Instellen vervanging door managers net als instell...

Annemarie van der Geest · ‎26-07-2023

Nu is het zo:

1. Degene met meer rollen kan degene met minder rollen NIET aanwijzen als vervanger

2. Degene met minder rollen kan degene met meer rollen WEL aanwijzen als vervanger

Via Beheer kun je in het eerste geval wél een vervanger aanwijzen. Dan werkt de vervanging alleen voor overeenkomende rollen.

Zou het niet fijn zijn als degene met meer rollen wél iemand met minder rollen zou kunnen aanwijzen [net als Beheerders dat nu kunnen] en dat dan de vervanging alleen voor overeenkomende rollen werkt.

Gea Bussink-Veerbeek · ‎26-07-2023

Nog mooier zou het zijn, dat je vervanging per rol kunt instellen.

Remco te Ronde · ‎15-08-2023

Beste @Annemarie van der Geest,

Bedankt voor het indienen van dit idee. Bij het ontwikkelen van 'vervanger' hebben we grofweg 2 veel voorkomende situaties gerealiseerd:

Een manager gaat op vakantie en stelt een collega manager in als vervanger (=vervanging)
Een manager ''houdt niet van HR-taken, maar is er wel voor verantwoordelijk'' (😉), dan kan de manager zijn werkzaamheden delegeren aan een andere rol, zoals 'secretaresse' (=delegeren)

In het scenario van 'delegeren' heeft de manager geen zicht of de collega secretaresse überhaupt wel rechten heeft om een declaratie goed te keuren. Ook zijn er organisaties die dergelijke verantwoordelijkheden specifiek hebben vastgelegd een procuratie matrix.

Dit was de reden om het 'delegeren' enkel en alleen toe te staan door een beheerder. Op dit moment zijn we daarom nieuwsgierig naar meer input van andere beheerders of we deze keuze moeten heroverwegen. We wachten op meer stemmen/reacties. Inhoudelijk zou het ons daarbij helpen als je kunt toelichten hoe het binnen jouw organisatie zou werken. Zou je kunnen laten weten hoe het voorbeeld hierboven zou werken bij jouw organisatie?

Alvast bedankt.

Ingeborg Ebbers · ‎15-08-2023

Hallo Remco,

bij ons heeft een manager een aantal rollen in de Organisatiestructuur van Beaufort. SLG-rol voor gebruik van de Verzuim Manager; MGR-rol voor gebruik van alle andere modules van Youforce; wij hebben zelf nog een 'verbouwde MGR-rol' omdat wij meerdere klanten hebben die niet allemaal op dezelfde manier werken. En de COG-rol (inzicht in Cognos rapportages).

Als manager A op afd. A, 4 rollen op zijn afdeling heeft (SLG; MGR: MGR-1 ('verbouwde MGR-rol) en COG-rol) dan zou hij in onze ogen een andere manager (manager B op afd. B) als vervanger moeten kunnen instellen.

Maar als deze vervangende manager (manager B van afd. B) bijvoorbeeld niet de COG-rol op afd. A heeft (omdat dit niet zijn eigen afdeling is) maar wel de SLG-rol; en beide MGR-rollen dan werkt de vervanging dus niet want hij heeft maar 3 rollen. Terwijl beide managers de juiste rollen voor het gebruik van Youforce hebben.

Ik zou dus heel erg blij zijn met het voorstel van Gea Bussink want nu moet ik als beheerder voor heel veel managers handmatig de vervanging instellen. Dus foutgevoelig en frustrerend voor de gebruiker.

Graag in heroverweging nemen.

Remco te Ronde · ‎16-08-2023

Goedemorgen @Ingeborg Ebbers,

Inderdaad zo richting het einde van de vakantieperiode is het verstandig om keuzes rondom vervanging te heroverwegen. Als achtergrond is goed om te weten dat we bij de ontwikkeling hebben gekeken naar wat goed en minder goed werkte in Self Service. Een enorm vaak voorkomende wens was om vervanging ook te laten werken voor andere rollen dan MGR (zie b.v. dit idee).

Tijdens de ontwikkeling hebben we ook enkele prototypen getest waarbij we managers vroegen om voor een bepaalde set van taken/bepaalde rol (zoals ziek- en herstelmelden) een andere collega als vervanger in te stellen. Daaruit bleek dat door vrijwel niemand als handig werd ervaren. Iedereen wilde gewoon één collega aanwijzen die al zijn/haar werkzaamheden kon overnemen.

