HR Core Business 2021-09 NL

[#1]

• Mededelingen
• Verhuizing datacenter op 1, 2 en 3 oktober
• Activeren persoonslaag
• Nieuw
• Persoonsoverzicht
• Gewijzigd en verbeterd
• Schermen Upload extern mutatie bestand en Verwerken externe mutaties verbeterd
• Selectiemogelijkheden rapport Voorgestelde UPI aangepast
• Onterecht dubbele ziekmeldingen toegevoegd door importeren excelbestand consultant
• Vertalingen waardenlijsten Aard van ziekte, Reden verlof en Verlofsoort
• Opgeloste meldingen
• Taalkeuze Nederlands (België) verwijderd

Mededelingen 

Verhuizing datacenter op 1, 2 en 3 oktober

De gegevens voor medewerkers, salarissen, dienstverbanden, etc. die je dagelijks invoert via onze software, slaan wij op in ons datacenter. Omdat de huidige locatie gaat sluiten, gaat dit datacenter begin oktober verhuizen.

Wanneer vindt de verhuizing plaats?

• Vanaf vrijdagavond 1 oktober 2021, 18.00 uur t/m zondag 3 oktober 20.00 uur verhuizen wij alle gegevens naar een andere locatie.
• Dit betekent dat in dit tijdsblok onze applicaties binnen het Youforce Portaal niet beschikbaar zijn.
• We hebben geprobeerd dit tijdsblok zorgvuldig te kiezen. Dus na de maandelijkse piek met mutaties, na de zomer en na de salarisuitbetalingen.

Wat betekent dat voor jou?

• In de periode van de verhuizing zijn het Youforce Portaal en alle Youforce-applicaties niet beschikbaar.
  Vanaf zondag 3 oktober 20.00 uur zijn alle applicaties weer beschikbaar.

Uiteraard houden wij je de komende periode op de hoogte en herinneren we je regelmatig aan deze verhuizing. Daarnaast hebben wij de antwoorden op veelgestelde vragen gepubliceerd, die je kunt bekijken en downloaden via deze link. 
Heb je een vraag die hier niet bij staat? Stel deze dan via 4Me: kies de service Youforce (Portal) met als onderwerp Datacenter.

Activeren persoonslaag

Als je bezig bent met voorbereidingen voor het activeren van de persoonslaag, raden wij je aan om dit als volgt te doen:

Stappen activeren persoonslaag

1. Maak het rapport Voorgestelde UPI aan.
   Dit doe je via Rapporten > Controle > Voorgestelde UPI.
2. Staan er conflicten in het rapport Voorgestelde UPI op basis van de actuele gegevens, los deze dan eerst op.
   Je kunt bijvoorbeeld gegevens voor een grote groep medewerkers corrigeren of aanpassen door het importeren van een bestand met de juiste gegevens. 
   Conflicten zorgen namelijk voor uitval, hetgeen je handmatig moet corrigeren.
   Neem bij onduidelijkheden contact op met de Servicedesk of een consultant, voor overleg. 
3. Maak nogmaals het rapport Voorgestelde UPI aan.
   Staan hier geen conflicten meer in, dan kun je het verzoek Activeren Persoonslaag indienen in ITRP/4ME.
   Voeg het Voorgestelde UPI-rapport, waarin geen conflicten meer staan toe aan je verzoek.  
   Let op: zonder dit rapport neemt onze afdeling Product Development het verzoek niet in behandeling.
   • Vermeld het aantal medewerkers van de klant.
   • Vermeld de gewenste ingangsdatum.
     Houdt er rekening mee dat wij het verzoek binnen één week bespreken en vervolgens gaan inplannen in een van onze tweewekelijkse opleveringen.
4. Corrigeren gegevens bij uitval.
   Als er toch sprake is van uitval, informeert onze afdeling Product Development zowel jou als de betreffende consultant hierover en laat weten wat er gecorrigeerd moet worden.
   Let op: bij uitval moet jij zelf of de consultant de gegevens corrigeren.

