Uploaden diploma of certificaat beschikbaar

[#1]

Het is vanaf nu mogelijk om medewerkers via de Youforce App (en ook via Mijn Youforce) een diploma of certificaat te laten uploaden. Dit proces gaat, net Verklaring Omtrent Gedrag, en werkgeversverklaring hypotheek door naar Self Service. Dit biedt wederom de volgende voordelen:

• De medewerker kan het proces starten vanuit de App
• Zodra de Self Service workflow is afgerond krijgt de medewerker een push-melding en weet zeker dat de kopie in zijn/haar dossier zit.
• Jij als beheerder hebt alle flexibiliteit in:
  • De stappen/activiteiten van de workflow
  • Het gebruik van aanvullende e-mails of notificaties
  • Eigen inrichting met koppeling naar Personeelsdossier
  • Alle mogelijkheden met eigen rubrieken, java-scripts of conditie

In dit artikel beschrijven we hoe we dit proces hebben ontwikkeld, hoe je het inricht en welke

flexibiliteit je hebt bij de inrichting.

Waarom is dit proces ontwikkeld?

Simpel, omdat we het idee 'Uploaden diploma of certificaat' binnen kregen. Maar daarnaast zien wij als Visma|Raet ook dat fraude met diploma's, VOG of BIG helaas voorkomt (bron Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport).

Daarom stimuleren wij vanuit Visma|Raet gebruikers om diploma's uit het Diploma-register (van DUO) te uploaden. Net zoals we stimuleren om de digitale VOG van Justis te uploaden. Want de digitale versie zorgt ervoor dat je als werkgever de echtheid van de documenten beter kan controleren.

Hoe activeer je ‘Uploaden diploma of certificaat’?

Bij dit en toekomstige processen bepaald Visma|Raet bepaalde inrichtingen in Self Service. Dit zal altijd worden beschreven en onderhouden in de ‘handleiding Youforce app & desktop - uploaden en aanvragen’. 

Stap 1) Inrichting in Self Service

Voor ‘Uploaden diploma of certificaat’ gelden de volgende eisen:

Noodzakelijke inrichting workflow

Naam workflow	Uploaden diploma of certificaat
Uitsluiten startmenu	Aan (hiermee voorkom je dat de Self Service workflow kan worden opgestart vanuit Mijn Youforce. Dit is ongewenst. Want je gaat in Mijn Youforce de desktop variant van het diploma/certificaat uit de App toevoegen.)
Naam activiteit	Indienen MW
Naam knop	verzenden
In activiteit ‘Indienen MW’ instellingen in ‘Bijlagen’
Voeg bijlage toe	Aan/actief
Beschrijving van bijlagen	Diploma of certificaat

Noodzakelijke inrichting formulier

Noodzakelijke inrichting formulier

In Self Service / Beheer / Formulierdefinitie / Definities importeren kan je vanuit de Raet Template 9999999 kan je de volgende dialoog en formulier importeren:

• GEN_D_Uploaden diploma of certificaat V01
• GEN_F_Uploaden diploma of certificaat V01

Dit formulier heeft de benodigde rubrieken. Maar het is ook een optie om je bestaande formulier en dialoog te gebruiken. De enige voorwaarde in dat geval is dat minimaal de volgende rubriek aanwezig moet zijn op het formulier: 

Rubriekcode	Prompt	Weergave
FS1701	Datum diploma/certificaat	datum

Stap 2) Koppel desktop-proces aan categorie in Mijn Youforce

De innovaties uit de Youforce App zijn ook altijd beschikbaar in de desktop op Mijn Youforce. Ga daarom naar Mijn Youforce / Beheer / Configuratie links Mijn Youforce. Ga naar het onderdeel ‘Persoonlijk’ en koppel daar de optie ‘Uploaden diploma of certificaat’ aan de meest relevante categorie.

Stap 3) Autoriseer het nieuwe proces

Om toegang te krijgen tot deze functionaliteit dient de gebruiker (veelal de groep alle medewerkers) in ‘Autorisatiebeheer’ rechten hebben op de applicatie ‘Profiel’ met rechten:

• Uploaden diploma of certificaat

Hoe werkt het proces?

1) Medewerker kan diploma of certifiaat uploaden via app of Mijn Youforce

* Voor uitgebreide beschrijving hoe een medewerker een diploma download uit Mijn diploma's van Dienst Uitvoering Onderwijs (DUO) lees dit kennisbank artikel.

2) Er wordt een Self Service workflow gestart

Via de Mijn Youforce Inbox en via Te doen in Self Service kan de workflow worden afgehandeld. In dit voorbeeld door degene met rechten ‘Behandelen PA’.

In de workflow worden is vanzelfsprekende de bijlage en datum getoond die medewerker heeft aangeleverd.

3) Workflow afgerond? De medewerker wordt geïnformeerd

De medewerker krijgt een notificatie dat de workflow is afgerond. Via die notificatie kan de medewerker eenvoudig doorklikken naar zijn/haar eigen personeelsdossier. Ook is de is op de overzichtspagina van 'aanvragen & uploaden' de status zichtbaar.

Tips!

Voor dit proces zijn meerdere kennisbank artikelen beschikbaar, bijvoorbeeld:

• Diploma/certificaat: Hoe kan een medewerker toevoegen vanuit Mijn diploma's (DUO)?
• Diploma/certificaat: Ik ben bezig met testen, maar ik zie na indienen geen Self Service workflow
• Diploma/certificaat: Waarom wordt rubriek FS1701 gebruikt voor de datum?
• Diploma/certificaat: Wat is de beste werkwijze als de workflow retour gestuurd moet worden?