Overgang nieuwe kandidaat management 15 juni 2023

[#1]

We zijn al enige tijd bezig met de overgang naar het nieuwe kandidaat management. Op dit moment hebben jullie nog de keuze om te switchen via de toggle van de oude naar de nieuwe versie. 

Vanaf 15 juni 2023 is dit niet meer mogelijk; vanaf die dag gaan we volledig over naar het nieuwe kandidaat management.

Wat houdt dit in voor jullie? 

Dit houdt in dat er niet meer geswitched kan worden tussen oud en nieuw en alle klanten volledig over gaan op het nieuwe kandidaat management. 

In het oude kandidaat management zitten nog een aantal oude functionaliteiten, welke enige tijd geleden vervangen zijn door een nieuwe functionaliteit. Deze oude functionaliteiten verdwijnen ook vanaf 15 juni; het gaat om de oude groepsbeoordeling en klasse. 

Oude groepsbeoordeling verdwijnt

Deze verouderde functionaliteit is niet meer uit te voeren vanuit het nieuwe kandidaat management. 

Al enige tijd geleden is de nieuwe groepsbeoordeling functionaliteit uitgebracht. Deze is in lijn met de laatste standaarden voor informatiebeveiliging bij het delen van gegevens en de AVG.

Zie onder meer dit artikel op de community kennisbank voor meer informatie over de nieuwe groepsbeoordeling. 

Klasse verdwijnt

Deze verouderde functionaliteit wordt met name gebruikt voor het rangschikken van kandidaten in het kandidaten overzicht. 

Voor deze functionaliteit is al enige tijd geleden een alternatief ontwikkeld; namelijk de evaluatie knoppen.

Overstap

Voor iedereen wordt automatisch het oude kandidaat management gedeactiveerd. Hier hoeven jullie niets voor te doen. 

Voor de klanten die nog hoofdzakelijk in de oude versie werken, met bovenstaande verouderde functionaliteiten, adviseren we ten zeerste om zo spoedig mogelijk de overstap te maken naar de nieuwe versie en -functionaliteiten. Wij raden aan hiermee niet te wachten tot 15 juni. 

Voor de nieuwe groepsbeoordeling is het advies om nu al hiermee te starten bij nieuwe vacatures.

Vragen of hulp?

Op de Werving & Selectie (EasyCruit) community is meer informatie te vinden in de releasenotes en de diverse kennisartikelen.Heb je toch nog vragen? Stel ze dan gerust via de community of via de service desk.

Heeft jullie organisatie meer ondersteuning nodig hierbij? Vraag dan consultancy aan, zodat wij jullie hierbij verder kunnen helpen.

[marjavanderkolk]

Misschien kun je de screenshots onder de 1e alinea wat duidelijker weergeven zodat dit gebruikt kan worden in de communicatie binnen onze omgeving ? Deze is nu namelijk wel heel slecht leesbaar. Bedankt alvast. Gr. marja

[francispool]

@marjavanderkolk  hierbij alle afbeeldingen! 

[Astrid Bruins Slot]

Komt er nog een duidelijke en volledige hand out die als bijlage kan worden gebruikt om naar de gebruikers binnen de organisatie te mailen? Ik vind de afbeelding hierboven nog steeds slecht leesbaar. 

[Sanne Gerrets]

In de nieuwe versie mis ik de referentienummers in de vacaturelijst. In de oude versie zit dat wel en daarmee kunnen we snel de juiste vacature terugvinden. Kan dit in de nieuwe versie toegevoegd worden?

[Maurice Eppenga]

@Sanne Gerrets, bovenstaand bericht gaat over het kandidaten management. De oude vacaturelijst blijft dus beschikbaar.

[Anouk Rebel]

Goedemiddag,
Ik heb 2 vragen over de nieuwe omgeving (voor zover ik kan terugvinden zijn deze nog niet gesteld, anders excuses).

1. Hoe/waar kan ik de wervingsacties terugvinden onder een kandidaat? (bijv. checken welke datum een kandidaat op 'Aannemen' is gezet?)

2. Hoe download ik een cv/motivatie van een kandidaat? Ik zie alleen de optie 'Print document'.

Dank!

[AmritaEsajas]

In de nieuwe versie mis ik (volgens mij) de optie om afspraken te bewerken. Wordt deze optie nog toegevoegd? 

[Hanneke Wiersma]

@Anonymous Eppinga,

De oude kandidatenlijst blijft zichtbaar na 15 juni.

Kunnen we alles nog zien van deze kandidaten? Welke brieven etc zijn nog wel zichtbaar en welke niet?

[Maurice Eppenga]

@Anouk Rebel

1. Dit kan je terugvinden in het kandidaatprofiel onder het tab 'Geschiedenis' (boven de document viewer). Vervolgens zijn er twee tabbladen, voor communicatie en statuswijzigingen.

