Release notes HR Core Business en Payroll Business 2024-12

[#1]

• Nieuw
• Salarisdossier - Notities
• Rapport CO2 Rapport Jaaraantallen
• Rapport Overzicht vervallen verlofrechten (HR Core)
• Rapport Aansluiting Payroll/Loonaangifte (Payroll)
• Gewijzigd en verbeterd
• Rapport Toetsingsplicht Co2
• Wijziging schermen t.b.v. YouServe Toegang
• Overzicht uitdiensttredingen (HR Core)
• Ad-hoc rapportage verbeteringen
• HR inrichtingen Rapport (HR Core)
• Niet doorgeven van enkele pensioengegevens bij geen premie (Payroll)
• Aansturen voor het verbergen van een Organisatorische eenheid vanuit HR Core(HR Core)
• Opgeloste meldingen
• Geboortenaam op notificatiemail strook voor emailnotificaties (7163517) (HOTFIX 07-11-2024)
• Geen Export journaalpost zichtbaar met Extentie .txt (7008640) (Payroll)
• Loonaangifte Knelpunten ernstige aard komt niet door vanuit de Payroll (7008728) ( Payroll)
• Jubileumuitkering pro rato bij uitdienst (7022703) ( Payroll)
• Terugdraaien afgekeurde loonstroken verkeerd weergegeven in Importverslag (7115286) ( Payroll)

Nieuw 

Salarisdossier - Notities 

Waarom 

In het oude salarisdossier was het mogelijk om notities ("gele briefjes") toe te voegen aan een document. Deze functionaliteit is nu ook beschikbaar in het nieuwe dossier.

Hoe 

Salarisdossier > Documenten > tabblad Weergave

Via het plusteken rechtsboven in het scherm kun je notities toevoegen. Hierbij is het nodig om een 1 document geopend te hebben in de weergave.
Bij het opslaan kun je aangeven of een notitie alleen voor jou bedoeld is of dat andere professional gebruikers van het dossier de notities ook mogen zien. 

Als je een notitie openbaar maakt, blijf jij de eigenaar. Andere gebruikers kunnen de notitie niet wijzigen of verwijderen.

Een notitie bij een medewerker document zal nooit getoond worden in de YourServe App of in het medewerker portaal.

Salarisdossier > Documenten > tabblad Filter

Via de nieuwe optie Met notities kun je gericht naar zoeken naar documenten waar eerder een notitie aan is toegevoegd. Kies in dat geval Ja en vervolgens op het tabblad Resultaten.

Salarisdossier > Documenten > tabblad Resultaat

Als het notitie-symbool 

bij een document wordt getoond, zijn er notities beschikbaar.

Actie 

Er is geen actie nodig.

Rapport CO2 Rapport Jaaraantallen

Waarom 

Wanneer je de CO2 registratie in Payroll Business vastlegt, moet je dit in 2025 rapporteren. Om dit op een juiste manier te rapporteren is er door het Ministerie een voorbeeld gedeeld hoe deze aantallen moeten worden getoond in het rapport. Om hieraan te kunnen voldoen is dit rapport gemaakt.

Hoe 

Rapporten > Controle > CO2 Rapport Jaaraantallen

Via dit rapport worden de totalen per Kamer van Koophandel nummer getoond in de kolommen zoals deze zijn voorgeschreven door het Ministerie.

In de online help staat een complete uitleg hoe het rapport is opgebouwd en wat je in welke kolom kan terugvinden.

Actie 

Wanneer je in 2024 de CO2 registratie hebt vastgelegd in Payroll Business kun je dit rapport draaien om de registratie te controleren, om in 2025 aangifte te doen.

Rapport Overzicht vervallen verlofrechten (HR Core)

Waarom

Op verzoek klanten is er een nieuw rapport ontwikkeld om een overzicht te geven van vervallen verlofrechten per medewerker.

Dit rapport biedt meer inzicht in de verlofrechten per verlofsoort die reeds zijn vervallen in het huidige jaar of die zullen vervallen vanaf de opgegeven peildatum.

Hoe

Rapporten > Personeelsmanagement > Overzicht vervallen verlofrechten.

Het nieuwe rapport kan zowel op klant- als op bedrijfsniveau worden opgevraagd. Wanneer het rapport op bedrijfsniveau wordt opgevraagd, kunnen één of meer medewerkers worden geselecteerd om over te rapporteren. Als er geen medewerker is geselecteerd, worden alle medewerkers getoond. Daarnaast kan er ook een selectie worden gemaakt op verlofsoorten. Indien er geen keuze wordt gemaakt, worden alle verlofsoorten getoond.

