Rapporteren van FTE na verval gender codes

[#1]

In release 2024-04/8 is Gemal aangepast op het gebied van gender. Een onderdeel van deze wijziging is dat diverse uitvoercodes zijn vervallen die aantallen mannen of vrouwen telden (in diverse categorieën). Een aantal werkgevers heeft sindsdien bij ons aangegeven dat deze vervallen codes gebruikt werden voor rapportages op FTE’s. 

Dergelijke rapportage’s kunnen ook gemaakt worden met andere codes die nog wel in Gemal bestaan. In Youforce Reporting (of een andere rapportage omgeving) kun je zelf een rapportage maken die aansluit bij je informatiebehoefte. Dit artikel is bedoeld om je hierbij op weg te helpen.

Momenteel zijn invoercodes in Youforce Reporting alleen beschikbaar vanuit HR Core. Daarom wordt hieronder naast de Gemal invoercode ook de HR Core rubriek vermeld. Uitvoercodes komen per definitie altijd uit Gemal.

Belangrijke codes om het aantal FTE vast te stellen

• Invoercode 02404 / HR Core rubriek P00404 Percentage deelbetrekking - Toont het vaste deeltijdpercentage van het dienstverband. Variabele extra uren zijn hier niet in verwerkt.
• Uitvoercode 01991 Factor gewerkt - Toont het werkelijk gewerkte deeltijdpercentage van het dienstverband. Variabele extra uren zijn in dit percentage verwerkt. Deze code is gemaximeerd op 100%
• Uitvoercode 01506 Factor afwijkend voltijd - Het werkelijk gewerkte deeltijdpercentage boven 100%. 

Let op: Als je werkgevercode 08003 Betaling uren boven 100% hebt vastgelegd met waarde 2 - Uren boven 100% betalen als uren meerwerk, dan wordt uitvoercode 01991 Factor gewerkt niet begrensd op 100% en wordt uitvoercode 01506 Factor afwijkend voltijd niet berekend.

• Uitvoercode 02301 Blokkade factor bezetting - Als je invoercode 02890 Code niet in bezetting hebt vastgelegd, dan wordt op uitvoercode 02301 het volledige gewerkte deeltijdpercentage getoond dat geblokkeerd moet worden, ook boven de 100%.

Hoe verwerk je deze codes in een rapportage?

Om altijd het totale gewerkte deeltijdpercentage te tonen en blokkade bezetting mee te nemen, tel je dus uitvoercodes 01991 en 01506 bij elkaar op. Uitvoercode 02301 trek je daar vervolgens vanaf.

Voorbeeld: de fulltime norm in je CAO is 36 uur per week / 156 uur per maand. Een werknemer heeft een vast contract voor 32 uur per week / 138,66 uur per maand. Deze werknemer werkt in enige maand 30 uur extra.

• Invoercode 02404 Percentage deelbetrekking = 138,66/156 = 88,89%
• Uitvoercode 01991 Factor gewerkt = (138,66 + 30) / 156 = 108,12% → wordt gemaximeerd op 100%
• Uitvoercode 01506 Factor afwijkend voltijd = (138,66 + 30) / 156 -/- 100% = 8,12%
• Uitvoercode 01991 + 01506 = 100% + 8,12% = 108,12%
• Stel dat bij deze werknemer invoercode 02890 Code niet in bezetting was vastgelegd, dan werd uitvoercode 02301 Blokkade factor bezetting berekend op 01991 + 01506 = 100% + 8,12% = 108,12%

Je kunt zelf de keuze maken welke van deze cijfers je wel of niet in je rapportage wilt opnemen. De oude codes man/vrouw volledig / parttime maakten gebruik van uitvoercodes 01991 + 01506.

Belangrijke codes om specifieke groepen uit te sluiten of te kenmerken

• Invoercode 02330/ HR Core rubriek P00330 Code geslacht - Als je toch wilt blijven rapporteren op het aantal FTE per geslacht in je organisatie, dan kun je met deze invoercode onderscheid maken tussen de waarden 0 - onbekend, 1 - vrouw en 2 - man.

Invoercode 02332 / HR Core rubriek P00332 Code soortloner - Met deze code kun je onderscheid maken of een werknemer maandloner (waarde 1 of 2) of uurloner (waarde 3 of 4) is.

[Trees van Rosmalen1]

Wat is dit een ongelooflijk complexe manier om nog aan de juiste verloonde fte (conform journaalpost) te komen.

Als jullie gewoon één nieuwe code voor alle fte aanmaken (wat voorheen de 1988 en 1989 was), dan was er niets aan de hand geweest. 

Volgens mij zitten veel organisaties nu met een probleem m.b.t. aansluitingen in boekhouding, jaarrekening , overzichten etc. etc.  

De codes die hierboven genoemd worden sluiten óf niet volledig aan (al dan niet door afronding) en om ze wel aan te sluiten moeten er allerlei berekeningen worden gedaan om op het juiste resultaat (lees voorheen de codes 1988 en 1989) te komen.

Ik snap niet waarom er zo moeilijk gedaan wordt over het niet meer tonen van deze codes op de oude manier.

[Inge vd Kamp]

Betekent dit nu dat er geen andere oplossing komt? Ik had gehoopt dat we met een speciale productie alsnog de juiste FTE's kunnen krijgen. Ik sluit me aan bij Trees, dit is voor veel organisaties niet te doen.

[Niek Grupstra]

@Trees van Rosmalen1 

@Inge vd Kamp 

In plaats van 2 uitvoercodes (1988 en 1989) tel je er 3 (1991 + 1506 - 2301). Dat is het enige verschil.

Uitvoercodes 1991 en 1506 (en gerelateerd 2301) zijn een onderdeel van de loonberekening en zouden daarom altijd moeten aansluiten op de berekende loonbedragen. Als dat niet het geval is, dan ontvangen we daar graag een melding van in 4me met de bijlagen waaruit dit blijkt.

Juist uitvoercodes 1988 en 1989 kenden verschillen omdat deze los stonden van de loonberekening. Ze werden samengesteld in de tijd dat overzichten nog op papier vervaardigd werden om inzicht te geven in het aantal mannen en vrouwen in een organisatie te tellen. We hebben daar nu modernere oplossingen voor zoals Youforce Reporting.