Mijn Communities
Help

Kennisbank Youforce App

Sorteren op:
De overheid heeft enige jaren geleden de diplomahulp van de Dienst Uitvoering Onderwijs (DUO) gemaakt.  Hiermee zijn de meeste diploma's digitaal beschikbaar. Waarbij het grote voordeel (als werkgever) is dat een download uit Mijn diploma's een gewaarmerkt officiele PDF betreft. Dit kan helpen bij het voorkomen van diploma fraude.   Om medewerkers te stimuleren deze échte diploma's toe te voegen hebben we eenvoudige link opgenomen met het diploma register. Dit werkt als volgt:   1) Vanuit de app kan medewerker direct naar diploma register 2) Er opent een nieuw scherm (browser van telefoon) waarop medewerker kan inloggen met DigiD app 3) Na inloggen met DigiD ziet medewerker al zijn/haar diploma's 4) Medewerker kan diploma('s) downloaden en vervolgens terug gaan naar de app  5) In de app kan het gedownloade diploma worden geselecteerd 6) De datum wordt herkend en medewerkers ziet een preview
Volledig artikel weergeven
29-05-2024 10:15
  • 0 Antwoorden
  • 0 kudos
  • 7 Weergaven
Data leert dat de workflow ‘uploaden diploma of certificaat’ vrijwel nooit retour wordt gestuurd. Tenzij iemand per ongeluk een verkeerde bijlage toevoegd. Of een zwemdiploma heeft aangeleverd die niet relevant is voor het dossier. Gebeurt dit toch? Dan zijn er 2 mogelijkheden: Is er een activiteit zoals ‘retour MW’. Dan komt de retour gestuurde workflow in de Inbox van de medewerker. Alleen via de desktop kan deze Self Service workflow opnieuw worden ingediend door de medewerker Gaat de knop ‘retour MW’ naar een eindstatus zoals *afgekeurd? Zorg er dan voor dat hier een heldere aanvullende e-mail ingericht is voor de medewerker. Zodat de medewerker de reden ziet van afkeuring en via de App of MijnYouforce nogmaals het proces kan starten.
Volledig artikel weergeven
29-05-2024 09:48
  • 0 Antwoorden
  • 0 kudos
  • 4 Weergaven
Ben je als beheerder aan het testen maar wordt er geen Self Service workflow gestart? Dan zijn er zaken belangrijk om te controleren. Inrichting Self Service workflow In de handleiding staat exact beschreven waar de workflow aan moet voldoen. Denk aan de naam van de workflow, activiteit, knop en namen van de twee bijlagen. Controleer of je exact hetzelfde gebruikt (inclusief dezelfde opzet kleine/hoofdletters).  Is de 'concurrency eenheid' in Self Service actief? Controleer dan of er geen vergelijkbare workflow nog in omloop is voor de test medewerker/dienstverband. Inrichting Self Service formulier In de handleiding staat exact beschreven welke rubriek verplicht op het formulier moeten staan. Controleer of deze rubrieken inderdaad op je formulier staan. Autorisatie Self Service Controleer of je inderdaad rechten hebt op de workflow, bijvoorbeeld als PSA-gebruiker voor 'Behandelen PA'. En wellicht ook nuttig om te kijken of je inderdaad de autorisatie hebt over de (test)-medewerker waarmee je de diploma/certificaat hebt ingediend. Heb je de inrichting helemaal gecontroleerd? En heb je iets aangepast (b.v. een kleine typfout in de bijlagen) dan zal 's nachts opnieuw de eerder ingediende diploma/certificaat alsnog worden aangeleverd aan Self Service. Dat wordt zelfs 60 nachten opnieuw geprobeerd. Die test diploma/certificaat is dus niet verloren.    Lukt het met bovenstaande stappen toch niet? Maak dan een melding aan bij het ServiceCenter. Daarin ontvangen we bij voorkeur minimaal de volgende gegevens van de test gebruiker die de VOG heeft geupload: Persoonsnummer (b.v. 200010) Youforce ID (b.v. RQ267496) Gebruiker ID (b.v. 0e6a62b8-de39-4bc4-92e9-f909abe2abdd) Op basis daarvan zullen we kijken hoe we je verder kunnen helpen bij de test.
