Mijn Communities
Help

Release notes Payroll Business 2022-08

21-07-2022 14:56
  • 0 Antwoorden
  • 0 kudos
  • 722 Weergaven

Gewijzigd en verbeterd

1. Verbeterde indeling menu's

Waarom

Omdat we regelmatig nieuwe functionaliteiten aan onze applicatie toevoegen, waren sommige delen van het menu erg lang geworden. Je moest dan steeds scrollen om de juiste menu-optie te vinden. Daarom hebben we het menu op een paar plekken onderverdeeld in kleinere stukken. Ook hebben enkele schermen een meer logische plek gekregen.

Hoe

De menuprofielen zijn als volgt gewijzigd:

  1. Je ziet voortaan een nieuw hoofdmenu Workflows.
    Dit bevat alle wizards die je helpen met speciale processen, zoals indiensttreding, uitdiensttreding en transitievergoeding.
    Ook het verwijderen van medewerkergegevens in het kader van de AVG is ondergebracht bij deze groep, in het submenu Uitstroom.

  2. Het werken met personen is duidelijker in beeld gebracht: 
    • De schermen Persoon en Wijzig UPI zijn samengevoegd in het menu Medewerker > Persoon.
    • De rapporten Voorgestelde UPI en Persoonsoverzicht zijn ondergebracht in het menu Rapporten > Personeelsmanagement.

  3. Voor HR Core klanten is het menu Medewerker gesplitst:
    • Medewerker bevat voortaan uitsluitend persoonlijke informatie, zoals adres, partner en kinderen.
    • Arbeidsrelatie bevat de schermen die op de indiensttreding betrekking hebben, zoals de indienst-gegevens, SEPA-rekeningnummers en loonkostenvoordelen.

  4. Het menu Contract is eveneens in tweeën gedeeld:
    • Contract bevat voortaan alleen vaste gegevens, zoals arbeidscontract, arbeidsvoorwaarden, verlofregeling (scherm Dienstverband voor HR core), en uurlonen.
    • Variabele mutaties bevat de zaken die normaal gesproken periodiek terugkeren, zoals declaraties, kostenplaatsverdelingen en inzet (HR core).

  5. De volgende schermen zijn uit het menu verwijderd:
    • Arbeidsvoorwaarden heeft al een tijdje een opvolger: Arbeidsvoorwaardenpakket.
      Het nieuwe scherm Arbeidsvoorwaardenpakket toont niet alleen de arbeidsvoorwaarden maar ook de vrije looncomponenten, waardoor je een compleet overzicht hebt van alle vaste beloningen. 
    • Arbeidsvoorwaardegegevens
      De navigatie in dit (oudere) scherm was afwijkend en verliep daardoor erg traag: als je wilt zien welke medewerkers een bepaalde arbeidsvoorwaarde hebben, gebruik dan het rapport Vastlegging > Toegekende arbeidsvoorwaarden.

Verder zijn je ook een paar nieuwe schermen. In het volgende onderwerp Verbeterde indeling schermen lees je meer hierover.

Actie

Er is geen actie nodig.

2. Verbeterde indeling schermen

Waarom

Zoals eerder aangekondigd, is een aantal schermen in deze release ingrijpend gewijzigd. Hiervoor waren meerdere redenen:

  • In de loop der jaren zijn sommige schermen te vol geworden.
  • De groepering van gegevens was hier en daar niet meer logisch.
  • Om de veranderende wetgeving rond het begrip Inkomstenverhouding te kunnen blijven ondersteunen, is er op sommige plaatsen duidelijker onderscheid nodig tussen medewerker- en contractgegevens.

Hoe

Medewerker > Medewerkers 

De schermen Medewerker voor payroll only gebruikers, en Medewerkers en Medewerker (aanvullend) voor HR core gebruikers, zijn als volgt gewijzigd:

  • Medewerker en Medewerkers bevatten voortaan uitsluitend persoonlijke informatie zoals BSN, geboortedatum en adres.
  • Alle overige eigenschappen voor de indiensttreding, zoals Datum in dienst en Type medewerker, zijn verplaatst naar een nieuw scherm: Arbeidsrelatie.
  • Voor de HR Core gebruikers is er een nieuw scherm Identiteit: daar vind je alle gegevens voor het identificatieproces en aangrenzende applicaties, zoals Nummer identiteitsbewijs en Youforce toegang.
  • Het scherm Medewerker (aanvullend) is hiermee overbodig en daarom verwijderd.

