Mijn Communities
Help

Payroll Business 2020-06

25-05-2020 22:38 (Bijgewerkt op 31-01-2022)
  • 0 Antwoorden
  • 0 kudos
  • 651 Weergaven

Mededelingen

Uniek Persoonlijk Id (UPI)

Waarom 

Voor aanpalende applicaties, waaronder Verzuimmanagement en Talent Management is het nodig unieke personen te kunnen identificeren. Daarom wordt het in de toekomst verplicht een Uniek Persoonlijk Id (UPI) te gebruiken.  Met het UPI is het mogelijk (gekopieerde) medewerkers aan elkaar te koppelen als het dezelfde persoon betreft. De verplichting om de UPI te gebruiken gaan we gefaseerd opleveren:

  • Fase 1
    Controle op de uniciteit van de UPI. Zie hiervoor het onderwerp Controle uniciteit Uniek Persoonlijk Id verderop in deze release notes.

  • Fase 2
    Optie die het mogelijk maakt om de UPI van nieuwe medewerkers automatisch te laten vullen met de medewerkercode.

  • Fase 3
    De mogelijkheid om op individuele basis en via import, bestaande medewerkers te updaten met de medewerkercode, als je de optie om de UPI te vullen met de medewerkercode hebt aangezet. Hiervoor komt er een nieuw veld Update UPI

  • Fase 4
    Bezemronde voor nog niet gevulde UPI's en het verplicht stellen van de UPI.

Via de Release notes houden we je op de hoogte houden van de voortgang. 

Nieuw

AVG Verwijderen medewerker

Waarom 

De AVG schrijft voor dat het mogelijk moet zijn medewerkers te verwijderen, nadat is voldaan aan de bewaarplicht. Daarom is vanaf deze release een functie voor het verwijderen van persoonsgegevens van medewerkers in HR Core Business opgenomen. 

Hoe

Medewerker > Medewerker > AVG Verwijderen medewerker

Bij de Medewerker is aan het menu Medewerker vanaf deze release de functie AVG Verwijderen medewerker toegevoegd. Als je het scherm opent, zie je de medewerkers die langer dan 7 jaar geleden uit dienst zijn gegaan. Je kunt filteren op een specifieke medewerkernaam.

Je markeert de medewerkers waarvan je de persoonsgegevens wilt verwijderen en klikt op de knop Verwijderen. Voor personen waarvan je de gegevens hebt verwijderd, zie je alleen de omschrijving AVG Verwijderd, xx. 

Let op: het is niet mogelijk het verwijderen van medewerkers ongedaan te maken. De gegevens worden uit de database verwijderd en zijn niet meer terug te halen. 

In het rapport Mutatieverslag uitgebreid zijn deze verwijderde medewerkers opgenomen met de omschrijving AVG Verwijderd, x en de Waarde AVG Verwijderd. Van medewerkers die zijn verwijderd via AVG Verwijderen medewerker, zijn geen persoonlijke data meer beschikbaar, zodat het niet mogelijk is te herleiden om welke medewerkers het gaat, de medewerkercode blijft wel bestaan.

Het is belangrijk om te weten dat het verwijderen van een medewerker via de functie AVG verwijderen medewerker, als wijziging op de medewerkergegevens wordt beschouwd. Dit zorgt ervoor dat aanpalende applicaties over het verwijderen van de medewerker geïnformeerd, zie ook het voorbeeld hierna. Vraag je na het verwijderen via een interface of rapporten gewijzigde gegevens op, dan kan het zijn dat medewerkers die reeds 7 jaar uit dienst zijn, opnieuw in een selectie worden opgenomen, omdat er een wijziging op de medewerkergegevens heeft plaatsgevonden, namelijk dat de status AVG Verwijderd actief is. Dit geldt natuurlijk niet als de selectie alleen actieve medewerkers bevat. 

Voorbeeld
Medewerker J. Janssen, personeelsnummer 100, is reeds 7 jaar uit dienst. Zijn gegevens worden verwijderd via AVG Verwijderen medewerker.
Bij deze verwijderactie wordt in de achtergrond het gegevenselement AVG maskeren gegevens aangemaakt en gevuld met de waarde Gemaskeerd. Hierdoor zie je in het mutatieverslag de medewerker als AVG Verwijderd.

Stel een klant gebruikt een eigen interface, die alle medewerkers opvraagt waarvan gegevens zijn gewijzigd. Omdat het gegevenselement AVG maskeren gegevens is aangemaakt en de waarde Gemaskeerd heeft, wordt voormalig medewerker J. Jansen, personeelsnummer 100, naar de interface verstuurd als medewerker x. AVG Verwijderd. 

Uw actie

Als er aanpalende systemen gebruik maken van HR Core data, kunnen deze de medewerker met de verwijderde gegevens opnieuw aangeleverd krijgen. Hierdoor kan het noodzakelijk zijn deze systemen eerst aan te passen, voordat je de nieuwe functionaliteit voor het verwijderen van persoonsgegevens gaat gebruiken.  

