Mededelingen
Binnenkort verbeterde schermen en menu's
Waarom
De komende maanden gaan we een aantal schermen van HR Core en Payroll Business verbeteren:
- In de loop der jaren zijn sommige schermen te vol geworden.
- De groepering van gegevens is hier en daar niet meer logisch.
- Om de steeds veranderende wetgeving te kunnen blijven ondersteunen, is er op sommige plaatsen duidelijker onderscheid nodig tussen medewerker- en contractgegevens.
- Daarnaast willen we de kwaliteit van de loonaangifte en pensioenaangiftes verbeteren via verbandscontroles op de ingevoerde gegevens.
Hoe
In de komende releases ga je nieuwe schermen tegenkomen voor:
- Medewerkergegevens - bijvoorbeeld personalia, adres, burgerlijke staat
- Identiteit - BSN, identiteitsbewijs, UPI
- Arbeidsrelatie - in dienst, type medewerker, uit dienst
- Berekening loonheffingen en premies
- Loonaangiftegegevens
Deze schermen zitten afzonderlijk in het menu, maar je ziet ze ook in series achter elkaar, bijvoorbeeld bij het in dienst nemen van nieuwe medewerkers via het menu instroom/doorstroom.
Actie
Het werken met de nieuwe schermen zal intuïtiever en daardoor prettiger zijn, je hoeft je daar niet op voor te bereiden.
Houd wel rekening met het volgende: als de administratieve processen in jouw organisatie strak vastliggen, dan moeten binnenkort wellicht enkele details bijgewerkt worden.
Nieuw
Activeren Persoonslaag zonder ondersteuning Product Development
Waarom
Met ingang van de april release kun je als gebruiker zelf de persoonslaag activeren.
Hoe
Instellingen > Gegevensuitwisseling > Raet Koppeling HR
Het activeren of deactiveren van de persoonslaag doe je als volgt:
- Kies bij Koppeling voor Persoonslaag (NL).
- Als je de optie Persoonslaag actief aanvinkt, wordt voor de gehele klant waarin je bent ingelogd de persoonslaag aangezet.
Opmerking: als de optie Persoonslaag actief is aangevinkt en je haalt het vinkje weg, dan wordt voor de gehele klant waarin je bent ingelogd de persoonslaag gedeactiveerd. Nadat je het vinkje hebt weggehaald, vindt er geen synchronisatie meer plaats tussen medewerkers en personen.
Voordat je de persoonslaag activeert, moet je minimaal de volgende stappen uitvoeren:
- Het rapport Voorgestelde UPI aanmaken. Dit doe je via Rapporten > Controle > Voorgestelde UPI.
Staan er conflicten in het rapport Voorgestelde UPI op basis van de actuele gegevens, los deze dan eerst op: er mogen geen uitroeptekens meer staan in de kolom Conflict / Errors .
- Controleer vooraf bij medewerkers met meerdere geboortedatums, welke datum correct is en vul de juiste geboortedatum in vanaf het begin dat de medewerker bestaat.
- Zorg ervoor dat in het scherm Medewerker voor iedere medewerker in het veld Uniek Persoonlijk Id (UPI) , de unieke persoonlijke identificatie is ingevuld. Dit kun je bijvoorbeeld doen door het importeren van een Excel basisdocument.
Proces activeren persoonslaag
De initiële conversie start 's avonds vanaf 17.30 uur en draait ongeveer elke 10 minuten tot een maximum van 40 keer op één avond. Dit houdt in dat er tussen 17.30 en 23.00 uur zo'n 40 keer kan worden opgestart. Zodra de conversie is afgerond, maakt het systeem een verwerkingsverslag aan en plaatst dat onder Gedeelde rapporten.
Geen fouten in verwerkingsverslag
Als het verwerkingsverslag geen fouten bevat, is de verwerking gereed en zijn er geen verdere acties nodig. In het rapport Controle > Persoonsoverzicht zie je welke personen zijn aangemaakt en de medewerkers die aan de persoon zijn gekoppeld. Dit kun je ook meteen zien in het scherm Persoon.
Verwerkingsverslag bevat fouten
Als het verwerkingsverslag fouten bevat, zoek dan voor de medewerkers die niet zijn geconverteerd via het rapport Voorgestelde UPI op wat de fout is en los deze op.
Initieer de conversie opnieuw: zet de optie Persoons laag actief uit en klik op Opslaan. Zet de optie weer aan en klik opnieuw op Opslaan.
Actie
Als je de persoonslaag voor jouw organisatie wilt activeren, volg dan de bovengenoemde stappen en raadpleeg de Online Help voor meer informatie over het rapport Voorgestelde UPI en bijbehorende conflicten.
