Mijn Communities
Help

Workflow starten obv actieve signalering

24-03-2023 16:25 (Bijgewerkt op 24-03-2023)
  • 11 Antwoorden
  • 9 kudos
  • 1864 Weergaven

HR Core Online kent binnen de module Actieve Signalering de mogelijkheid om op basis van signalen workflows in HRSS voor managers en professionals te starten.

Denk hierbij bijvoorbeeld aan een signaal dat 3 maanden voor de afloopdatum van het tijdelijke contract gegenereerd wordt. De manager van de betreffende medewerker kan vervolgens middels een workflow in Self Service bepalen wat er met het contract dient te gebeuren: verlengen, van bepaalde naar onbepaalde tijd omzetten, of de medewerker uitdienst melden.

In dit kennisartikel wordt in een 3-tal stappen beschreven hoe je deze functionaliteit kunt toepassen.

 

Stap 1: Vastleggen signaaldefinitie van het type workflow

De functie Signaaldefinitie (417610) is in Beaufort te vinden via het volgende pad: Actieve signalering > Inrichting actieve signalering > AS Generiek > Signaaldefinitie.

Bij het definiëren van een signaal heb je de mogelijkheid om een signaal van het type ‘Workflow’ aan te maken. In het tabblad ‘Signalering’ is onderin het scherm een checkbox ‘Versturen via Workflow’ beschikbaar.

 

Een signaal kan tegelijkertijd van het type ‘Youforce’ en ‘Workflow’ zijn waardoor er meerdere signalen tegelijkertijd worden aangemaakt. Dus één signaaldefinitie waarbij beide opties aangevinkt zijn, leidt dan tot 2 signalen. Dit is terug te zien in de functie ‘Bewaken acties’ (417550).

 

Na het aanvinken van de optie ‘Versturen via Workflow’ moet de betreffende workflow worden gekozen. Hierbij kun je kiezen uit de door jouw organisatie in Self Service gedefinieerde workflows.

 

FrankJHMPoell_0-1679671312426.png

 

Op basis van de signaaldefinitie zullen op basis van mutaties op de brondatum automatisch workflow gerelateerde signaleren gegenereerd worden.

 

Stap 2: Verzenden acties Workflow naar Self Service

Met de functie 'Starten acties Workflow' (100283) worden de signaleringen ook daadwerkelijk naar Self Service verstuurd om daar verder te worden verwerkt. Je kunt deze functie in de batch plaatsen.

 

FrankJHMPoell_1-1679671312429.png

 

Met deze functie kun je alleen acties naar Self Service sturen. Als de actie ook gepland staat om op de centrale takenlijst van Youforce getoond te worden, moet je de functie 'Verzenden acties Youforce' (100284) gebruiken welke ook in de batch geplaatst kan worden.

 

 

Stap 3: Afhandelen workflow in Self Service

De workflow wordt vervolgens automatisch opgestart bij de juiste gebruiker in Self Service.

 

FrankJHMPoell_2-1679671312430.png

 

Er zijn wel een aantal voorwaarden waaraan de flow in Self Service moet voldoen:

  • Het formulier (of meerdere formulieren) moet(en) in een dialoog geplaatst zijn;
  • Alleen formulieren en dialogen met type ‘G’ (dus geen bijzondere formulieren, zoals Nieuwe Medewerker, Declaraties of Verlof);
  • Een ‘lege’ begin-activiteit in de workflow. Noem deze activiteit bijvoorbeeld ‘Actief signaal’.
  • Richt slechts één knop in. Geef in de vervolgstap aan wat de eerste echte activiteit moet zijn.
  • Zet geen autorisaties op de ‘lege’ begin-activiteit.

Onderstaand screenshot geeft een beeld van hoe dat eruit zou kunnen zien.

