Volgende stap nieuwe inloggen “Youforce medewerkers en managers” (level 1 gebruikers)

[#1]

Voor medewerkers en managers is het nieuwe inloggen al geruime tijd in gebruik.

We gaan nu de volgende stap zetten en de actieve doorverwijzing van login.youforce.biz naar portal.youforce.com stopzetten.

Per wanneer?

Op vrijdag 30 juni 2023 zullen wij na 18.00 uur deze aanpassing doorvoeren, zodat vanaf zaterdag 1 juli 2023 de doorlink niet meer beschikbaar is. 

Het stopzetten van het doorverwijzen brengt een aantal consequenties met zich mee:

1. Niet meer automatisch doorverwijzen naar portal.youforce.com
2. Automatisch mails versturen nieuwe gebruikers 
3. Aanpassen van activatiemail/ welkomstmail
4. E-mail services van Self-Service en Salarisdossier

In dit artikel nemen we je stap voor stap mee in deze consequenties en geven we aan of er actie van je verwacht wordt. Voor klanten die functioneel beheer bij ons hebben uitbesteed, zullen we nog met een nader plan van aanpak komen.

1. Niet meer automatisch doorverwijzen naar portal.youforce.com

Op dit moment wordt je actief doorverwezen van login.youforce.biz naar portal.youforce.com. Dit gaan we stopzetten. Gebruikers die in willen loggen via login.youforce.biz worden niet meer automatisch doorverwezen naar portal.youforce.com. Zij krijgen wel een melding te zien waarin verwezen wordt naar portal.youforce.com.

Jouw actie

• Pas eventueel snelkoppelingen en verwijzingen in documentatie aan (interne documenten, templatebeheer, etc.) 

• Laat medewerkers en/of managers inloggen via portal.youforce.com 

Of log in via onze site  https://www.youserve.nl/inloggen/

2. Emails versturen nieuwe gebruikers
In de praktijk zien we dat veel klanten op dit moment nog gebruik maken van het automatisch laten versturen van mails naar nieuwe gebruikers vanuit Portaal Beheer. Activatie mails worden alleen nog verstuurd via Youforce Account Beheer.

Jouw actie
Als de oude activatie mails nog automatisch verstuurd worden, kan dit uitgezet worden in Portaal Beheer (2x klikken). Ga vervolgens naar Gebruikersinstellingen en Gebruikersinstellingen beheren. Bij Instellingen gebruikers zonder certificaat staat de optie ‘E-mails met inlog links voor eerste aanmelding versturen naar nieuwe geactiveerde gebruikers’. Zorg ervoor dat deze uitgevinkt staat.

Maak een keuze of je vanuit Youforce Account Beheer automatische activatie mails wilt laten versturen!

Dit kan worden aangezet in Youforce Account beheer. Ga vervolgens naar Tenant settings, kies voor Edit, selecteer All users en kies voor Save.

3. Aanpassen van activatiemail / welkomstmail
Bij het oude inloggen was het mogelijk om de tekst van de activatiemail aan te passen. Deze werd dan gebruikt als welkomstmail. We hebben geconstateerd dat een aantal klanten deze mails ook gebruikt als een onboarding e-mail met hierin handige linkjes voor de nieuwe medewerker. Bij het nieuwe inloggen is het niet meer mogelijk om deze tekst aan te passen.

De nieuwe standaard mail ziet er als volgt uit: 

Alternatieven voor welkomstmail
We begrijpen dat deze verandering impact heeft op de huidige werkwijze. Hieronder een aantal alternatieven, zodat je nog steeds de nieuwe medewerkers van informatie kunt voorzien. 

Service workflow

In HR Self Service kun je een workflow aanmaken met bijvoorbeeld de naam: ‘Mail versturen nieuwe medewerker’. In de workflow geef je aan dat er een mail verstuurd moet worden naar een nieuwe medewerker. In deze mail / template  kan je al je informatie kwijt voor de nieuwe medewerker. Deze workflow kun je als applicatiebeheerder zelf inrichten en beheren. Indien gewenst kun je consultancy aanvragen om je hiermee te helpen. Via Actieve signalering Start workflow kun je inrichten dat deze workflow automatisch wordt opgestart. 

Onboard mails via ICT

Het is ook mogelijk dat er vanuit ICT via een active directory (AD) informatie wordt verstrekt aan nieuwe medewerkers. Neem hiervoor contact op met jullie ICT afdeling en vraag bij hen na wat de mogelijkheden zijn. 

4. E-mail services van HR Self Service en Salarisdossier

Het is mogelijk dat je binnen HR Self Service en Salarisdossier nog een oude aanmeldlink hebt staan. We vragen om deze link aan te passen.

Jouw actie HR Self Service

In HR Self Service kan er een standaardmail worden ingericht ten behoeve van onder andere notificaties. Het kan zijn dat hier een oude aanmeldlink staat vermeld. Deze kan aangepast worden in HR Self Service onder Beheer, kies vervolgens tabblad Systeem en open de tegel Instellingen.  Kies tabblad E-mail. Bij Tekst onderaan de mail staat de huidige inrichting. Pas deze desgewenst aan.

Jouw actie Salarisdossier

Als de mailservice voor Salarisdossier is geactiveerd, wordt er een mail verstuurd waar mogelijk een oude aanmeldlink staat vermeld. Deze kan aangepast worden in Portaalbeheer. Ga hiervoor naar E-mailservices en kies voor Beheer e-mailservice Salarisdossier. Kies voor Bewerk e-mailtekst. Pas deze desgewenst aan.