Let op: persoonsconversie en synchronisatie naar andere medewerkers kunnen leiden tot het versturen van grote hoeveelheden extra data naar Datawarehouse, Management Informatie en/of naar derde partijen van de klant. Het is daarom noodzakelijk dat je als klant alle betrokken partijen informeert over het activeren van de persoonslaag. Hetzelfde geldt voor de consultant.

Nieuw

Persoonsoverzicht

Gebruik je binnen onze applicatie de persoonslaag, dan is het handig om een overzicht te kunnen maken van alle personen die zijn aangemaakt en de medewerkers die hieraan zijn gekoppeld. Vanaf deze release is daarom het rapport Persoonsoverzicht beschikbaar.  

Hoe 

Klantniveau - Rapporten > Controle > Persoonsoverzicht

Omdat je een persoon direct onder het niveau klant vastlegt, worden hierin afhankelijk van de instellingen die je vastlegt, personen + gekoppelde medewerkers van alle bedrijven opgenomen. Van iedere persoon die in het overzicht is opgenomen, worden altijd alle aan deze persoon gekoppelde medewerkers getoond. Meer informatie vind je in de online help.

Let op; in de online help van Release 2021-09 hanteren we nog niet de naam Persoonsoverzicht, maar heet dit nieuwe rapport Persoonslaag Rapport. Je vindt de informatie in deze online help via Schermen en velden > Rapporten > Controle > Persoonslaag rapport. Dit is dus de beschrijving van het Persoonsoverzicht.  Vanaf de release van 2021-10 is de naam Persoonslaag Rapport gewijzigd in Persoonsoverzicht. 

Actie

Er is geen actie nodig.

Gewijzigd en verbeterd

Schermen Upload extern mutatie bestand en Verwerken externe mutaties verbeterd

Waarom 

Via de schermen Upload extern mutatie bestand en Verwerken externe mutaties was niet duidelijk te zien of een bestand nog in de wachtrij stond, verwerkt was of dat de verwerking nog bezig was. Daarom hebben we aan het overzicht van beide schermen de kolom Status toegevoegd. Aan het scherm Verwerken externe mutaties hebben we daarnaast de kolom Laatste verwerking toegevoegd.

Hoe

Beheer > Externe mutaties > Upload extern mutatie bestand / Verwerken externe mutaties

Vanaf deze release kun je in de kolom Status van de schermen Upload extern mutatie bestand en Verwerken externe mutaties de volgende informatie zien:

• Gereed
• Gereed met fouten
• Bestand niet verwerkt

In de kolom Laatste verwerking van het scherm Verwerken externe mutaties zie je voortaan wanneer het bestand is verwerkt. Hierdoor is het in combinatie met de kolom Start verwerking nu duidelijk of en wanneer de verwerking van een bestand is gestart en wanneer de verwerking is beëindigd.

Meer informatie over de toegevoegde kolommen vind je in de online help.

Actie

Er is geen actie nodig. 

Selectiemogelijkheden rapport Voorgestelde UPI aangepast

Waarom

Om het mogelijk te maken alleen medewerkers in het rapport Voorgestelde UPI te tonen, die al een UPI hebben, is nu de filteroptie Alleen medewerkers met UPI beschikbaar. Via deze optie kun je ervoor zorgen dat in het rapport Voorgestelde UPI alleen eventuele conflicten en opmerkingen worden getoond bij die medewerkers die daadwerkelijk een UPI hebben.

Hoe

Rapporten > Controle > Voorgestelde UPI

Aan het scherm Voorgestelde UPI is de optie Alleen medewerkers met UPI toegevoegd. Als je niet alle medewerkers een UPI wilt geven of wilt koppelen aan de laag Persoon, kun je deze optie aanzetten, zodat er geen opmerkingen of conflicten in het rapport staan op basis van de voorgestelde UPI. Door het aanzetten van deze optie, is het duidelijker welke medewerkers al daadwerkelijk een UPI hebben.

