- Mededelingen
- MenukeuzeKopiëren medewerker - uitbetalen Transitievergoedingbinnenkort niet meer beschikbaar
- Nieuw
- Stagiair - payrollelementen ZW Flex en grondslag
- Stagiair wordt medewerker via bestaande medewerkercode
- Interface Loonstroken en jaaropgaven naar File API toegevoegd aan Handmatig starten automatische int...
- Gegevenselementen toevoegen aan Salarisstrook en Jaaropgaaf XML voor File API
- Gewijzigd en verbeterd
- Veld Ontslagvergoeding (eenmalig) verwijderd van arbeidsvoorwaardenscherm Transitievergoeding
- Aanpassing berekening ZW flex, WGA en AWf
- Scherm Arbeidscontract - vastleggen afwijkende CAO-code mogelijk
- UPA - PGGM Regelingloon voltijd voortaan afgerond op hele euro's
- Opgeloste meldingen
- Ten onrechte AWf laag berekend (2936228)
- Performance Loonstrookelementen verbeterd (3015320)
- Importeren lange e-mailadressen via formaat Batch input (3018555)
- Belaste vergoedingen / Inhoudingen - Bruto vergoeding 6 niet goed verwerkt bij uit dienst treden (30...
Mededelingen
Menukeuze Kopiëren medewerker - uitbetalen Transitievergoeding binnenkort niet meer beschikbaar
Waarom
Het uitbetalen van transitievergoedingen hebben we de afgelopen jaren heel gemakkelijk gemaakt:
- Sinds release 01-2020 kun je de verschuldigde transitievergoeding automatisch laten uitrekenen.
- Sinds release 01-2021 hoef je voor het uitbetalen van de transitievergoeding geen nieuwe medewerker meer aan te maken. In plaats daarvan kun je de transitievergoeding gewoon uitbetalen bij de medewerker zelf, met daarbij nog steeds een aparte inkomstenverhouding.
Het is dus niet meer nodig om de medewerker te kopiëren.
Hoe
Medewerker > Instroom / Uitstroom > Kopiëren medewerker - Transitievergoeding
Deze menukeuze verdwijnt uit het menu met ingang van release 02-2022.
Actie 1
Stap over op de nieuwe methode voor uitbetalen, als je dat nog niet gedaan hebt: Medewerker > Instroom / uitstroom > Uit dienst met Transitievergoeding.
Daardoor hoef je voortaan nog maar twee mutaties vast te leggen: de uitdiensttreding zelf en de reden uit dienst. De rest gaat dan vanzelf.
- Payroll Business rekent - als je dat wilt - automatisch een voorstel Transitievergoeding uit.
- Je kunt het bedrag ook zelf uitrekenen en vastleggen in de vorm van een afwijkend bedrag.
- Het uitbetalen gaat vervolgens vanzelf via een tweede contract.
Zorg vooraf voor de juiste instellingen, via het menu Instellingen > Berekening > Transitievergoeding. Bedenk goed welke ingangsdatum je wilt toepassen, en welk niveau: klant of per bedrijf.
De uitdiensttredingen kun je vervolgens op meerdere manieren vastleggen, zoals je dat gewend bent:
- In het scherm Uit dienst met Transitievergoeding kun je controleren welk bedrag Payroll Business voorstelt, eventueel een afwijkend bedrag vastleggen en eventueel aanvullende vergoedingen vastleggen.
- Via mutaties die in Self Service of een andere HR applicatie worden vastgelegd.
Actie 2
Meer uitleg vind je in de online help, bij Procedurebeschrijvingen > Transitievergoeding > Voorstel transitievergoeding.
Nieuw
Stagiair - payrollelementen ZW Flex en grondslag
Waarom
Eer stagiair is verzekerd voor de ZW, maar er hoeft geen premie ZW flex berekend te worden. De Belastingdienst schrijft voor dat het ook niet nodig is een grondslag voor de ZW flex te berekenen.
Hoe
Daarom vindt er voor een stagiair geen berekening meer plaats van de volgende payrollelementen
- ZW flex grondslag per
- ZW flex grondslag cum
Actie
Er is geen actie nodig.
