Gegevens opleiding uit Mijn diploma's (DUO) komen automatisch mee

[#1]

In onze roadmap gaan we volop verder met onzo focus op 'Youforce tegen fraude'. Daarom hadden we opgenomen:

Relevante informatie uit diploma in workflow

Medewerkers leveren rechtstreeks diploma’s aan via Mijn diploma’s (DUO). Naast het diploma als PDF levert DUO ook extra informatie zoals de naam van de opleiding. Deze informatie zal ook zichtbaar worden in de workflow voor HR.

Deze functionaliteit is inmiddels beschikbaar voor iedereen.

Hoe werkt het?

Simpel! Voor een medewerker veranderd er helemaal niets. Maar onder water worden vanuit Mijn diploma's (DUO) voortaan de volgende velden aangeleverd aan de workflow:

• Naam opleider
• Opleidingsnaam
• Niveau opleiding

Natuurlijk zijn de gegeven bepaald door de opleider en DUO. Zie hieronder enkele voorbeelden:

Zoals je ziet wordt bij ''niveau opleiding'' gebruik gemaakt van het 'European Qualifications Framework' (EQF). Dit is de data die beschikbaar is. Mocht je nog niet bekend zijn met deze schaal (of nieuwsgierig zijn welk niveau b.v. HBO is) dan wordt dit uitgelegd op  https://www.europass.nl/eqfnlqf/. 

Wat moet ik inrichten als beheerder?

Misschien niks, misschien een heel klein beetje. Heb je namelijk ná 08-04-2025 gebruik gemaakt van ons standaard formulier GEN_F_Uploaden diploma of certificaat V01 uit 9999999 Templateomgeving? Dan staan de standaard rubrieken al op het formulier.  

Staan deze nog niet op het formulier? Dan kan je alsnog de nieuwte versie van het formulier importeren. Of handmatig de volgende 3 rubrieken toevoegen op je eigen formulier:

• FS1704: Naam opleider
• FS1705: Opleidingsnaam
• FS1706: Niveau opleiding

Vanzelfsprekend is die uitleg ook toegevoegd aan de Handleiding Youforce app & desktop 'Aanvragen & uploaden'

[Björn Sman]

Hi @Remco te Ronde ,

Mooie update! Ik heb een gerelateerde vraag. In de zorg worden steeds meer stappen ondernomen om 'anders opgeleiden' eenvoudiger om te laten scholen tot zorgmedewerker met zo genoemde deeltijd certificaten. Een set van deze certificaten bepaald dan of je aan een bepaald niveau voldoet. Dit maakt het natuurlijk lastig om hier iets op te maken met eigen velden omdat het aantal certificaten eindeloos is. Heb jij al andere klanten gehoord die hier iets handigs op hebben gevonden? Voor de actieve community lezers, hebben jullie een vergelijkbare vraag of misschien wel een oplossing?

Zie een klein overzicht al aan MBO certificaten:Overzicht van mbo-certificaten | Vereniging Gehandicaptenzorg Nederland

Met vriendelijke groet,

Björn

[Remco te Ronde]

Hi  @Björn Sman 

Tot op heden heb ik van andere organisaties nog geen oplossing gehoord. Behalve dat het inderdaad bekend is. Het gebeurt bij iedere soort opleiding. Intern kwamen we met enkele collega's ook het voorbeeld tegen dat we beiden ''Management, Economie en Recht' hadden gestudeerd. Maar de ene hogeschool heeft het officieel genoemd 'HBO Bachelor Bedrijfskunde MER (Business Management Studies)' en de andere 'HBO Bachelor Opleiding voor Management, Economie en Recht Propedeuse bachelor'.

Dit is denk ik dus echt iets wat de opleidingen met eventuele branch vereningingen kunnen verbeteren. In de software van ''Youforce'' kunnen we alleen aantonen dat het een officieel diploma is. Niet of het een relevant diploma is passend bij de functie. Dat zal toch iets blijven voor HR om te beoordelen.

Maar wellicht is er een andere organisatie die aanvullende tips en ervaringen uit de praktijk wil/kan delen.

[Lieke Sterk Huis]

Hallo @Remco te Ronde, ik heb een vraag over de vernieuwde rubrieken:

• FS1704: Naam opleider
• FS1705: Opleidingsnaam
• FS1706: Niveau opleiding

 Deze kan ik niet in Beaufort als standaard vinden. Moeten wij deze zelf nog toevoegen in onze eigen rubriekenset of moeten we hiervoor eigen rubrieken aanmaken als we deze nog niet hebben?

En worden deze alleen ingevuld als het gaat om diploma's uit DUO? Dit is me niet geheel duidelijk.

[Remco te Ronde]

Hoi @Lieke Sterk Huis ,

De rubrieken starten met FS. Dat zijn speciale rubrieken in Self Service. Er zijn in HR Core geen rubrieken voor beschikbaar. Praktische redenen zijn:

• Iedere organisatie gaat anders om met deze gegevens. De ene organisatie heeft bijvoorbeeld een extern LMS systeem (zoals PlusPort) waar dit wordt bijgehouden.
• HR Core kent op sommige plaatsen de zogenaamde 1 op n gegeven. Denk het feit dat je meerdere kinderen kunt hebben, meerdere bankrekeningnummers kan hebben of verschillende inzetregels. Maar voor opleidingen is zoiets niet standaard beschikbaar.

Doel van de rubrieken is om in één oogopslag te zien dat het dus om een diploma gaat rechtstreeks aangeleverd via DUO. Waarbij het dus onmogelijk is dat de medewerker handmatig iets heeft gewijzigd (in het kader van Youforce tegen fraude).

Maar de flexibiliteit van Self Service geeft je de mogelijkheid om zelf te bepalen of je wellicht het wil overzetten naar een eigen rubriek via een java-script. Ook kan je overwegen om als deze rubrieken gevuld zijn een andere workflow toe te passen, zoals direct verwerken in Personeelsdossier zonder actie van de afdeling HR.

[Lieke Sterk Huis]

@Remco te Ronde, dank voor je antwoord. Nu heb ik nog een vraag.

Ik zag in het Youtube filmpje Aanvragen en uploaden van documenten - Youforce App bij 1.46uur dat jij in de workflow een conditie had toegevoegd dat het proces automatisch werd afgesloten. Is dit een extra rubriek die standaard is of moeten wij dit zelf inregelen? Ik zag in het formulier van de standaard (9999999 Templateomgeving) hier geen extra rubriek van. 

[Remco te Ronde]

Hoi @Lieke Sterk Huis ,

Wat een goed oog voor detail. Inderdaad in de omgeving van deze video hebben we een eigen rubriek (started met een E) ingericht. Bij sommige dienstverbanden is daar de waarde ''ja'' ingevoerd om te zorgen dat de workflow direct naar *goedgekeurd gaat. Dit doen we o.a. voor geautomatisseerde testen.