Let op: welke medewerkers in het rapport staan al dan niet met opmerkingen en conflicten, hangt ook af van de gekozen medewerkerselectie.

Actie

Er is geen actie nodig. 

Onterecht dubbele ziekmeldingen toegevoegd door importeren excelbestand consultant

Waarom

Als je via het scherm Importeer Excel bestand (consultant) een bestand Importeren Verzuim inlas waarin per abuis een dubbele ziektemelding voorkwam, verschenen er in het scherm Ziekteverzuim twee regels met actief ziekteverzuim. Per contract is echter maar één actief ziektegeval toegestaan. Via het scherm Ziekteverzuim is het niet mogelijk een nieuw ziektegeval in te voeren voor een medewerker met een actief ziekteverzuim, omdat het systeem dit controleert en je dan een foutmelding krijgt. Bij het importeren van ziekteverzuim, was deze controle niet aanwezig waardoor er onterecht dubbele ziektegevallen met dezelfde ingangsdatum konden voorkomen.

Hoe

Beheer > Import / Export > Importeer Excel bestand (consultant)
Medewerker > Ziekte > Ziekteverzuim

We hebben de programmatuur aangepast, zodat een bestand Importeren Verzuim waarin dubbele ziektemeldingen voorkomen, bij het inlezen via Importeer Excel bestand (consultant), geen dubbele actieve ziektemeldingen in het systeem meer veroorzaakt. Ook hebben ervoor gezorgd dat dit niet mogelijk is via andere kanalen waarmee je ziektegevallen aan ons kunt melden, zoals API en HR Self Service.

Actie

Er is geen actie nodig.

Vertalingen waardenlijsten Aard van ziekte, Reden verlof en Verlofsoort

Waarom

De manier waarop de vertalingen van de waardenlijsten Aard van ziekte, Reden verlof en Verlofsoort zijn vastgelegd is verbeterd. Werken er collega's in het Engels of Duits, dan is het effect zichtbaar in diverse schermen, zoals Verlofaanvraag en Ziekteverzuim.

Voortaan kun je ook gemakkelijk zien welke vertalingen worden toegepast en deze ook zelf wijzigen.

Hoe

Instellingen > Vastlegging > Waardenlijst (met opschakeling)

Aan het scherm Waardenlijst met opschakeling is het veld Taal toegevoegd. Als een bepaalde waarde uit de lijst in de ene taal een omschrijving heeft, maar in de andere taal nog niet, dan zie je als omschrijving een technisch nummer, bijvoorbeeld #10040506#.  

De waarden die in de lijst staan op niveau Nederland, zijn al door Visma vertaald.

Actie

Als er in het verleden voor jouw organisatie specifieke waarden zijn toegevoegd aan de lijst, kan dit zijn gebeurd op niveau Klant of niveau Bedrijf. Als je collega's hebt die de applicatie in andere talen gebruiken, controleer dan de omschrijvingen van de waardenlijst in de gewenste talen. Gebruik de knop Wijzigen om eventuele technische nummers te wijzigen in zinvolle omschrijvingen.

Opgeloste meldingen

Taalkeuze Nederlands (België) verwijderd 

Melding

Het was een tijdlang ten onrechte mogelijk om bij medewerkers als taal Nederlands (België) vast te leggen. Daardoor werden op de salarisstrook en de jaaropgaaf niet altijd de juiste omschrijvingen getoond.

Oplossing

Medewerker > Medewerker > Medewerker (aanvullend)
Medewerker > Medewerker > Medewerker

Bij het veld Taal (gegevenselement nummer 10) is de waarde Nederlands (België) uit de keuzelijst verwijderd. Bij medewerkers waarbij deze waarde was vastgelegd, is deze automatisch vervangen door Nederlands.

Actie

Eventueel kun je de gecorrigeerde medewerkers bekijken via het Mutatieverslag, met het volgende filter:

• Gegevenselement = Taal
• Muteerder = RPD Technisch beheer

Publishing Date : 8/20/2021

[#2]

Hier vind je de dagen waarop de YouServe releases in 2024 zijn gepland.

