Beperk de te selecteren vervanger aan de hand van 2e laag organisatie structuur

[#1]

Vanaf heden is het mogelijk om de te selecteren vervanger te beperken. Je kunt dit beperken op de 2e laag van de organisatie structuur. Er kunnen diverse redenen zijn waarom je dit wil toepassen, denk aan:

• Je wil voorkomen dat een manager van de ondersteunende diensten (b.v. ICT, HR of Finance) een vervanger kiest uit het primaire proces (b.v. zorg-afdeling, burgerzaken of groenvoorziening).
• Je hebt met meerdere organisaties/gemeenten een nauw samenwerkingsverband waarbij je veel zaken hebt geharmoniseerd (b.v. ICT, HR en dus óók het gebruik van één Youforce). Maar je wil niet dat een manager van één organisatie/gemeente een manager van een andere organisatie/gemeente kan selecteren als vervanger.

Hoe richt je dit in?

De handleiding is geüpdatet met deze nieuwe mogelijkheid. Maar ook hieronder beschrijven we de werking.

1) Toepassen autorisatie

In autorisatiebeheer is een onder ‘Vervanging en delegatie’ een nieuw recht ‘Configuratie vervanging’ beschikbaar. Deze wijs je toe aan de juiste gebruikersgroep, bijvoorbeeld de beheerders

2) Optie aan of uit-zetten (standaard = uit)

Ga vervolgens naar Mijn Youforce / Beheer en zoek naar ‘Configuratie vervanging’. Je komt op onderstaande pagina terecht waar je de optie aan of uit kunt zetten.

Hoe werkt het exact?

Via Autorisatiebeheer heb je gebruikers (zoals managers maar ook andere rollen) toegang gegeven tot  ‘Vervanging en delegatie’ / ‘Vervanging instellen’. Met dat recht kunnen managers (en andere rollen) zowel via Mijn Youforce en de Youforce App een vervanger instellen.

Als je de nieuwe functionaliteit activeert wordt de lijst met beschikbare vervangers kleiner. Ter illustratie een fictief organogram waarin wordt toegelicht hoe de beperking werkt.

Goed om te weten!

De volgende zaken zijn goed om te weten

• De beperking werkt niet door als je het recht ‘Vervanging en delegatie’ / ‘Vervanging beheren’ hebt. Met dat recht kan je nog iedere mogelijke combinatie van ‘gebruiker <-> vervanger’ instellen.
• In eerdere ideeën werd ook wel de suggestie gedaan om de vervanger te beperken op opdrachtgever of instelling. Dit is bewust niet zo toegepast vanwege het feit dat:
• Youforce en HR Core Beaufort kennen één organisatiestructuur
• Youforce en HR Core Beaufort kennen één tabel met personen
• Een roltoewijziging (wie is manager van welke afdeling/organisatorische eenheid) ligt vast op de combinatie OE & Persoonsnummer van de rol (b.v. manager)

[Ralph]

Goedemorgen @Remco te Ronde 

Gisteren meegekeken bij een manager. Deze kan in de app maar twee vervangers selecteren.
Dit terwijl bij ons er geen beperking actief is.

Zelf heb ik ook MGR rechten en kan geen enkele vervanger selecteren in de app.

Enig idee waaraan het kan liggen?

[Remco te Ronde]

Hoi @Ralph ,

Mijn vermoedenis dat de manager waarbij jij meekeek niet enkel en alleen de rol MGR (manager) heeft. Vrijwel zeker heeft hij daarnaast nog één of meerdere rollen. De 2 vervangers die hij dus kan selecteren zullen dezelfde combinatie van rollen hebben.

Hetzelfde geldt waarschijnlijk voor jezelf. Jij bent een unieke gebruiker die naast MGR (manager) ook rollen heeft die niemand anders in jouw organisatie heeft. 

Hoe dit precies werkt hebben we (inclusief plaatjes) proberen uit te leggeen in de handleiding onder het kopje '2.2.2. Welke collega kan worden geselecteerd als vervanger?'

