Nieuw Gebruikersbeheer vanaf 13 mei

[#1]

In de afgelopen periode hebben we met het team hard gewerkt aan een nieuw Gebruikersbeheer. We hebben al mooie functionaliteiten kunnen releasen en zijn dit nu samen met de pilot klanten aan het testen. Naast goede feedback, hebben we ook al veel complimenten mogen ontvangen. En daarom is dit hét moment om ook jullie een kijkje te geven in het nieuwe Gebruikersbeheer. 13 mei  zorgt het team ervoor dat Gebruikersbeheer voor alle klanten beschikbaar is. 

Waarom is Gebruikersbeheer vernieuwd?

Eén van de doelen van Visma | Raet is het vereenvoudigen van de software en dat willen we met het nieuwe Gebruikersbeheer ook doen. We willen meer overzicht bieden in de lijst met gebruikers, het eenvoudiger maken om gebruikers aan te maken en te wijzigen en we hebben het proces rondom certificaten vervangen, waardoor het kenmerken van een professional ook makkelijker is. 

Meer onderscheid in de rechten

Voor het nieuwe Gebruikersbeheer hebben we in Autorisatiebeheer meerdere rechten beschikbaar. Zo kan je iemand bijvoorbeeld ook alleen leesrechten geven in Gebruikersbeheer. Daarnaast hebben we onderscheid in het aanmaken, wijzigen en verwijderen van de gebruiker. Op deze manier kan je een gebruiker in Autorisatiebeheer specifiek de rechten geven die voor hem of haar relevant zijn. 

Audit log toegevoegd

Wanneer je in Gebruikersbeheer wijzigingen doorvoert, kan je dit ook terugzien in de audit log bij de gebruiker. We tonen hier alle wijzigingen die voor deze gebruiker zijn uitgevoerd in Gebruikersbeheer. Wanneer een gebruiker aangemaakt wordt vanuit Beaufort zal als uitvoerder ‘Systeem’ getoond worden. Let op: de wijzigingen die in Individueel Gebruikersbeheer zijn uitgevoerd worden in deze audit log niet getoond. Zie je geen audit log bij de gebruiker? Dan heb je voor deze gebruiker nog geen wijzigingen doorgevoerd in Gebruikersbeheer. 

De huidige rapportages op basis van Individueel Gebruikersbeheer blijven nog beschikbaar in Mijn Youforce.

Afscheid nemen Individueel Gebruikersbeheer

Met de komst van het nieuwe Gebruikersbeheer gaan we ook afscheid nemen van Individueel Gebruikersbeheer. Op 13 mei voegen we voor alle gebruikers die nu rechten hebben tot Individueel Gebruikersbeheer een nieuwe autorisatie toe, met de rechten tot het nieuwe Gebruikersbeheer. Ook verwijderen we het ‘oude’ recht in Autorisatiebeheer. Daardoor hoef je als beheerder niks aan te passen en zie je wanneer je in Mijn Youforce op Gebruikersbeheer klikt gelijk het nieuwe Gebruikersbeheer. 

Het nieuwe Gebruikersbeheer wordt voor alle klanten uitgerold, ook als je nog gebruikmaakt van HR Core Beaufort on prem en Toegangsbeheer. 

Toegang verloopdatum

Daarnaast gaan we ook afscheid nemen van de Toegang verloopdatum. In de afgelopen periode hebben we hier al verschillende wensen voor binnen gekregen op de community en ook in verschillende gesprekken met klanten kwam deze wens naar voren. Dit houdt in dat je in Gebruikersbeheer niet meer verplicht een verloopdatum hoeft in te vullen en dat gebruikers niet meer automatisch verlopen, en dus niet meer verlengd hoeven te worden. In het nieuwe Gebruikersbeheer kan je heel eenvoudig een gebruiker blokkeren.

De gebruikers waarbij de toegang verloopdatum gevuld is met een datum tot en met 12 mei 2024, zullen in het nieuwe Gebruikersbeheer geblokkeerd worden. Is voor een gebruiker de toegang verloopdatum gevuld met een datum van 13 mei 2024 of later, dan wordt deze datum genegeerd en niet overgenomen naar het nieuwe Gebruikersbeheer. Je kunt de huidige toegang verloopdatum controleren en eventueel aanpassen in Individueel Gebruikersbeheer. 

Uitfaseren certificaten

Tot slot gaan we ook stoppen met de certificaten. Op de oude manier kenmerk je iemand als professional door een certificaat te downloaden, deze hoefde je niet meer te installeren maar downloaden was nog wel een vereiste. Met deze nieuwe functionaliteit hoef je alleen nog maar het schuifje om te zetten om iemand professional te maken. 

In dit geval overschrijft deze functionaliteit het certificaat. Dus zodra je in Gebruikersbeheer het schuifje professional uitzet, behoud je je certificaat, maar ben je geen professional meer. In Gebruikersbeheer tonen we het wel wanneer je een certificaat hebt. Je kunt deze alleen niet meer toevoegen of verwijderen.

In Gebruikersbeheer tonen we het wel wanneer je een certificaat hebt. Je kunt deze alleen niet meer toevoegen of verwijderen. 

Gebruik je nog de Dossier connector? Controleer dan de einddatum van jouw certificaat en vernieuw deze. In dit artikel wordt je geïnformeerd over het uitfaseren van de Dossier Connector.

Wat doen wij? 

• Wij blijven Gebruikersbeheer verder ontwikkelen
• Wij ontwikkelen een handleiding zodat jij precies weet hoe het nieuwe Gebruikersbeheer werkt
• Wij zorgen ervoor dat jij en je mede beheerders toegang krijgen tot het nieuwe Gebruikersbeheer en zetten het huidige ‘Individueel Gebruikersbeheer’ uit

Wat doe jij?

