om een gepersonaliseerde navigatie te krijgen.
om een gepersonaliseerde navigatie te krijgen.
Hieronder lees je welke stappen je moet doorlopen bij de jaarovergang naar het nieuwe verlofjaar.
Wij adviseren om het volgende verlofjaar al vast voor te bereiden door het uitvoeren van de volgende acties:
Basisinrichting verlof gereed?
Let er op dat de basisinrichting voor verlof gereed is. Dit houdt in dat:
Let op: de jaartallen in de afbeeldingen kunnen afwijken
In de afbeeldingen hieronder kunnen andere jaartallen staan. Je kunt waar een afwijkend jaartal staat, natuurlijk 2023 voor het oude jaar en 2024 voor het nieuwe verlofjaar invullen.
Nieuw verlofjaar zo laat mogelijk activeren
Wij adviseren om het nieuwe verlofjaar zo laat mogelijk te activeren, bij voorkeur in het volgende jaar.
Let op: als je gebruik maakt van Feestdagen (stap 3), kun je stap 2a overslaan.
Maak je gebruik van feestdagenclusters, volg dan de stappen hieronder. Meer informatie over feestdagenclusters vind je in de online help, zoekterm Feestdagenclusters.
Als een feestdagencluster aan het dienstverband van een medewerker is gekoppeld, wordt voor die medewerker rekening gehouden met de specifieke feestdagen die in dat cluster staan.
Stap 1: Kies in het menu Instellingen > Werkpatroon > Feestdagenclusters.
Het scherm Feestdagenclusters opent (afb 01),
Stap 2: Selecteer de Peildatum waarop je het feestdagencluster wilt aanpassen of aanmaken.
afb. 01
Stap 3:
nieuw feestdagencluster aanmaken.
Stap 4: Selecteer de feestdagen
Stap 5:
Feestdagencluster koppelen aan medewerker.
Als aan een medewerker een feestdagencluster is gekoppeld, dan zijn in het jaarrooster de feestdagen van dit cluster blauw gekleurd.
Het toekennen en genereren van werkroosters doe je via het menu Instellingen > Werkpatroon > Werkrooster genereren.
Let op: deze actie moet je per bedrijf uitvoeren.
afb. 02
Let op: Als je gebruik maakt van het Feestdagencluster, kan je stap 3 overslaan.
Stap 1: kies Instellingen > Vastlegging > Waardencluster.
Het scherm Waardencluster opent (afb. 03).
afb. 03
Stap 2: selecteer de juiste ingangsdatum.
Stap 3: selecteer de gewenste doelgroep. Let er hierbij op dat je bij Soort doelgroep kiest voor het niveau waarop je altijd de feestdagen inregelt: klant- of bedrijfsniveau.
Stap 4: kies het element Feestdag.
Stap 5: klik op de knop Open. Het scherm met de feestdagen opent. Selecteer de algemene en jaarlijkse feestdagen die voor jouw bedrijf van toepassing zijn.
Voordat je het volgende verlofjaar definitief kunt vrijgeven aan de medewerkers binnen de organisatie, leg je het collectief verlof vast.
Een collectieve verlofaanvraag leg je vast via Instellingen > Verlof > Collectief verlof (afb. 04).
afb. 04
Veld |
Toelichting |
Datum collectief verlof |
Je moet per dag een collectieve verlofaanvraag vastleggen. |
Verlofsoort |
Selecteer een verlofsoort uit de lijst. |
Aantal verlofuren |
Vul hier geen uren in als het collectief verlof verrekend moet worden volgens het werkrooster van de medewerkers. |
Soort verrekening |
Selecteer een van de opties:
met verlofsaldo. |
Afdeling |
Je kunt een collectieve verlofdag vastleggen per afdeling. Let op: dit raden wij niet aan, tenzij het echt noodzakelijk is. |
Reden verlof |
Kies hier een reden voor het verlof. Wij raden je aan om dit te doen. |
Memo |
Via dit veld kun je eventueel een vrije tekst vastleggen. |
Het kan natuurlijk binnen de organisatie voorkomen dat er tijdens een collectieve vakantiedag medewerkers aan het werk zijn. Je kunt het collectief verlof dan per medewerker blokkeren in de verlofaanvraag (afb. 05).
afb. 05
Als het verlof wordt geblokkeerd, worden de uren teruggeboekt naar 0,00 (afb.06).
afb. 06
Controleer voordat je het nieuwe verlofjaar start de inrichting van de verlofregeling. Mogelijk zijn er binnen jouw organisatie voor het volgende verlofjaar andere afspraken van toepassing waardoor het nodig is de inrichting aan te passen.