Volledig artikel weergeven
29-05-2024 09:43
  • 0 Antwoorden
  • 0 kudos
  • 12 Weergaven
Als een medewerker een diploma/certifcaat upload wordt in de meeste gevallen automatisch de datum dat het diploma is behaald herkend. Deze datum wordt meegenomen in Self Service. Hiervoor wordt de standaard rubriek FS1701 gebruikt die is geintroduceerd  in november 2023. Dit is een zogenaamde Self Service hulp-rubriek die niet wordt geexporteerd naar HR Core Beaufort.   Dit laadt ruimte om een organisatie specifieke werkwijze toe te passen rondom te gebruiken rubrieken. Er zijn daarbij diverse mogelijkheden: Leg je het vast op een eigen rubriek op persoonsniveau of dienstverband niveau? Een medewerker kan meerdere diploma's hebben, mogelijk heb je daarom meerdere rubrieken? Wellicht heb je per type certificaat of opleiding (MBO, HBO, EHBO) een eigen rubriek die je vastlegd. Wellicht noteer je de datum ook in het Personeelsdossier.   Door te werken met één standaard rubriek FS1701 garanderen we dat het proces vanuit de App (en Mijn Youforce) naadloos aansluit op Self Service. Waarbij je binnen Self Service de flexibiliteit kunt gebruiken die gewenst is in jouw eigen organisatie.
Volledig artikel weergeven
29-05-2024 09:41
  • 0 Antwoorden
  • 0 kudos
  • 10 Weergaven
Dit document is bedoeld voor functioneel beheerders van organisaties die zowel in de Youforce app als in Youforce op de desktop gebruik maken van aanvragen & uploaden. In dit document wordt de werking en inrichting van aanvragen & uploaden beschreven. Dit betreft de functionaliteiten: Uploaden en declareren VOG (Verklaring Omtrent Gedrag) Aanvragen werkgeversverklaring hypotheek Uploaden diploma of certificaat   Dit document is niet bedoeld als gebruikershandleiding voor eindgebruikers zoals medewerkers en managers, maar het document beschrijft welke functionaliteit beschikbaar is en hoe het gebruikt kan worden.  
Volledig artikel weergeven
04-04-2024 11:22 (Bijgewerkt op 29-05-2024)
  • 14 Antwoorden
  • 2 kudos
  • 913 Weergaven
Vanuit de App (& desktop) kan een 'aanvraag werkgeversverklaring hypotheek conform Nationale Hypotheek Garantie (NHG)' worden gestart door de medewerker. Deze aanvraag start een Self Service workflow. De noodzakelijke inrichting in Self Service is beschreven in de de handleiding.    Op die manier koppel je deze aanvraag aan jouw organisatie specifieke workflow. Want de flexibiliteit van Self Service biedt iedere organisatie de mogelijkheid om organisatie specifieke werkwijze rondom bijvoorbeeld intentieverklaring, loonbeslagen, templates, e-mails & werk verdeling Personeel - en Salarisadminsitratie etc. te realiseren.   Visma|Raet heeft veel ervaring met de diverse mogelijkheden rondom de workflow en template conform NHG. Via Mijn Visma|Raet kan je eenvoudig een 'aanvraag consultancy' aanmaken. Een consultant van Visma|Raet zal afstemmen welke ondersteuning gewenst is: Kortweg is het proces als volgt: We vragen uit van de verschillende onderdelen (ORT, overwerk, flexible budget) welke rubrieken je gebruikt en of deze meetellen in vakantie-geld en eindejaarsuitkering. We vragen uit of je één of meerdere CAO's/salarisregelingen gebruikt. We vragen uit wie de intentie verklaring afgeeft bij tijdelijke contracten. Tot slot is het relevant om te weten of je één of meerdere KvK-nummers gebruikt & of je naast de werkgeversverklaring NHG ook altijd het formulier ''aanvullende voorzieningen'' wil laten genereren. Op basis daarvan wordt vervolgens de workflow, dialoog, formulieren en templates ingericht.    In de bijlage vind je een voorbeeld van de template zoals deze door de Visma|Raet consultant ingericht kan worden (in combinatie met de workflow, dialoog en template).
