Vanaf 13 juni accountbeheer in Gebruikersbeheer

[#1]

Zoals in dit artikel beschreven gaan we accountbeheer toevoegen aan Gebruikersbeheer. Wij verwachten dit op 12 juni vanaf 18:00u te kunnen releasen. Dit houdt in dat je vanaf 13 juni, voor jouw gebruikers een account kunt aanmaken in Gebruikersbeheer. 

Onyouforce accounts activeren in Gebruikersbeheer

Zodra je een nieuwe gebruiker hebt aangemaakt kan je gelijk ook een account voor deze gebruiker aanmaken op dezelfde detailpagina. Klik op ‘Account aanmaken’ en het onyouforce account wordt voor de gebruiker aangemaakt. 

Als het account is aangemaakt, krijgt de gebruiker een mail om het account te verifiëren. De geboortedatum van de gebruiker hoeft niet meer gevuld te worden. Zoals ook gecommuniceerd in dit artikel. 

Uitnodiging opnieuw versturen

Wanneer de gebruiker al een account heeft, maar deze nog niet door de gebruiker geverifieerd is, ziet dat er als volgt uit:

Indien de uitnodigingsmail verlopen is, of als de gebruiker deze niet terug kan vinden, kan je eenvoudig de uitnodiging opnieuw versturen door op de knop ‘Verstuur uitnodiging opnieuw’ te klikken. 

Wanneer het account is aangemaakt wordt de eventueel gewijzigde gebruikersnaam van de gebruiker getoond en wijzigt de status bij Geverifieerd van ‘Nee’ naar ‘Ja’.

[JvdB]

Hoe zit het met het ontkoppelen van PingID? Blijft dat via account beheer beschikbaar?

[Sabine Koelewijn]

Hoi @JvdB, 

Alle functionaliteit die je nu in Youforce Account Beheer hebt, krijg je straks in Gebruikersbeheer. Dat stukje is alleen nog in ontwikkeling, dus daarvan kon ik nog geen printscreen delen. 

[MarvinTergooi]

Ik mis op dit moment 2 zaken:

- het kunnen filteren/zoeken op onyouforce account. Dus in 1x een lijst wie z'n account heeft.

- het kunnen verwijderen van onyouforce accounts (zonder de gebruiker te verwijderen). 

Wordt dit nog toegevoegd? 

[WL Janneke Slabbers]

 Antwoord reeds gegeven zie ik hierboven

Hoi Sabine, ik mis in bovenstaand voorbeeld nog de 'bypass' en 'de apparaten voor tweefactorauthenticatie ontkoppelen'.

(In artikel waar jullie naar verwijzen van 29-05-2024 staan deze wel genoemd)

[Sabine Koelewijn]

Hoi @MarvinTergooi, 

Bedankt voor jouw feedback. We zullen je ideeën meenemen, maar dat zal nog geen onderdeel worden van de eerste versie. We willen een Gebruikersbeheer een rapportage functionaliteit toevoegen met daarin alle informatie uit Gebruikersbeheer, waaronder ook de onyouforce accounts. Ik kan alleen nog niks zeggen over wanneer dit beschikbaar komt. 

Met de overstap naar Visma Connect kunnen we ook de functionaliteit aan gaan bieden om accounts te verwijderen. Dit was in Ping nog niet het geval. De gebruiker blijft na het verwijderen van een account wel nog actief. Dit zal vanaf september beschikbaar zijn. 

[Ilse_KVK]

Hoi @Sabine Koelewijn,

Blijft het oude account beheer scherm nog wel beschikbaar? In onze ACP omgeving maken we hier bijna dagelijks gebruik van voor het bypass-en van PingID voor testaccounts. 

[Sabine Koelewijn]

Hoi @Ilse_KVK, 

Nee, het oude scherm blijft niet beschikbaar. Maar de Bypass zal toegevoegd worden aan Gebruikersbeheer. Alle functionaliteit die nu beschikbaar is in Youforce Account Beheer, komt ook beschikbaar in Gebruikersbeheer.