Bij het toekennen van verlofrechten voor het nieuwe verlofjaar 20JJ, worden de resterende verlofsaldi van de verlofsoorten (als dit zo is ingericht bij de verlofregeling) overgeheveld en worden de verlofrechten voor het nieuwe verlofjaar toegekend.
afb. 07
Toekennen verlofrechten uitvoeren voor ieder bedrijf afzonderlijk
Binnen een bedrijf worden alle verlofregelingen meegenomen. De actie is pas voltooid als je een datum en een tijd ziet in het overzichtsscherm. Houd er rekening mee dat je deze actie voor elk bedrijf afzonderlijk moet uitvoeren.
Voltooien duurt enige tijd
Na deze actie zijn bij de functie Medewerker > Verlof > Verlofsaldo de verlofkaarten van de medewerkers voor het volgende verlofjaar zichtbaar. Het duurt enige tijd voordat de kolom Overgeheveld is gevuld met het overgehevelde saldo van het voorgaande verlofjaar (indien van toepassing).
Verwerkingsverslag
Het verwerkingsverslag kun je oproepen via Rapporten > Mijn rapporten.
Als je in HR Core Business het toekennen van verlofrecht voor het komende verlofjaar hebt uitgevoerd, is het verlofrecht berekend en heeft het overhevelen van de restsaldi van het voorgaande verlofjaar plaatsgevonden. Wij vragen extra aandacht voor verlofaanvragen en verlofrechtmutaties over het voorgaande jaar. Zie hierna.
Als een medewerker, nadat de verlofrechten voor het nieuwe jaar zijn berekend, alsnog een verlofaanvraag indient die betrekking heeft op het voorgaande verlofjaar, wordt de overheveling van het verlofsaldo van het vorige naar het nieuwe verlofjaar automatisch herrekend.
Als je voor een medewerker, nadat het nieuwe verlofjaar is geactiveerd, alsnog een Extra Individueel verlofrecht moet vastleggen met een boekingsdatum die valt in het vorige verlofjaar, dan wijzigen daarmee de rechten van het vorige jaar.
Gewijzigde rechten van het vorige verlofjaar worden niet automatisch verwerkt in het huidige verlofjaar. Zie hiervoor de uitleg bij vraag 5 van de Veelgestelde vragen.
De verlofaanvraag wordt verwerkt op basis van de begindatum van de verlofaanvraag waarbij wordt gekeken of er voldoende saldo is en of er een vervaldatum aan de verlofsoort is gekoppeld. Op basis van deze gegevens zal de verlofaanvraag verwerkt worden.
Er wordt een verlofaanvraag vastgelegd van 29 december 2023 t/m 4 januari 2024. In het actieve verlofjaar (2023) wordt de volledige verlofaanvraag van begindatum t/m einddatum getoond, maar alleen de uren voor 2023 (= 24 uur) worden afgeschreven en getoond (afb .08).
afb. 08
Hierbij wordt gekeken of er voldoende saldo is en of er een vervaldatum aan de verlofsoort is gekoppeld. Zodra het verlofjaar 2024 actief is, worden de verlofuren die van toepassing zijn op dit verlofjaar verrekend.
De verlofaanvraag wordt verwerkt op basis van de begindatum van de verlofaanvraag. Hierbij wordt gekeken naar de inhoud van de verlofregeling (op full time basis). De uren van de verlofaanvraag worden gereserveerd. De medewerkers zien wel de verlofaanvraag die is ingelegd, maar niet hun saldo van 2023.