Volledig artikel weergeven
21-05-2024 16:11 (Bijgewerkt op 21-05-2024)
  • 0 Antwoorden
  • 3 kudos
  • 168 Weergaven
Vanuit de Youforce App & Desktop wordt een Self Service workflow opgestart. Dit proces loopt via een api die ook wordt gebruik in meerdere situaties waarbij een workflow wordt opgestart.    In Self Service wordt veelvuldig gebruik gemaakt van de hulprubriek A00001. Bijvoorbeeld voor een tekstblok, maar ook voor een getal, datum of een label. De diversiteit van deze rubriek is groot. Zo kan een A00001 rubriek misschien wel 2x voorkomen op hetzelfde formulier als tekstblok. Waarbij éénmaal voor de medewerker als input en éénmaal voor de PSA-gebruiker als input.   Om te zorgen dat vanuit de Youforce App & dekstop altijd de toelichting van de medewerker in het juiste veld terecht komt introduceerden wij daarom in november 2023 de reeks FS1700 - FS1799. Al deze rubrieken zullen door Visma|Raet worden beheerd voor specifieke doeleinden waarbij een waarde niet naar HR Core geëxporteerd hoeft te worden.   Daarbij is rubriek FS1700 specifiek aangemaakt voor 'Wensen voor werkgeversverklaring' als tekstblok met 240 karakters. Zo garanderen we de perfecte aansluiting tussen Self Service en de Youforce App.  
Volledig artikel weergeven
14-05-2024 21:32 (Bijgewerkt op 15-05-2024)
  • 0 Antwoorden
  • 2 kudos
  • 84 Weergaven
Ben je als beheerder aan het testen maar wordt er geen Self Service workflow gestart? Dan zijn er zaken belangrijk om te controleren. Inrichting Self Service workflow In de handleiding staat exact beschreven waar de workflow aan moet voldoen. Denk aan de naam van de workflow, activiteit, knop en namen van de twee bijlagen. Controleer of je exact hetzelfde gebruikt (inclusief dezelfde opzet kleine/hoofdletters).  Is de 'concurrency eenheid' in Self Service actief? Controleer dan of er geen vergelijkbare workflow nog in omloop is voor de test medewerker/dienstverband. Inrichting Self Service formulier In de handleiding staat exact beschreven welke 2 rubrieken verplicht op het formulier moeten staan. Controleer of deze rubrieken inderdaad op je formulier staan. Autorisatie Self Service Controleer of je inderdaad rechten hebt op de workflow, bijvoorbeeld als PSA-gebruiker voor 'Behandelen PA'. En wellicht ook nuttig om te kijken of je inderdaad de autorisatie hebt over de (test)-medewerker waarmee je de VOG hebt ingediend. Heb je de inrichting helemaal gecontroleerd? En heb je iets aangepast (b.v. een kleine typfout in de bijlagen) dan zal 's nachts opnieuw de eerder ingediende VOG alsnog worden aangeleverd aan Self Service. Dat wordt zelfs 60 nachten opnieuw geprobeerd. Die test VOG is dus niet verloren.    Lukt het met bovenstaande stappen toch niet? Maak dan een melding aan bij het ServiceCenter. Daarin ontvangen we bij voorkeur minimaal de volgende gegevens van de test gebruiker die de VOG heeft geupload: Persoonsnummer (b.v. 200010) Youforce ID (b.v. RQ267496) Gebruiker ID (b.v. 0e6a62b8-de39-4bc4-92e9-f909abe2abdd) Op basis daarvan zullen we kijken hoe we je verder kunnen helpen bij de test.
