(Pilotfase) Directe links naar de processen van Flex benefits

[#1]

Het is eindelijk zover, de eerste directe links zijn beschikbaar!  Het is een veelbesproken onderwerp als het gaat om Mijn Youforce. 

In dit artikel bespreken we:

• Wat zijn de directe links precies?
• De actuele status van de directe links naar Flex Benefits doelen
• De actuele status van de directe links naar Self Service Workflows
• Hoe nu verder?

Wat zijn de directe links precies?

Mijn Youforce is het startpunt om te navigeren naar de processen voor jou als medewerker, manager of HR professional. In de huidige situatie werd je doorverwezen naar de module Flex Benefits en moest je vanuit daar nog kiezen welk proces je wilde opstarten. Hetzelfde geldt voor de processen van Self Service. Door middel van de directe links maken we het mogelijk om vanuit Mijn Youforce alle processen direct op te starten. Hierdoor wordt het voor gebruikers makkelijker om te navigeren naar bijvoorbeeld het Flex Benefits proces 'fiets' of het Self Service proces ‘verlof aanvragen’. 

Voordeel van de directe links

In de huidige situatie, wanneer je zocht op verlof aanvragen, kwam Self Service naar voren. Dit bleek erg ingewikkeld voor onze gebruikers omdat niet iedereen weet dat verlof onder Self Service zit. Door middel van de directe links, zal bij het zoeken naar verlof aanvragen ook daadwerkelijk het proces 'verlof aanvragen' worden getoond en direct worden geopend. Dit zal het navigeren naar het juiste proces aanzienlijk verbeteren. 

De actuele status van de directe links naar Flex Benefits doelen

De directe links naar Flex Benefits zijn inmiddels gerealiseerd. Met deze nieuwe ontwikkeling, is het mogelijk om direct vanuit Mijn Youforce bijvoorbeeld het proces ‘aankoop verlofuren’ te starten. Je kan zoeken naar de naam van het proces of de juiste categorie openen om het proces te vinden. Na het afronden van het proces, sluit je het tabblad van je browser en kan je weer verder met navigeren naar de volgende uit te voeren processen vanuit Mijn Youforce. 

 

Om goed te begrijpen hoe de synchronisatie van de Flex Benefits doelen naar Mijn Youforce verloopt, verwijzen we je graag naar de volgende kennisartikelen. 

De actuele status van de directe links naar Self Service workflows

De directe links naar Self Service workflows zijn op dit moment nog in ontwikkeling. Voor de manager workflows (MSS) hebben wij de directe links naar Mijn Youforce al gecontroleerd beschikbaar in meerdere Youforce omgevingen die wij als Visma|Raet gebruiken. Voor de medewerker workflows (ESS) zijn we op dit moment nog druk bezig om dit te realiseren. Zodra dit tweede onderdeel gereed is, zullen wij ook hiervan een video toevoegen aan dit artikel. 

Ter voorbereiding van het beschikbaar stellen van de directe links naar Self Service zijn we al gestart met het aanmaken kennisartikelen Mijn Youforce -> Self Service. Daarin kan je straks precies lezen hoe e.e.a. werkt.

Hoe nu verder?

In de huidige situatie zullen de links eerst goed worden getest door onze pilot klanten. Dit geldt zowel voor de processen van Flex Benefits en Self Service. Binnenkort zullen wij beginnen met het testen van de directe links van Flex Benefits. Zodra Self Service klaar is om getest te worden, zal dit ook uitgerold worden naar onze pilot klanten. Als onze pilot klanten helemaal tevreden zijn, zullen de directe links verder worden uitgerold naar de rest van onze klanten die gebruik maken van Mijn Youforce.

[Monique1]

@Lotte van Dijk 

Wij zijn ons aan het voorbereiden op de jaarovergang. We waren gewend om binnen het medewerkerprofiel binnen "Portaalbeheer" -> "Youforce autorisatieprofielen beheren" de tegel Flex Benefits uit te zetten. Als ik nu in autorisatiebeheer binnen de autorisaties voor de medewerker de applicatie "Flex benefits" als geheel verwijder (dus zowel het recht "Toegang tot Flex benefits" als "Flex benefits medewerker"), dan werkt alleen de directe link naar Flex benefits (het dashboard) niet meer, maar werken alle directe links naar de doelen / producten nog wel. Dit is niet de bedoeling, we willen Flex Benefits als geheel tijdelijk dicht zetten voor de medewerkers. Hoe kunnen we dit het beste aanpakken? 

[Jeltje Bakker-Postma]

@Monique1 
Wij zetten voorheen geen tegel uit en nu dus geen processen. 

Wat we wel doen is in Flex Benefits het gehele Flex pakket blokkeren. Dit zijn bij ons dan de stappen:

1. De medewerkers maken keuzes voor december.
2. Blokkeer het flexpakket, zodat er geen keuzes meer kunnen worden gemaakt. Dit doe je als volgt:  Flex Benefits -> Beheer -> Flexpakket ->  Onderhouden -> Flexpakket. Selecteer vervolgens de betreffende werkgever en klik "basiskenmerken" aan. "Indicatie geblokkeerd" kun je aanvinken om te blokkeren.
3. De keuzes voor december worden goedgekeurd.
4. Exporteer de keuzes voor december naar het HR-systeem.
5. De salarisproductie voor december wordt vervaardigd.
6. De salarisgegevens van de salarisproductie van december worden geïmporteerd in Flex Benefits.
7. Draai de Wizard jaarovergang.
8. De volgende dag Flex Benefits openstellen voor het keuzejaar 20..

[Jeltje Bakker-Postma]

@Monique1 
En nog ter aanvulling staat er het een en ander beschreven in de Release Notes december van Flex Benefits.

[Lotte van Dijk]

Hallo @Monique1, 

Ik zie dat Jeltje al een heel mooi antwoord heeft gegeven en dit is ook zeker al de mooiste en beste oplossing. 

Als je toch op zoek bent naar iets anders, zou je er natuurlijk ook voor kunnen kiezen om te zorgen dat je de workflows verwijderd uit de categorie in 'configuratie Mijn youforce'. Dan zul je er wel aan moeten denken ze weer toe te voegen zodra je ze weer actief wilt zetten. 

Groeten Lotte

[Monique1]

@Lotte van Dijk 

bedankt voor de terugkoppeling. De oplossing van Jeltje deden wij ook altijd maar het probleem was dat dit niet goed werkte in Mijn Youforce. In de laatste release van Flex benefits is dit gelukkig opgelost. Zie Flex Benefits 2023-12 - Visma Community (change 5386222).