Stagiair wordt medewerker via bestaande medewerkercode
Waarom
Als een stagiair na de stageperiode binnen hetzelfde bedrijf in dienst komt als medewerker, dan moet je dit doorgeven aan de Loonaangifte via een nieuw IKV-nummer. Ook moet het loon dat de medewerker als stagiair heeft verdiend, worden meegenomen in de berekening van de werknemersverzekeringen bij de medewerker. Om je te ondersteunen bij het vastleggen van de vele mutaties die hiervoor nodig zijn, is vanaf 01-01-2022 de Wizard Stagiair wordt medewerker beschikbaar.
Hoe
Medewerker > Instroom / Uitstroom > Stagiair wordt medewerker
Aan het menu Medewerker hebben we de menukeuze Instroom / Uitstroom > Stagiair wordt medewerker toegevoegd, waarmee je de nieuwe Wizard start. Via deze Wizard kun je de net als in de Wizard Aanmaken medewerker stapsgewijs de schermen met relevante gegevens doorlopen.
Let op: vooralsnog is er geen ondersteuning voor de situatie waarbij in dezelfde afrekenperiode zowel sprake is van een dienstverband als stagiair, als van een dienstverband als medewerker.
1) Wizard Stagiair wordt medewerker
- Ga naar Medewerker > Stagiair wordt medewerker en klik in het scherm Stagiair wordt medewerker - selecteer een medewerker op Zoeken. Je ziet nu stagiars die in- of uitdienst zijn: Aard arbeidsverhouding is 07 Stagiair.
- Dubbelklik op de regel van de stagiair die je als medewerker in dienst gaat nemen.
Je komt in het beginscherm van de Wizard: Stagiair wordt medewerker - Stap 1 van 7 - Stagiair wordt medewerker start Wizard. Hierin zie je de volgende velden:- Medewerkercode
- Achternaam
- Geboortedatum
- Organisatorische Eenheid
- Doorstroom indicatie, default waarde = Stagiair wordt medewerker
- Dienstverband indicatie, default waarde = In dienst
- Type medewerker
- Pas zonodig de Organisatorische eenheid en/of het Type medewerker aan en klik op Volgende om de wizard voor de betreffende stagiair te starten.
Je ziet nu het scherm: Stagiair wordt medewerker - Stap 2 van 7 - medewerker.
In de Wizard Stagiair wordt medewerker doorloop je dezelfde schermen als in de Wizard Aanmaken medewerker. Het systeem heeft echter bij de gegevens die je moet aanpassen als je een stagiair in dienst neemt als medewerker, alvast de default waarden gemuteerd:
|
Gegevenselement |
Scherm |
Waarde oud |
Waarde nieuw |
|
Nummer inkomstenverhouding |
Medewerker Medewerker aanvullend |
Jaar en maand van indiensttreding (4 posities) |
Jaar en maand van indiensttreding als stagiair (4 posities) |
|
WW verzekerd |
Loonheffingen |
Nee |
Ja |
|
WAO/IVA/WGA verzekerd |
Loonheffingen |
Nee |
Ja |
|
Contr. onbep./bep. tijd |
Arbeidscontract |
Niet van toepassing |
Onbepaalde tijd (O) |
|
Schriftelijke arbeidsovk |
Arbeidscontract |
Niet van toepassing |
Ja (J) |
|
Oproepovereenkomst |
Arbeidscontract |
Niet van toepassing |
Nee (N) |
|
Aard arbeidsverhouding |
Loonaangifte |
Stagiair (07) |
Arbeidsovereenkomst (01) |
2) Payrollberekening loon en aantal perioden als stagiair
Na het voltooien van de Wizard Stagiair wordt medewerker berekent Payroll Business bij het uitvoeren van de salarisverwerking, de volgende gegevenselementen:
- Sv loon huidig jaar tijdens stage tbv werknverz.
Payroll Business vult hier de berekende waarde in van het loon dat is verdiend als stagiair. Dit loon wordt opgeteld bij het loon van de medewerker en hierover worden vervolgens de premies berekend. - Aantal stageperiodes huidg jaar - werknemersverz
Payroll Business vult hier het aantal perioden in dat de medewerker in dienst was als stagiair. Het aantal perioden wordt gebruikt voor een juiste VCR-berekening voor de SV-premies.
Je vindt deze gegevens in het scherm Loonaangifte dat je opent via Medewerker > Interfaces > Loonaangifte.