Volledig artikel weergeven
05-04-2024 09:19 (Bijgewerkt op 14-05-2024)
  • 0 Antwoorden
  • 1 kudos
  • 197 Weergaven
Ben je als beheerder aan het testen maar wordt er geen Self Service workflow gestart? Dan zijn er zaken belangrijk om te controleren. Inrichting Self Service workflow In de handleiding staat exact beschreven waar de workflow aan moet voldoen. Denk aan de naam van de workflow, activiteit, knop en namen van de twee bijlagen. Controleer of je exact hetzelfde gebruikt (inclusief dezelfde opzet kleine/hoofdletters).  Is de 'concurrency eenheid' in Self Service actief? Controleer dan of er geen vergelijkbare workflow nog in omloop is voor de test medewerker/dienstverband. Inrichting Self Service formulier In de handleiding staat exact beschreven welke rubriek verplicht op het formulier moet staan. Controleer of deze rubrieken inderdaad op je formulier staan. Autorisatie Self Service Controleer of je inderdaad rechten hebt op de workflow, bijvoorbeeld als PSA-gebruiker voor 'Fiatteren SA'. En wellicht ook nuttig om te kijken of je inderdaad de autorisatie hebt over de (test)-medewerker waarmee je de werkgeversverklaring aanvraag hebt ingediend. Heb je de inrichting helemaal gecontroleerd? En heb je iets aangepast (b.v. een kleine typfout in de bijlagen) dan zal 's nachts opnieuw de eerdere aanvraag werkgeversverklaring alsnog worden aangeleverd aan Self Service. Dat wordt zelfs 60 nachten opnieuw geprobeerd. Die test 'werkgeversverklaring hypotheek' is dus niet verloren.    Lukt het met bovenstaande stappen toch niet? Maak dan een melding aan bij het ServiceCenter. Daarin ontvangen we bij voorkeur minimaal de volgende gegevens van de test gebruiker die de aanvraag heeft geprobeerd: Persoonsnummer (b.v. 200010) Youforce ID (b.v. RQ267496) Gebruiker ID (b.v. 0e6a62b8-de39-4bc4-92e9-f909abe2abdd) Op basis daarvan zullen we kijken hoe we je verder kunnen helpen bij de test.
Volledig artikel weergeven
14-05-2024 20:57
  • 2 Antwoorden
  • 1 kudos
  • 142 Weergaven
Data leert dat de workflow ‘aanvragen werkgeversverklaring hypotheek’ vrijwel nooit retour wordt gestuurd. Gebeurt dit toch? Dan zijn er 2 mogelijkheden: Is er een activiteit zoals ‘retour MW’. Dan komt de retour gestuurde workflow in de Inbox van de medewerker. Alleen via de desktop kan deze Self Service workflow opnieuw worden ingediend door de medewerker Gaat de knop ‘retour MW’ naar een eindstatus zoals *afgekeurd? Zorg er dan voor dat hier een heldere aanvullende e-mail ingericht is voor de medewerker. Zodat de medewerker de reden ziet van afkeuring en via de App of MijnYouforce nogmaals het proces kan starten.
Volledig artikel weergeven
14-05-2024 20:53
  • 0 Antwoorden
  • 0 kudos
  • 59 Weergaven
In het artikel 'Welke mogelijkheden zijn er voor de digitale VOG (PDF) en de VOG per post?' hebben we toelichting geschreven over de 'digitale VOG'.   Omdat op het moment van het maken van dit kennisbankartikel (april 2024) nog niet alle organisaties bekend zijn met het digitale proces bijgaande enkele voorbeelden hoe de medewerker gaat ervaren. De printscreeens zijn afkomstig vanuit de Berichtenbox vanuit de Overheid en kunnen dus in de loop van tijd veranderen (dit wordt niet beheerd door Visma|Raet). 1. Medewerker krijgt mail & push melding in berichtenbox 2. Medewerker klikt op push melding en logt in op Berichtenbox 3. Medewerker opent bericht van Justis 4. Medewerker opent digitale VOG en kan deze openen met een andere app 5. Vanuit daar kan medewerker VOG downloaden  
Volledig artikel weergeven
24-04-2024 10:24
  • 0 Antwoorden
  • 1 kudos
  • 134 Weergaven
Via autorisatiebeheer bepaal je of 'alle medewerkers' (iedereen met een actief contract) of ''alle gebruikers' (iedereen, ook zonder actief contract) toegang hebben tot 'uploaden en declareren VOG'.   Op die manier zou je medewerkers vóór hun eerste werkdag toegang kunnen geven tot dit proces. In dat geval wil je natuurlijk dat de nieuwe medewerker de kosten betaald krijgt met zijn/haar eigen salarisstrook.    Hiervoor zijn binnen Youforce meerdere oplossing. Een van de oplossingen is het toevoegen van een PY-rubriek in Self Service. Stel je gebruikt P06932 voor de kosten van de VOG. Dan voeg je in het Self Service formulier toe: PY6932  Startdatum P06932 (als variabel) In die rubriek neem je een script op zoals: var A = GF_SysteemDatum() ; var B = v_P00322#; var C = GF_DagenVerschil(GF_SysteemDatum() , v_P00322#); if(C<=0) {X=A} else {X=B}; return(X)   💡 Note: natuurlijk moet je dus ook de  Datum in dienst (P00322) opgenomen hebben op je formulier.  