Bij een opvraag op klantniveau dient te worden gekozen over welke bedrijven het rapport moet worden uitgevoerd.

Actie

Wanneer je een overzicht wilt krijgen van de verlofsaldo's die komen te vervallen bij medewerkers, kun je dit rapport gebruiken. Let op, er moet een verlofjaar aanwezig zijn, voor de peildatum die wordt opgegeven. Het rapport wordt toegevoegd aan de gebruikersprofielen die door Visma YouServe worden onderhouden. Maak je gebruik van een ander profiel, dan moet het rapport nog aan dat profiel worden toegevoegd.

Rapport Aansluiting Payroll/Loonaangifte (Payroll)

Waarom 

Om snel een aansluiting te maken tussen de payroll resultaten en de loonaangifte is er een grote behoefte aan een geautomatiseerd rapport. Tot nu toe was het nodig om een aansluiting te maken door diverse rapportages zelf te draaien en deze te vergelijken met de klaargezette Loonaangifte. Dit kost elke maand enorm veel tijd en is foutgevoelig wanneer handmatig zaken moeten worden berekend.

Om dit proces vanuit te ondersteunen is er vanaf nu een rapport beschikbaar waarin je direct kunt zien of de Loonaangifte aansluit met de Payroll.

Hoe 

Loonaangifte > Rapporten > Aansluiting Payroll/Loonaangifte

Via dit rapport worden de totalen van alle bedrijven behorende bij de onderneming opgehaald vanuit de rapportages "Afrekenmatrix Werknemer" en "Afrekenmatrix Werkgever" en worden deze vergeleken met het rapport "Aangifte Afdracht en Totalen"

In het rapport zie je een 3-tal blokken:

1) Verschillen: hierbij wordt per periode een vergelijk gedaan op aangifte element tussen de Afrekenmatrix en de aangifte

2) Loonaangifte Totalen en Afdrachten: Hierin worden alle bedragen per periode getoond zoals ook in het PDF document per bladzijde worden weergegeven. Voor correctie periodes gaat het hier om de kolom verschil.

3) Afrekenmatrix MW + WG origineel: Hierin worden alle totalen getoond vanuit de afrekenmatrix medewerker en werkgever.

Actie

 Je kunt nu dit rapport gebruiken om de aansluiting te maken tussen de payroll resultaten en de aangifte. Hiermee kun je snel boordelen of het bestand klaar is om in te zenden.

Gewijzigd en verbeterd

Rapport Toetsingsplicht Co2

Waarom 

Het rapport was tot deze release alleen te draaien met de keus om een jaartal op te geven, waarbij het systeem altijd de eerste dag van het opgegeven jaar gebruikt om de data op te halen.
De wens vanuit klanten en consultants was om het jaartal te veranderen in een peildatum zodat het rapport ook eventueel te gebruiken kan worden voor toetsing voor de Enquête.

Hoe 

Rapporten > Personeelsmanagent > Toetsingsplicht Co2

Het keuzeveld "jaartal" is vervangen door het keuzeveld "peildatum".

Actie

Wanneer je het rapport wilt gebruiken om de toets te doen of je aangifteplichtig bent voor de CO2 dan moet je de peildatum altijd op de eerste van het jaar vullen. Als je dit rapport voor andere doeleinden wilt gebruiken kun je ook voor een andere peildatum kiezen.

Wijziging schermen t.b.v. YouServe Toegang

Waarom

Er zijn in de afgelopen maanden een aantal nieuwe velden aangemaakt ten behoeve van het toegangsbeheer. Dit zijn informatieve velden waarbij je kan aflezen welke indicaties werknemers hebben en of hij/zij met deze indicaties ook als werknemer richting het portaal zal worden gestuurd.

Om ervoor te zorgen dat je in de toekomst niet al deze velden van verschillende schermen moet gaan opzoeken hebben we besloten om deze velden weg te halen van de huidige schermen en deze samen te voegen op èèn nieuw scherm. Zo kun je straks sneller en makkelijker alles opzoeken.

Hoe

Medewerker > Arbeidsrelatie > YouServe toegang 

We hebben onderstaande velden op dit nieuwe scherm toegevoegd. In de 2e kolom hebben we aangegeven wat het vorige scherm was waar deze velden op stonden.

