmenu voor de medewerker.

Hoe gaat het in zijn werk?

 
Klik op de knop: Nieuwe workflowconditie

Vervolgens selecteer je de betreffende workflow waar je een uitsluiting wilt realiseren. Kies daarna bij Rol voor ESS (Medewerker) of MGR (Manager) om te bepalen voor welke rol de uitsluiting dient te worden ingericht. Hierna kun je in het veld Conditie type voor de ESS (Medewerker) gebruiken om een element te selecteren:

1. Je selecteert eerst de betreffende workflow tegel welke je wilt gaan uitsluiten. In dit voorbeeld heet de workflow Wijzigen contracturen;
2. Hierna selecteer je de rol Medewerker (ESS) of Manager (MGR);
   

   
   Klik op opslaan

   
3. Je kunt nu bij conditie type bij de optie medewerker (ESS) het type Element en Werkgever gebruiken. Bij de optie manager (MGR) kan alleen Werkgever worden gebruikt. In dit voorbeeld kiezen we voor Element;
   
4. Je kunt nu een Element (Rubriek) selecteren. In dit geval kiezen we voor Element Type medewerker 7393PS
   
5. De conditie is altijd ‘=’ gelijk aan;
   
   
   
6. Dit element heeft onderstaande waarden om te selecteren. We kiezen in dit voorbeeld de Waarde Stagiair. Klik op Opslaan.
   
   

   Klik op de knop Opslaan om de geselecteerde waarden te bevestigen en te bewaren. 

   De geselecteerde waarden worden getoond in het overzichtsvenster. Klik nogmaals op Opslaan om definitief te bevestigen.
   
   
   
7.  De zojuist aangemaakte conditie wordt dan op deze wijze getoond in het overzichtsvenster
   

• Vanaf nu wordt de workflow Wijzigen contracturen niet meer getoond bij alle stagiaires;
• Je kunt hier meerdere condities creëren bij een workflow. Hierbij geldt altijd het “EN” statement. Dus aan alle condities moet worden voldaan voordat de workflow tegel wordt uitgesloten.
  

Het creëren van een conditie om een workflow uit te sluiten bij een Managersrol werkt op dezelfde wijze als bij een Medewerker.