Direct je officiële diploma uit Mijn diploma’s → Youforce app (via DigiD)

[#1]

Recent hebben je geinformeerd over ‘’In Mijn Youforce rechtstreeks diploma uit Mijn diploma's van DUO uploaden’’. Goed nieuws, dit kan nu ook vanuit de Youforce App (als éérste HR-app in Nederland).

De voordelen zijn in de Youforce App zijn exact hetzelfde als via Mijn Youforce. Dat betekent:

• Het is super eenvoudig voor de medewerker
• Als werkgever weet je 100% zeker dat je een officieel diploma krijgt
• Het voorkomt dus fraude met diploma’s
• Het diploma gaat rechtstreeks naar de juiste Self Service workflow, waarmee je het proces relevant voor jouw organisatie kan vervolgen

Hoe werkt het?

Eigenlijk is er geen uitleg nodig. De stappen wijzen zich vanzelf voor de medewerker. Vanzelfsprekend laten we graag zien hoe het werkt.

1) Open de Youforce App en selecteer 'Aanvragen & uploaden'
2) Op het scherm 'Aanvragen & uploaden' kies je voor 'Uploaden diploma of certificaat'
3) De medewerker wordt gestimuleerd om te kiezen voor het 'uploaden via DUO / DigiD'. Met het icoontje maken we duidelijk dat dit geopend gaat worden buiten de Youforce App
4) Je ziet in je mobiele browser de pagina van DUO
5) Je wordt doorverwezen naar de inlogpagina van DigiD
6) Je krijgt de gebruikelijke keuze om te bevestigen waar/hoe je de DigiD app wil gebruiken. Kies je voor 'Op dit apparaat' dan opent de DigiD app waarmee je de inlog goedkeurt.
7) Na inloggen via de DigiD app laat je mobiele browser je diploma's zien. Daar kan je één of meerdere diploma's tegelijk selecteren
8 ) Je geeft toestemming om je diploma's te delen met Youforce
9) Je krijgt de bevestiging dat het gelukt is.
10) Vervolgens kun je in de Youforce App zien welk diploma is verstuurd naar de afdeling HR

[Ralph]

@Remco te Ronde 

We zien een toename in aanlevering waarbij de gebruiker heeft ingelogd in Mijn Duo. Althans, de toename is een aanname. We kijken nu voornamelijk naar de benaming van de bijlagen en type. Voorheen werd een diploma vrijwel nooit aangeleverd met de naam van het document zoals in Duo staat. Onbewust openen medewerkers van de PA toch de bijlagen om zeker te zijn.

Eerder is er gesproken over aanvullende kenmerken die Duo via de API aanlevert maar nog niet zichtbaar zijn maar wel interessant. Het zou helpen om de aanvullende gegevens te ontvangen en te tonen zodat deze zichtbaar worden op het formulier in HRSS. Dan weet je 100% zeker dat het echt om een document uit DUO gaat. 
Zijn er ontwikkelingen op dat vlak?

[Anja Brouwer1]

@Remco te Ronde  Wij werken met het LMS Plusport. Als iemand zijn certificaat/diploma upload in het personeelsdossier gaat het automatisch naar het LMS en visaversa. Werkt dat ook zo via de Youforce App? Gaat dit certificaat dan eerst naar het personeelsdossier en daarna via het personeelsdossier naar het LMS?

[Remco te Ronde]

Hoi @Anja Brouwer1,

Vanuit de Youforce App (of proces in Mijn Youforce) gaat het door naar een workflow (in Self Service). Afhankelijk van je inrichting gaat het dan rechtstreeks door naar het Personeelsdossier. Of er vindt wellicht eerst nog een actie vanuit HR / Personeelsadministratie plaats in de workflow (b.v. om te controleren of het een relevant diploma is). Maar inderdaad de bijlage komt dan toch echt  in het dossier. Dus als PlusPort daar de gegevens vandaan haalt zou het moeten werken. Maar test het gerust uit.

[Remco te Ronde]

Hoi @Ralph ,

Super goed om te lezen dat je inderdaad ziet dat het al veelvuldig wordt gebruikt door jullie medewerkers.

Inderdaad in de klantgroep 'Youforce tegen fraude' heb ik toegelicht dat DUO ons de volgende gegevens mee kan sturen:

• Opleider (b.v. Landstede Centraal)
• Opleiding (b.v. Mbo Timmerkracht)
• Niveau (conform European Qualification Framework een waarde van 1 t/m 😎

We zijn voornemens om die gegevens inderdaad vanuit DUO mee te sturen naar de Self Service workflow. Een concrete planning kan ik nog niet afgeven. Want we werken nu hard aan het BIG-overzicht en nog enkele andere verbetering. Maar 15 mei is ons eerstvolgende klantgroep 'Youforce tegen fraude'. Dan beloof ik met een update te komen. En wie weet zelfs een live demo.