[RichardR]

@Sabine Koelewijn 

Beste Sabine,

Op dit moment zie ik dat, vanuit het oude individueel gebruikersbeheer, nu in gebruikersbeheer gebruikers geblokkeerd zijn maar in youforce account beheer is het youforce account actief (verschillende soort functionaliteit uit verleden).

Hoe gaat dat straks als youforce account beheer onder gebruikersbeheer komt te vallen.

Wat wordt leidend, wordt er nog een conversie gedaan van een van de twee blokkades?

Met vriendelijk groet,

Richard

[Sabine Koelewijn]

Hoi @RichardR, 

Wat nu in Gebruikersbeheer staat is leidend. Dus wanneer een gebruiker in Gebruikersbeheer geblokkeerd staat, is het account vanuit Youforce Account Beheer ook geblokkeerd. 

[Sylvia van Horick]

@Sabine Koelewijn 

Hoi Sabine, ik heb al de hele dag problemen met Youforce Account Beheer. Komt dit door het samenvoegen met gebruikersbeheer? 

[Sabine Koelewijn]

Hoi @Sylvia van Horick, 

Nee, dit heeft niet te maken met het samenvoegen van de functionaliteit. Helaas is dit een bekende melding in Youforce Account Beheer die we niet kunnen verklaren. Dit zal met het samenvoegen van de functionaliteit wel opgelost zijn. Voor nu is de workaround om eerst een andere module te openen en daarna naar Youforce Account Beheer of via een incognito scherm inloggen. 

[RichardR]

@Sabine Koelewijn 

Beste Sabine,

Dan ga ik een melding aanmaken, want bij ons is dat toch anders (ene kant is geblokkeerd andere kant active).

Voor nieuwe blokkades is het aan elkaar gelijk, dat klopt.

Met vriendelijke groet,

Richard

[MaroeskaH]

@Sabine Koelewijn is er inmiddels een printscreen beschikbaar hoe het nieuwe gebruikersbeheer eruit komt te zien? Met name waar we de bypass kunnen activeren. 

[AngelaHeins]

Goedemorgen @Sabine Koelewijn ,

Fijn dat het de nieuwe module is uitgerold. Ziet er goed uit en spreek voor zich denk ik.

Heb nog 2 kleine vraagjes over het zoek scherm (wat nu ook voor Youforce account beheer geldt):

- je kon voorheen ook zoeken op emailadres, komt dit terug?

- als je zocht op een naam dan kreeg je een lijstje met medewerker bijvoorbeeld Janssen, dan krijg je een lijstje met alle Janssen, als ik dan de 1ste aanklikte daar wat na keek en terug ging dan kwam ik terug in het lijstje en pakte ik de volgende op. Dit vond ik altijd erg handig. Nu ga je terug naar het beginscherm en dien je opnieuw de naam in te tikken. 

[Sabine Koelewijn]

Hoi @MaroeskaH,

Jazeker, de printscreen is beschikbaar in de 

[Sabine Koelewijn]

Hoi @AngelaHeins, 

Het zoeken op e-mailadres in inmiddels een bekende wens en gaan we verder onderzoeken. Ik kan alleen nog niet zeggen wanneer dit beschikbaar komt. 

Zou je voor je tweede punt een idee aan kunnen maken in het ideeën portaal? Ik heb namelijk zelf mijn twijfels of dit de beste werkwijze is, maar als blijkt dat een grote groep liever deze werkwijze heeft, dan gaan we dit uiteraard ook onderzoeken. 

[Ilonab]

Goedemorgen, in accountbeheer zag je altijd wanneer iemand voor het laatst was ingelogd, komt dit ook nog terug?

Met vriendelijke groet, 

Ilona Bosschaart

[Sabine Koelewijn]

Hoi @Ilonab, 

We zijn nog aan het onderzoeken hoe we dit het best kunnen tonen. 