Vermoedelijk is hetgeen wat jij wil instellen meer een zogenaamde 'delegatie' in plaats van een 'vervanging'. De beheerder (degene met het recht 'vervanging beheren') kan wel iedere combinatie vastleggen. Die kan dus wel 'delegaties' instellen.

Geeft dit voldoende informatie?

[Ralph]

@Remco te Ronde bedankt voor je toelichting. Voor de manager waarbij ik heb meegekeken: die heeft drie rollen in Beaufort. Het klopt dat de vervangers die te selecteren zijn ook die drie rollen hebben. Voor mijzelf geldt dit niet. Ik heb alleen de rol MGR en een andere rol maar met een einddatum 01-08-2024, dus al enige tijd niet meer actief. Er zijn ruim 200 gebruikers met alleen/minimaal de rol MGR, dus die zou ik dan moeten kunnen vinden, toch? 

Ik heb de handleiding bekeken en ook de afbeeldingen / uitleg. Ik begrijp echter niet waarom hiervoor is gekozen, dan wel waarom het werkt zoals het werkt.

Dit werkt dan weer anders dan in te stellen vervanging bij Self Service waarbij je iedereen met de rol MGR kan selecteren.
Het lijkt mij niet de bedoeling dat ik als beheerder in voorkomend geval een vervanger voor declaraties moet instellen. Het is al lastig uit te leggen dat er weer een applicatie bij komt waarvoor tijdens afwezigheid een vervanging moet worden ingesteld. Idealiter zou dat op een centrale plek mogelijk moeten zijn met doorwerking naar de applicaties.

Het mogelijke onderscheid tussen vervanging/delegatie is mij niet duidelijk? Wat bedoel je daar precies mee? Vanuit perspectief gebruiker:  "ik ben 3 weken afwezig en wil een vervanger instellen die mijn taken kan overnemen".  Je kan mij ook even bellen uiteraard. Je hebt mijn nummer.

[Remco te Ronde]

Hoi @Ralph,

Inderdaad dan zou jij zeker de anderen met de rol MGR moeten vinden. Wil jij even een melding aanmaken bij het ServiceCenter waarbij je van jouw eigen persoonsnummer uit HR Core Beaufort een overzicht opneemt uit ''roltoewijzing persoon''. Dan kijken we even na waarom je het niet ziet.

Waarom er voor gekozen is kan ik wel uitleggen. Ik zal het proberen te typen, maar mocht het onduidelijk zijn kunnen we altijd nader overleg plannen.

• Met de introductie van de App was er ook behoefte aan 'vervanging'. In eerste instantie hebben we gekeken of we daarvoor de bestaande vervanging uit Self Service konden gebruiken. Uit dat onderzoek bleek dat er rondom 'vervanging in Self Service' veel ideeen/wensen waren. Een van de belangrijkste was dat 'vervanging moet werken voor alle rollen'. Mede hierdoor hebben we besloten 'vervanging' volledig opnieuw te bouwen.
• In Self Service zit een optie 'delegeren aan medewerker toestaan'. We hebben tjidens de ontwikkeling (11-2021) contact opgenomen met alle klanten die deze optie hadden geactiveerd. Daaruit bleek dat het in de meeste gevallen onwenselijk was en soms zelfs per ongeluk aan stond. Op basis van input hebben we dus de nieuwe vervanging alleen gebouwd voor gebruikers met rollen.
• Sinds 07-2022 is de nieuwe vervanging live. We hebben sindsdien meerdere ideeen/wensen gehad die zijn gerealisseerd. Een daarvan was juist het verder beperken van de vervanging. Dus tot op heden lijken de meeste organisaties juist blij met het feit dat je alleen vervangers kan selecteren met minimaal dezelfde rol(len).

Je hebt helemaal gelijk dat het anders is dan Self Service. Maar daarover hebben we recent via het idee  Het realiseren van één centrale 'vervanging' functionaliteit voor zowel Youforce app en Selfservice een update gegeven hoe we daar mee omgaan. Dat verschil gaat dus verdwijnen.

