Release notes HR Core Business en Payroll Business 2025-06

[#1]

• Mededelingen
• Bedrijfsstatus en facturering
• Nieuw
• Opgenomen verlof wordt aangepast na wijziging van het werkpatroon (Core)
• Gewijzigd en verbeterd
• Kopiëren van een Verlofregeling (Core)
• Uit dienst - Beëindigen verlof en herrekenen verlofsaldo (Core)
• Naamgeving Gebruikersprofiel (Core & Payroll)
• Datum tot en met in mutatieverslag uitgebreid (Core & Payroll)
• Rapportages - Afrekenmatrix werkgever (Payroll)
• Rapportages - Standenregister (Payroll)
• Verwijderen veld VCR systematiek van scherm Stuurgegevens (Payroll)
• Opgeloste meldingen
• Startscherm rapportages niet juist (8202668) (Core & Payroll)
• UPA PMT uren verkeerd berekend bij uitdienst (8026835) (Payroll)
• In de rapporten 'Looncomponenten uitvoer',Afrekenmatrix medewerker en werkgever isniet meer mogelijk...
• Medewerker ontbreekt in UPA aangifte bij volledig onbetaald verlof (8173190) (payroll)
• Uitval in de UPA (8139648 en 8173190 ) (Payroll)
• Automatisch verzenden niet consequent in geval van meerdere UPA aangiftes (8244246) (payroll)
• No-show zonder BSN wordt niet ingetrokken (8073388) (payroll)
• Loonaangifte intrekking december 2024 niet juist (8124639) (payroll)
• Loonaangifte werd verzonden zonder rekening te houden met wachtdagen (8244164) (payroll)
• Actuele aangifte wordt niet klaargezet als gevolg van overbodige aangifte voorgaand jaar (8174919) (...
• Afrekenmatrix medewerker (payroll) (Hotfix 06-05-2025)

Mededelingen

Op zaterdagochtend  31 mei 2025 brengen wij de juni release van HR Core en Payroll Business naar productie. Hierdoor is onze applicatie tijdelijk niet beschikbaar.

Bedrijfsstatus en facturering

Onderstaande is alleen relevant voor administratiekantoren en consultants.

Waarom

Zoals eerder aangekondigd is vanaf deze release het nieuwe element Bedrijfsstatus bepalend voor de facturering.

Hoe

Je kunt de bedrijfsstatus op twee plaatsen raadplegen:

• In het normale HR en Payroll menu via: Instellingen > Algemeen > Stuurgegevens
• Als je inlogt via Applicatiebeheer consultant via: Instellingen > Bedrijf

De status kan deze waarden hebben:

• Implementatie
• Productie - Factureerbaar
• Productie - Niet factureerbaar
• Testbedrijf klant
• Testbedrijf Visma
• Archief
• Verwijderen

Door de peildatum te wijzigen of de historieknop te gebruiken kun je eventuele wijzigingen in het verleden of in de toekomst zien.

Actie

Bij het inrichten en live brengen van nieuwe bedrijven is er geen afstemming met YouServe meer nodig:

• De standaardwaarde voor nieuwe bedrijven is Implementatie. Tijdens deze fase wordt er nog niet gefactureerd.
• De status wordt door ons automatisch aangepast naar "Productie - Factureerbaar" zodra er wordt betaald of aangifte wordt gedaan.

Bij bijzondere situaties willen we nog steeds graag dat je contact opneemt met onze afdeling Business Accounting:

• Als je bij een klant een testbedrijf hebt aangemaakt, meld dit dan. Wij zetten de status dan op Testbedrijf klant, zodat er niet wordt gefactureerd. Betalingen en aangiftes worden vanaf dat moment voor de zekerheid geblokkeerd.
• Meld het live gaan van bedrijven met uitsluitend personeel dat niet in loondienst is. Wij kunnen bij die bedrijven namelijk niet zien vanaf of er sprake is van een productiesituatie.

Als de klant opzegt of een bedrijf beëindigt:

• Geef dit dan uiteraard aan ons door (de procedure hiervoor is niet gewijzigd)
• Wij zorgen voor de status Archief (als er een bewaarabonnement is afgesloten) of Verwijderen (als de gegevens conform AVG mogen worden verwijderd).
• Bij bedrijven die zijn gestopt hoef je de payroll niet meer zelf te blokkeren om de loonaangifte van voorgaand jaar handmatig te kunnen corrigeren: dit gaat voortaan automatisch. In hetscherm Payroll stuurgegevens zijn daarom de elementen Blokkeren payroll vanaf en Reden blokkering verwijderd.

Nieuw

Opgenomen verlof wordt aangepast na wijziging van het werkpatroon (Core)

Op dit moment moet het bestaande verlof worden ingetrokken en opnieuw worden ingediend wanneer het werkpatroon van een medewerker wijzigt, om zo het verlofsaldo correct bij te werken op basis van het nieuwe werkpatroon. Met deze release wordt het mogelijk om verlofaanvragen vanaf het jaar 2025 automatisch aan te passen bij een wijziging in het werkpatroon.