Volledig artikel weergeven
09-04-2024 15:19 (Bijgewerkt op 09-04-2024)
  • 0 Antwoorden
  • 3 kudos
  • 191 Weergaven
Alle processen die onderdeel zijn van 'aanvragen en uploaden' ondersteunen de volgende bestandstypen: afbeeldingen (*.png, *,jpg, *.jpeg) PDF De keuze om dit te ondersteunen is: Dit is vergelijkbaar met de mogelijkheden bij 'declaratie onkosten' Bovenstaande bestandsformaten zijn toegestaan in Self Service Zowel afbeeldingen en PDF-bestanden bieden mogelijkheden voor zogenaamde Optical Character Recognition (OCR). Simpel gezegd bijvoorbeeld automatisch herkennen van de 'datum' of 'bedrag' van de bijlage.  
Volledig artikel weergeven
04-04-2024 16:28
  • 0 Antwoorden
  • 2 kudos
  • 78 Weergaven
In de handleiding lees je welke 2 rubrieken moet gebruiken.   Gebruik je andere velden gebruiken voor ‘VOG datum uitgifte’ of ‘Kosten VOG in €’? Kijk dan of je kunt overstappen op de standaard rubrieken.   Wil/kan dat niet? Voeg dat toch de hierboven genoemde velden toe, zet exporteren uit en gebruik een javascript om de waarden over te zetten naar je eigen rubrieken.
Volledig artikel weergeven
04-04-2024 15:05 (Bijgewerkt op 04-04-2024)
  • 0 Antwoorden
  • 0 kudos
  • 83 Weergaven
De datum VOG wordt vastgelegd op PI0379. Dit is een rubriek op dienstverband niveau. Dit is gedaan omdat: Er bij meerdere dienstverbanden sprake kan zijn van verschillende screeningsprofielen Als er bij herindiensttreding na x maanden/jaren op een nieuw dienstverband reden kan zijn om opnieuw een VOG aan te vragen.   Maar je kunt zelf in je Self Service formulier ervoor kiezen om via een java-script de waarde uit PI0379 ook over te nemen in een persoonsrubriek zoals PO0026.
Volledig artikel weergeven
04-04-2024 12:16
  • 0 Antwoorden
  • 0 kudos
  • 100 Weergaven
Data leert dat de workflow ‘uploaden en declareren VOG’ vrijwel nooit retour wordt gestuurd. Gebeurt dit toch? Dan zijn er 2 mogelijkheden: Is er een activiteit zoals ‘retour MW’. Dan komt de retour gestuurde workflow in de Inbox van de medewerker. Alleen via de desktop kan deze Self Service workflow opnieuw worden ingediend door de medewerker Gaat de knop ‘retour MW’ naar een eindstatus zoals *afgekeurd? Zorg er dan voor dat hier een heldere aanvullende e-mail ingericht is voor de medewerker. Zodat de medewerker de reden ziet van afkeuring en via de App of MijnYouforce nogmaals het proces kan starten.
Volledig artikel weergeven
04-04-2024 12:15
  • 0 Antwoorden
  • 2 kudos
  • 95 Weergaven
In dit artikel delen we praktijk ervaringen hoe organisaties omgaan met zowel de digitale VOG (als PDF) als een VOG per post.
Volledig artikel weergeven
04-04-2024 11:48 (Bijgewerkt op 04-04-2024)
  • 0 Antwoorden
  • 1 kudos
  • 231 Weergaven