Er wordt een verlofaanvraag vastgelegd van 29 december 2021 t/m 4 januari 2022. In het actieve verlofjaar (2022) wordt de volledige verlofaanvraag getoond, maar alleen de uren voor 2022 worden afgeschreven en getoond, waarbij het systeem kijkt of er voldoende saldo is en of er een vervaldatum aan de verlofsoort is gekoppeld.
Bij een fulltime dienstverband is dit 8 uur omdat 1 januari als feestdag is aangemerkt (afb. 09). Voor het verlofjaar 2021 zijn de opgenomen 24 uur afgeboekt in 2021 en tevens gecorrigeerd in de kolom overgehevelde uren bij het verlofjaar 2022.
afb. 09
Bij een verlofaanvraag over het jaar heen via automatisch afboeken, worden in het actieve verlofjaar de uren afgeboekt van de verlofsoort waar nog uren voor zijn. Dit houdt in dat de uren die worden afgeboekt, kunnen worden verdeeld over zowel wettelijk als bovenwettelijk verlof. De uren voor het volgende jaar worden opnieuw vastgesteld op basis van de Prioriteits die is vastgelegd in de verlofsoort. Meer informatie - Online help: zie de toelichting in het helponderwerp Verlofregeling voor het veld Prioriteit en de optie Automatische afboeking.
Als je nog een extra individueel recht wilt toekennen aan een of meer medewerkers, kun je het beste de volgende stappen doorlopen.
Stap 1
Voer de gewenste extra individuele verlofrechten in voor de betreffende medewerker via de functie Medewerker > Verlof > Extra Individueel Verlofrecht.
Let op: kies hier voor de juiste peildatum.
Stap 2
Ga naar het verlofsaldo van de medewerker.
Na de herberekening wordt het scherm automatisch ververst en zit je in het actieve verlofjaar. Als je teruggaat naar het vorige verlofjaar zie je dat de uren zijn toegekend en in het actieve verlofjaar correct zijn overgeheveld.
Het is mogelijk om Extra individueel verlofrecht (collectief) te importeren via het menu Beheer > Import/Export > Aanmaken Excel bestand. Volg hiervoor de volgende stappen
Stap 1
Open het Excel-bestand door bij het menu Beheer > Import/Export > Aanmaken Excel bestand de definitie Importeren Extra Individueel Recht te selecteren en rechts onderin het scherm te klikken op de knop Maak bestand (afb. 10).
afb. 10
Stap 2
Bekijk het Excel-bestand. Dit ziet eruit zoals in afb. 11 en kan voor jou qua kolomindeling afwijken.
afb. 11
Stap 3
afb. 12
Stap 4
afb. 13
Stap 5
Je kunt nu de kolommen vullen met de gegevens van de medewerkers waarvoor een Extra Individueel Verlofrecht moet worden toegekend. Je ziet in dit voorbeeld dat in de kolommen waar een cijfer wordt ingevuld, een ‘ verschijnt. Dit is het juiste format (afb. 13).
Onderaan het Excel-bestand zie je twee tabbladen. Hierin vind je de codes voor Type recht en Verlofsoort (afb.14). Bij de verlofsoort kun je kiezen voor de verlofsoorten die in de verlofregeling(en) zijn opgenomen. Vervolgens sla je het Excel-document lokaal op je PC op.
afb. 14
Stap 6
Selecteer het bij stap 5 opgeslagen Excel-bestand met de knop Browse door via het menu Beheer > Import/Export > Importeer Excel bestand de importdefinitie Importeren Extra Individueel Recht te selecteren.
Klik op de knop Importeer bestand rechts onderin het scherm om het bestand in te lezen en de Extra Individuele Rechten bij de betreffende medewerkers te boeken (afb. 15).
afb. 15
De twee meest voorkomende oorzaken zijn:
1. Het veld Max aantal over te hevelen uren is niet correct gevuld in de verlofregeling.
Dit kun je aanpassen door het wijzigen van de verlofregeling via het menu Instellingen > Verlof > Verlofregeling.