2. Het is alleen mogelijk om het document in te zien en te printen. Downloaden is uitgeschakeld vanwege de AVG, zodat er geen rondslingerende bestanden meer zijn. In het verleden stonden harde schijven en mailboxen hier vol mee namelijk, klanten gaven aan dat het op die manier onmogelijk was om aan de AVG te voldoen.

@AmritaEsajas

In deze vorm zal de uitnodigingbewerker niet terugkomen. We zijn momenteel wel bezig om extra statussen en interview details toe te voegen voor 15 juni, zodat je kan zien of een kandidaat de uitnodiging heeft geaccepteerd of dat de uitnodiging nog openstaat. Bij acceptatie verschijnen de interview details in het profiel. Hiermee sorteren we ook alvast voor op de nieuwe interview workflow die momenteel in ontwikkeling is.

@Hanneke Wiersma

Kan je jouw vraag toelichten? Het oude kandidaten management verdwijnt namelijk, maar alle kandidaten en hun gegevens zijn gewoon zichtbaar in het nieuwe kandidaten management.

[jorisvanbaal]

Heeft de nieuwe versie ook consequenties voor het gebruik van het Kandidaat rapportages?

[Maurice Eppenga]

@jorisvanbaal, kandidaat rapportages zijn ook in de nieuwe versie beschikbaar:

[Gerda Reidsma]

@Maurice Eppenga @AmritaEsajas

In deze vorm zal de uitnodigingbewerker niet terugkomen. We zijn momenteel wel bezig om extra statussen en interview details toe te voegen voor 15 juni, zodat je kan zien of een kandidaat de uitnodiging heeft geaccepteerd of dat de uitnodiging nog openstaat. Bij acceptatie verschijnen de interview details in het profiel. Hiermee sorteren we ook alvast voor op de nieuwe interview workflow die momenteel in ontwikkeling is.

16 juni is al over 2 weken. wij gebruiken deze optie ook dagelijks. Wat gebeurd er met de kandidaten die we al uitgenodigd hebben maar nog geen reactie hebben gegeven. Want met een nieuwe workflow vallen die tussen wal en schip. Is er een tijdelijke oplossing om te voorkomen dat we niet meer weten welke kandidaten wel / niet geaccepteerd hebben?

[Maurice Eppenga]

@Gerda Reidsma, wanneer de kandidaat nog niet heeft gereageerd, dan blijft de status op uitgenodigd staan. Zodra de uitnodiging is geaccepteerd of geweigerd verandert de status naar uitnodiging geaccepteerd of uitnodiging afgewezen. Bij het accepteren van de uitnodiging verschijnen ook de interview details in het kandidaatprofiel.

[francispool]

Astrid Bruins Slot ik heb de instructietekst als bijlage in de kennisbank gezet. 

[vmak]

Goedemorgen,

In de oude weergave is het mogelijk om alleen de sollicitaties met de status 'Nieuw' te tonen. In de nieuwe weergave kan er gesorteerd worden, maar is het niet mogelijk om te filteren, waardoor bijvoorbeeld alleen de kandidaten met status 'Nieuw' zichtbaar zijn. Komt er ook de mogelijkheid om te filteren?

Met vriendelijke groeten,

Vinny

[Maurice Eppenga]

@vmak, het is al mogelijk om op status Nieuw te filteren. Boven de kandidatenlijst moet je dan op Nieuw klikken:

[Gea Bussink-Veerbeek]

@Maurice Eppenga 

In een reactie op Groepsbeoordeling - Visma Community zeg je dat elke authenticator app gebruikt kan worden als ze maar gebruik maken van codes met zes cijfers. Is er een QR-code beschikbaar waarmee je TeamReview kunt toevoegen aan een (andere) authenticator app?

[Maurice Eppenga]

@Gea Bussink-Veerbeek, in de registratie workflow zit inderdaad een QR-code die je kan scannen met een authenticator app naar keuze.

[iho]

Goedemorgen,

In de oude versie waren er uitgebreide filteropties beschikbaar (zie afbeelding), maar de vraag is of deze functionaliteit terugkeert in de nieuwe versie van Easycruit.

Met vriendelijke groet,

Ivan

[Maurice Eppenga]

@iho, deze statistieken zijn nog inzichtelijk onder het tab 'Vacature overzicht'. Echter zijn de meeste filters niet meer klikbaar, omdat ze niet in de nieuwe versie bestaan. Op termijn willen we met een alternatief hiervoor komen, door of de filters toe te voegen in de nieuwe versie zodat deze weer klikbaar zijn of filtering in de kandidatenlijst zelf toe te voegen.

[AmritaEsajas]

@Maurice Eppenga Dank voor je reactie. Toch nog een vraag wat betreft de uitnodigingsbewerker. Ik heb momenteel een kandidaat die onze uitnodiging per ongeluk heeft afgewezen. Dit komt wel eens vaker voor. In het systeem staat nu dus aangegeven dat hij het 1ste interview heeft afgewezen. Is het mogelijk dat hiervoor een extra status wordt toegevoegd dat je dit handmatig kan veranderen naar interview geaccepteerd? 