Gewijzigd en verbeterd

Gebruikersprofiel toegevoegd aan scherm Gebruikersgroep

Waarom

Als er veel gebruikersgroepen zijn aangemaakt, is het vaak lastig om de juiste gebruikersgroep te vinden. Daarom kun je voortaan een gebruikersgroep zoeken via het Gebruikersprofiel.

Hoe

Niveau Klant/Applicatiebeheer: Autorisatie > Gebruikersgroep
  • Open via Autorisatie > Gebruikersgroep het overzicht van alle gebruikersgroepen die in Payroll Business zijn gedefinieerd. Hierin zie je welk gebruikersprofiel aan een gebruikersgroep is gekoppeld.
  • Kies in het Zoekveld voor Gebruikersprofiel.
  • Geef in het veld Zoektekst het gebruikersprofiel op waaraan de gebruikersgroep moet voldoen, bijvoorbeeld HR Core Consultant en klik op Zoeken.

Uw actie

Er is geen actie nodig

Incidentele inkomstenvermindering Aanvullend geboorteverlof Loonaangifte

Waarom

Als je als werkgever de uitkering voor het Aanvullend geboorteverlof zonder aanvulling doorbetaalt aan de medewerker, is er sprake van gedeeltelijk betaald verlof. Dit wordt in de loonaangifterubriek Code incidentele inkomstenvermindering aangegeven met de waarde G (Aanvullend geboorteverlof)

Hoe

Als het loon of de uitkering wegens aanvullend geboorteverlof op grond van de Wet Arbeid en Zorg en een eventueel door u verstrekte aanvulling op die uitkering in het aangiftetijdvak lager is dan het overeengekomen loon, geeft Payroll Business de code G door naar de loonaangifte om de inkomstenvermindering aan te geven. 

Uw actie

Er is geen actie nodig

Vertaling van het menu

Waarom

HR Core Business en Payroll Business ondersteunen al geruime tijd Engelstalige en Duitstalige gebruikers, maar nog niet alle onderdelen van de applicatie zijn volledig vertaald. 

Hoe

Menu

Vanaf deze release zijn alle menukeuzes gecontroleerd en volledig vertaald in het Engels en Duits. Frans volgt op later moment.

De volgorde van de menu's voor journalisering en administratiekantoren is daarbij gelijk gemaakt aan de volgorde van de overige menu's:

  • Beheer taken bovenin - worden veel gebruikt
  • Instellingen onderin - worden minder gebruikt

De vertalingen in de schermen en rapporten gaan we in een later stadium verbeteren. 

Uw actie

Typisch Nederlandse payrollbegrippen zijn soms lastig te vertalen. Uw Engels-, Frans- en Duitstalige collega's hebben mogelijk suggesties voor het verbeteren hiervan: wij horen dit graag en verzoeken je om deze door te geven aan onze Service Desk.

Contract ID toegevoegd aan Rapport Audit File

Waarom

Binnenkort wordt het mogelijk om een transitievergoeding uit te betalen via een tweede contract en een tweede inkomstenverhouding. Als voorbereiding hierop voegen we aan bepaalde rapporten alsvast de kolom contract ID toe, zodat duidelijk is via welk contract bepaalde uitbetalingen zijn gedaan. 

Hoe

Rapporten > Controle > Audit file

Aan het rapport Audit File is vanaf deze release de kolom Contract ID toegevoegd.

Uw actie

Er is geen actie nodig.

IKV-gegevens in Ad hoc rapportage (uitgebreid)

Waarom

Binnenkort wordt het mogelijk om een transitievergoeding uit te betalen via een tweede contract en een tweede inkomstenverhouding. Daarom hebben we de Ad-hoc rapportage (uitgebreid) alvast aangepast zodat je hierin straks de gegevens per inkomstenverhouding kunt zien.

Hoe

Rapporten > Controle > Ad hoc rapportage (uitgebreid)

Als het straks mogelijk is om een transitievergoeding uit te betalen via een tweede contract, zie je in dit rapport de juiste gegevens van de juist inkomstenverhouding.

Uw actie

Er is geen actie nodig.

Volgorde stroken meerdere contracten bij afdrukken salarisstroken en jaaropgaven

Waarom

Binnenkort wordt het mogelijk om een transitievergoeding uit te betalen via een tweede contract en een tweede inkomstenverhouding. Als voorbereiding hierop hebben we de functionaliteit voor het afdrukken alvast aangepast. 

Hoe

Instellingen > Salarisspecificaties > Afdrukken en verzenden salarisstroken
Instellingen > Salarisspecificaties > Afdrukken en verzenden jaaropgaven

Als u gebruik maakt van het op papier afdrukken en verzenden van de salarisstroken wordt de pagina met de transitievergoeding gegroepeerd op basis van de gegevens van het eerste contract. 

Uw actie

Er is geen actie nodig.

