Hjemmekontor - ofte stilte spørsmål

[#1]

Hvilke lover, forskrifter og avtaler gjelder for hjemmekontor?

Arbeidslivet reguleres i hovedsak av arbeidsmiljøloven (LOV-2005-06-17-62) (aml.) og en rekke tariffavtaler. Disse reglene gjelder uavhengig av om arbeidet utføres hjemmefra eller i arbeidsgivers lokaler.

Ved regelmessig bruk av hjemmekontor må partene i tillegg forholde seg til forskrift om arbeid som utføres i arbeidstakers hjem (FOR-2002-07-05-715). Hjemmekontorforskriften er sist oppdatert med virkning fra 01.07.2022, du finner mer om endringene her.

Hjemmekontorforskriften gjelder i utgangspunktet der hjemmekontor er avtalt mellom arbeidsgiver og arbeidstaker. I tillegg er det krav til at hjemmearbeid avtales som en relativt fast ordning. Forskriften gjelder ikke ved kortvarig eller sporadisk arbeid. 

Hjemmekontorsituasjonen som mange erfarte med bakgrunn i Covid 19 situasjonen, er i utgangspunktet ikke «avtalt» eller ment å være «fast ordning». Dette har medførte usikkerhet om forskriften gjaldt. Arbeids- og sosialdepartementet utarbeidet rett før jul 2020 et notat der konklusjonen legger opp til at pålagt hjemmekontor begrunnet i smittevernhensyn eller andre pålegg også faller inn under forskriften. 

Enkelte HMS-forskrifter kommer også til anvendelse ved regelmessig bruk av hjemmekontor – dette gjelder bl.a internkontrollforskriften (FOR-1996-12-06-1127) og forskrift om organisering, ledelse og medvirkning (FOR-2011-1206-1355).

Mange av organisasjonene i norsk arbeidsliv har også implementert i sine avtaler, veiledende europeiske rammeavtaler for fjernarbeid. Bl.a gjelder dette LO og NHO som har utarbeidet retningslinjer for oppstart og praktisering av fjernarbeid basert på nevnte rammeavtale.

Kan arbeidsgiver pålegge arbeidstaker hjemmekontor eller oppmøte fysisk på kontoret?

I en del stillinger må man være fysisk tilstede for å få utført arbeid slik at denne problemstillingen ikke er aktuell. For typiske «kontorstillinger» er derimot problemstillingen aktuell. 

Med bakgrunn i coronasituasjonen er utgangspunktet og hovedregelen at arbeidsgiver i kraft av «arbeidsgivers styringsrett» kan beslutte at ansatte må møte fysisk på kontoret eventuelt utføre arbeid hjemmefra. Dette gjelder også der du som ansatt er bekymret for smittefare ved å møte på kontoret eller finner det utfordrende å utføre arbeid hjemmefra.

Arbeidsgiver bør som en del av HMS arbeidet, gjennomføre en risikovurdering og strekke seg langt med hensyn til tilrettelegging og hjemmekontor for ansatte som er i «risikogruppen» helsemessig med hensyn til covid smitte.

Uansett bør arbeidsgiver involvere de ansatte&tillitsvalgte og forsøke sammen å finne gode løsninger mht hjemmekontor som bygger på nasjonale helse og smitteråd.

Arbeidsgivere må også følge med og forholde seg til nasjonale og lokale retningslinjer&påbud om hjemmekontor.

Ønsker arbeidsgiver å videreføre en hjemmekontorløsning etter pandemien, er det ikke like klart at arbeidsgiver ensidig kan pålegge dette. Her bør arbeidsgiver inngå en avtale med den enkelte ansatte.

Hvilke krav gjelder med hensyn til helse- miljø og sikkerhet ved hjemmekontor?

Hjemmekontorforskriften slår fast at arbeidsgivers ansvar for de ansattes helse, miljø og sikkerhet består også når arbeidstaker arbeider fra eget hjem. Arbeidsgiver skal, så langt det er praktisk mulig, påse at arbeidsmiljøet på hjemmekontoret er fullt forsvarlig og at arbeidsgivers internkontrollsystem omfatter arbeid på hjemmekontor.

Verneombud og abeidsmiljøutvalgets arbeid gjelder også for ansatte på hjemmekontor så langt det er praktisk mulig.

Arbeidsgiver skal også sørge for at de ansatte som jobber hjemmefra har tilgang til nødvendig utstyr (pult, stol, lys, headsett osv) som er nødvendig for å ha et fullt forsvarlig arbeidsmiljø. Det er likevel ikke slik at det utfra hjemmekontorforskriften kan utledes at det er en plikt for arbeidsgiver å betale for innkjøp av diverse utstyr. Les mer kostnader med mer med hjemmekontor her.

Hjemmekontorforskriften regulerer først og fremst de rent fysiske sidene ved arbeidsmiljøet på hjemmekontoret. Erfaring etter en lang periode med hjemmekontor er utvilsomt at også det psykososiale arbeidsmiljøet er viktig å fokusere på. Endringene i forskriften fra 01.07.2022 fremhever også viktigheten av dette. Det er viktig at arbeidsgiver i sitt internkontrollarbeid fokuserer på dette, følger opp ansatte individuelt og legger opp til digitale møteplasser for faglige diskusjoner og sosiale aktiviteter, pauser, felles trimaktiviteter på nett, hyppige medarbeidersamtaler og spørreundersøkelser med mer.