[Maurice Eppenga]

@AmritaEsajas, we zijn momenteel bezig om de nieuwe interview statussen ook beschikbaar te maken in het 'Status wijzigen' menu, zodat je inderdaad handmatig de status kan aanpassen. Dit kost helaas iets meer tijd, doordat we ook rekening moet houden met de volgordelijkheid. Dus eerst moet een uitnodiging verstuurd zijn en pas daarna kan de status handmatig worden aangepast naar geaccepteerd bijvoorbeeld. Zodat de interview details ook bekend zijn en kunnen worden weergegeven in het kandidaatprofiel.

[Anonymous]

Via de drie stipjes in het kandidaatprofiel kan ik een notitie toevoegen. Nadat ik een notitie heb toegevoegd zie ik geen notificatie dat er bij de kandidaat een notitie staat. ( in het oude kandidatenprofiel stond er dan naast documenten/notities een 1. ) Staat dit ergens anders vermeld, binnen het kandidaatprofiel? Als dit niet zo is weet je niet dat iemand een notitie heeft aangemaakt.

[Maurice Eppenga]

@Anonymous, dit zit helaas nog niet in de nieuwe versie. Het staat op de roadmap om een rebuild te doen van de kandidaat notities/documenten, vergelijkbaar met wat we voor de vacature notities/documenten hebben gedaan. Dan zullen we dit zeker toevoegen. Ik heb echter nog geen zicht op de planning wegens andere lopende projecten.

[iho]

@Maurice Eppenga, bedankt voor je reactie.
Echter, hebben we een verzoek ontvangen om de woonplaats zichtbaar te maken in het overzicht en dit als wenslijst item te willen plaatsen. Ik begreep dat deze functie momenteel is uitgeschakeld. Mijn tweede vraag is of er een handleiding beschikbaar is voor de nieuwe versie van Easycruit?

Alvast bedankt,

Met vriendelijke groet,

Ivan

[Maurice Eppenga]

@iho, zou je kunnen toelichten wat je precies bedoelt met de woonplaats zichtbaar maken?

Zojuist heb ik een gebruikershandleiding voor het nieuwe kandidatenmanagement geplaatst, deze is te vinden in de kennisbank:
https://community.visma.com/t5/Kennisbank-Youforce-Werving/Nieuwe-kandidaten-management/ta-p/588089

[iho]

@Maurice Eppenga ik zal later nog terugkomen op de vraag over het zichtbaar maken van de woonplaats.

Een andere vraag gaat over het tabblad van kandidaten. In de oude versie was het mogelijk om andere opties te selecteren, terwijl in de nieuwe versie de opties grijs zijn (zie bijlage). Is het mogelijk om dit alsnog in te schakelen?

[Maurice Eppenga]

@iho, daarover zei ik het volgende: deze statistieken zijn nog inzichtelijk onder het tab 'Vacature overzicht'. Echter zijn de meeste filters niet meer klikbaar, omdat ze niet in de nieuwe versie bestaan. Op termijn willen we met een alternatief hiervoor komen, door of de filters toe te voegen in de nieuwe versie zodat deze weer klikbaar zijn of filtering in de kandidatenlijst zelf toe te voegen.

We hebben deze wens dus in het vizier en het staat op onze backlog, later hierover meer.

[MaritVGGM]

Hoi! Ik heb een vraag over de nieuwe groepsbeoordeling.
Als ik 'nieuwe' collega's de link stuur, hebben zij 24 uur om een account aan te maken. Na 24 uur verstrijkt deze.
Hoe kan ik er voor zorgen dat men een nieuwe link ontvangt als men niet op tijd is?

[Maurice Eppenga]

@MaritVGGM, als het goed is moeten zij een nieuwe link ontvangen als je na 24 uur de uitnodiging opnieuw verstuurd. Laat het mij vooral weten als dit niet het geval is.

[iho]

Goedemiddag @Maurice Eppenga 

Onlangs vroeg ik of het mogelijk is om de woonplaats zichtbaar te maken in het overzicht. Wat ik bedoelde is dat je in de oude versie met de muis over de naam van een kandidaat kon gaan (zonder erop te klikken, zoals te zien is in de afbeelding) en er dan een 'opmerkingenwolkje' verscheen met aanvullende details, waaronder de woonplaats van de kandidaat.

Is het mogelijk om de woonplaats van de kandidaat toe te voegen als een selecteerbare optie onder de kolom 'Editor' (zie afbeelding)?

[Maurice Eppenga]

@iho, zou je dit als idee in kunnen dienen? Dan kunnen andere klanten hier ook op stemmen en zullen wij het gaan bespreken binnen het team.