Status
De Bestandsuitwisseling module is nu “Algemeen Beschikbaar” voor HR Core OnPremise gebruikers. Dit betekent dat je zelf de autorisatie kunt toekennen in Autorisatiebeheer. Bestandsuitwisseling is de vervanger van handmatig Zenden/Ontvangen met IBU.
De applicatie Bestandsuitwisseling is standaard beschikbaar in Autorisatiebeheer. In Autorisatiebeheer kan de beheerder rechten geven voor de verschillende filetypes aan de desbetreffende gebruikers.
Heb je nog geen toegang tot Autorisatiebeheer? Dien een ticket in bij 4Me en vermeld daarin de gebruikers die toegang moeten krijgen tot Autorisatiebeheer. Wij zullen er dan voor zorgen dat deze gebruikers worden toegevoegd.
Wat je moet doen
Ken in Autorisatiebeheer de juiste (onderstaande) rechten toe aan je gebruikers aan de hand van de volgende stappen.
NOOT: Indien je nog niet bekend bent met Autorisatiebeheer kun je hier lezen hoe je Autorisatiebeheer kunt gebruiken.
Stap 1: Maak een nieuwe Autorisatie aan, door in het startscherm van Autorisatiebeheer op ‘Autorisatie toevoegen’ te klikken. Vul de naam in voor de nieuwe Autorisatie en ken vervolgens de nieuwe Autorisatie toe aan ‘Alle gebruikers’ of ‘Specifieke gebruikers’. Voeg de applicatie Bestandsuitwisseling toe aan de nieuwe Autorisatie met de volgende rechten:
- Toegang tot Bestandsuitwisseling
- Zend testbestanden naar Bestandsuitwisseling
- Ontvang testbestanden van Bestandsuitwisseling
Met deze rechten hebben de gebruikers, aan wie de nieuwe Autorisatie is toegekend, toegang tot Bestandsuitwisseling, maar alleen voor de testbestanden en nog geen rechten voor applicatie specifieke bestanden. Lees dit kennis artikel hoe je kunt testen met Bestandsuitwisseling.
Stap 2: Voeg alle gewenste applicaties en hun specifieke rechten toe aan de juiste autorisatiegroepen. Hierbij is het mogelijk om aan één Autorisatie meerdere applicaties inclusief bijbehorende rechten te koppelen:
HR Core OnPremise
- Zend EDI INH bestanden naar EDI module
- Zend UWV Digi-ZSM bestanden naar UWV
- Zend SBFT bestanden naar Payroll Gemal
- Ontvang Gemal Salarisregelingen
- Ontvang HR Core Upgrades
Betaalmanager
- Ontvang downloads van Betaalmanager Gemal
- Ontvang opdrachten van Betaalmanager Gemal
Payroll Gemal Direct
- Ontvang bestanden van Payroll Gemal Direct
Salarisdossier Gemal
- Ontvang bestanden van Salarisdossier Gemal
Personeelsdossier
- Ontvang bestanden van Personeelsdossier
- Zend bestanden naar Personeelsdossier
Youforce Account Beheer
- Zend XSSO bestanden naar Gebruikersbeheer
- Zend Dienstverbanden CSV bestand naar Gebruikersbeheer
- Zend Organisatie bestanden naar Gebruikersbeheer
- Zend Roltoewijzing bestanden naar Gebruikersbeheer
Flex Benefit
- Ontvang TE bestanden van Flex Benefits
Self Service
- Zend HI CSV bestand naar Self Service
- Zend HI XML bestand naar Self Service
Stap 3. Controleer of alle gebruikers, die toegang moeten hebben tot Bestandsuitwisseling, toegevoegd zijn aan deze autorisatie. Dit kan per gebruiker of via het rapport.
Stap 4. Aanvullend dient in de applicaties ‘Betaalmanager’ en ‘Payroll Gemal Direct’ te worden ingesteld dat de bestanden verstuurd worden naar Bestandsuitwisseling in plaats van naar Zenden & Ontvangen. Een overzicht van de acties per applicatie staan op deze community pagina .
Stap 5. Bestandsuitwisseling is op dit moment beschikbaar in Mijn Youforce, maar kan ook worden bereikt via de "Bestandsuitwisseling" -tegel op de Youforce Desktop. In dat laatste geval moet de tegel wel worden geautoriseerd via Toegangsbeheer.
Extra informatie
- Gebruikers moeten zich aanmelden via het nieuwe inloggen om gebruik te kunnen maken van Bestandsuitwisseling.
- Bestanden kunnen gedurende 1 maand worden opgehaald/ontvangen.
- Bestanden kunnen gedurende 1 maand zo nodig meerdere malen worden ontvangen.
- Bij verzenden van bestanden wordt er een kopie van de te verzenden bestanden verstuurd. Het verzonden bestand blijft lokaal beschikbaar.
- Ontvangen bestanden worden opgeslagen in de Download directory die in je browser is geconfigureerd. Wil je bestanden in verschillende directories ontvangen dan kan dat door je browser zo te configureren dat hij bij elke download vraagt om een directory waar de bestanden gedownload moeten worden.
- De Nederlandse en Engelse taal worden ondersteund. De gebruikte taal volgt de keuze die je bij de persoonlijke instellingen in Mijn Youforce hebt gemaakt.
- Het is mogelijk om tegelijkertijd meerdere bestanden te ontvangen. Zie Release-opmerkingen Bestandsuitwisseling update 16-10-2023.
Kennisartikelen
Visma Denemarken
Visma Finland
Visma Letland
Visma Nederland
Visma Noorwegen
Visma Zweden
Visma Developers & Partners
Visma Latijns-Amerika