Q&A - Webinar #3 Youforce Reporting Pro

[#1]

Work in progress

Wanneer stopt report builder? In Youforce Reporting geen mogelijkheid om query aan te passen bij de klassieke rapporten.

Report Builder wordt in stappen uitgefaseerd. Bij iedere stap worden er 1 of meerdere report builder modellen niet meer beschikbaar, waardoor de rapporten die deze modellen gebruiken niet meer werken. De rapporten blijven bestaan, maar ze zullen dan niet meer werken. Alle andere rapporten die nog wel werkende modellen hebben, blijven werkend en voorlopig heb je ook nog de mogelijkheid om deze rapporten aan te passen. Verlof stop als eerst, eind september, verzuim eind januari 2024 en andere modellen later in 2024. De klassieke rapporten zijn zichtbaar in youforce reporting op basis van de autorisaties binnen de Managementinformatie-tegel, maar het aanpassen ervan gebeurd nog steeds via 'Ad-hoc rapportages' op de MI-tegel.

Kun je dan ook in Verzuimmanagement geen rapporten meer draaien in januari 2024? Dus alleen in Youforce Reporting?

Verzuimmanagement is een aparte applicatie. De rapporten hierbinnen staan los van youforce reporting. Je kunt deze dus blijven draaien.

Vervallen de rapporten met label 'standaard' en 'klassiek' ook of alleen met label 'klassiek'?

Het gaat om rapporten met het label 'klassiek'. Sommige rapporten hebben twee labels inderdaad, 'klassiek' en 'standaard', deze komen dus ook te vervallen.

Wat als je geen Mijn Youforce hebt of snel gaat krijgen, blijft dan wel Youforce Report Builder actief?

Nee, het maakt niet uit of je wel of geen gebruik maakt van Mijn Youforce, het gaat om Report Builder zelf.

Worden de rapporten die ooit door Raet zijn gemaakt als standaard rapport wel omgezet naar Reporting? of moet je die ook zelf aanpassen?

Raet heeft een nieuwe set aan standaardrapporten en dashboards in Youforce Reporting gemaakt. Daarin is op basis van het gebruik van de rapporten de keuze gemaakt om een reporting-variant te maken. Je zult dus niet een-op-een de lijst met standaardrapporten zien.

Kun je in Report builder nog wel de "bouw" benaderen als de data niet meer beschikbaar is?

Je kunt via de managementinformatie-tegel nog wel report builder openen en de rapporten, maar er zullen wel beperkingen zijn in wat je kunt zien binnen het rapport. Je kunt bijvoorbeeld niet in de query (gegevensset), maar je kunt wel de bewerkingen buiten de query zien.

Een rapport kan je opslaan, maar kan een collega's er dan ook bij?

Als je een rapport in Youforce Reporting maakt, dan is deze alleen nog maar zichtbaar voor jou. Je kunt dit rapport promoveren (let op: promoveren is een apart recht dat in Autorisatiebeheer aangezet moet zijn). Daarmee stel je het beschikbaar aan andere (groepen) gebruikers.

Kan er inzichtelijk worden gemaakt hoe een Klassiek rapport is opgebouwd, zodat dit kun (na)bouwen in Youforce reporting? Veel rapporten heb ik niet gebouwd, dus moet ik eerst weten hoe het klassieke gebouwd is.

Je kunt via 'Ad-hoc rapportages' op de managementinformatie-tegel Report Builder opstarten. Daarin kun je de klassieke rapporten openen om te zien welke velden gebruikt zijn,welke berekende velden gemaakt zijn, welke filters zijn toegepast etc.

(vervolg) Maar er is niet een totaaloverzicht of iets dergelijks van ee rapport?

Nee, je zal per rapport moeten kijken wat er precies nodig is. Ons advies is om rapporten niet letterlijk na te bouwen op basis van de opbouw van een report builder rapport. Soms zijn er omwegen of work arounds in report builder gebruikt, vanwege de beperkingen in die applicatie. Dit hoeft niet het geval te zijn in Youforce Reporting. Begin met het gewenste eindresultaat voor ogen.

Er is nu een rapport verlofsaldo, bestaat een dergelijk rapport straks ook in Youforce Reporting? Of moeten we dat zelf ombouwen?

Er bestaat ook in Youforce Reporting een standaard rapport verlofsaldo. Dit toont op medewerkerniveau het verlofsaldo.

Zijn er kosten verbonden aan het gebruik van reporting pro?

Hiervoor kan je het beste contact opnemen met Customer Success Manager, zij kunnen dit met je bespreken

Ik heb alleen licenties staan. Wat nu?