[Sylvia van Horick]

Hoi @Sabine Koelewijn 

Ik heb een aantal vragen met betrekking tot het nieuwe gebruikersbeheer:

• Voorheen kon het e-mailadres in gebruikersbeheer anders zijn dan het e-mail adres in Youforce Account beheer. Nu is nog maar één e-mail adres zichtbaar. Welk e-mail adres is aangehouden?
• Bij ons is de status geverifieerd niet zichtbaar
• Wij zien ook geen knop uitnodigingsmail/activatiemail opnieuw sturen
•  Waar kunnen we nu de USER ID terugvinden?

Groet,

Sylvia

[Sabine Koelewijn]

Hoi @Sylvia van Horick 

Allemaal goede vragen, bij deze de antwoorden:

• Het e-mail uit Gebruikersbeheer is aangehouden. Komt de gebruiker uit Beaufort, dan komt dit mailadres overeen met wat in Beaufort staat en anders kan je het in Gebruikersbeheer aanpassen. 
• Dat klopt, we vonden dat geverifieerd toch verwarrend was en hebben het daarom weggelaten, mocht je dit toch missen, dan kan je altijd een idee indienen in het ideeën portaal. 
• De knop mail opnieuw versturen is alleen zichtbaar wanneer een account nog niet geactiveerd is door de gebruiker. Zodra de gebruiker dit wel heeft gedaan, is deze knop niet meer zichtbaar. 
• Bedoel je hiermee het lange nummer voor de gebruiker? Deze staat inderdaad nog niet in Gebruikersbeheer. De gebruiker zelf, kan deze wel zien bij persoonlijke instellingen. We zullen onderzoeken of we het UID ook kunnen toevoegen aan Gebruikersbeheer. Goed gevonden!

[Wouter Heijdelberger]

@Sabine Koelewijn  Ik zie dat in het geval een medewerker via Beaufort in gebruikersbeheer komt en ik een afwijkend emailadres (privé bijv.) wilt gebruiken alvorens het versturen van een nieuwe activatielink, is het wijzigen van het veld P01035 (email adres werk) de werkwijze. Deze manier duurt overigens wel een stuk langer dan gewend via youforce account beheer waar je het emailadres snel kon aanpassen en weer terug veranderen naar het werk emailadres ipv privé. Als ik klik op 'wijzigen' is het veld email in gebruikersbeheer niet-wijzigbaar. Gaat dit nog veranderen? 

[Sylvia van Horick]

@Sabine Koelewijn bij ons gebruiken medewerkers soms hun privé-email om hun wachtwoord te resetten. Dit konden wij terugzien in Account Beheer. Zijn voor deze werknemers nu alle privé-email adressen terug gezet naar hun werkmail?

[L Weegenaar]

Het zou mooi zijn inderdaad als het emailadres weer aangepast kan worden in accountbeheer. De praktijk leert dat via Beaufort het weer enig moment kan duren.  Moet voor Beaufort de rubriek P05023 weer op een A worden gezet voor de koppeling hiermee ?

[Sabine Koelewijn]

Hoi @L Weegenaar, @Sylvia van Horick, en @Wouter Heijdelberger,

Bedankt voor jullie feedback. We zullen de mogelijkheden gaan onderzoeken. Wanneer de data uit Beaufort komt, heb je wel op alle plekken dezelfde informatie en weet je ook altijd zeker waar je informatie vaandaan komt en waar je dit kunt aanpassen. We merkten dat met het aanpassen van de emailadressen veel inconsistentie en veel verwarring ontstond. Maar ik begrijp jullie opmerkingen ook. 

[Ledoux]

Hallo,

Ook bij WML gaat het mis.

De ingelezen gebruiker (midels CSV) is niet terug te vinden.

[Ledoux]

Ik trek deze in want dit is mijn fout 🙂 excuses.

[Fred van Houwelingen]

Toch even een vraag, maar via Youforce Account Beheer kon je ook een mailadres wijzigen om zo de uitnodiging juist te versturen. Komt dit nog terug?