Instellingen - algemeen - HR Stuurgegevens

Er is een nieuw veld toegevoegd op bedrijfsniveau: 'Roosterwijzigingen doorvoeren bij alle verlofaanvragen'. Standaard staat dit veld op 'Nee' voor alle bedrijven. Neem de volgende randvoorwaarden grondig door voordat je dit veld omzet naar 'Ja'.

Gebruik van een werkpatroon is essentieel: Het systeem berekent het nieuwe rooster op basis van het werkpatroon om verlofaanvragen aan te passen. Als niet alle medewerkers een werkpatroon hebben, adviseren wij deze functionaliteit niet in te schakelen. Zonder werkpatroon worden weekuren door vijf gedeeld en gelijkmatig over de dagen verspreid.

Handmatige invoer van verlofuren: Als verlofuren handmatig zijn ingevoerd bij een aanvraag (en dus niet vanuit het werkpatroon), worden deze enkel aangepast als ze hoger zijn dan de uren van het nieuwe werkrooster. Bij lagere uren vindt geen aanpassing plaats.

Uit dienst: Alle lopende verlofaanvragen worden automatisch aangepast. Verlofaanvragen die eindigen na de uitdiensttredingsdatum worden verkort tot deze datum. Verlofaanvragen met een startdatum na de uitdiensttredingsdatum worden volledig verwijderd. 

Medewerker > Verlof > Opgenomen verlof 

Om na te gaan of verlofuren handmatig zijn ingevoerd, is er extra functionaliteit toegevoegd aan de pagina 'Opgenomen Verlof'. Verlofuren die handmatig zijn ingevoerd, worden met een oranje kleur weergegeven.

Medewerker > Contract > Dienstverband 

Selecteer bij een medewerker op de juiste peildatum het nieuwe werkpatroon. Zorg ervoor dat de totale uren per week in het werkpatroon overeenkomen met de uren per week op de peildatum in het arbeidscontract.

Achtergrondproces

Na een roosterwijziging wordt er een achtergrondproces gestart dat de verlofaanvragen opnieuw berekent op basis van het nieuwe werkpatroon. Dit proces kan enige tijd duren.

Gewijzigd en verbeterd

Kopiëren van een Verlofregeling (Core)

Instellingen - Verlof - Verlofregeling

Er is een nieuwe functionaliteit toegevoegd waarmee je eenvoudig een bestaande verlofregeling kunt kopiëren. Bij het openen van de verlofregeling vind je onderaan de pagina een knop 'Kopieer verlofregeling'. Zorg ervoor dat de peildatum correct is ingevoerd; deze bepaalt vanaf welk moment de verlofregeling gekopieerd moet worden. We raden aan om de eerste dag van het verlofjaar als peildatum te gebruiken. Alle gegevens die vanaf de opgegeven peildatum in de geselecteerde verlofregeling staan, worden naar de nieuwe regeling overgezet. De nieuwe regeling krijgt automatisch een volgnummer in de omschrijving, dat indien gewenst kan worden aangepast.

Uit dienst - Beëindigen verlof en herrekenen verlofsaldo (Core)

In de release van 2024-07 is de functionaliteit toegevoegd om verlof na uitdiensttreding te beëindigen. Zwangerschapsverlof was hierop voorheen een uitzondering, maar deze release zorgt ervoor dat zwangerschapsverlof, net als andere soorten verlof, nu ook na de uitdiensttredingsdatum wordt beëindigd. 

Naamgeving Gebruikersprofiel (Core & Payroll)

Er was een probleem waarbij de naam van een gebruikersprofiel bij het inloggen niet altijd correct werd weergegeven. Door een fout in de programmatuur werd een gewijzigde naam soms niet juist getoond. Dit probleem is verholpen, zodat bij het inloggen de juiste gebruikersprofielnaam wordt weergegeven.

Datum tot en met in mutatieverslag uitgebreid (Core & Payroll)

Rapporten - vastlegging - Mutatieverslag (uitgebreid)

In release 2025-04 is er een wijziging doorgevoerd dat de datum vanaf en de datum tot en met altijd op de eerste en laatste dag van de maand staat van de maand waarin we zitten. Echter bij het aanpassen van de datum vanaf, werd de datum tot en met mee aangepast naar einde van de maand van de opgegeven begindatum. Dit werd als onwenselijk ervaren. Daarom is er een aanpassing gemaakt, dat de datum tot en met ongewijzigd blijft indien de begindatum wordt veranderd. 

Rapportages - Afrekenmatrix werkgever (Payroll)

Het vernieuwde rapport kan nu zowel op klant- (dus ook voor meerdere bedrijven) als ouderwets op bedrijfsniveau worden opgevraagd. We hebben de gebruiksvriendelijkheid van het rapport verbeterd door op het scherm de tabbladen toe te voegen voor het maken van selecties, medewerkers, bedrijven, en het groeperen. Deze aanpassingen zorgen ervoor dat het rapport in lijn is met onze werkwijze voor nieuwe rapporten. De inhoud van het rapport is hetzelfde gebleven.