Maar dat concept is mogelijk het heroverwegen waard als jij ons kunt helpen aan managers waarvoor dit wel relevant is. We zijn dan op zoek naar uit jouw voorbeeld iemand die zijn SLG werkzaamheden aan collega A wil overdragen maar zijn MGR-1 werkzaamheden aan collega B. Wij zagen veel uitdagingen om dat begrijpelijk te maken voor een gebruiker. Kan jij ons helpen in contact te brengen met een collega manager van jouw organisatie om te begrijpen in welke gevallen hij/zij bepaalde taken/rollen aan de ene collega wil overdragen en andere taken/rollen aan een ander?

Alvast bedankt.

Ingeborg Ebbers · ‎16-08-2023

Hoi Remco,

wat fijn dat je zo snel reageert. Ik zie in jouw reactie dat ik het niet duidelijk genoeg heb uitgelegd.

Wij zouden graag zien dat de manager van bijvoorbeeld afd. A al zijn manager taken (behalve de Cognos rapportages) kan laten uitvoeren door zijn/haar vervanger (die ook manager rol heeft). Ik bedoel dan MGR-rol + SLG-rol (en wij hebben dan nog een eigen MGR-rol aangemaakt (lees: MGR1 voor organisatie x; MGR2 voor organisatie y etc.). Deze 'eigen MGR-rollen' gebruiken we in Self Service omdat de processen binnen de verschillende organisaties niet geharmoniseerd zijn.

Het is bij ons dus niet de wens om taak x door manager B te laten vervangen/uitvoeren en taak y door manager C.

Remco te Ronde · ‎16-08-2023

Hoi @Ingeborg Ebbers,

Bedankt voor de toelichting. Nog een aanvullende vraag. Hebben jullie een 'work-arround' (trucje) toegepast met MGR1, MGR2 etc omdat jullie eigenlijk functioneel het volgende idee willen realiseren:

Vervanging kunnen beperken op opdrachtgevernummer

Als dat zo is dan kan je mogelijk in de toekomst van 'work-arround' (trucje) af. Misschien is het handig als we daar samen dieper op kunnen doorpraten in een (video)overleg. Als je dat handig vindt wil jij mij mailen op remco.teronde@visma.com.

Reageren op dit idee mag ook. Maar ik vermoed dat jullie een hele specifieke 'work-arround' hebben gecreëerd die ons voor een uitdaging stelt.

Rianne van der Linden · ‎12-12-2023

Helemaal eens met Annemarie.

Wij hanteren binnen 's Heeren Loo een manager-rol (MGR) en een back-up-rol (BU). Deze laatste wordt gebruikt voor Verzuim Management, zodat een back-up leidinggevende de verzuimdossiers kan inzien (en taken kan uitvoeren) van medewerkers waarvoor hij back-up-er is.

Nu is er een manager (A) die zowel een MGR-rol heeft, als ook een BU-rol op twee afdelingen. Hij wil graag als vervanger iemand kiezen (B) die enkel en alleen een MGR-rol heeft (dus niet ook nog een BU-rol). Dat blijkt niet mogelijk te zijn voor deze manager. Andersom is echter wel mogelijk: manager B kan manager A wel instellen als vervanger.

Gelukkig kunnen wij als beheerder wel deze vervanging instellen, dus dat hebben we ook gedaan. Nu moet ik alleen nog aan manager A gaan uitleggen waarom hij dit niet zelf kan instellen............ ik weet niet of ik dit wel wil uitleggen........

Paul Wevers - Ikazia · ‎21-08-2024

Hoi @Remco te Ronde,

Is hier al iets ingewijzigd? Wij hebben best wel veel rollen en lopen tegen verschillende problemen aan waardoor wij vervangingen aan het instellen zijn ipv de leidinggevende zelf.

Kun je mij een update geven. Het probleem zoals @Rianne van der Linden beschrijft liepen wij deze zomer periode ook tegen aan.

Hoor graag van je.

Groet,

Paul

Remco te Ronde · ‎22-08-2024

Hoi @Paul Wevers - Ikazia ,

Ja er zijn inderdaad wijzigingen geweest, maar vermoedelijk niet degene waar jij naar verwijst. We hebben afgelopen maanden het volgende gerealisseerd: Beperk de te selecteren vervanger aan de hand van 2e laag organisatie structuur. Dat was een veel gehoorde/gedeelde wens. Maar dat is precies het omgekeerde van wat jij vraagt.

