Mededelingen
Unieke Persoonlijke Id verplicht
Waarom
In de voorgaande release notes en de tussentijdse update hierop heb je kunnen lezen dat de Unieke Persoonlijke Id (UPI) verplicht gaat worden. Dit gaat aanvankelijk alleen gelden voor:
- gebruikers van de nieuwe oplossing voor Verzuim Management
- gebruikers van de generieke API voor Identity & Access Management (IAM) in combinatie met de interface Youforce gebruikers uitgebreid
Als je alleen de HR-koppeling Youforce gebruikers uitgebreid gebruikt, zonder de andere hiervoor genoemde koppelingen, dan is de UPI nog niet verplicht.
Hoe
Instellingen > Gegevensuitwisseling > Raet koppelingen HR > Youforce gebruikers uitgebreid
Voor de gebruikers van een van de hiervoor genoemde koppelingen zal er een extra optie komen om de UPI verplicht mee te leveren aan het Youforce portaal.
Uw actie
Er is geen actie nodig. Als je gebruik gaat maken van één van de hiervoor genoemde applicaties, zal Visma | Raet contact met je opnemen om de juiste instellingen voor je in te richten.
Nieuw
Feedback op onze applicatie
Waarom
In de vorige release notes hebben we laten weten dat we vanaf de release van september gaan starten met de Customer Effort Score. Dit houdt in dat er na het uitvoeren van een specifieke procedure, een gesloten vraag verschijnt over die procedure. Hiermee kun je ons feedback geven op hetgeen wij hebben gereleased. Via deze feedback stel je ons in staat het proces op de juiste plekken te verbeteren.
Hoe
Vanaf de september release verschijnt na het uitvoeren van deze acties:
- Medewerker > Medewerker > AVG Wissen Persoonsgegevens - nadat je op de knop Verwijderen hebt geklikt.
- Medewerker > Instroom/uitstroom > Voorstel Transitievergoeding - nadat je op de knop Opslaan hebt geklikt.
de volgende vraag: Hoe makkelijk was het voor u om de volgende taak of actie uit te voeren? Je kunt deze vraag beantwoorden door het geven van een cijfer. Op basis dit cijfer zie je dan de bijbehorende vervolgvraag:
Score 1-5: Wat zouden wij kunnen verbeteren zodat je deze taak /actie gemakkelijker kunt uitvoeren?
Score 6-7: Kun je aangeven wat je gemakkelijk vond aan deze taak /actie?
Uw actie
Als je een vraag krijgt over het gebruik van de applicatie, verzoeken we je om deze zoveel mogelijk te beantwoorden. Hierdoor weten wij beter wat jij van bepaalde processen en schermen vindt en stel je ons in staat om functionaliteiten gerichter te verbeteren.
Persoonsgegevens beschikbaar op niveau Persoon
Waarom
Voor aanpalende applicaties, zoals Verzuim Management en Talent Management, is het steeds vaker nodig onderscheid te kunnen maken tussen persoonsgegevens en dienstverbandgegevens. Binnen HR Core business waren deze gegevens altijd gecombineerd aanwezig bij de medewerker.
Vanuit de aanpalende applicaties is het echter niet alleen nodig persoonsgegevens afzonderlijk te kunnen opvragen, maar ook om deze te kunnen vastleggen. Zo geldt bijvoorbeeld een adreswijziging bij medewerker A, ook voor de gekopieerde medewerker van A. Het nieuwe niveau Persoon maakt het mogelijk dat specifieke persoonsgegevens, zoals adresgegevens, via het niveau van de persoon met andere medewerkers worden gesynchroniseerd, ongeacht of deze medewerkers in hetzelfde bedrijf zitten. De medewerkers moeten wel binnen dezelfde klant werkzaam zijn.
Het niveau Persoon komt aanvankelijk alleen beschikbaar voor de klanten die overgaan op de nieuwe oplossing voor Verzuim Management of de generieke API voor Identity & Access Management (IAM), in combinatie met de interface Youforce gebruikers uitgebreid. In de toekomst zal dit voor meer integratiemodules gaan gelden.