Har arbeidsgiver og verneombud, fri tilgang til arbeidstakers hjem for å påse at arbeidsforholdene er fullt forsvarlige?

Arbeidsgiver har ikke fri tilgang til en ansatt sitt hjem, dette forutsetter samtykke. I praksis kan arbeidsgiver her utarbeide en erklæring der den ansatte bekrefter at forholdene på hjemmekontoret er forsvarlige og tilrettelagt for hjemmekontor.  

Hva er gjeldene regler for arbeidstid ved arbeid hjemmefra?

En utfordring med regelmessig arbeid hjemmefra er at skillet mellom arbeidstid og arbeidsfri kan bli mer uklart. Fra 01.07.2022 gjelder de samme reglene for arbeidstid enten arbeidet utføres fra kontoret eller hjemmefra.

Kan arbeidsgiver i kraft av styringsretten endre ansatte sin arbeidstid?

Utgangspunktet her vil være hva som er avtalt om arbeidstid. At arbeidsgiver vil kunne gjøre mindre midlertidige justeringer i plasseringen (starte arbeidsdagen litt tidligere&senere eller jobbe litt lengere utover ettermiddagen) av arbeidstiden med bakgrunn i covid situasjonen mener vi vil kunne være innenfor styringsretten å beslutte.  Dette må vurderes konkret. 

Vesentlige endringer i arbeidstid vil ligge utenfor styringsretten å beslutte, her må det lages en ny avtale med arbeidstaker, eventuelt leveres en «endringsoppsigelse» og samtidig tilby en ny ansettelsesavtale med endrede vilkår.

Hvor fritt står den ansatte til selv å bestemme når man utfører arbeid på hjemmekontoret?

Også her vil utgangspunktet være hva som er avtalt. Arbeidsavtalen og eventuelle tariffavtaler gjelder i utgangspunktet også for arbeid fra hjemmekontor. Hvis det f.eks er avtalt arbeidstid mellom kl.08 -16, mandag til fredag, så må den ansatte forholde seg til dette og kan ikke selv bestemme når arbeidet skal utføres.

Kan arbeidsgiver i kraft av styringsretten gjøre endringer i en ansatt sine arbeidsoppgaver?

Her vil utgangspunktet være hva som er avtalt med hensyn til arbeidsoppgaver.

Arbeidsgiveren kan i kraft av styringsretten endre avtalebestemmelser som ikke «særpreger, definerer eller fremstår som vesentlige for arbeidsforholdet».

Mindre endringer i arbeidsoppgaver som naturlig ligger til stillingen, vil arbeidsgiver kunne beslutte. Større endringer som i realiteten innebærer at man flytter den ansatte over i en annen stilling, krever avtale eller endringsoppsigelse fra arbeidsgiver.

Hva må en avtale om hjemmekontor minst inneholde?

Ved arbeid som omfattes av hjemmekontorforskriften, skal det inngås en avtale med den enkelte ansatte. I avtalen skal minst følgende forhold reguleres:

• omfanget av og arbeidstiden for hjemmearbeidet 

• angi arbeidstiden for hjemmearbeidet

• angi tidspunkter der arbeidstaker skal være tilgjengelig for arbeidsgiver

• forventet varighet dersom avtalen er midlertidig

• bestemmelser om retten til å endre eller si opp avtalen om hjemmearbeid, frister for slik oppsigelse mv. 

• bestemmelser om prøvetid for hjemmearbeidsordningen 

• bestemmelser om eiendomsrett, drift og vedlikehold av utstyr

• eventuelle bestemmelser om saksbehandling, taushetsplikt og oppbevaring av dokumenter

Gjelder forsikringsdekning ved arbeid hjemmefra?

Ja, yrkesskadeforsikringsloven gjelder i utgangspunktet også når den ansatte jobber hjemmefra. Det er et vilkår for dekning at skaden oppstår mens den ansatte er «i arbeid» på arbeidsstedet i arbeidstiden. I praksis vil det ofte være vanskelige bevisspørsmål relatert til dette. Det er mulig for arbeidsgiver å tegne en tilleggsforsikring i forbindelse med hjemmekontorløsninger som innebærer bedre forsikringsdekning ved arbeid hjemmefra.

Hva gjelder med hensyn til personvern ved hjemmekontor?

Arbeidstaker må ivareta personvern og informasjonssikkerhet ved arbeid hjemmefra på samme måte som på arbeidsplassen. Dette innebærer bl.a at den ansatte må behandle, oppbevare, lagre dokumenter på en måte som sikrer at slik at familiemedlemmer og andre, ikke får tilgang til dokumenter og personopplysninger.   

Arbeidsgiver vil også ha et tilretteleggingsansvar med hensyn til å stille til rådighet utstyr som kan bidra til at personvernet kan ivaretas fra hjemmekontoret. Dette kan være utstyr til PC, rutiner for lagring, makulering av dokumenter med mer.  

Råd og tips

Arbeidstilsynet har også gitt enkelte gode råd til arbeidsgivere som har innført hjemmekontorløsninger.

Personvern og koronapandemien