Aankondiging: Personeelsdossier (PDOL) niet beschikbaar op 4 en 5 maart 2023

[#1]

Vanaf zaterdag 4 maart 8:00 tot uiterlijk zondag 5 maart 18:00 zal Personeelsdossier niet beschikbaar zijn.

Ook de Personeelsdossier-tab in 'Mijn Dossier' en de Youforce App zullen geen data tonen gedurende deze periode

Wat gaan we doen?
In deze release van Personeelsdossier worden een aantal wijzigingen doorgevoerd die tot gevolg hebben dat de applicatie voor een bepaalde tijd niet beschikbaar zal zijn. Personeelsdossier zal tijdens de release niet beschikbaar zijn en 'Mijn Dossier' en de Youforce App zullen geen personeelsdocumenten tonen aan de medewerker. Salarisdocumenten zullen wel beschikbaar zijn in 'Mijn Dossier' en de Youforce App. 

Voor reguliere gebruikers zal deze release geen functionele wijzingen bevatten, maar voor beheerders wordt de wijze van configureren van Personeelsdossier aangepast. Deze wijzigingen bieden de mogelijkheid om flexibeler om te gaan met documentsoorten en bewaarperiodes.

Waarom gaan we dit doen?

Binnen Personeelsdossier zijn alle documenten pimair gekoppeld aan een employee nummer en een documentsoort. Dit zijn de twee belangrijkste kenmerken die ook cruciaal zijn in de autorisatie van Personeelsdossier. Om een aantal wensen en verbeteringen rondom het beheer van documentsoorten en bewaarperiodes te realiseren zijn er aanpassingen nodig in de wijze waarop de documentsoorten worden gebruikt binnen Personeelsdossier.

Vanaf deze release wordt het hierdoor mogelijk om:

1.  'onbeperkt' klant specifieke documentsoorten te definiëren
2. eigen documentsoortcodes te gebruiken; ook voor bestaande documentsoorten
3. bewaarschema's te definiëren die meerdere bewaarperiodes per documentsoort mogelijk maken

Om dit mogelijk te maken is naast de release ook een migratie van de bestaande documentsoortenconfiguratie noodzakelijk. Verder is de configuratiemodule van Personeelsdossier vernieuwd, zodat het eenvoudiger wordt om de documentsoortenconfiguratie te beheren en om gebruik te kunnen maken van de nieuwe functionaliteit.

Hoe?

Er hoeven na de release geen wijzigingen plaats te vinden. 

Ten behoeve van deze release is een apart document beschikbaar met informatie over de wijzigingen in de documentsoortenconfiguratie:

Release informatie Personeelsdossier - Wijzigingen documentsoorten configuratie   

Dit document bevat onder anderen een handleiding van de nieuwe configuratiemodule en aanvullende informatie over de migratie.

Veelgestelde vragen

1. Blijft na de release in maart 2023 alles normaal werken, of moet ik iets wijzigen in de configuratie? 
   
   Na de release blijft alles normaal werken. Dezelfde documentsoorten zijn beschikbaar en de dezelfde bewaarperiodes zijn van toepassingen. Pas als er wijzigingen nodig zijn in de configuratie dan kunnen deze in de nieuwe configuratiemodule worden doorgevoerd.
   
   
2. Wat merken reguliere gebruikers van de gewijzigde manier van configureren?
   
   Reguliere gebruikers zullen geen verschil zien, tenzij ze ook nieuwe documenten kunnen toevoegen. In dat geval zien ze nu de gehele mappenstructuur bij het selecteren van een documentsoort. Daarnaast is er een extra optie 'Bewaarschema' die onmiddellijk na de release nog geen extra mogelijkheden biedt. Pas als er een tweede bewaarschema wordt gedefinieerd dan kan met deze optie het bewaarschema worden gekozen die van toepassing is op het nieuwe document. 
   
   
3. Documentsoorten kunnen niet meer 'onzichtbaar' worden gezet. Hoe kan ik toch documenten verbergen voor gebruikers?
   
   Het onzichtbaar zetten van documentsoorten zorgde in het verleden voor veel verwarring. Het kwam regelmatig voor dat er documenten werden toegevoegd via een bulkimport die vervolgens nooit voor iemand zichtbaar waren, omdat de betreffende documentsoort op 'onzichtbaar' stond. Ook werd regelmatig vergeten om een documentsoort die zichtbaar was gezet onder te brengen in de mappenstructuur, waardoor deze documentsoort ook niet zichtbaar was voor gebruikers. Met de nieuwe manier van configureren kunnen deze problemen niet langer optreden. 
   
   Pas als een gebruikersrol leesrechten heeft op een documentsoort dan zullen de documenten zichtbaar zijn voor gebruikers die met deze rol Personeelsdossier gebruiken. Dit is dan ook de meest logische manier om documenten voor gebruikers te 'verbergen'.
   
   Opmerking: medewerkers hebben het recht om binnen een redelijke termijn hun volledige personeelsdossier te raadplegen. In geval van permanente toegang tot het personeelsdossier, zoals via 'Mijn Dossier' moeten alle documenten daarom standaard raadpleegbaar zijn voor de medewerker. Het is daarom -op speciale situaties na- niet toegestaan om documenten bewust te verbergen in Personeelsdossier.
   
   
4. Wij hadden enkele 'onzichtbare' documentsoorten. Wat is daarmee gebeurd?
   
   Documentsoorten die op 'onzichtbaar' stonden, maar waar wel documenten aan zijn gekoppeld zijn niet langer beschikbaar. Indien dit van toepassing is kunnen wij deze documenten op verzoek zichtbaar maken door ze te koppelen aan een andere documentsoort.