In het scherm Arbeidscontract zie je de volgende wijzigingen:

  • Voortaan zie je hier het Nummer inkomstenverhouding. Dit wordt standaard nog steeds gevuld met het jaartal + de maand waarin de indiensttreding plaatsvindt.
  • We hebben Soort inkomen en Aard arbeidsverhouding toegevoegd, zodat we later via verbandscontroles problemen in de loonaangifte kunnen tegenhouden.
  • Manager en Werklocatie zijn naar dit scherm verplaatst, stonden voorheen in het scherm Medewerker/Medewerkers.

Het scherm Loonheffingen is opgesplitst:

  • Bij Arbeidsrelatie > Loonheffingen (medewerker) zie je alle fiscale gegevens waarvoor per medewerker slechts één waarde bestaat, zoals Jaarloon bijzondere beloningen of Studenten/scholieren regeling.
  • Bij Contract > Loonheffingen (contract) zie je de gegevens die per (uitbetaal)contract moeten kunnen verschillen. Voor het normale loon geldt bijvoorbeeld de witte loonheffingstabel en premieplicht WW, maar bij de transitievergoeding zie je geen groene tabel zien en geen premieplicht WW.

Het scherm Loonaangifte (contract) laat alle speciale fiscale indicaties zien die per contract moeten kunnen verschillen, zoals Incidentele inkomstenvermindering of Indicatie Jaarurennorm.

Als je voortaan een van de workflows gebruikt, bijvoorbeeld voor het aanmaken van een nieuwe medewerker, kom je de nieuwe schermen vanzelf tegen, in deze volgorde:

  1. Medewerker
  2. Arbeidsrelatie
  3. Arbeidscontract
  4. Arbeidsvoorwaardenpakket
  5. Overboekingen SEPA
  6. Loonheffingen (medewerker)
  7. Loonheffingen (contract)
  8. Loonaangifte (contract)

Overige verbeteringen

  • Bij het aanmaken van nieuwe medewerkers hoef je de Dienstverbandindicatie niet meer in te vullen, deze krijgt standaard de waarde Indienst.
    Dit geldt ook voor medewerkers die je vanuit een externe bron importeert, bijvoorbeeld via een spreadsheet of interface-bestand.
  • In de wizard Aanmaken medewerker hoef je de Periodiciteit niet meer in te vullen, standaard wordt de periodiciteit van het bedrijf toegepast.
  • HR Core: de verschillende telefoonnummers stonden deels in het scherm Medewerkers en deels in het scherm Adresgegevens.
    Deze zijn nu in één groep ondergebracht in het scherm Adresgegevens.
  • HR Core: de adresgegevens in het scherm Persoon zijn qua volgorde gelijk getrokken met Medewerker(s) en Adresgegevens.

Actie

Er is in principe geen actie nodig: het werken met de nieuwe schermen is intuïtiever en daardoor prettiger. Houd eventueel wel rekening met het volgende: als de administratieve processen in jouw organisatie strak vastliggen, dan kan het zijn dat een aantal details bijgewerkt moeten worden, bijvoorbeeld als precies is vastgelegd welk proces met welke schermen moet worden uitgevoerd. 

3. Beter onderscheid tussen E-mail adres zakelijk en privé

Waarom

In het scherm  Adresgegevens  was het onderscheid tussen de beschikbare e-mail adressen niet helemaal duidelijk.

Hoe

Medewerkers > Medewerker > Adresgegevens

Het veld  E-mail adres (element 7212) heeft in de omschrijving de toevoeging (zakelijk) gekregen. Dit maakt het onderscheid met het veld E-mail adres (privé) (element 7213) duidelijker.

Actie

Er is in principe geen actie nodig.

Als jouw organisatie het veld E-mail adres (zakelijk)  (element 7212) gebruikt voor zowel het vastleggen van zakelijke als privé e-mail adressen vind je deze wijziging wellicht niet handig. Je kunt dan de omschrijving voor jouw organisatie weer wijzigen in de oorspronkelijke naam  E-mail adres. Dit doe je via Instellingen > Vastlegging > Alternatieve omschrijvingen. Let daarbij op het juiste niveau: kies de klant of een van de bedrijven.

4. Details verwerkingseenheid beschikbaar voor consultants

Dit onderwerp is alleen bedoeld voor consultants en administratiekantoren

Waarom

Het begrip  Verwerkingseenheid  is bedoeld om binnen een bedrijf aparte groepen medewerkers te definiëren met afwijkende normuren.

