Personeelsdossier - Productdocumentatie

[#1]

Hier vind je de handleidingen van Personeelsdossier.

In Personeelsdossier kun je de relevante documenten van jouw medewerkers opslaan en raadplegen die gezamenlijk het personeelsdossier vormen. Je kunt Personeelsdossier benaderen met de menu-optie Personeelsdossier in Youforce of YouServe. Raadpleeg voor meer informatie over de werking van Personeelsdossier de handleidingen, die je als .pdf-bestand opvraagt met de volgende hyperlinks:

• Beheerhandleiding
• Gebruikershandleiding
• Specificaties bulkimport

Bewaartermijnen

Binnen Personeelsdossier wordt gebruik gemaakt van bewaartermijnen per documentsoort. Deze zijn gebaseerd op de minimale en/of maximale bewaartermijnen die voor documenten zijn voorgeschreven in verschillende wetsartikelen. In onderstaand document vind je een overzicht van de bewaartermijnen van specifieke gegevens, met verwijzing naar de relevante wetgeving:

• Overzicht bewaartermijnen 
  
  

Opmerking: dit overzicht is slechts een opsomming van een aantal wetsartikelen die relevant zijn voor het bewaren van personeelsdossier. Jouw organisatie is zelf verantwoordelijk voor het bepalen en correct toepassen van de bewaartermijnen voor de verschillende documentsoorten, zodat de personeelsdossier volgens de Algemene Verordening  Gegevensbescherming (AVG) worden beheerd.

Het staat een organisatie vrij om af te wijken van deze bewaartermijnen, mits daarvoor een gerechtvaardigd belang is. Organisaties die moeten voldoen aan de Archiefwet zullen hier selectielijsten voor hebben opgesteld die waar relevant voor personeelsdossiers afwijkende bewaartermijnen kunnen bevattten.

API

Voor koppelingen tussen externe systemen en Personeeldossier kan gebruik worden gemaakt van de Personeelsdossier API. Met deze API kunnen de binnen Personeelsdossier beschikbare documentsoorten en medewerkers worden uitgevraagd en kunnen (gescande) documenten worden opgeslagen in het dossier van een medewerker. De documentatie over de Personeelsdossier API bestaat uit:

• Beheerhandleiding API 
  
  Deze handleiding bevat de instructies om de benodigde credentials aan te maken om vanuit de 'client'-software de API aan te kunnen roepen.
  
  
• Technische documentatie
  
  Op deze web-pagina staat de documentatie van de API die bedoeld is voor softwareontwikkelaars die de koppeling tussen de 'client'-software en de API tot stand gaat brengen.
  
  
• Personnel File API - Postman Collection
  
  Met behulp van dit bestand kan de interface van de API ingeladen worden in Postman. Met Postman kunnen de verschillende endpoints worden aangeroepen ten behoeve van test- en controledoeleinden.
  
  
  

[Lieke Sterk Huis]

@Arthur Kemp en @Peter van Miltenburg, in de beheerhandleiding zie ik niet terug hoe ik kan controleren dat ik de juiste autorisaties heb ingericht in de MGR-rol of <<manager>>? Op pagina 24 en 25 staat nog de oude omgeving en informatie. Ik mis de informatie die te zien is via Mijn Youforce. Ik ben namelijk een instructie aan het maken voor de vakantieperiode en meestal moest ik nog een extra actie uitvoeren in Autorisatie Personeelsdossier voor een MGR als deze al gekoppeld is in de organisatiestructuur. Is dit niet meer nodig dan? 

[Peter van Miltenburg]

@Lieke Sterk Huis 
In principe hoef je maar één keer de rol <Manager> in de autorisatiemodule in te richten zoals beschreven op pagina 27. Dus welke globale privileges van toepassing zijn en welke documentsoorten zichtbaar zijn (lezen/toevoegen/vervangen/verwijderen). Gebruikers die daarna met de roltoewijzing Manager binnenkomen krijgen die rechten en het systeem bepaalt van welke medewerkers de gebruiker manager is volgens de beschrijving op pagina 24/25. De optie binnen  'Gebruikersinstellingen beheren' onderaan pagina 25 is niet meer beschikbaar inderdaad, maar dat is eigenlijk een oude instelling die destijds om compatibiliteitredenen is toegevoegd en die standaard altijd aanstaat. Mocht je een vraag hebben over een specifieke situatie dan raad ik je aan een call in te dienen via 4me met een concreet voorbeeld, zodat we dat uit kunnen zoeken.