[Sabine Koelewijn]

Hoi @Fred van Houwelingen, 

We gaan de mogelijkheden onderzoeken. We merkten dat met het aanpassen van de emailadressen veel inconsistentie en veel verwarring ontstond. Daarom is gekozen om de e-mailadressen vanuit Beaufort leidend te maken. Gezien de reacties al op dit bericht, zullen we onderzoeken welke mogelijkheden we hebben waarmee het voordeel blijft en de verwarring weggenomen kan worden. 

[Mark Hanssen]

@Sabine Koelewijn , @Sylvia van Horick 

"Bedoel je hiermee het lange nummer voor de gebruiker? Deze staat inderdaad nog niet in Gebruikersbeheer. De gebruiker zelf, kan deze wel zien bij persoonlijke instellingen. We zullen onderzoeken of we het UID ook kunnen toevoegen aan Gebruikersbeheer. Goed gevonden!"

Zou fijn zijn indien deze Gebruiker ID binnen gebruikersbeheer net zoals binnen het voormalige accountbeheer standaard zichtbaar kan worden voor de beheerder. Dit voor de koppeling met bijvoorbeeld VM 2.0 en met PlusPort. 

[AngelaHeins]

@Sabine Koelewijn als het emailadres in Beaufort leidend is, wordt dan als het zakelijk emailadres  beëindigd wordt bij uit dienst, automatisch het privé emailadres doorgezet naar gebruikersbeheer? Dan kan de medewerker namelijk blijven inloggen voor bijvoorbeeld jaaropgave/personeelsdossier etc.

[Sabine Koelewijn]

@AngelaHeins Op dit moment wordt het persoonlijk e-mail doorgezet naar Gebruikersbeheer wanneer in Beaufort het zakelijk e-mailadres leeg is. We zijn nog aan het onderzoeken welke mogelijkheden we nog meer hebben om het proces wanneer een medewerker uit dienst gaat te verbeteren. 

[FrankvM]

Hi @Sabine Koelewijn 

Als een werknemer dan een tweede dienstverband krijgt, is het zakelijk e-mailadres voor deze werknemer al gevuld in Beaufort. Dit betekent dat er in Gebruikersbeheer het zakelijk e-mailadres staat.

Wanneer het Youforce account in de tussentijd is verwijderd, moet er een nieuw Youforce account worden aangemaakt. Overigens gaat de e-mail ter verificatie dan naar het zakelijk e-mailadres, waardoor de werknemer het account niet kan verifiëren.

[Christian-B]

@Sabine Koelewijn 

Als op de knop "Verstuur uitnodiging opnieuw" is geklikt wordt dit niet onderaan de pagina bij "Audit log" getoond?

[Sabine Koelewijn]

@Sylvia van Horick  en @Mark Hanssen, 

We hebben het UID toegevoegd aan gebruikersbeheer, dus vanaf nu is het weer zichtbaar voor jou als beheerder. 

[Sabine Koelewijn]

Hoi @FrankvM, 

In dit geval gaat het erom dat de gebruiker uit dienst gaat en daarna weer in dienst komt, is dat correct? 

[FrankvM]

@Sabine Koelewijn, dat klopt!

We zouden denk ik in theorie in het 'uit dienst proces' kunnen laten verwerken dat het zakelijke e-mailadres wordt leeg gemaakt en dat Selectie DV RUM (P05023) wordt Afgeroepen na uitdienstdatum. Maar het zou erg veel schelen als er door het systeem gekeken wordt naar het privé e-mailadres, wanneer betrokkene geen actief dienstverband meer heeft.

[Sabine Koelewijn]

@FrankvM, ja, duidelijk. Ik kan nog geen beloftes maken, maar we gaan zeker analyseren welke mogelijkheden hiervoor zijn en of we dit proces kunnen vereenvoudigen. 