Leesveld op nieuw scherm	Verplaatst vanaf scherm
E-mail adres (Zakelijk)	Extra veld voor alleen raadplegen
E-mail adres (prive)	Extra veld voor alleen raadplegen
E-Mail adres Login	Scherm Adresgegevens
Arbeidsrelatie status	Scherm Arbeidsrelatie
Arbeidsrelatie Soort	Scherm Arbeidsrelatie
Medewerker toegangs sleutel	Scherm Identiteit
Type Medewerker	Extra veld voor alleen raadplegen

Actie

Er is geen actie nodig.

Overzicht uitdiensttredingen (HR Core)

Waarom 

In het kader van standaardisatie en vermindering van handmatige acties is bij het openen van een rapport in Excel, het Overzicht uitdiensttredingen rapport, bij het uitvoeren de kopregel vastgezet en staat automatisch het filter aan.  

In de situatie waarin op klantniveau bedrijven waren geselecteerd en je daarna de peildatum aanpaste, werden de geselecteerde bedrijven verwijderd.

Hoe 

Rapporten > Personeelsmanagent > Overzicht uitdiensttredingen

Enige aanpassing is dat op klantniveau geselecteerde bedrijven niet meer worden opgeschoond bij het aanpassen van de Begin- of Einddatum.

Actie

Het rapport overzicht uitdiensttredingen opvragen

Ad-hoc rapportage verbeteringen

Waarom 

In het kader van standaardisatie en vermindering van handmatige acties is bij het openen van een rapport in Excel, de Ad-hoc rapportage, bij het uitvoeren de kopregel vastgezet en staat automatisch het filter aan.  

In de situatie waarin op klantniveau bedrijven waren geselecteerd en je daarna de peildatum aanpaste, werden de geselecteerde bedrijven verwijderd.

Hoe 

Rapporten > Controle > Ad-hoc rapportage (uitgebreid)

Enige aanpassing is dat op klantniveau geselecteerde bedrijven niet meer worden opgeschoond bij het aanpassen van de peildatum.

Actie

Het rapport overzicht uitdiensttreding opvragen

HR inrichtingen Rapport (HR Core)

Waarom 

Bij de rapporten die geselecteerd kunnen worden onder HR inrichtingen is een kleine aanpassing doorgevoerd. De kolommen in het rapport 'Start' en 'Eind' zijn hernoemd naar 'Begindatum' en 'Einddatum'. Hiermee is de benaming duidelijker.

Hoe 

Rapporten > Instellingen > HR inrichting 

Een aanpassing doorgevoerd, zodat 'Start' is gewijzigd naar 'Begindatum' en 'Eind' is gewijzigd naar 'Einddatum'. 

Actie

Rapporten binnen HR inrichting opvragen

Niet doorgeven van enkele pensioengegevens bij geen premie (Payroll) 

Waarom

Als een excedentregeling (pensioen over salaris boven de basisregeling) gekoppeld is aan een medewerker terwijl die medewerker onder het minimumsalaris verdient voor die excedentregeling dan werden er toch regeling gegevens doorgegeven in de UPA aangifte.

Je moet dan die regeling verwijderen bij de medewerker om dat te voorkomen. Als de excedentregeling in het arbeidsvoorwaardencluster zit en automatisch aan een medewerker gekoppeld wordt zorgt dat voor handmatige acties.

Hoe

Menu bijvoorbeeld: Medewerker > Contract > Arbeidsvoorwaardenpakket

Vanaf januari 2025 wordt voor de volgende regelingkenmerken het regelingblok niet meer doorgegeven in de UPA aangifte als er geen premie berekend is:

• U0393-1002 (PMT)
• U0711-1001 (ASR)

Actie

Je hoeft geen actie te ondernemen.

Aansturen voor het verbergen van een Organisatorische eenheid vanuit HR Core (HR Core)

Waarom

Op 2 december 2024 zal het ophalen van de gegevens voor OrgSight op een andere manier plaatsvinden. De uitkomst blijft hetzelfde. Omdat we streven naar zoveel mogelijk centralisatie binnen één bronsysteem, is ook de inrichting voor het verbergen van een OE overgezet naar Core. Tot nu toe werd deze instelling binnen OrgSight zelf beheerd. Vanaf deze release dient de inrichting binnen Core te gebeuren, zodat Core het bronsysteem blijft.