Hoe
Medewerker > Persoon > Persoon
Aan het menu wordt het scherm Persoon toegevoegd. Als het niveau Persoon beschikbaar is gesteld, zal er op basis van de Unieke Persoonlijke Id (UPI) een persoon gegenereerd worden. De UPI zorgt ervoor dat medewerkers die dezelfde persoonsgegevens hebben aan dezelfde persoon worden gekoppeld. Als je dan bij één van de medewerkers één van de volgende gegevens wijzigt, wordt deze wijziging niet alleen doorgevoerd bij de persoon, maar ook bij de medewerker er onder.
Via het scherm Persoon kun je de basisgegevens raadplegen van de medewerkers die gekoppeld zijn aan de persoon, namelijk:
- Persoonscode *
- Voorletters *
- Opgemaakte naam
- Voorvoegsels
- Achternaam *
- Geboortedatum *
Voorbeeld
- Medewerker 100, A. Appel en medewerker T100, A. Appel hebben allebei UPI 100 en zijn daarmee gekoppeld aan persoon 100 A. Appel.
- Voor medewerker 100 wordt het adres gewijzigd naar Lindenlaan 8 te Amersfoort.
- Dit betekent dat persoon 100 A. Appel daarmee een adreswijziging krijgt, namelijk naar het nieuwe adres Lindenlaan 8 te Amersfoort.
- Hiermee krijgt medewerker T100, die ook is gekoppeld aan persoon 100, ook gelijk de adreswijziging naar Lindenlaan 8 te Amersfoort.
Deze synchronisatie van persoonsgegevens geldt voor de volgende gegevenselementen:
|
Gegevenselement
|
|
Voorletters
|
E-mailadres privé
|
|
Voornamen
|
Telefoonnummer privé
|
|
Roepnaam
|
Telefoonnummer mobiel
|
|
Achternaam
|
Straat
|
|
Voorvoegsel
|
Huisnummer
|
|
Opgemaakte naam aanhef
|
Huisnummer toevoeging
|
|
Eigennaam code
|
Postcode
|
|
Naam Partner
|
Woonplaats
|
|
Titel voor
|
Woonland
|
|
Titel na
|
Regionaam Buitenland
|
|
Geslacht
|
Straat Postadres
|
|
Geboortedatum
|
Huisnummer Postadres
|
|
Geboorteplaats
|
Huisnummer toev. adres
|
|
Geboorteland
|
Postcode Postadres
|
|
Taal
|
Plaats Postadres
|
|
Datum overlijden
|
Land
|
|
Burgerservicenummer
|
Regionaam Buitenland
|
|
Nationaliteit
|
|
Nieuw scherm voor wijzigen UPI
Waarom
De Unieke Persoonlijke Id (UPI) wordt de unieke sleutel om vanuit medewerkers een persoon te genereren. Deze unieke persoonlijke identiteit wordt dan gedistribueerd naar andere applicaties. Zo zal bijvoorbeeld de generieke API voor Identity & Access Management (IAM) de UPI als unieke sleutel gebruiken om gebruikers en bijbehorende autorisaties te herkennen. Het wijzigen van de UPI kan hierdoor grote gevolgen hebben. Zo kan het voorkomen dat door een gewijzigde UPI de autorisatie van een persoon, en dus de onderliggende medewerker, niet meer werkt. Het is daarom belangrijk voorzichtig om te gaan met het wijzigen van een UPI.
Voor specifieke situaties waarin het echt noodzakelijk is de UPI te wijzigen, zoals het registreren van een onjuiste UPI, is vanaf deze release een apart scherm beschikbaar.
Hoe
Beheer > Gegevensuitwisseling > Wijzig UPI
Voor het wijzigen van een UPI is vanaf deze release het scherm Wijzig UPI in HR Core Business opgenomen. Het scherm is beschikbaar vanaf 1 januari 2020. Hierin zijn de volgende velden opgenomen:
- UPI bijwerken
Kies je hier voor Ja, dan wordt de UPI bijgewerkt met de medewerkercode.