Gelukkig ben je niet de enige. We zien de laatste weken wat meer input dat andere beheerders ook willen dat 'delegeren' mag. Een makkelijk voorbeeld is dat een 'manager' (MGR) tijdens zijn vakantie ook als vervanger b.v. een 'teamleider' (rol TL) kan instellen. Dat is een voorbeeld wat nu alleen de beheerder kan doen. Maar de manager niet zelf kan doen omdat we het zien als een 'delegatie'.

Als je alle informatie hebt gelezen (en we wellicht nog een overleg hebben gehad) en je denkt dat het bij nader inzien toch echt wenselijk is wil je dat dan toelichten in 'Instellen vervanging door managers net als instellen vervanging door Beheerders'? Want voorlopig hebben we dat nog niet gepland, maar we kunnen het altijd heroverwegen. 

[Paul Wevers Consultancy]

Hoi @Remco te Ronde,

Ik heb al eerder vanuit Ikazia ziekenhuis een melding gemaakt. We merken toch veel beperkingen en daardoor komen de vragen nu bij de administratie terecht.

Dit komt omdat er steeds meer met rollen in centraal usermanagement gewerkt wordt.

Bij DCMR kennen we bijvoorbeeld de volgende rollen:

• MGR
• SLG
• LMGR (deze rol wordt maar beperkt gegeven) 
• UMGR
• DIR
• BU

Door de LMGR rol kunnen maar 2 leidinggevende elkaar vervangen ipv een leidinggevende binnen de eigen groep.

Zit er al beweging in de vervanging? Ik merk dat @Ralph tegen hetzelfde probleem aanloopt.

Dit zelfde probleem speelt bij Ikazia ziekenhuis. Daar kennen we de volgende rollen:

• MGR
• SLG
• BU
• SMGR
• BMGR

Door de vele verschillende combinatie is het vaak niet mogelijk om de persoon te kiezen die jij wilt die jou vervang.

Mijn voorstel zou zijn om de regie veel meer bij de aanvrager neer te leggen of de klant die keuze te geven.

Ik vind het wel een goede ontwikkeling dat er niet over organisaties heen vervanging geregeld kan worden. Hiermee worden risico's al beperkt. Dit mechanisme zou ook op lagere niveaus moeten kunnen worden ingesteld. Bijvoorbeeld alleen laten vervangen binnen de eigen groep.

@MaaikevEijk en @Sita Wennekes

[Remco te Ronde]

Hoi @Paul Wevers Consultancy ,

Goed dat je het aangeeft. Het meest concrete antwoord is dat er géén ontwikkeling is op dit moment. Inhoudelijk sta ik nog steeds achter de huidige werking. Maar we staan altijd open voor feedback. Op dit moment is er nog steeds het idee:

Instellen vervanging door managers net als instellen vervanging door Beheerders

In eerste instantie had ik dat idee aangemerkt als 'realisatie onwaarschijnlijk'. Sinds maart van dit jaar zijn er 2 andere beheerders gekomen die het idee alsnog steunen (waar @Ralph er één van is). 

Maar zoals altijd, we zijn bereid om een eerdere keuze te heroverwegen. Waarbij het essentieel is om te weten of het inderdaad exact is zoals beschreven zoals in het idee. Dat betekent:

• Huidige recht ''vervanging instellen'' --> Manager (en alle andere rollen die je benoemt) kunnen alleen collega's selecteren met dezelfde combinatie van rollen.
• Huidige recht ''vervanging beheren'' --> Degene met dit recht kan iedere combinatie instellen. Dus bijvoorbeeld iemand met de rol DIR kan iemand met alleen de rol BU instellen als vervanger.

We kunnen analyseren of de logica van ''vervanging beheren'' toegepast kan worden bij ''vervanging instellen''. Ofwel iemand met een rol ''manager'' mag dan dus zelf iemand met de rol ''secetaresse'' instellen als zijn/haar vervanger.

Als Ikazia en DCMR dat echt willen toestaan, reageer vooral op dat idee. Ondanks dat het nu 'realisatie onwaarschijnlijk' is, kunnen we het altijd heroverwegen.