Verbetering van factuurherkenning in Kas & Bank

[#1]

Bij gebruik van de directe bankkoppeling worden factuurbetalingen bij een volledige match automatisch verwerkt en geboekt!

Voor betalingen die via directe bankkoppelingen of CAMT.053-bestanden worden verwerkt in Kas- en banktransacties, hebben we de herkenning voor het matchen van inkomende en uitgaande factuurbetalingen aanzienlijk verbeterd. Bij het zoeken naar overeenkomsten met openstaande in- en verkoopfacturen, wordt er nu gekeken naar vier criteria: de IBAN of de naam van de debiteur of crediteur, het factuurnummer en het factuurbedrag. 

Voor een factuursuggestie, waarbij u alleen maar op de groene knop Boek hoeft te drukken, moet er op minstens twee van deze punten overeenstemming zijn. Als u gebruikmaakt van de directe bankkoppeling wordt de transactie bij een volledige match automatisch verwerkt en geboekt. De automatisch geboekte transacties vind je terug bij Banktransacties huidige periode binnen het venster Kas- en banktransacties. 

Verder hebben we, gebaseerd op feedback en supportcases, aanpassingen gemaakt om foutieve matches te voorkomen.

IBAN uitlezen en vastleggen bij de debiteur- of crediteurgegevens

De IBAN is een belangrijk veld in de functionaliteit van de verbeterde factuurherkenning en wanneer deze is ingevuld vergroot dit de kans dat nieuwe betalingen in het vervolg beter gematched of zelfs automatisch geboekt worden.

Om deze reden halen we de IBAN automatisch op uit de bankgegevens en slaan we deze op bij de debiteur- of crediteurgegevens. Dit gebeurt enkel wanneer er nog geen IBAN is ingevuld, je de banktransactie handmatig afstemt én wanneer de naam in eAccounting (vrijwel) overeenkomt met de naam in de banktransactie. 

Als er factuurbetalingen in Kas- en banktransacties worden verwerkt of de IBAN automatisch wordt bijgewerkt, dan ontvang je hierover een notificatie. Deze wijziging is daarna te bekijken in het rapport Gebruikshistorie.

Het is belangrijk te benoemen dat deze verbeteringen niet van toepassing zijn op:

• transacties die geen factuurbetalingen betreffen
• facturen in vreemde valuta 
• het matchen van batchboekingen of verzamelbetalingen
• banktransacties die zijn ingelezen vanuit csv- of MT940-bestanden 

Met vriendelijke groet,
Bob/Product Manager

[Sander Kreuze]

In de testfase heb ik ervaren dat dit een hele goede verbetering is!

Erg blij mee, minder klikken, dat willen we toch allemaal?

[Andre Dimmedal]

Dat is een prettige verbetering.
Soms kan het handig zijn om niet automatisch te boeken en deze optie (tijdelijk) uit te zetten.

Waar kan dit?

[Bob Huisman]

Beste Andre,

We hebben geen optie ingebouwd om het automatisch boeken uit te zetten. In welk scenario zou je dit willen en wat is dan de toegevoegde waarde?

Met vriendelijke groet,
Bob/Product Manager
 

[Jessie1]

En wordt er binnenkort dan ook gezorgd dat terugkerende mutaties als pin ontvangsten, bankkosten ed ook versimpeld dan wel automatisch geboekt worden?  (Let dan wel op dat de omschrijving in zijn geheel meekomt vanwege het beperkte aantal posities.)

Dat lijkt niet zo’n moeilijke functionaliteit en zou ook tijd besparen!

[EMulleners]

Beste Bob,

Het automatisch herkennen en boeken is een relatief groot probleem als de factuur (waar betalingskorting op ingehouden is) automatisch afgestemd wordt. Het is dan feitelijk een deelbetaling maar deze transacties moet je allemaal gaan opzoeken en herstellen en dan ga je aan het doel van automatisch afstemmen met efficiëntie voorbij. Ik heb een klant waar dit op heel veel facturen van toepassing is en dan is de mogelijkheid van uitschakelen wel een goede optie.