[Linda_FB_WMD]

Goedemorgen @Remco te Ronde ,

Ik heb dit proces ingericht. Als ik via DUO probeer te uploaden gaat alles goed tot en met stap 8, maar bij stap 9 krijg ik deze foutmelding:

Als ik het diploma handmatig toevoeg dan gaat de workflow wel netjes naar Selfservice en komt het diploma in het dossier. Wel jammer dat de bestandsnaam bij de foto dan een lang nummer is, wat als onderwerp in het personeelsdossier wordt weergegeven.

Krijgen meer klanten deze foutmelding bij het uploaden vanuit DUO waardoor het proces stagneert?

[Remco te Ronde]

Hoi @Linda_FB_WMD ,

Goed dat je het meldt. Inderdaad tijdens de ontwikkeling van deze functionaliteit hebben we samengezeten met DUO dat er situaties kunnen zijn dat DUO het diploma niet kan doorgeven. Een voorbeeld daarvan was de grote(re) storing to veel ex-studenten geld konden terugvragen (zie hier). Op dat moment werkte Mijn diploma's ook niet volledig. Daarom hebben we deze foutmelding geintroduceerd zodat de medewerker altijd een alternatief heeft.

Ik ga direct onderzoeken met onze ontwikkelaars wat er aan de hand kan zijn. Is het een generieke storing zal ik zorgen voor melding https://status.vismaraet.nl/. 

[Remco te Ronde]

Hi @Linda_FB_WMD ,

Zojuist zelf getest en geconstateerd dat het weer perfect werkt. Mijn collega ontwikkelaars hadden een situatie ontdekt waarbij DUO en Youforce in bepaalde gevallen niet 100% zeker wisten of ze het diploma aan elkaar konden overhandigen (iets technischere uitleg is dat de zogenaamde private keys die we uitwisselen niet herkend werd deze ochtend). Dat is nu opgelost.

Alvast een fijn weekend.

[Linda_FB_WMD]

Hi @Remco te Ronde 

Bedankt voor je snelle actie! Ik heb het zojuist getest en bij mij gaat het nu inderdaad ook goed. Super dat het zo snel is opgelost, dank hiervoor!!!

Jij ook fijn weekend!

[Rianne van der Linden]

@Remco te Ronde  Wat ons opvalt is het volgende: wanneer je je diploma via de app (op telefoon of tablet) upload, dan krijg je - wanneer je klaar bent - een mooi overzicht te zien van de aanvragen die nog in behandeling zijn en de aanvragen die voltooid zijn. Echt heel fraai. 

 

Doe je aan aanvraag via de desktopversie dan heb je niet zo'n mooi overzicht. 

Is daar nog iets voor te bedenken?

Groeten,
Rianne

[Remco te Ronde]

Hoi @Rianne van der Linden ,

Inderdaad deze pagina in de Youforce App is prachtig. In Mijn Youforce (desktop) hebben we dit bewust nog niet gebouwd. Want in de Youforce App hebben we alle meest voorkomende 'upload & aanvraag' processen bij elkaar. Maar in Mijn Youforce kan het goed zijn dat je ook een proces hebt zoals 'Upload gespreksverslag' of 'Aanvragen toegangssleutel' (allebei organisatie specifieke Self Service workflow). In Mijn Youforce vonden we het daarom onlogisch om een pagina te hebben waar je maar slechts een lijstje ziet van enkele 'upload/aanvraag processen'.

Dus we hebben wel eens gebrainstormed over richtingen zoals:

• Laten zien van Archief (of Gedaan) in de desktop (omdat je daar als medewerker mogelijk alles ziet)
• Een variant op de Inbox/Notificatie waarin je ook zaken terugvindt die je recent hebt gedaan

Maar dé beste oplossing voor desktop zijn we nog aan het analyseren. Dus ik wordt blij van de feedback dat de pagina in de Youforce App super mooi is. Op termijn zien we inderdaad ook voor ons om datzelfde goede gevoel te krijgen op de desktop. Heb je suggesties voor ons, dan horen we graag ook jouw idee.

Hopelijk heb je zo iets meer achtergrond hoe wij er op dit moment over denken.