 

FrankJHMPoell_3-1679671312431.png

 

Aandachtspunten:

  • Indien u de naam van de workflow in Self Service aanpast, dan dient u ook de signaaldefinitie in HR Core Online aan te passen aan de hand van deze nieuwe naam.
  • Indien u naast de optie ‘Versturen via Workflow’ ook de optie ‘Tonen op centrale takenlijst Youforce’ aan vinkt, dan dient u bij ‘Rol. org. eenheid’ dezelfde rol te kiezen als de rol zoals u die geconfigureerd heeft voor de workflow in Self Service. Doet u dit niet, dan kan het bijvoorbeeld zijn dat het signaal vanuit HR Core Online op de takenlijst in Youforce bij de ene rol aankomt en het signaal vanuit Self Service bij een andere rol. Bij wijziging in de definitie moet de functie ‘handmatig genereren signalen’ (417620) worden gedraaid zodat de wijziging doorgevoerd wordt bij de acties die al klaar staan om verzonden te worden.
  • Een signaaldefinitie waarbij de optie ‘Versturen via workflow’ is aangevinkt, kan geen herhalend signaal zijn.
Opmerkingen
Gerdine
CHAMPION *
door Gerdine (Bijgewerkt ‎30-11-2023 21:25 door Gerdine )

Ik zou graag actieve signalering willen testen voor mij zelf. Kan ik vanuit BOL ook aangeven dat actieve signalering naar workflow alleen voor mij klaar gezet kan worden en zo ja hoe?

Anonymous
Niet van toepassing
door Anonymous (Bijgewerkt ‎30-11-2023 21:32 ( )

@Gerdine  Dat kan zeker. Je kunt voor de brondatum bijvoorbeeld een eigen rubriek gebruiken en deze alleen bij jezelf (bij je eigen dienstverband) vullen met een datum  in Beaufort. De workflow/mutatie wordt in dit geval alleen voor jezelf gegenereerd. Kies in dit geval wel een datum waardoor de signalering ook daadwerkelijk wordt afgeroepen (via de ingevulde conditie).  

door Robert Kuijpers

@Frank JHM Poell Hallo Frank, in november was een webinar over dit onderwerp, is daar nog een opname van beschikbaar?

door Frank JHM Poell

Hoi @Robert Kuijpers, je kunt deze webinar hier terugvinden!

Eenkhoorn
CONTRIBUTOR *
door Eenkhoorn (Bijgewerkt ‎25-01-2024 13:18 door Eenkhoorn )

Beste. Is het ook mogelijk om een signaalstart die zo is ingericht dat hij 1x per jaar een workflow klaar zet, door een keuze in die workflow extra tussentijds nog een keer de workflow start? En als er geen keuze wordt gemaakt, gewoon weer na een jaar?

 

Zoiets als hieronder;

  • 1 jaar na indiensttreding -> door signaalstart klaargezette workflow met gespreksformulier jaargesprek
  • 2 jaar na indiensttreding -> door signaalstart klaargezet gespreksformulier jaargesprek > hierin met een vinkje en/of datumveld extra tussentijds gesprek gepland
  • 2.5 jaar na indiensttreding -> op basis van ingegeven datum een extra klaargezet gespreksformulier
  • 3 jaar na indiensttreding -> volgens regulier signaalstart  gespreksverslag
RobZuethof
CHAMPION **
door RobZuethof

@Frank JHM Poell   link naar opname werkt niet meer. 404 error

door Frank JHM Poell

Goedemorgen @RobZuethof, door recente wijzingen in onze website is de link klaarblijkelijk komen te vervallen. Ik ga op zoek naar een andere manier om de opname te delen!

IngeZie
CONTRIBUTOR ***
door IngeZie

@Frank JHM Poell Zou ik de opname van de webinar ook mogen ontvangen. 

door Frank JHM Poell

Hi @RobZuethof en @IngeZie, inmiddels is de link weer hersteld en hier terug te vinden!

IngeZie
CONTRIBUTOR ***
door IngeZie

@Frank JHM Poell Top, dank je wel. 

 

RobZuethof
CHAMPION **
door RobZuethof

@Frank JHM Poell  Dankjewel

Medewerkers