Let op: als je bovenstaande gegevenselementen zelf muteert, rekent Payroll Business met de handmatig opgegeven waarde.
Actie
Gebruik voortaan deze wizard, als je een stagiair, die al dan niet nog in dienst is, wilt omzetten naar een medewerker met arbeidsovereenkomst.
Interface Loonstroken en jaaropgaven naar File API toegevoegd aan Handmatig starten automatische interfaces
Via Handmatig starten automatische interfaces kun je een bepaalde interface herstarten, zodat specifieke bestanden van een periode (nogmaals) worden aangemaakt. Omdat het vanaf januari 2022 mogelijk is om de salarisstroken en de jaaropgaven zelf op te halen via een File API, hebben we ervoor gezorgd dat het nu ook mogelijk is de betreffende interface hiervoor opnieuw te starten.
Hoe
Beheer > Gegevensuitwisseling > Handmatig starten automatische interfaces
In het scherm Handmatig starten automatische interfaces hebben we aan de lijst van het veld Interface de interface Loonstroken en jaaropgaven naar File API toegevoegd. Zodra je deze selecteert, zie je in het scherm alleen de laatste definitieve salarisverwerking. Selecteer deze en klik op Herstarten.
Aandachtspunt jaaropgaven
Je kunt alleen de salarisstroken kunnen opnieuw opvragen. Als het nodig is om de jaaropgaven opnieuw op te vragen, doe je dit op de gebruikelijke manier via Beheer > Jaarafsluiting > Aanvraag jaaropgaven. Selecteer het Jaar, geef op voor welke medewerkers je de jaaropgaven wilt aanvragen en klik op Aanvragen.
Meer informatie
Meer informatie over het zelf ophalen van de loonstroken en jaaropgaven via een File API, vind je in het helponderwerp Loonstroken en jaaropgaven naar File API, zoekterm File API.
Gegevenselementen toevoegen aan Salarisstrook en Jaaropgaaf XML voor File API
Waarom
Via de File Api voor Loonstroken en jaaropgaven, kun je de stroken en jaaropgaven importeren in een eigen HR-systeem of portal. Sommige HR-systemen hebben eigen sleutelvelden voor het herkennen van een medewerker. Omdat het handig is voor het herkennen van een medewerker, om deze sleutelvelden als gegevenselement toe te voegen aan de XML voor de salarisstroken en jaaropgaven, hebben we dat vanaf deze release mogelijk gemaakt.
Hoe
Instellingen > Vastlegging > Selectie-eigenschappen
In het scherm Selectie-eigenschappen hebben we hiervoor aan de lijst van het veld Selectie eigenschap de keuze Sleutelveld payslip API toegevoegd.
Stappen
Het toevoegen van een sleutelveld doe je als volgt.
- Kies in het veld Selectie eigenschap voor de eigenschap Sleutelveld Payslip API.
- Klik rechts op het icoon Toevoegen en kies in het scherm waarin je de element selecteert bij het veld Soort voor Gegevenselement.
- Klik op Zoeken, selecteer het gewenste element en klik op Toevoegen.
Met deze selectie-eigenschap kan je alleen gegevenselementen toevoegen.
Payroll Business geeft alleen het eerste gegevenselement van de selectie-eigenschap door in de XML van de File API. Dit is dus het element dat bovenaan staat.
Toegevoegd aan XML-bestand
Aan het XML-bestand is de groepstag CustConf toegevoegd met daarin:
- Code - het nummer van het gegevenselement
- Description - de omschrijving van het gegevenselement
- Value - de waarde van het gegevenselement bij de medewerker
Actie
Als je deze functionaliteit afneemt en een eigen veld in de XML wilt hebben, voeg dit veld dan toe via de bovengenoemde stappen.
Gewijzigd en verbeterd
Veld Ontslagvergoeding (eenmalig) verwijderd van arbeidsvoorwaardenscherm Transitievergoeding
Waarom
In de loop van 2021 is het via het scherm Uitdienst met transitievergoeding mogelijk gemaakt om de volgende extra vergoedingen en inhoudingen vast te leggen.