• Tijdens de releases op de geplande zaterdagen zijn de applicaties tijdelijk niet beschikbaar. Welke producten die dag een release hebben, melden we vooraf via onze maandelijkse berichten bij Releases.
• Op de geplande zondagen vinden de maandelijkse (security) patches op de Infrastructuur plaats. Hierdoor zijn de applicaties niet beschikbaar tussen 18.00 en 24.00 uur.
• Op de geplande dinsdagen vindt onderhoud plaats aan het netwerk. De applicaties blijven beschikbaar, maar er kunnen voor kortere momenten onderbrekingen zijn. Dit onderhoud vindt plaats tussen 20.00 en 24.00 uur.

De release kalender van Visma Raet vind je  hier.

Januari 2024
	1	2	3	4	5
Ma	1	8	15	22	29
Di	2	9	16	23	30
Wo	3	10	17	24	31
Do	4	11	18	25
Vr	5	12	19	26
Za	6	13	20	27
Zo	7	14	21	28

Februari
	5	6	7	8	9
Ma		5	12	19	26
Di		6	13	20	27
Wo		7	14	21	28
Do	1	8	15	22	29
Vr	2	9	16	23
Za	3	10	17	24
Zo	4	11	18	25

Maart
	9	10	11	12	13
Ma		4	11	18	25
Di		5	12	19	26
Wo		6	13	20	27
Do		7	14	21	28
Vr	1	8	15	22	29
Za	2	9	16	23	30
Zo	3	10	17	24	31

April
	14	15	16	17	18
Ma	1	8	15	22	29
Di	2	9	16	23	30
Wo	3	10	17	24
Do	4	11	18	25
Vr	5	12	19	26
Za	6	13	20	27
Zo	7	14	21	28

Mei
	18	19	20	21	22
Ma		6	13	20	27
Di		7	14	21	28
Wo	1	8	15	22	29
Do	2	9	16	23	30
Vr	3	10	17	24	31
Za	4	11	18	25
Zo	5	12	19	26

Juni
	22	23	24	25	26
Ma		3	10	17	24
Di		4	11	18	25
Wo		5	12	19	26
Do		6	13	20	27
Vr		7	14	21	28
Za	1	8	15	22	29
Zo	2	9	16	23	30

Juli
	27	28	29	30	31	&nbsp
Ma	1	8	15	22	29
Di	2	9	16	23	30
Wo	3	10	17	24	31
Do	4	11	18	25
Vr	5	12	19	26
Za	6	13	20	27
Zo	7	14	21	28

Augustus
	31	32	33	34	35
Ma		5	12	19	26
Di		6	13	20	27
Wo		7	14	21	28
Do	1	8	15	22	29
Vr	2	9	16	23	30
Za	3	10	17	24	31
Zo	4	11	19	25

September
	35	36	37	38	39	40
Ma		2	9	16	23	30
Di		3	10	17	24
Wo		4	11	18	25
Do		5	12	19	26
Vr		6	13	20	27
Za		7	14	21	28
Zo	1	8	15	22	29

Oktober
	40	41	42	43	44
Ma		7	14	21	28
Di	1	8	15	22	29
Wo	2	9	16	23	30
Do	3	10	17	24	31
Vr	4	11	18	25
Za	5	12	19	26
Zo	6	13	20	27

November
	44	45	46	47	48
Ma		4	11	18	25
Di		5	12	19	26
Wo		6	13	20	27
Do		7	14	21	28
Vr	1	8	15	22	29
Za	2	9	16	23	30
Zo	3	10	17	24

December
	48	49	50	51	52	1
Ma		2	9	16	23	30
Di		3	10	17	24	31
Wo		4	11	18	25
Do		5	12	19	26
Vr		6	13	20	27
Za		7	14	21	28
Zo	1	8	15	22	29