• Gebruik je dossier connector? Controleer de einddatum van het certificaat in Individueel Gebruikersbeheer en download eventueel een nieuw certificaat
• Controleer eventueel de toegang verloopdatum van gebruikers in Gebruikersbeheer
• Houd de community in de gaten voor de nieuwste updates rondom Gebruikersbeheer

Ben je na het zien van het nieuwe Gebruikersbeheer enthousiast geworden en wil je ook als eerste toegang tot de nieuwe functionaliteiten? Stuur dan een mailtje naar sabine.koelewijn@visma.com en ik zal ervoor zorgen dat dit ook voor jouw organisatie geactiveerd wordt. 

[Jeroen Bos]

Is het mogelijk dat ik hier met iemand contact over op kan nemen? Dat zou voor ons heel prettig zijn. Ik verneem het graag even. 

Groeten, Jeroen 

[troow]

@Mdbusser ik heb een test uitgevoerd. Binnen onze organisatie wordt P01035 de dag erna weer automatisch omgezet naar het zakelijk emailadres.

[Mdbusser]

@troow  Dankjewel voor je reactie! Komt jouw zakelijk mailadres wat word teruggeschreven dan weer uit een ander systeem? Ga het ook even testen, dankjewel iig voor je input!

[FBB Zorgboog]

@Sabine Koelewijn nog een issue m.b.t. het niet kunnen aanpassen van het zakelijke emailadres in gebruikersbeheer: ik heb soms gebruikers waarbij het zakelijke emailadres dat in gebruikersbeheer staat niet overeenkomt met het zakelijke emailadres in Beaufort. Aanpassen in Beaufort heeft dan ook geen zin, aanpassen in gebruikersbeheer kan niet en dus moet ik het Youforce account volledig verwijderen en opnieuw aanmaken. Dat kan toch niet de bedoeling zijn?

Overigens heb ik dit al een tijd geleden aangegeven. Betreft account waarbij in het verleden in Youforce via individueel gebruikersbeheer dat zakelijke emailadres handmatig is aangepast en dus niet vanuit Beaufort werd gevuld.

[Sabine Koelewijn]

Hoi @FBB Zorgboog, het verwijderen van het account is inderdaad niet de bedoeling. Voor nu kan je wanneer dit e-mailadres gewijzigd moet worden een ticket aanmaken bij het Service Center en dan zullen wij kijken of we je hiermee kunnen helpen. 

[Latifa Hachimi]

Waar kan ik in het nieuwe gebruikersbeheer een nieuwe medewerker opnieuw een activatielink laten versturen?

[Sabine Koelewijn]

Hoi @Latifa Hachimi , dit kan in de sectie onyouforce account. rechtsboven zie je de knop 'Verstuur uitnodiging opnieuw'. Dit kan alleen wanneer het account nog niet geverifieerd is door de medewerker. 

[Mdbusser]

@Sabine Koelewijn er is nu een veld zichtbaar in gebruikersbeheer wat heet: UI.User management.Recovery e-mail. Hier staat het mailadres voor herstelmails van het youforce account? Dit mailadrest komt nu niet overeen met het mailadres wat er boven staat onder: gebruikersgegevens. De medewerker kan hierdoor geen nieuwe activatielink ontvangen.

[Riny]

@Sabine Koelewijn 

Beste Sabine

Wij werken met Roosterplanning van C-Quential.

Sinds het nieuwe gebruikersbeheer live is hebben we problemen met de koppeling van de gebruikers naar Roosterplanning.

Medewerker adminstratie:

De koppeling van de medewerker naar de medewerker adminstratie komt wel door maar het gebruikersnummer wordt niet meer automatisch vooraf gevuld. Dit kan handmatig worden toegevoegd maar zorgt voor meer werk

Redactie:

In de redactie (in roosterplanning) moet het zakelijk mailadres handmatig door de AB gevuld worden waardoor de medewerker via Mijn Youforce - SSO kan inloggen (vergelijkbaar met de identity in gebruikersbeheer YF).

Echter de medewerker wordt nu pas zichtbaar in redactie op de dag van indiensttreding.

Dit was met het oude gebruikersbeheer via de portal niet het geval. Daar was de medewerker na afronding van het indienstproces vrij snel zichtbaar, ook in de toekomst.

Het is wenselijk dat de medewerker al ruim van te voren zichtbaar is waardoor alles werkt op de datum indienst.

Ik heb hierover met C-Quential gesproken en het blijkt dat meer organsaties die met Roosterplanning werken hier last van hebben.

Het zou fijn zijn als dit onderzocht en hersteld wordt.

Met vriendelijke groet,

Riny Puts

[Sabine Koelewijn]

Hoi @Mdbusser, 

Het kan voor komen dat door de cache nog niet de juiste naam van het veld wordt getoond. Is dit inmiddels wel zichtbaar? 

Bij het activeren van het account heeft een gebruiker de mogelijkheid om af te wijken van het e-mailadres in Beaufort en een ander e-mailadres voor herstel toe te voegen. Vermoedelijk heeft de gebruiker dit ook gedaan. Mocht dit niet het geval zijn, wil je dan een ticket aanmaken bij het Service Center? Dan zullen we dit verder onderzoeken. Het helpt ons als je aangeeft welk e-mailadres nu gevuld staat en welk e-mailadres je had verwacht te zien. Alvast bedankt! 

[Sabine Koelewijn]

Hoi @Riny, 

Wat vervelend om te horen dat het nu niet optimaal werkt. Zou je hiervoor een ticket aan willen maken bij het Service Center en deze uitgebreide informatie daaraan toe willen voegen? Dan kunnen we dit verder onderzoeken. Alvast bedankt!