Vervolgstappen verlof

[#1]

Na de vakantieperiode zullen we actief verder gaan met de processen rondom verlof in de Youforce App. Via dit bericht willen we informatie delen over de volgende stappen.

Doordat Britta en Maarten veel medewerkers, managers en beheerders hebben gesproken en ontwerpen hebben getest, hebben we een goed beeld van wat belangrijk is en hoe we daar invulling aan willen geven.

Daarnaast is er enige tijd geleden een initiatief gestart om de diverse ideeën-secties op de community op orde te brengen. Hierbij hebben we 60 (!) ideeën uit Self Service geïdentificeerd met betrekking tot verlof waarin we ook een aantal belangrijke verbeterpunten zien die we graag direct mee willen nemen tijdens de ontwikkeling. (we zullen nog reageren op deze ideeën, al zal dit vaak een referentie zijn naar dit bericht)

De meest belangrijke onderdelen zijn Verlofregistratie en Verlofoverzicht. We zullen bullets gewijs aangeven wat de hoofdpunten zijn die we wel en niet doen. Dit betreft dan de eerste versie, we hebben zeker de ambitie om daarna de module verder aan te kleden.

HR Core Beaufort Online is - en blijft - de bron van verlofgegevens. Dit betekent dat we al opgenomen verlof, verlofrechten en de feestdagenkalender zullen opvragen uit Beaufort en de opnames terugsturen naar Beaufort (vergelijkbaar met Self Service).

Verlofregistratie

Wat gaan we doen...

• Aanvragen van verlof
  
  
• Intrekken van verlof
  Indien dit geen bijzonder grote extra inspanning vereist zullen we het intrekken van verlof voordat deze is goedgekeurd mogelijk maken
  
  
• Automatisch afboeken of voorstel op basis van vervaltermijn
  Nu Beaufort de vervaldatums op de juiste momenten ter beschikking heeft willen we hier graag gebruik van maken om de rechten te gebruiken die als eerste zullen vervallen
  
  
• Meerdere verlofsoorten in 1 aanvraag
  Gerelateerd aan het vorige item, het kunnen gebruiken van meerdere verlofsoorten in 1 verlofaanvraag (bijv. Wettelijk en bovenwettelijk verlof)
  
  
• Goedkeuringsproces met (push-) notificaties en taken
  
  
• Beheerders-functionaliteit
  Inzicht in aanvragen (vergelijkbaar met declaraties), configureren van de module.
  (Bijv. het kunnen configureren of het toegestaan is om een opname te doen die tot een negatief saldo leidt)

Voorbeeld

Om ervoor te zorgen dat we zo snel mogelijk een eerste versie van de functionaliteit kunnen aanbieden, zijn er ook zaken die we nog niet oppakken;

• Bijzonder verlof
  We richten ons op vakantie(-verlof)
  
  
• Integratie met werkpatroon/werkrooster
  
  
• Cyclisch verlof

Verlofoverzicht 

Wat gaan we doen...

• Inzicht in verlofopnames
  Toekomstig verlof, historisch verlof en lopende aanvragen
  
  
• Inzicht in verlofsaldo
  Eenvoudig zien hoeveel vakantie je nog kunt opnemen en weten wat je moet opnemen voordat het vervalt. Inzicht in de opbouw van het saldo zodat controles door de medewerker mogelijk zijn.

Voorbeeld

De manager laten we voor nu buiten beschouwing. We begrijpen dat er een noodzaak is voor managers (en HR medewerkers) om in te kunnen zien wat het openstaande saldo/recht is voor een bepaalde afdeling, persoon en dienstverband. We weten nog niet of we daar functionaliteit voor ontwikkelen of dat dit beter opgelost kan worden d.m.v. een rapportage.

[Carl Mesker]

is het ook mogelijk om bij verlofaanvraag het systeem (indien er bij één verlofsoort te weinig verlof aanwezig is) dit dan automatisch van het volgende verlof af te laten schrijven. Dit omdat momenteel de aanvrager 2 aanvragen moet indienen?

[Bart Kok - Gemeente Venlo]

Gelden deze ontwikkelingen ook voor de verlofworkflows van Self Service in de regulier Youforce portal.

[Remco te Ronde]

Hoi @Carl Mesker ,

Als medewerker kan ik me goed voorstellen dat het 'automatisch afboeken van het oudste verlofpotje' gebruiksvriendelijker is. In de praktijk kan het misschien nog best moeilijk zijn. Maar zeker een terecht idee. @Lieke Sterk Huis heeft hiervoor al het idee 'Verlof overzichtelijk en juiste opname ervan in Youforce App' aangemaakt. Volg dat idee (door er op te stemmen) om op de hoogte te blijven van de ontwikkeling.

[Remco te Ronde]

Hoi @Bart Kok - Gemeente Venlo ,

Deze ontwikkelingen gelden voor alle HR Core Beaufort Online klanten. Mogelijk heb je al eens iets vernomen van het nieuwe 'Mijn Youforce'. Daarmee is de intentie dat een medewerker een proces kan opstarten (zoals verlof). Soms is dat een nieuw proces vanuit de Youforce app (zoals de intentie met verlof) en soms is het een hele specifieke Self Service Workflow (zoals aanvragen betaald ouderschapsverlof). Omdat de medewerker zoekt op basis van proces is het niet relevant voor hem/haar om te weten of het proces in Self Service of ''de Youforce app (&desktop)'' zit.

Voor 'verlof' is de aanpak dus hetzelfde als voor 'declaratie reiskosten', 'declaratie onkosten' of 'ziek- en herstelmelden'. De workflows in Self Service zijn niet langer relevant, maar worden vervangen door nieuwe processen vanuit de Youforce app (die dus óók op een laptop gestart kunnen worden. Zowel vanuit de huidige Youforce met tegels, Home en straks vanuit 'Mijn Youforce')

[Bart Kok - Gemeente Venlo]

@Remco te Ronde dank voor je uitgebreide antwoord. We hadden al iets vernomen over het nieuwe Mijn Youforce. Goede ontwikkelingen voor verlof, ook voor het gebruikersgemak van de eindgebruiker.

[Thea G]

Re: Bezettingsoverzicht laat niet zien als iemand een halve dag werkt, graag toonbaar maken door het vakje voor de helft te kleuren (SLSR-I-647)

goedemorgen, in hoeverre zijn jullie al bezig om dit idee uit te voeren? We zijn 1,5 jaar verder en het probleem doet zich nog steeds voor. Zou zeer wenselijk zijn om dit te laten zien in het bezettingsoverzicht. Leidinggevende hebben meerdere malen dit verzoek bij ons ingediend.
Groet,Thea