Welkom bij de digitale handtekening

[#1]

Welkom op de community van de digitale handtekening!
Van HR-documenten zoals een arbeids- of studieovereenkomst tot aan inkoopcontracten, overeenkomsten voor bedrijfskleding of telefonie.

We bieden twee varianten voor het digitaal ondertekenen van documenten. Een variant waarbij de workflow in Self Service een HR-document genereert en hierna digitaal ondertekend kan worden door de tekenbevoegden. En de variant van de digitale handtekening waarbij je flexibel en eenvoudig in het ondertekenportaal van Youforce documenten aanbiedt om te laten ondertekenen.

Samengevat de twee varianten naast elkaar:

Hoe kan een proces via de workflow in Self Service eruit zien?

• De leidinggevende stelt in Self Service bijvoorbeeld een contractwijziging op of start meld een nieuwe collega in dienst of elk ander proces op, waar handtekeningen benodigd zijn;
• De leidinggevende of HR tekent namens de werkgever het document;
• De medewerker ontvangt een e-mail met daarin een link naar het ondertekenportaal waar het te ondertekenen document klaar staat. De medewerker leest het document en ondertekent het document digitaal, uiteraard veilig via sms-authenticatie;
• De ondertekende documenten kunnen vervolgens via Self Service automatisch worden toegevoegd aan het medewerkersdossier. 

Demo video digitale handtekening vanuit de workflow

Wat moet ik doen om dit in te richten?

We hebben een stappenplan ontwikkeld om snel en eenvoudig de digitale handtekening onderdeel te laten uitmaken van de workflow. Klik hier voor het stappenplan - Activeren digitaal ondertekenen en we hebben hier een aantal Tips & tricks.

Digitale handtekening portaal

We hebben de digitale handtekening uitgebreid! 

Deze nieuwe optie biedt de mogelijkheid om elk willekeurig document digitaal te laten ondertekenen buiten de Self Service workflow om. Dit document kan aangeboden worden in Word, maar ook in pdf formaat. Dus niet enkel een HR document, maar bijvoorbeeld een inkooporder of een afwijkende arbeidsovereenkomst kan via deze functionaliteit digitaal ondertekend worden. 

Demo video digitale handtekening vanuit het Youforce portaal

Wil je starten met deze functionaliteit, bekijk dan de Handleiding Digitale handtekening portaal

Waar moet je op letten bij het in gebruik nemen van de digitale handtekening?

De digitale handtekening (inclusief de uitbreiding) zit bij elke Youforce-klant standaard in het contract. Het gebruik verrekenen we achteraf via de maandelijkse factuur van Visma | Raet.

Wat zijn de voordelen van de digitale handtekening?

• Kortere doorlooptijd van te ondertekenen documenten;
• Grip en controle op uw documentenstroom;
• Onderteken waar en wanneer dat nodig is (mobiel);
• Bespaart tijd en kosten;
• Draagt bij aan maatschappelijk verantwoord ondernemen;

• Moderne en gebruiksvriendelijke oplossing voor de medewerkers;

• Dezelfde rechtsgeldigheid als een ‘natte’ handtekening.

[Nicolle]

Hoi, deze extra mogelijkheid ziet er prima uit. Als we gebruik maken van dit Digitale handtekening portaal kunnen we de getekende documenten dan ook automatisch in het personeelsdossier laten landen?

[Paul Wevers - Gemeente EHV]

Hoi @Marloes Feenstra,

Ik mis ook de ondertekeningsvolgorde van het document. Nu gaat alles naar alle ondertekenaars, echter in veel gevallen moet eerst de tekeningsbevoegde van de organisatie tekenen en daarna pas de medewerker in het geval van HR documenten.

Hartelijke groet,

Paul Wevers

[Marloes Feenstra]

@Nicolle  Excuus, ik zie dat mijn reactie niet is opgeslagen.

Op dit moment is het niet mogelijk om vanuit de digitale handtekening portaal het getekende document automatisch door te sturen naar het personeelsdossier. 

Zou je dit idee ook willen aanmaken bij de ideeën? Dan kunnen andere klanten hier ook op stemmen.

We hebben dit al wel vaker gehoord en gaan verder onderzoeken wat de mogelijkheden zijn.

[Marloes Feenstra]

Hoi @Paul Wevers - Gemeente EHV,
Zou je dit idee ook willen aanmaken bij de ideeën? Dan kunnen andere klanten hier ook op stemmen en zullen we het idee verder gaan onderzoeken.
Groeten!

[Paul Wevers - Gemeente EHV]

@Marloes Feenstra gedaan: Ondertekeningvolgorde - Visma Community

[JZ74]

Hoi,

wij worden ook heel blij van deze oplossing. Graag zouden we voor nu ook van start gaan met het digitaal aanbieden van onze arbeidsovereenkomsten.  In dat geval zouden we echter ook de tekst van de mail die vanuit het systeem naar de (nieuwe) medewerker gaat, aan willen passen en daar ook wat mededelingen vanuit onze organisatie in zetten. Is dat mogelijk, of is dat mogelijk te maken?

[Piet Kunenborg]

Hoi,

In de documentatie zie ik nog niet hoe het getekende document eruit ziet als je het door de Portal haalt.

Bij ondertekening via een Workflow komt er een stempel waarvan je de plek kunt sturen.
Hoe ziet het eruit via de Portal. Op het document zelf is de ondertekening niet terug te vinden, vermoed ik. Wordt er een pagina met ondertekeningscertificaat toegevoegd aan de pdf?  Hoe werkt dit precies?

[tjeerdhaa]

Hoi  @Piet Kunenborg,

Er wordt inderdaad een aparte pagina toegevoegd aan het eind van de te ondertekenen documenten. Hierop komen dan de handtekeningen te staan:

Overigens is het vanaf volgende week ook mogelijk om van documenten aan te geven dat ze niet getekend hoeven worden, maar slechts al bijlage worden meegestuurd in het ondertekenverzoek. In dat geval blijft het document ongewijzigd (en ongetekend)

[tjeerdhaa]

Hoi @JZ74. Er wordt momenteel gewerkt aan een verbetering waarmee de tekstuele inhoud van schermteksten en notificaties (e-mail) kunnen worden aangepast. Wij proberen deze functionaliteit voor het eind van het jaar beschikbaar te hebben.

[Ditske Loos1]

Goedemorgen @tjeerdhaa ,

Is er al iets meer bekend over het aanpassen van de tekstuele inhoud (met name per email) van de automatische berichten via de workflow in Self Service?

[Jennifer6]

Hoi @Marloes Wij hebben op onze personeelsadministratie nu de mogelijkheid om de arbeidsovereenkomst digitaal te laten tekenen.

Dit hebben we nu voor het eerst gedaan en werkt op zich prima. Echter we willen de status van de verzonden documenten gezamenlijk kunnen bijhouden, en kunnen zien of bijvoorbeeld de eerste partij al heeft getekend, en (in nood) een dergelijke "flow" ook kunnen verwijderen voor elkaar.

Er wordt intern aangegeven dat alleen degene die het document ter ondertekening instuurt in de cockpit kan zien. Aangezien wij allen parttime werken is dat erg onhandig. Ook tijdens vakanties is dit heel onhandig. 

De vraag is of dit echt niet kan dat wij het van elkaar zien en of hier een andere oplossing voor is?