Uitleg verwerkingsverslag conversie Persoonslaag
Nadat je als klant en/of consultant de persoonslaag hebt geactiveerd via Raet Koppelingen HR gaat de conversie vanaf 17.30 van start. Hoeveel tijd de conversie in beslag neemt, hangt af van de grootte van de klant. Voor klanten tot 5000 medewerkers duurt de conversie ongeveer een uur.
Zodra de conversie gereed is, plaatst het systeem het verwerkingsverslag onder Gedeelde rapporten.
Let op: dit rapport is zichtbaar op klantniveau: selecteer in het navigatiepad bovenin het scherm de klant zonder bedrijf erachter.
- Als het eerste tabblad in dit rapport leeg is, zijn alle medewerkers met een UPI gekoppeld aan een persoon.
- Als er medewerkers op het eerste tabblad staan, was er bij die medewerkers een probleem met het koppelen aan een persoon, bijvoorbeeld twee medewerkers met dezelfde UPI maar een andere achternaam.
Actie
Als er medewerkers staan op het eerste tabblad van het verwerkingsverslag, draai dan het rapport Voorgestelde UPI om daarin de opmerkingen te raadplegen.
Corrigeer de betreffende medewerkers en zet vervolgens eerst de optie Persoonslaag actief uit en daarna weer aan, zoals hiervoor beschreven. Na 17:30 start de conversie dan opnieuw en worden de ontbrekende personen aangemaakt; zodra de conversie gereed is, wordt er een nieuw verwerkingsverslag aangemaakt.
Gewijzigd en verbeterd
Scherm Persoon uitgebreid
Waarom
Medewerker > Persoon > Persoon
Het scherm Persoon is uitgebreid met alle gegevenselementen die op persoonsniveau worden gesynchroniseerd. Hierdoor zie je snel welke persoonsgegevens bij de persoon horen en kun je eventueel correcties doorvoeren. Houd hierbij rekening met de peildatum: dit omdat de Persoon de gewijzigde gegevens na het opslaan synchroniseert met de gekoppelde medewerkers, met ingang van de opgegeven peildatum.
Enkele elementen kunnen niet worden aangepast, dit zijn:
- Persoonscode [10519680]
- Uniek Persoonlijk Id (UPI) [7014]
- PING Identiteit [10523564]
- Opgemaakte naam [146]
Het wijzigen van deze gegevenselementen/persoonsgegevens doe je via de gekoppelde medewerkers.
Daarnaast is het belangrijk om te weten dat je het Burgerservicenummer [10000018] en de Identity [7013] niet op medewerkerniveau kunt wijzigen. Deze elementen worden namelijk vastgehouden op de laag Persoon en worden als ze leeg zijn, niet teruggesynchroniseerd. Je blijft dan op niveau medewerker de gegevens zien die bij de persoon bekend zijn. Als je het Burgerservicenummer [10000018] en de Identity [7013] wilt wijzigen, moet je deze aanpassen bij de Persoon. De aangepaste gegevens worden dan, zoals hierboven beschreven, gesynchroniseerd met de gekoppelde medewerkers.
Naast het kunnen bekijken van alle elementen via de persoonslaag, kun je klikken op het detailscherm om te zien welke medewerker(s) aan de gekozen persoon zijn gekoppeld.
Rapporten > Controle > Persoonsoverzicht
Als je alle personen en gekoppelde medewerkers binnen de gehele organisatie wilt inzien, maak dan het rapport Persoonsoverzicht aan.
Actie
Er is geen actie nodig.
Rapport Persoonsoverzicht uitgebreid
Waarom
Rapporten > Controle > Persoonsoverzicht
Vanaf de april release is het rapport persoonsoverzicht uitgebreid met een extra kolom waarin de gebruikersnaam van de medewerker wordt getoond. De gebruikersnaam is geen gegevenselement die met de persoon wordt gesynchroniseerd. Deze waarde wordt alleen vastgelegd op het niveau medewerker, maar het kan handig zijn om inzichtelijk te hebben welke gebruikersnamen er zijn vastgelegd bij de medewerkers.
Zo kun je in het rapport zien welke medewerkers er aan een persoon zijn gekoppeld en zie je informatie die nuttig kan zijn om te controleren.
Her rapport Persoonsoverzicht bevat de volgende informatie:
- Soort (P van Persoon, E van Employee)
- Persoonscode
- Persoonsnaam
- Bedrijf
- Medewerkercode
- Naam medewerker
- UPI
- Identity
- Ping ID
- Gebruikersnaam
- Indienst
- Uit dienst
- Organisatorische eenheid
- Contract volgnummer
Je kunt dit rapport ook gebruiken als jouw organisatie geen gebruik maakt van de Persoonslaag. Meer informatie vind je in de online help > onderwerp Persoonsoverzicht.
Actie
Er is geen actie nodig.
Scherm Vrije velden - vastleggen op meerdere niveaus mogelijk
Waarom
In het scherm voor het aanmaken van vrije velden kun je er nu voor kiezen om een vrij veld toe te passen op meerdere niveaus.