Hoe

Instellingen > Formatie en Organisatie > Organisatorische eenheden > Open een Organisatorische eenheid

Het veld 'Verbergen in Orgsight (inclusief onderliggende)' is toegevoegd op de pagina. Indien een OE niet getoond mag worden binnen Orgsight dient dit veld op Ja gezet te worden. 
Let op! Indien een OE wordt uitgesloten, worden automatisch ook alle onderliggende OE's uitgesloten. Het is niet mogelijk om een onderliggende OE wel te tonen, terwijl een bovenliggende is uitgesloten.

Actie

Indien er op dit moment Organisatorische Eenheden worden uitgesloten in OrgSight, zullen wij op 2 december deze inrichting overzetten naar Core. 

Opgeloste meldingen

Geboortenaam op notificatiemail strook voor emailnotificaties (7163517) (HOTFIX 07-11-2024)

Melding 

Bij het versturen van de nieuwe notificaties vanuit het nieuwe dossier was per abuis de geboortenaam opgenomen in de aanhef in plaats van de opgemaakte naam. 

Oplossing

We hebben dit probleem opgelost met een fix op 7-11-2024 zodat vanaf nu weer altijd de opgemaakte naam in de notificatie wordt meegenomen en niet de geboortenaam.

Actie

Er is geen actie nodig, alle nieuwe mails krijgen de juiste aanhef mee.

Geen Export journaalpost zichtbaar met Extentie .txt (7008640) (Payroll)

Melding 

Wanneer er een export journaalpost wordt gedraaid en deze heeft de extentie .txt dan is er een probleem en wordt deze niet aangemaakt getoond in "mijn rapporten".

Oplossing

We hebben dit met ingang van de release van december opgelost.

Actie

Voor nieuwe journaalposten vanaf deze release zal deze weer verschijnen in mijn rapporten. Mocht je nog journaalpost export bestanden nodig hebben van eerdere maanden dan kun je deze journaalposten opnieuw draaien en dan zullen ook deze in mijn rapporten te zien zijn.

Loonaangifte Knelpunten ernstige aard komt niet door vanuit de Payroll (7008728) ( Payroll)

Melding

Wanneer er een eindheffing is ingevuld in de arbeidsvoorwaarde Eindheffing bij een medewerker dan komt deze niet door in de Loonaangifte. Hierdoor diende je in de loonaangifte zelf nog een keer het totaalbedrag vullen.

Oplossing

Vanaf de huidige release is dit opgelost. Wanneer er een eindheffing wordt gevuld in de arbeidsvoorwaarde Eindheffing wordt deze overgenomen in de desbetreffende loonaangifte.

Actie

Voor nieuwe gevallen is er geen actie nodig. De loonaangifte pakt vanaf deze release de bedragen over vanuit de arbeidsvoorwaarden.
Wanneer je voor deze release zaken handmatig hebt ingevuld in de aangifte vanwege dit probleem dan dien je deze bedragen te verwijderen, omdat ze anders dubbel worden opgepakt. Vanuit zowel de aangifte als de arbeidsvoorwaarden.

Jubileumuitkering pro rato bij uitdienst (7022703) ( Payroll)

Melding

Wanneer een medewerker gedurende de periode uitdienst werd gemeld en er is sprake van een Jubileumuitkering, dan werd de grondslag voor de jubileumuitkering pro-rato werkdagen indienst berekend.

Oplossing

Vanaf ingangsdatum 01-01-2025 is dit opgelost, als een medewerker gedurende de periode uitdienst wordt gemeld, dan wordt de jubileumuitkering bepaald op basis van de grondslag van de vorige (volledige) periode.

Actie

Er is geen actie nodig.

Terugdraaien afgekeurde loonstroken verkeerd weergegeven in Importverslag (7115286) ( Payroll)

Melding

Wanneer je in eerste instantie een loonstrook voor een specifieke medewerker afkeurt, worden het aantal afkeurde stroken ook getoond in een aparte kolom bij het importverslag. Wanneer je de afkeuring ongedaan maakt gaat dit goed bij het rapport zelf, echter op het Importverslag blijft het systeem de aantallen weergeven die waren afgekeurd.