Controleer of het veld Max aantal over te hevelen uren in de betreffende verlofsoort inderdaad niet correct is ingevuld.
Als je de verlofregeling aanpast, moet je daarna via Instellingen > Verlof > Verlofrecht de actie Huidig verlofjaar corrigeren uitvoeren.
Let op: correcties in een verlofregeling moet je aanpassen met de juiste peildatum. In deze situatie is dit 1 januari van het voorgaande verlofjaar = 1-1-2023.
2. Als een medewerker per 1-1-2024 een andere verlofregeling krijgt, worden eventuele restsaldi, zowel positieve als negatieve, niet overgeheveld.
We adviseren om hiervoor contact op te nemen met een consultant.
Bij het starten van het verlofjaar 2024 zijn vervallen uren uit het verlofjaar 2023 niet meer zichtbaar. In HR Core Business kun je deze vervallen rechten nog terugzien via het verlofjaar 2023 menu Medewerker > Verlof > Verlofsaldo.
* Voortaan gebruiken we het woord Element in plaats van Rubriek. Op deze wijze sluiten we aan bij de begripsbepaling van YouServe HR Core en Payroll Business.
In HR Self Service is het vanaf nu mogelijk om voor specifieke groepen medewerkers en managers workflow tegels uit te sluiten. Dit kan in sommige gevallen handig zijn omdat in HR Self Service alle medewerkers en managers hetzelfde activiteitenprofiel delen, wat resulteert in een consistente zichtbaarheid van de tegels. Er zijn echter gevallen waarin bepaalde groepen werknemers of managers van een bepaald bedrijf specifieke tegels niet mogen zien of gebruiken. Men wil daarom tegels selectief kunnen uitsluiten voor zowel medewerkers als managers op basis van één of meerdere condities. Deze aanpak zorgt voor een efficiënt beheer van de zichtbaarheid van de tegels, zonder telkens handmatige aanpassingen te hoeven verrichten.
Je hebt de volgende mogelijkheden om workflow tegels uit te sluiten:
Een daarvoor geautoriseerde manager of een professional blijft de mogelijkheid hebben om een mutatie te doen voor een medewerker die is uitgesloten voor een workflow tegel. De manager of professional moet dan wel de medewerker kunnen selecteren (geautoriseerd zijn) en moet zijn geautoriseerd om de workflow tegel te zien en te selecteren.
Instructie inrichting uitsluiten workflow
In Self Service kun je de functionaliteit: Uitsluiten workflow dmv conditie tegel vinden onder: Beheer/Autorisatie/Uitsluiten workflow dmv conditie
Als je klikt op de tegel: Uitsluiten workflow dmv conditie kom je in het inrichtings- en overzichtsvenster.
Met de knop Begin keer je weer terug naar het Beheer menu.
De knop: Nieuwe workflow conditie gebruik je om een nieuwe conditie te creëren.
Het zoekgedeelte kun je gebruiken als je een lange lijst hebt met ingerichte condities. Je kunt zoeken op alle aanwezige kolommen velden.
Workflow / Rol / Conditie type / Conditie / Element / Omschrijving / Waarde.
In het onderste gedeelte zie je de ingerichte actieve condities.
Klik op de knop: Nieuwe workflowconditie
Vervolgens selecteer je de betreffende workflow waar je een uitsluiting wilt realiseren. Kies daarna bij Rol voor ESS (Medewerker) of MGR (Manager) om te bepalen voor welke rol de uitsluiting dient te worden ingericht. Hierna kun je in het veld Conditie type voor de ESS (Medewerker) gebruiken om een element te selecteren:
Klik op opslaan
Klik op de knop Opslaan om de geselecteerde waarden te bevestigen en te bewaren.
De geselecteerde waarden worden getoond in het overzichtsvenster. Klik nogmaals op Opslaan om definitief te bevestigen.
Het creëren van een conditie om een workflow uit te sluiten bij een Managersrol werkt op dezelfde wijze als bij een Medewerker.
Copyright 2022 Visma Community. All right reserved.