Hoe
Instellingen > Vastlegging > Vrije velden
Aan het scherm Vrije velden zijn de volgende opties toegevoegd:
- Opgeschakelde niveaus
Met deze opties kun je bepalen op welk niveau een waarde die in het vrije veld is vastgelegd, automatisch ook zichtbaar is op een ander/hoger niveau zoals klant of bedrijf. Als een vrij veld is aangemaakt op klant- en op medewerkerniveau en er is een waarde vastgelegd op klantniveau, dan zal voor alle onderliggende medewerkers de waarde van klantniveau als standaard in het scherm zichtbaar zijn. Als bij een medewerker een andere waarde nodig is, kun je op medewerkerniveau een andere waarde vastleggen. Dit schakelmechanisme werkt hetzelfde als bij reguliere velden/gegevenselementen.
- Keuzes Medewerker, Contract of Anders
Wil je het vrije veld vastleggen op contractniveau, kies dan Contract.
Kies Medewerker als je het vrije veld op medewerkerniveau wilt vastleggen.
Kies Anders als je wilt dat, het vrije veld niet voor het medewerker- of contractniveau geldt.
Vrije velden aanpassen
Afhankelijk van de situatie, kan je sommige gegevens van een vrij veld eventueel aanpassen. Heb je bij het aanmaken van een vrij veld geen Gegevenssoort geselecteerd, dan kan je dit op een later tijdstip alsnog doen. Heb je echter een gegevenssoort geselecteerd en opgeslagen, dan kun je deze niet meer wijzigen.
Voor de opgeschakelde niveaus en de keuzes Medewerker, Contract en Anders geldt, dat je deze alleen kunt aanpassen als het vrije veld nog niet is gebruikt, dus als er nog geen mutaties voor zijn vastgelegd.
Actie
Er is geen actie nodig.
Voor employees uitdienst ook de V3 interface activeren (3281169)
Waarom
Als je de koppeling Youforce gebruikers uitgebreid gebruikt, kan het vanaf de april release voorkomen dat er medewerkers die reeds uit dienst zijn (opnieuw) worden aangeleverd aan het portaal. Dit doen wij als bij de betreffende medewerker de geboortedatum wijzigt. Het kan zijn dat deze wijziging wordt doorgevoerd vanuit de gekoppelde persoon.
Er kunnen zich namelijk problemen voordoen als bij een rehire een andere geboortedatum wordt opgegeven. Dit geeft dan een foutmelding in het portaal, waardoor het proces in de keten vastloopt. Zo wordt er voor het nieuwe dienstverband geen Gebruikersnaam en Ping ID aangemaakt.
Opgeloste meldingen
Manager historisch niet goed weergegeven (3106060)
Melding
Soms werd voor een organisatorische eenheid de manager niet goed weergegeven in het scherm Historie.
Oplossing
Vanaf deze release worden de huidige manager en voorgaande managers in het scherm Historie juist weergegeven.
HR Self Service geeft fout bij statuswijziging als overzicht is gegroepeerd (3124681)
Melding
Rapporten > Gegevensuitwisseling > Uitgevallen HRSS mutaties
Als je in HR Core Business de uitgevallen HRSS mutaties had gegroepeerd en met de gemaakte selectie een mutatie wilde afhandelen, gaf dit een onverwachte fout. Hierdoor kon je niet verder met het afhandelen van de mutatie en moest je het scherm opnieuw openen en verder gaan zonder groeperen.
Oplossing
We hebben het scherm aangepast, zodat je nu ook na het groeperen uitgevallen HRSS mutaties kan afhandelen.
Mogelijkheid om een doorlopende ziekte om te zetten naar een nieuwe ziekteregistratie (3180822)
Melding
Soms werd een ziekmelding door het systeem onterecht als doorlopend gekenmerkt. Dit kwam voor als een medewerker na een periode van zwangerschapsverlof ziek werd en voor haar zwangerschapsverlof ook ziek was geweest. In deze situatie gaat het om doorlopende ziekte, tenzij de ziekte een andere reden heeft. Het systeem kon echter in dit geval de nieuwe ziekmelding niet als nieuw registeren.
Oplossing
Vanaf deze release is het mogelijk om een ziekmelding die het systeem als doorlopend heeft gekenmerkt, handmatig om te zetten naar een nieuwe ziekmelding. Bij deze omzetting wordt de Datum WVP (Wet Verbetering Poortwachter) opnieuw berekend en aangepast. Let op: het duurt enkele minuten voordat de nieuwe datum zichtbaar is in het veld Datum WVP.
.gif "VISMA"){kind=icon}
Visma Denemarken
Visma Finland
Visma Letland
Visma Nederland
Visma Noorwegen
Visma Zweden
Visma Developers & Partners
Visma Latijns-Amerika