- 10 extra bruto vergoedingen
- 5 bruto inhoudingen
- 5 netto vergoedingen
- 5 netto inhoudingen
Deze worden dan samen met de transitievergoeding uitbetaald of ingehouden. Omdat deze nieuwe functionaliteit meer mogelijkheden biedt en gemakkelijker is in het gebruik, is met ingang van periode 01-2022 het veld Ontslagvergoeding (eenmalig) van het arbeidsvoorwaarden scherm Transitievergoeding verwijderd.
Hoe
Medewerker > Contract > Arbeidsvoorwaardegegevens
Het veld Ontslagvergoeding (eenmalig) is met ingang van periode 01-2022 van het arbeidsvoorwaardenscherm Transitievergoeding verwijderd.
Actie
Er is geen actie nodig.
Aanpassing berekening ZW flex, WGA en AWf
Waarom
Bij de berekening van de ZW flex, de WGA en de AWf hebben we de naamgeving van de gebruikte payrollelementen aangepast. Dit om de berekening van deze werknemersverzekeringen inzichtelijker te maken.
Let op: als je alternatieve omschrijvingen heb vastgelegd voor deze payrollelementen, dan blijven deze ongewijzigd.
Hoe
Bij het berekenen van de ZW flex zijn de namen van de payrollelementen die Payroll Business bij de berekening gebruikt als volgt gewijzigd:
|
Element |
Toelichting |
Oude naam |
|
ZW flex loon per |
Het loon in deze periode dat is gebruikt bij de berekening |
ZW flex loon werkgever periode |
|
ZW flex loon cum |
Het loon t/m deze periode dat is gebruikt bij de berekening |
ZW flex loon werkgever |
|
ZW flex maximum per |
Het maximum loon in deze periode dat is gebruikt bij de berekening |
ZW flex maximum wg periode |
|
ZW flex maximum cum |
Het maximum loon t/m deze periode dat is gebruikt bij de berekening |
ZW flex maximum wg |
|
ZW flex grondslag per |
De grondslag van deze periode die is gebruikt bij de berekening |
ZW flex grondslag werkgever periode |
|
ZW flex grondslag cum |
De grondslag t/m deze periode die is gebruikt bij de berekening |
ZW flex grondslag werkgever |
|
ZW flex premie per |
De premie die voor deze periode is berekend bij geen eigenrisicodrager |
ZW flex premie werkgever periode |
|
ZW flex premie E.R. per |
De premie die voor deze periode is berekend bij een eigenrisicodrager |
ZW flex premie werkgever E.R. periode |
|
ZW flex premie cum |
De premie die t/m deze periode is berekend bij geen eigenrisicodrager |
ZW flex premie werkgever |
|
ZW flex premie E.R. cum |
De premie die t/m deze periode is berekend bij een eigenrisicodrager |
ZW flex premie werkgever E.R. |
Bij het berekenen van de WGA werkgever zijn de namen van de payrollelementen die Payroll Business bij de berekening gebruikt als volgt gewijzigd:
|
Element |
Toelichting |
Oude naam |
|
WGA loon werkgever per |
Het loon in deze periode dat is gebruikt bij de berekening |
WGA loon werkgever periode |
|
WGA loon werkgever cum |
Het loon t/m deze periode dat is gebruikt bij de berekening |
WGA loon werkgever |
|
WGA grondslag werkgever per |
De grondslag van deze periode die is gebruikt bij de berekening |
WGA grondslag werkgever periode |
|
WGA grondslag werkgever cum |
De grondslag t/m deze periode die is gebruikt bij de berekening. |
WGA grondslag werkgever |
|
WGA premie werkgever per |
De premie die voor deze periode is berekend bij geen eigenrisicodrager |
WGA premie werkgever periode |
|
WGA premie werkgever E.R. per |
De premie die voor deze periode is berekend bij een eigenrisicodrager |
WGA premie werkgever E.R. periode |
|
WGA premie werkgever cum |
De premie die t/m deze periode is berekend bij geen eigenrisicidrager |
WGA premie werkgever |
|
WGA premie werkgever E.R. cum |
De premie die t/m deze periode is berekend bij een eigenrisicidrager |
WGA premie werkgever E.R. |
Bij het berekenen van de WGA werknemer zijn de namen van de payrollelementen die Payroll Business bij de berekening gebruikt als volgt gewijzigd:
|
Element |
Toelichting |
Oude naam |