De afgelopen zomer hebben we inderdaad een handjevol meldingen gehad bij het ServiceCenter met de vraag waarom persoon A niet persoon B kon selecteren als vervanger (net zoals jouw ticket). Na toelichting bleek vaak dat men niet helemaal bewust was dat persoon A meerdere rollen had. Soms een extra rol voor b.v. een eerdere test of soms een rol voor hele bijzondere aanvullende rechten.

Ook hebben mijn collega @Christiaan Sluis en ik de afgelopen maanden meerdere beheerders gesproken n.a.v. het idee Het realiseren van één centrale 'vervanging' functionaliteit voor zowel Youforce app en Selfservice. In die gesprekken komt veelal de onderwerpen 'vervanging' (= iemand kunnen selecteren met dezelfde of meer rollen) en 'delegeren' (=iemand kunnen selecteren met andere of minder rollen) ter spraken.

Tot op heden lijkt er slechts beperkt animo om dit idee (manager of andere rol mag gewoon iedereen selecteren, net zoals de beheerder dat mag) te realiseren. Daarom is de status 'Realisatie onwaarschijnlijk' nog steeds van toepassing. Maar zoals altijd staan we open om dit te heroverwegen als er toch meer animo voor blijkt te zijn.

Paul Wevers Consultancy · ‎17-10-2024

Hier zet ik mijn bevinding ook nog even neer:

Hoi @Remco te Ronde,

Ik heb al eerder vanuit Ikazia ziekenhuis een melding gemaakt. We merken toch veel beperkingen en daardoor komen de vragen nu bij de administratie terecht.

Dit komt omdat er steeds meer met rollen in centraal usermanagement gewerkt wordt.

Bij DCMR kennen we bijvoorbeeld de volgende rollen:

MGR
SLG
LMGR (deze rol wordt maar beperkt gegeven)
UMGR
DIR
BU

Door de LMGR rol kunnen maar 2 leidinggevende elkaar vervangen ipv een leidinggevende binnen de eigen groep.

Zit er al beweging in de vervanging? Ik merk dat @Ralph tegen hetzelfde probleem aanloopt.

Dit zelfde probleem speelt bij Ikazia ziekenhuis. Daar kennen we de volgende rollen:

MGR
SLG
BU
SMGR
BMGR

Door de vele verschillende combinatie is het vaak niet mogelijk om de persoon te kiezen die jij wilt die jou vervang.

Mijn voorstel zou zijn om de regie veel meer bij de aanvrager neer te leggen of de klant die keuze te geven.

Ik vind het wel een goede ontwikkeling dat er niet over organisaties heen vervanging geregeld kan worden. Hiermee worden risico's al beperkt. Dit mechanisme zou ook op lagere niveaus moeten kunnen worden ingesteld. Bijvoorbeeld alleen laten vervangen binnen de eigen groep.

Remco te Ronde · ‎26-03-2025

Hoi @Annemarie van der Geest , @Paul Wevers Consultancy , @Paul Wevers - Ikazia , @Rianne van der Linden en @Ingeborg Ebbers ,

Achter de schermen werken we nog hard aan het idee ''Het realiseren van één centrale 'vervanging' functionaliteit voor zowel Youforce app en Selfservice''. Binnen enkele weken publiceren we de nieuwe roadmap en zullen we daarin informatie opnemen hoe vervanging uit de App (en Mijn Youforce) gaat samenwerken met Self Service.

Op basis daarvan hebben wij onze mening over dit idee (Instellen vervanging door managers net als instellen vervanging door Beheerders) herzien. We zijn voornemens om inderdaad een instelling op te nemen waarmee de beheerder bepaald:

Optie a) De selecteren vervanger blijft werken zoals het nu werkt

Optie b) Een gebruiker (b.v. manager) kan iedereen selecteren

Daarom heb ik het idee aangepast naar 'realisatie waarschijnlijk'

Annemarie van der Geest · ‎26-03-2025

Fijn om te horen, dank je!!

Remco te Ronde · ‎10-04-2025

Zojuist is de status van dit idee aangepast naar ingepland. De reden hiervoor is dat onze roadmap voorjaar 2025 gepubliceerd. Mogelijk heb je die online al gezien of neem je binnenkort deel aan onze webinar. In de roadmap hebben we gepubliceerd dat we gaan werken aan ''Delegatie''.