[Bob Huisman]

Beste Esther,

Als het bedrag niet aansluit dan zal er nooit automatische verwerking plaats vinden.  Een suggestie is in dat scenario het hoogst haalbare. Voor de verwerking van deelbetalingen of facturen met betalingskorting zijn nu geen veranderingen doorgevoerd.

[Andre Dimmedal]

Ik verwerk enkele klanten periodiek en dat kan zelfs per halfjaar zijn.
Dan is er sprake van veel dezelfde facturen. Bijvoorbeeld telefonie en ik vraag mij echt af of het dan goed wordt verwerkt.

Daarom wil ik de mogelijkheid hebben om de automatische verwerking uit te zetten.

[Bob Huisman]

Beste Andre, 

Hier is in het model ook al rekening mee gehouden. Automatisch boeken kan alleen plaatsvinden als er (naast de wederpartij en het bedrag) ook precies op het factuurnummer wordt gematcht. Als er geen factuurnummer is om op te matchen, zal er ook geen automatische boeking plaatsvinden.

In vergelijking met ons oude model van herkenning, waar er ook op een gedeelte van een factuurnummer kon worden gematcht, telt in ons nieuwe model dus alleen een 1-op-1 match.

[Sander Kreuze]

Bob heeft het helemaal juist 😀.

Facturen die eerder automatisch gematcht werden, worden nu niet meer automatisch gematcht als het factuurnummer niet overeenkomt. Een hele verbetering dus.

[Shirley2011]

Het valt ons op dat er nu minder groene vlakken zijn om af te stemmen omdat waarschijnlijk IBAN een belangrijke factor is voor herkenning. 

Zoals jullie zeggen: "Voor een factuursuggestie, waarbij u alleen maar op de groene knop Boek hoeft te drukken, moet er op minstens twee van deze punten overeenstemming zijn. "

Nu hadden wij dat bij een crediteur. De naam, bedrag en factuurnummer kwam overeen alleen het IBAN nummer was niet ingevuld. Pas toen we ook het IBAN nummer invulde werd de knop groen.  Waarom werd hij niet eerder groen als hij al 3 factuursuggesties had. 

[Shirley2011]

Ook hebben wij problemen met de herkenning wanneer een crediteur betaald wordt via een "Tikkie" of "betaalverzoek" Want dan doet de ING het via een tussenrekening betalen i.p.v. het eigen IBAN nummer van de crediteur. ING maakt daar NL10INGB0005300114 van. En dus wordt de factuur niet herkend terwijl de naam, factuurnummer en bedrag wel overeenkomen. 

[Bob Huisman]

Beste Shirley, In dat geval moet de naam van de crediteur precies overeenkomen. Neem aub contact op met support en voorzie ze van schermafbeeldingen, zodat zij dit goed kunnen beoordelen.

[Shirley2011]

Ik zal contact opnemen met support

[EMulleners]

Bob, in antwoord op je bericht van 09-09 wil ik aangeven dat dit automatisch afstemmen bizar genoeg wél continu gebeurt bij deze klant en ik kan geen enkele logische verklaring geven waarom dit zo is. Zou je contact met mij op willen nemen zodat wij dit kunnen onderzoeken? Alvast hartelijk dank!

[Bob Huisman]

@EMulleners Graag contact opnemen met support met relevante schermafbeeldingen. (Stamgegevens crediteur, gegevens banktransactie).  dank je.

[Jim Zwetsloot]

@Shirley2011  We hebben vandaag een verbetering doorgevoerd waardoor aan de inkoopkant nu ook herkenning op alleen factuurnummer + bedrag een match oplevert. Hiermee verwachten we dat er betere herkenning zal plaatsvinden op betalingen waar de IBAN niet aanwezig is (of niet matched met de IBAN van de crediteur) zoals je omschrijft in jouw opmerkingen.

[Shirley2011]

Dat is heel fijn dat het is aangepast.