Oplossing

Salarisdossier > Beheer > Importverslag > Tabblad Resultaten

Vanaf de huidige release is dit opgelost. Wanneer je de afkeuring ongedaan maakt zal het aantal afgekeurde documenten in het scherm "Importverslag" de juiste waarden weergeven. Dit is terug te vinden in het tabblad "Resultaten"

Actie

Er is geen actie nodig. Het systeem laat vanaf nu als je documenten afkeurt de juiste tellingen zien bij Importverslag.

Als je nog verkeerde tellingen ziet bij oude importverslagen kun je, om deze goed te krijgen, een willekeurig document afkeuren en vervolgens weer niet-afkeuren. De telling in het importverslag wordt dan alsnog goed bijgewerkt.

[#2]

Hier vind je de dagen waarop de YouServe releases in 2024 zijn gepland.

• Tijdens de releases op de geplande zaterdagen zijn de applicaties tijdelijk niet beschikbaar. Welke producten die dag een release hebben, melden we vooraf via onze maandelijkse berichten bij Releases.
• Op de geplande zondagen vinden de maandelijkse (security) patches op de Infrastructuur plaats. Hierdoor zijn de applicaties niet beschikbaar tussen 18.00 en 24.00 uur.
• Op de geplande dinsdagen vindt onderhoud plaats aan het netwerk. De applicaties blijven beschikbaar, maar er kunnen voor kortere momenten onderbrekingen zijn. Dit onderhoud vindt plaats tussen 20.00 en 24.00 uur.

De release kalender van Visma Raet vind je  hier.

Januari 2024
	1	2	3	4	5
Ma	1	8	15	22	29
Di	2	9	16	23	30
Wo	3	10	17	24	31
Do	4	11	18	25
Vr	5	12	19	26
Za	6	13	20	27
Zo	7	14	21	28

Februari
	5	6	7	8	9
Ma		5	12	19	26
Di		6	13	20	27
Wo		7	14	21	28
Do	1	8	15	22	29
Vr	2	9	16	23
Za	3	10	17	24
Zo	4	11	18	25

Maart
	9	10	11	12	13
Ma		4	11	18	25
Di		5	12	19	26
Wo		6	13	20	27
Do		7	14	21	28
Vr	1	8	15	22	29
Za	2	9	16	23	30
Zo	3	10	17	24	31

April
	14	15	16	17	18
Ma	1	8	15	22	29
Di	2	9	16	23	30
Wo	3	10	17	24
Do	4	11	18	25
Vr	5	12	19	26
Za	6	13	20	27
Zo	7	14	21	28

Mei
	18	19	20	21	22
Ma		6	13	20	27
Di		7	14	21	28
Wo	1	8	15	22	29
Do	2	9	16	23	30
Vr	3	10	17	24	31
Za	4	11	18	25
Zo	5	12	19	26

Juni
	22	23	24	25	26
Ma		3	10	17	24
Di		4	11	18	25
Wo		5	12	19	26
Do		6	13	20	27
Vr		7	14	21	28
Za	1	8	15	22	29
Zo	2	9	16	23	30

Juli
	27	28	29	30	31	&nbsp
Ma	1	8	15	22	29
Di	2	9	16	23	30
Wo	3	10	17	24	31
Do	4	11	18	25
Vr	5	12	19	26
Za	6	13	20	27
Zo	7	14	21	28

Augustus
	31	32	33	34	35
Ma		5	12	19	26
Di		6	13	20	27
Wo		7	14	21	28
Do	1	8	15	22	29
Vr	2	9	16	23	30
Za	3	10	17	24	31
Zo	4	11	19	25

September
	35	36	37	38	39	40
Ma		2	9	16	23	30
Di		3	10	17	24
Wo		4	11	18	25
Do		5	12	19	26
Vr		6	13	20	27
Za		7	14	21	28
Zo	1	8	15	22	29

Oktober
	40	41	42	43	44
Ma		7	14	21	28
Di	1	8	15	22	29
Wo	2	9	16	23	30
Do	3	10	17	24	31
Vr	4	11	18	25
Za	5	12	19	26
Zo	6	13	20	27

November
	44	45	46	47	48
Ma		4	11	18	25
Di		5	12	19	26
Wo		6	13	20	27
Do		7	14	21	28
Vr	1	8	15	22	29
Za	2	9	16	23	30
Zo	3	10	17	24

December
	48	49	50	51	52	1
Ma		2	9	16	23	30
Di		3	10	17	24	31
Wo		4	11	18	25
Do		5	12	19	26
Vr		6	13	20	27
Za		7	14	21	28
Zo	1	8	15	22	29