Beheersbaarheid HR Core Online omgeving

[#1]

In het kader van de beheersbaarheid van de HR Core Online omgeving is gekeken naar het hoog aantal  gebruikers op deze omgeving. Onderzoek heeft uitgewezen dat er een relatief groot aantal inactieve gebruikers aanwezig is.

Er is besloten om wekelijks de gebruikers op te schonen die al meer dan 1 jaar niet meer hebben ingelogd op de HR Core Online omgeving. Op deze manier houden we de omgeving goed beheersbaar voor de actieve gebruikers.

Indien blijkt dat toch weer toegang noodzakelijk is kan eenvoudig opnieuw een aanvraag via een SC2 ticket worden ingediend. Dit is een geautomatiseerd proces waarbij binnen 30 minuten de toegang weer actief is. Indien een gebruiker geen toegang meer nodig heeft kan dit via de aanmaak van een SC7 ticket geregeld worden.

Overzicht actieve gebruikers 

Het is mogelijk gebleken om een overzicht te genereren met de actieve gebruikers. Dit overzicht wordt geplaatst op de J-drive in de map 'Logging' met de naam <klantnummer>_ActiveUsers.csv en wordt wekelijks bijgewerkt.

In dit overzicht vind je de IC-nummers, creatiedatum en datum van de laatste login.

[Bas Menken - Gemeente Leiden]

Laten jullie de beheerders ook weten wie er zijn gedeactiveerd? 

Wij hebben als beheerders namelijk geen inzicht in HR Core wanneer iemand voor het laatst heeft ingelogd, het zou voor ons dus ook handige informatie zijn om de rechten daar op te schonen.

[Marc van Gestel]

Wij hebben gebruikers in HR Core Online geregistreerd, die nooit inloggen op de omgeving, maar fungeren als actienemer voor de actieve signalering. Houden jullie hier rekening mee?

[Raymond_de_Rozario]

Binnen Beaufort OnPrem kon ik via Impromptu nog een rapport maken, waarin ik via DPIA009 de waarde van Wwmut Dt opvroeg. Omdat het wachtwoord maar 90 dagen geldig was, kon er gecontroleerd worden wie langer dan 90 dagen haar/zijn wachtwoord niet had gewijzigd.

In Report Builder heb ik alleen onderstaande velden

En in Youforce Reporting kan ik alleen kijken naar de systeem mutaties:

Er kan dus zelf niet proactief contact met onze gebruikers worden opgenomen. 

Om met @Bas Menken - Gemeente Leiden mee te gaan, zou mijn voorstel zijn om de functioneel beheerders van de organisatie ruim van te voren op de hoogte te stellen. Op die manier kunnen wij tijdig contact met de gebruiker opnemen en hoeft er niet gebruik te worden gemaakt van een piep-systeem.

Graag ook rekening houden met gebruikers die niet inloggen, maar worden gebruikt voor koppelingen e.d.

Wanneer dat beheerstechnisch niet wenselijk is, dan graag een rapportage beschikbaar stellen.

[FBB Zorgboog]

Ook wij hebben heel veel gebruikers in HR Core Online geregistreerd, die nooit inloggen op de omgeving, maar fungeren als actienemer voor de actieve signalering. Opschonen zonder daar rekening mee te houden zou dus tot ongewenste problemen leiden.

[MarvinTergooi]

Youforce gebruikers die toegang hebben tot Hr Core Online staan toch los van de Beaufort gebruikers die er enkel instaan als actienemer? Dit bericht gaat toch om het 1e? 

[Sita Wennekes]

Het zou een toegevoegde waarde hebben wanneer je als functioneel beheerder kan zien wie nog als actief Beaufort gebruiker geregistreerd staat bij Visma.

[Sandra Groenewoud]

Bedankt voor de reacties op het opschonen van de gebruikers.

Zoals in een opmerking is aangegeven heeft het opschonen geen invloed op de Beaufort gebruikers die enkel als actienemer staan gedefineerd.

Om tegemoet te komen aan het inzicht in de gebruikers zullen we kijken of we op regelmatige basis een overzicht kunnen genereren van de gebruikers. 

[Sandra Groenewoud]

Overzicht actieve gebruikers 

Het is mogelijk gebleken om een overzicht te genereren met de actieve gebruikers. Dit overzicht wordt geplaatst op de J-drive in de map 'Logging' met de naam <klantnummer>_ActiveUsers.csv en wordt wekelijks bijgewerkt.

In dit overzicht vind je de IC-nummers, creatiedatum en datum van de laatste login.

[FBB Zorgboog]

@Sandra Groenewoud zou nog beter zijn wanneer ook de naam van de betreffende Youforce-gebruiker in het overzicht vermeld zou worden. Nu moeten we deze weer in een excel zelf met een formule gaan ophalen. ik ken echt niet alle gebruikersnummers uit mijn hoofd...