- Uniek Persoonlijk Id (UPI)
Hier kun je een UPI invullen
Let op: als je bij UPI bijwerken hebt gekozen voor Ja, wordt dit veld inactief.
Medewerker > Medewerker > Medewerkers
In de wizardschermen Aanmaken Medewerker - Stap 1 van 6 - Medewerker en Aanmaken nieuwe medewerker met profielgroep kunt u de UPI gewoon vastleggen. Is deze echter eenmaal opgeslagen, dan kunt u de UPI voortaan niet meer wijzigen via het scherm Medewerker(s), maar alleen via het scherm Wijzig UPI.
Uw actie
Het activeren van het niveau Persoon zal onderdeel zijn van een implementatieproject voor de hierboven genoemde applicaties. Visma | Raet zal contact met je opnemen als dit voor jouw organisatie gaat gelden. Op het moment van het activeren van de persoonslaag moet de UPI ingevuld zijn.
Gewijzigd en verbeterd
Naam scherm AVG Verwijderen medewerker gewijzigd
Waarom
Onze gebruikers hebben ons via feedback laten weten dat de naamgeving van het scherm AVG verwijderen medewerker verwarrend was. Het wekte de indruk dat medewerkers in zijn geheel konden worden verwijderd, terwijl je via deze functionaliteit alleen de persoonsgegevens verwijdert. Daarom hebben wij besloten de naam van het scherm te wijzigen.
Hoe
Medewerker > Medewerker > AVG Wissen Persoonsgegevens
Vanaf deze release is de naam van het scherm AVG Verwijderen medewerker gewijzigd in AVG Wissen Persoonsgegevens.
Uw actie
Er is geen actie nodig.
Staat/Provincie toegevoegd aan scherm Adresgegevens Medewerker
Waarom
Voor diverse doeleinden is het wenselijk om de Staat/provincie te kunnen vastleggen. Zo is het handig als je voor medewerkers die werkzaam zijn in Duitsland of België de bondsstaat (Duitsland) of het gewest (België) vast te leggen of om de provincie in Nederland of andere relevante deelgebieden te kunnen vastleggen. Deze kunt u dan ook gebruiken oor het samenstellen van rapportages. Daarom is het aan scherm waarin u de adresgegevens van de medewerker vastlegt hiervoor het veld Staat/provincie toegevoegd en is er een waardenlijst waarin je de waarden voor dit veld kunt vastleggen..
Hoe
Medewerker > Medewerker > Adresgegevens Medewerker
Vanaf deze release is aan het scherm Adresgegevens Medewerker het veld Staat/provincie toegevoegd.
Instellingen > Vastlegging > Waardenlijst
Aan de lijst van het veld Element is het element Staat/provincie toegevoegd waarmee je naar eigen behoefte een waardenlijst voor het veld Staat/Provincie kunt inrichten.
Uw actie
Als je het nieuwe veld Staat/provincie wilt gaan gebruiken, moet je eerst de bijbehorende waardenlijst inrichten.
Opgeloste melding
Problemen openen vrije schermen (change 1898805)
Melding
Bij het selecteren van een vrij scherm in het menu, werden eerst alle medewerkers geladen voor wie gegevens in het scherm waren vastgelegd, waardoor de schermen soms niet meer werden geopend.
Oplossing
Vanaf deze release is het mogelijk om na het selecteren van het vrije scherm, ook eerst een medewerker te selecteren. Hierdoor hoef je niet langer te wachten tot alle medewerkers zijn geladen zijn. Als je een medewerker selecteert, opent het scherm meteen.
Je kunt er nog steeds voor kiezen op de oude, gebruikelijke manier eerst het gewenste vrije scherm te openen en geen medewerker te selecteren. Dan worden eerst alle medewerkers geladen waarbij dit scherm is opgeslagen.
Uw actie
Er is geen actie nodig.
.gif "VISMA"){kind=icon}
Visma Denemarken
Visma Finland
Visma Letland
Visma Nederland
Visma Noorwegen
Visma Zweden
Visma Developers & Partners
Visma Latijns-Amerika