|
WGA loon werknemer per |
Het loon in deze periode dat is gebruikt bij de berekening |
WGA loon werknemer periode |
|
WGA loon werknemer cum |
Het loon t/m deze periode dat is gebruikt bij de berekening |
WGA loon werknemer |
|
WGA grondslag werknemer per |
De grondslag van deze periode die is gebruikt bij de berekening |
WGA grondslag werknemer periode |
|
WGA grondslag werknemer cum |
De grondslag t/m deze periode die is gebruikt bij de berekening. |
WGA grondslag werknemer |
|
WGA premie werknemer per |
De premie die voor deze periode is berekend bij geen eigenrisicodrager |
WGA premie werknemer periode |
|
WGA premie werknemer E.R. per |
De premie die voor deze periode is berekend bij een eigenrisicodrager |
WGA premie werknemer E.R. periode |
|
WGA premie werknemer cum |
De premie die t/m deze periode is berekend bij geen eigenrisicidrager |
WGA premie werknemer |
|
WGA premie werknemer E.R. cum |
De premie die t/m deze periode is berekend bij een eigenrisicidrager |
WGA premie werknemer E.R. |
Bij het berekenen van de AWF zijn de namen van de payrollelementen die Payroll Business bij de berekening gebruikt als volgt gewijzigd:
|
Element |
Toelichting |
Oude naam |
|
AWf loon per |
Het loon in deze periode dat is gebruikt bij de berekening |
AWf loon periode |
|
AWf loon cum |
Het loon t/m deze periode dat is gebruikt bij de berekening |
AWf loon |
|
AWf maximum per |
Het maximum loon in deze periode dat is gebruikt bij de berekening |
AWf maximum periode |
|
AWf maximum cum |
Het maximum loon t/m deze periode dat is gebruikt bij de berekening |
AWf maximum |
|
AWf grondslag per |
De grondslag van deze periode die is gebruikt bij de berekening |
AWf grondslag periode |
|
AWf grondslag cum |
De grondslag t/m deze periode die is gebruikt bij de berekening. |
AWf grondslag |
|
AWf aanwas herzien per |
De grondslag van deze periode waarop de herziene AWf van toepassing is |
AWf aanwas herzien |
|
AWf aanwas hoog per |
De grondslag van deze periode waarop de hoge AWf van toepassing is |
AWf aanwas hoog |
|
AWf aanwas laag per |
De grondslag van deze periode waarop de lage AWf van toepassing is |
AWf aanwas laag |
|
AWf premie per |
De premie die voor deze periode is berekend |
AWf premie periode |
|
AWf premie cum |
De premie die t/m deze periode is berekend |
AWf premie |
|
AWf premie herzien per |
De premie die voor deze periode is berekend op basis van AWf herzien |
AWf premie herzien |
|
AWf premie hoog per |
De premie die voor deze periode is berekend op basis van AWf hoog |
AWf premie hoog. |
|
AWf premie laag per |
De premie die voor deze periode is berekend op basis van AWf laag |
AWf premie laag |
Actie
Er is geen actie nodig.
Scherm Arbeidscontract - vastleggen afwijkende CAO-code mogelijk
Waarom
Voor medewerkers die niet onder de CAO vallen, was het altijd nodig een eigen CAO aan te maken, om ervoor te zorgen dat het doorgeven van de gegevens naar de loonaangifte correct verliep. Ook als de medewerker dezelfde arbeidsvoorwaarden heeft als de medewerkers die wel onder de bedrijfs-CAO vallen, moest je toch een eigen CAO aanmaken. Om dit proces te verbeteren, kun je nu via het scherm Arbeidscontract een (afwijkende) CAO code vastleggen voor de loonaangifte.
Hoe
Medewerker > Contract > Arbeidscontract
Aan het scherm Arbeidscontract hebben we het veld CAO code toegevoegd. Hier kun je de CAO code vastleggen die je naar de Loonaangifte wilt sturen. Je koppelt de medewerker aan de bedrijfs-CAO zodat Payroll Business bij de berekening alle instellingen van de bedrijfs-CAO gebruikt. Is er echter een andere CAO code van toepassing, dan vul je die in bij het veld CAO code, waardoor in de loonaangifte bij de medewerker deze CAO code wordt opgenomen.
Actie
Wijzig zo nodig de CAO code in het scherm Arbeidscontract.