In het scherm Instellingen > Verwerkingseenheid kon de consultant tot nu toe de verwerkingseenheid aanmaken (een code en naam opgeven), maar je kon geen details vastleggen: dat moest via een andere gebruikersgroep, die op het niveau van de betreffende klant moest worden gedefinieerd. Dit was niet handig.

Hoe

Instellingen > Verwerkingseenheid

Het scherm toont voortaan alle details die je ook ziet als je inlogt via de andere gebruikersgroep:

10001500    Bedrijfsuren
10303230    Jaaruren standaard uurloon
10303227    Jaaruren berekening 2e uurloon
10303229    Jaaruren berekening 3e uurloon
10513218    Jaaruren berekening 4e uurloon
10514245    Jaaruren berekening 5e uurloon
10303990    Jaaruren voor berekening uurloon [LDV]

Actie

Er is geen actie nodig.

Opgeloste meldingen

5. Werkgeversverklaring toonde geen bedragen (2876407)

Melding 

Soms ontbraken bij het aanmaken van een werkgeversverklaring de bedragen. Dit gebeurde als de werkgeversverklaring werd gebruikt vanuit HR Self Service en was ingericht in HR Core Business.

Oplossing 

Medewerker > Arbeidsrelatie > Werkgeversverklaring

Dit is opgelost. Als je de grondslagen van de werkgeversverklaring in HR Core Business hebt ingevuld en je haalt deze elementen op in de werkgeversverklaring van HR Self Service, dan zie je voortaan de juiste bedragen.

Actie

Er is geen actie nodig. De inrichting was al aanwezig.

6. Rapport Payrollelementen - geen gegevens bij selecteren kostenplaats (3511985)

Melding 

Als je het rapport Payrollelementen wilde opvragen en daarbij koos voor een groepering op Kostenplaats, werd het rapport niet altijd aangemaakt. Daarnaast was het scherm van het rapport nog gebaseerd op een oud scherm.

Oplossing 

Rapporten > Berekening > Payrollelementen

Vanaf deze release kun je het rapport ook weer opvragen, als je kiest voor een groepering op Kostenplaats.

We hebben het scherm aangepast, zodat de indeling ervan nu overeenkomt met de nieuwste schermen voor het aanmaken van rapporten.

Actie

Er is geen actie nodig. 

7. Ad-hoc rapportage (uitgebreid) in pdf - dubbele regels medewerkers (3607220)

Melding 

Bij het opvragen van een Ad-hoc rapportage (uitgebreid) in pdf, stonden medewerkers bij het kiezen van bepaalde elementen, soms onterecht met twee regels in het rapport.

Oplossing

Rapporten > Controle > Ad-hoc rapportage (uitgebreid)

Vanaf deze release is dit opgelost en komen medewerkers maar één keer in het rapport voor.

Actie

Er is geen actie nodig. 

8. Journalisering - Fout in Overzicht journaalposten cumulatief (3605601)

Melding 

Als je het rapport Overzicht journaalposten cumulatief opvroeg, toonde dit niet de juiste bedragen als medewerkers alleen in een aanvullende run waren verwerkt. Deze medewerkers stonden er dan dubbel in.

Oplossing 

Vanaf deze release is dit opgelost. Het rapport toont de juiste bedragen en medewerkers komen staan er maar één keer in. De bedragen komen weer overeen met het handmatig selecteren van alle periodes via de normale journaalpost.

Actie

Er is in principe geen actie nodig. Als je het rapport nog nodig hebt, moet je het opnieuw aanmaken. 

9. Code Meetelling bij Architecten niet juist (3605676)

Melding 

In release 2022-03 hadden we op basis van een foutief signaal dat APG bij sommige klanten had afgegeven, de programmatuur per januari 2022 aangepast om het vermeende probleem op te lossen. Zie het onderwerp Pensioenaangifte nul uren contract (3137276) in de Release notes Payroll Business 2022-03. Door deze onjuiste aanpassing, ontstonden er andere onverwerkbare signalen op de Code meetelling die onjuist zijn. 

Oplossing 

We hebben de aanpassing van release 2022-03 teruggdraaid, zodat de Code meetelling nu weer juist wordt doorgestuurd.

Actie

Zodra je een nieuwe salarisverwerking afsluit, worden de waarden over heel 2022 weer juist berekend en bij een eerstvolgende aangifte aangeleverd aan APG.

 

Medewerkers