Dan heb je geen beheerrechten. In Autorisatiebeheer kun je 'Instellingen beheren' (laten) aanzetten.

Kan je een berekeningen opslaan en een collega deze laten gebruiken?

Als je een berekening toevoegt aan het model, dan kan iedereen die rapporten mag bouwen deze berekening gebruiken.

Ik heb hier de melding dat er geen gebruikerslicentie is. Wat nu?

Waarschijnlijk staat Youforce Reporting Pro niet aan. Als het niet aan staat, dan kun je contact opnemen met je Customer Succes Manager om dit te bespreken en aan te zetten.

Is Power BI alleen om berekende velden te maken, of kun je hier ook de rapporten in (om)bouwen?

In PowerBI zou je ook het rapport kunnen maken. Als je dit opslaat, dan kun je dit in youforce reporting importeren (knop links naast de groene knop om rapporten te maken). Het is alleen wel iets foutgevoeliger als je ook berekende velden gebruikt, omdat je namen hiervan wel moet beginnen met een '@' teken. Zo worden ze namelijk in het model opgeslagen als je ze toevoegt (dit moet je nog steeds doen in youforce reporting). Dit komt later in het webinar nog voorbij.

Op dit moment wordt berekend veld gebruikt op tabel personen. Stel dat je een berekend veld hebt met gegevens uit 2 verschillende tabellen. Waar zet je het berekend veld dan neer? En kan dit dit uberhaubt want soms heb je natuurlijk 1 : N relaties.

Als je te maken hebt met een 1:N relatie, dan maak je de kolom in de 'N'-tabel. Zo krijg je een waarde voor iedere N. Als je in de kolom niet kunt verwijzen naar de andere tabel, dan kun je gebruik maken van de related functie om dat veld op te halen (staat niet op de planning vandaag). Als dat ook niet kan, dan ga je richting de measures.

Moet je steeds spaties geven als je if formule gebruikt (dus bv tussen de = "V"of kan je de gegevens ook gewoon achter elkaar typen?

Je kunt ook Person[Gender]="V" typen

Als het uitkomst 0 is, hoe kan je dan zorgen dat deze regel uit de tabel blijft?

Je kunt in het rapport filterenop dit veld en de waarden eruit filteren die je niet wilt zien.

Waarom geef je in de kolom toevoegen 1 aan en een @?

Als je een veld toevoegt aan het model, wordt het met een '@' voor de opgegeven naam toegevoegd. Dus als je in reporting het veld 'Test' aanmaakt, dan heet dit in het model '@Test'. Dan is het handig als je in powerbi desktop al het veld met @ in de naam zet. Dan kun je het rapport makkelijk importeren in youforce reporting.

Uitvoercodes in de regel in combinatie met maand en jaar als parameter, dit mis ik hier?

Als je in het rapport slicers opneemt voor jaar en maand, of daarop filtert in het filterscherm, dan krijg je de waarde van die periode te zien. Dat hoeft je dus niet in het berekende veld op te nemen.

Staat er straks een lijst op de community welke tekens je waarvoor gebruikt, zoals nu || voor OF?

Ja deze komt er nog. Op dit moment staat dit nog niet op de community. Voor nu deel ik wel de volgende pagina van microsoft: https://learn.microsoft.com/en-us/dax/dax-operator-reference

Kun je vanuit report builder inzichtelijk maken welke eigen / berekende velden op dit moment gebruikt worden in de huidige rapporten binnen reportbuilder?

Als je een rapport in report builder geopen hebt, kun je op drie plekken te maken hebben met berekende velden. In de tabel zelf, daarin zie je dan een tekstvak met de tekst "expr". In de eigenschappen van de gegevensset, daarin zie je bij de velden dan een veld met in het waardetekstvak "expr", of in de query zelf. Deze laatste is wat minder overzichtelijk, omdat je in feite iedere tabel waaruit je gegevens hebt gebruikt, afmoet om te kijken of er berekende velden zijn aangemaakt in de tabel. Deze herken je aan het feit dat in het scherm linksonder ('Velden') je er met je rechtermuisknop op kunt klikken en de opties kunt selecteren (bij de standaardvelden heb je dit niet).

Groepering OE codes is wel bewerkelijk. Bij nieuwe OE codes moet je deze berekende kolom aanpassen.

Je zou het wellicht kunnen versimpelen door bijvoorbeeld formules te clusteren. Switch(left([veld], 2), "01", "Cluster SA", etc.). Met het veld left kijk je dus naar de eerste X tekens, waarbij je zelf aangeeft wat X is. Zo zou je in plaats van specifieke OE's ook kunnen kijken naar bijv. het veld 'Autorisatie niveau nieuw'.