[Sabine Koelewijn]

@Christian-B 

Hier heb je gelijk in. Maar hoewel het nu niet getoond, kun je dit wel achterhalen. Wanneer de email verstuurd is, verandert het scherm namelijk naar dit scherm:

Je ziet dat het account is aangemaakt, maar dat de gebruiker het account nog niet geverifieerd heeft. Wanneer de gebruiker dit wel gedaan heeft, zie je dit scherm:

Het wordt dus niet in de audit log vastgelegd, maar ik hoop dat je hiermee toch de benodigde informatie hebt. 

Wanneer we in september overgaan naar Visma Connect zal het aanmaken van een account en het versturen van een e-mail ook zichtbaar zijn in de audit log. 

[Christian-B]

@Sabine Koelewijn ,

Klopt, Had ik inderdaad al gemerkt. Bedankt in iedergeval voor het bevestigen!

Groet, 

Christian

[RichardR]

@Sabine Koelewijn 

Beste Sabine, 

Waar is nu het veld met het herstel e-mailadres nu terug te vinden en eventueel aan te passen?

Met vriendelijke groet,

Richard

[Henk Dijkstra]

@Sabine Koelewijn 

Dat gedoe met emailadres is écht irritant. Behalve bij ex medewerkers is er ook een probleem bij nieuwe medewerkers die nog niet in dienst zijn. Daar doet zich dit probleem voor, dat zij niet in Youforce hun gegevens kunnen aanvullen enz. 

Dit komt omdat het e mail adres in eerste instantie het privé mailadres is, maar dat het daarna wordt overschreven door het werk emailadres dat uit Beaufort komt.  De medewerker krijgt dan geen mail meer binnen als de activatielink opnieuw verstuurd wordt. Vervolgens moeten wij hier alert op zijn en weer tijdelijk het emailadres in BO4 overschrijven, laten exxporteren en weer terugzetten enz.

Ik begrijp niet hoe er functionaliteiten live kunnen gaan als niet alles wat er al was "overgezet" wordt en in bedrijf blijft.

Met vr. gr.

Henk

[Sabine Koelewijn]

Hoi @Henk Dijkstra, 

Van een andere klant heb ik deze work around doorgekregen. Zij werken nu met actieve signalering en wanneer de nieuwe gebruiker de gegevens heeft aangevuld krijgen zij hiervan een actieve signalering en daarna wordt het zakelijk e-mailadres gevuld. 

We begrijpen je frustratie en zien ook dat je niet de enige klant bent die het herstel e-mailadres mist. We zijn daarom een analyse gestart met hoe we jullie hierin tegemoed kunnen komen. We zijn nu namelijk aan het onderzoeken of we de activatiemail niet standaard naar het prive mailadres kunnen sturen. Ik kan hier nog geen verdere uitspraken over doen, maar we zijn er dus echt mee bezig. 

[WL Janneke Slabbers]

@Sabine Koelewijn  kan je aangeven wanneer 'apparaten voor twee factorauthenticatie ontkoppelen' beschikbaar is! Graag zo spoedig mogelijk beschikbaar stellen voor de beheerder(zie ook sr#48747180)

[Sabine Koelewijn]

@WL Janneke Slabbers het ontkoppelen van apparaten is al beschikbaar in Gebruikersbeheer. Wanneer je deze fucntionaliteit niet ziet, zijn er waarschijnlijk nog geen apparaten gekoppeld om te ontkoppelen. Maar aangezien je een ticket hebt aangemaakt zullen mijn collega's dit verder onderzoeken. 

[WL Janneke Slabbers]

@Sabine Koelewijn , klopt kom ik nu ook achter. Heb aangegeven dat het overzichtelijker is als het basisveld 'Apparaten' altijd zichtbaar is ongeacht wel/geen apparaat gekoppeld.

[Sabine Koelewijn]

@WL Janneke Slabbers, Dankjewel voor de feedback! En fijn dat je ook al geholpen bent door mijn collega's.