UPA - PGGM Regelingloon voltijd voortaan afgerond op hele euro's
Waarom
Via het UPA-gegevenselement Regelingloon wordt het volgende doorgegeven:
- Pensioengevend loon per periode of
- Regelingloon, d.w.z. het voltijd jaarsalaris.
Tot nu werden beide doorgegeven in het formaat N(10,2).
De pensioenuitvoerder PGGM wil echter dat het Regelingloon (voltijd jaarsalaris) voortaan wordt doorgegeven in het formaat N(10,0), waarbij het bedrag in hele euro’s naar boven is afgerond.
Hoe
Vanaf release 2022-01 wordt het voltijd jaarregelingloon voor PGGM met de productkenmerken U0536-1001 en U0536-1002 in hele euro’s naar boven afgerond. Voor de overige gevallen blijft het formaat N(10,2).
Actie
Er is geen actie nodig.
Opgeloste meldingen
Ten onrechte AWf laag berekend (2936228)
Melding
Voor medewerkers die jonger zijn dan 21 jaar geldt bij de berekening van de AWf (WW) een uitzondering. Bij maandverloning geldt dat, als ze niet meer dan 52 uur hebben gewerkt, je toch de lage AWf mag toepassen. Bij 4-wekenverloning is deze grens 48 uur.
Als bij die medewerkers de arbeidsvoorwaarde Verlof - Opbouwmethode van toepassing was en bij het uit dienst gaan werd het verlofsaldo uitbetaald, dan werden die uitbetaalde verlofuren niet meegenomen bij de beoordeling van bovenstaande grens. Hierdoor werd soms ten onrechte AWf laag berekend, terwijl het AWf hoog had moeten zijn.
Oplossing
Met ingang van deze release is dit hersteld.
Actie
Er is geen actie nodig.
Performance Loonstrookelementen verbeterd (3015320)
Melding
Het duurde heel lang voor het scherm Loonstrookelementen, voor het toevoegen of verwijderen van loonstrookelementen opende. Soms kreeg je zelfs een time out.
Oplossing
Instellingen > Salarisspecificaties > Loonstrookelementen
We hebben de achterliggende processen van het scherm verbeterd, waardoor het scherm vanaf deze release snel werkt en geen problemen meer veroorzaakt.
Actie
Er is geen actie nodig.
Importeren lange e-mailadressen via formaat Batch input (3018555)
Melding
Bij het verwerken van tekstvelden via het formaat Batch-input, gold er tot nu toe voor de velden een maximum van 50 posities. Hierdoor werden sommige gegevens afgekapt, bijvoorbeeld lange e-mailadressen, terwijl het gegevenselement wel 100 posities kan bevatten.
Oplossing
Beheer > Externe mutaties > Upload extern mutatiebestand
De maximum lengte voor tekstvelden in deze interface is verhoogd naar 100 posities, waardoor bijvoorbeeld e-mailadressen niet meer worden afgekapt. Hierdoor is de werking gelijk gemaakt aan die van andere importformaten, zoals Raet Basisdocument (Excel-files).
Actie
Er is geen actie nodig.
Belaste vergoedingen / Inhoudingen - Bruto vergoeding 6 niet goed verwerkt bij uit dienst treden (3065331)
De oplossing is met de extra release van 11-12-2021 in productie gegaan.
Melding
Als in de arbeidsvoorwaarde Belaste vergoedingen / inhoudingen in de bedrijfsinstellingen voor de Bruto vergoeding 6 als berekeningsmethode was opgegeven dat de berekening moest plaatsvinden op basis van een Op te geven aantal en de medewerker was uit dienst, dan werd die Bruto vergoeding niet berekend.
Let op: het veld in het medewerkerscherm heet Bruto vergoeding 6, de bijbehorende looncomponent die op de salarisstrook komt te staan heet Belaste vergoeding 6.
Oplossing
We hebben dit met ingang van 1-1-2021 hersteld en op 11-12-2021 via een extra release uitgeleverd.
Let op: als dit probleem in jouw bedrijf voorkwam, vindt er voor 2021 een automatische herberekening plaats.
Actie
Er is geen actie nodig.
.gif "VISMA"){kind=icon}
Visma Nederland
Visma Denemarken
Visma Finland
Visma Letland
Visma Noorwegen
Visma Zweden
Visma Developers & Partners
Visma Latijns-Amerika