Algemene verbeteringen rapportageschermen - zoekfunctie medewerker verbeterd

Waarom 

Zoals we in de release notes van mei hebben gemeld, zijn we constant bezig met het verbeteren van de rapportages. Een onderdeel hiervan is dat je in alle rapportageschermen op dezelfde manier naar een medewerker kunt zoeken.

Hoe

Rapporten > Salarisspecificaties > Salarisstrook viewer
Rapporten > Vastlegging > Mutatieverslag

Voor de volgende rapporten hebben we het zoekscherm voor het zoeken naar een bepaalde medewerker vervangen door een lijst met zoekfunctie.

  • Salarisstrook viewer
  • Mutatieverslag

Uw actie

Er is geen actie nodig.

Controle uniciteit Uniek Persoonlijk Id

Waarom

In de toekomst ben je verplicht een Uniek Persoonlijk Id (UPI) te gebruiken, om unieke personen te kunnen identificeren in aanpalende applicaties zoals Verzuim Management en Talent Management. Zie het onderwerp Uniek Persoonlijk Id (UPI) aan het begin van deze Release notes. Daarom controleert het systeem vanaf deze release of een Uniek Persoonlijk Id inderdaad uniek is. 

Hoe

Medewerker > Medewerker > Medewerker

Als je in het scherm Medewerker een nieuwe Uniek Persoonlijk Id vastlegt, controleert het systeem voortaan of de waarde die je in het veld hebt ingevuld uniek is. Als deze overeenkomt met een bestaande waarde binnen de klant, zie je een foutmelding als de achternaam en geboortedatum van de medewerkers niet overeenkomen. 

Uw actie

Zorg ervoor dat een UPI uniek is voor personen, dus medewerker en dezelfde (gekopieerde) medewerker over bedrijven heen. Een medewerker wordt als één persoon beschouwd als de achternaam en de geboortedatum identiek zijn. 

Opgeloste meldingen 

Geen dubbele melding meer bij salarisverwerking

Waarom

Als er al een salarisverwerking was gestart, op het moment dat u in het scherm Salarisberekening of Salarisberekening (met afsluiting) opende, kreeg u twee meldingen:

  1. U kunt geen nieuwe berekening inplannen, er is al een salarisberekening actief
  2. Salarisberekening loopt

Hoe

Beheer > Salarisberekening > Salarisberekening
Beheer > Salarisberekening > Salarisberekening (met afsluiting)

Vanaf deze release is dit aangepast en ziet u als er een salarisverwerking actief is, alleen de melding: Salarisberekening loopt.

Uw actie

Er is geen actie nodig.

Wisselen gebruikersgroep gaf foutmelding in Google Chrome (change 2021013)

Melding

Als je na het starten van Payroll Business een ander gebruikersprofiel had gekozen door je opnieuw aan te melden met een andere gebruikersgroep, verscheen de foutmelding: Er is een onverwachte fout opgetreden. Dit gebeurde alleen bij gebruik van Google Chrome.

Oplossing

Dit is opgelost, zodat de foutmelding niet meer verschijnt.

Uw actie

Er is geen actie nodig.

Toevoegen bepaalde sublooncomponenten was niet mogelijk (change 2034229)

Melding

Het was niet mogelijk om bepaalde sublooncomponenten waarvoor een alternatieve omschrijving is vastgelegd, te selecteren om op te nemen in de journalisering. Hierdoor ontstonden er verschillen in de journaalpost.

Oplossing

Dit is opgelost. Sublooncomponenten waarvoor een alternatieve omschrijving is vastgelegd, kun je nu selecteren om op te nemen in de journalisering.

Uw actie

Instellingen > Boekingsgroep > Boekingsdefinitie

Als het niet mogelijk was om vanwege bovenstaande reden sublooncomponenten toe te voegen waardoor er een verschil ontstond in de journaalpost, voeg dan deze sublooncomponenten alsnog toe aan de juiste grootboekrekening.

Awf-aanwas hoog ontbrak bij nabetaling na uitdiensttreding (change 2031570)

Melding

In de volgende situatie werd ten onrechte geen Awf-aanwas hoog doorgegeven naar de Loonaangifte. 

  • Er is bij de medewerker sprake van zowel een werkgeversbetaling waarvoor het lage Awf-tarief geldt als loon waarvoor het hoge Awf-tarief geldt. 
  • De medewerker is uit dienst en krijgt na de uitdiensttreding nog een nabetaling.  

Oplossing

Dit is opgelost, waardoor bij een nabetaling zowel Awf-aanwas hoog als Awf-premie hoog wordt doorgegeven naar de Loonaangifte, zoals de Belastingdienst voorschrijft. 

Uw actie

Er is geen actie nodig.

Wet- en regelgeving

Minimumlonen per 1 juli 2020

Na de publicatie van de bedragen van het minimum(jeugd)loon per 01-07-2020, hebben wij de wijzigingen doorgevoerd in Payroll Business. 
U kunt deze inrichting controleren via Rapporten > Inrichting > Referentietabel > Tabelnaam Minimum(jeugd)loon

Publishing Date : 5/25/2020

Medewerkers
Actieve onderwerpen