Bij het opvragen van het rapport op klantniveau moet worden aangegeven voor welke bedrijven het rapport uitgevoerd moet worden. Aangezien er meerdere bedrijven geselecteerd kunnen worden, is het noodzakelijk om per bedrijf de gewenste salarisverwerking te selecteren tot en met een bepaalde datum. Dit kan gedaan worden achter de bedrijfselectie.

Rapportages - Standenregister (Payroll)

Het vernieuwde rapport kan nu zowel op klant- (dus ook voor meerdere bedrijven) als ouderwets op bedrijfsniveau worden opgevraagd. We hebben de gebruiksvriendelijkheid van het rapport verbeterd door op het scherm de tabbladen toe te voegen voor het maken van selecties, medewerkers, bedrijven, en het groeperen. Deze aanpassingen zorgen ervoor dat het rapport in lijn is met onze werkwijze voor nieuwe rapporten. De inhoud van het rapport is hetzelfde gebleven.

Bij het opvragen van het rapport op klantniveau moet worden aangegeven voor welke bedrijven het rapport uitgevoerd moet worden.

Verwijderen veld VCR systematiek van scherm Stuurgegevens (Payroll)

Het veld VCR systematiek is verwijderd van het scherm Stuurgegevens.

In het verleden waren er 2 VCR-systematieken mogelijk, maar sinds 2007 is alleen de grondaanwas methode toegestaan door de belastingdienst; de andere methode is verwijderd uit het systeem en het veld (waar al die jaren slechts één keuze mogelijk was) is daarom verwijderd van het scherm.

Opgeloste meldingen

Startscherm rapportages niet juist (8202668) (Core & Payroll)

Oorzaak 

In de recente releases zijn veel rapportages aangepast zodat deze zowel op klant- als bedrijfsniveau uitgevoerd kunnen worden. Echter, als er eerst een medewerker selectie werd gemaakt en vervolgens naar een van de rapportages werd genavigeerd, bleef de medewerker selectie behouden. Dit zorgde ervoor dat het scherm niet correct functioneerde voor die rapporten.

Oplossing

Dit is inmiddels aangepast. Wanneer je naar de rapporten navigeert, zal de medewerker selectie worden losgelaten, zodat het scherm correct functioneert.

UPA PMT uren verkeerd berekend bij uitdienst (8026835) (Payroll)

Oorzaak 

Bij medewerkers met een verwerkingseenheid en waarbij bij de uitdiensttreding een transitievergoeding werd uitbetaald kon het voorkomen dat de normuren voor UPA niet goed werden berekend. De oorzaak hiervan was dat de verwerkingseenheid van het 2e contract niet werd meegenomen.

Oplossing

Vanaf nu is de verwerkingseenheid van het nevencontract ook muteerbaar. Voor bestaande situaties is het nodig om de verwerkingseenheid te vullen op het contractscherm van de medewerker

In de rapporten 'Looncomponenten uitvoer', Afrekenmatrix medewerker en werkgever is niet meer mogelijk om meerdere items in één keer te selecteren bij groeperen (8321010) (Payroll)

Oorzaak 

In de vorige release (2025-05) waren de genoemde rapporten aangepast. Hierdoor moesten selecties op het tabblad 'Groeperen' één voor één worden toegevoegd.

Oplossing

Dit is aangepast waardoor het mogelijk is om meerdere items tegelijkertijd aan de selectie toe te voegen, wat het proces efficiënter maakt.

Medewerker ontbreekt in UPA aangifte bij volledig onbetaald verlof (8173190) (payroll)

Oorzaak 

Medewerkers werden ten onrechte niet in de UPA aangifte opgenomen als er sprake was van:

• Volledig onbetaald verlof in de laatste periode van in dienst (incidentele inkomstenvermindering) EN
• Uitbetaling van een beëindigingsvergoeding of transitievergoeding in de periode na uit dienst 

Oplossing

Dit is opgelost in de programmatuur, deze combinatie van factoren wordt voortaan goed afgehandeld.

Uitval in de UPA (8139648 en 8173190 ) (Payroll)

Oorzaak

Medewerkers werden ten onrechte niet of niet correct aangeleverd in de UPA aangifte als sprake was van:

• Een gestopte regeling in de vorige maand vanwege de AOW leeftijdgecombineerd met een uitdiensttreding op de AOW datum (8139648)

• Wanneer de code incidentele inkomstenvermindering niet bepaald werd bij een medewerker met een vast salaris die in de periode van uitdienst volledig onbetaald verlof heeft, waarbij een tweede inkomstenverhouding aanwezig is voor een transitievergoeding en er werd geen premie berekend (8173190)

Oplossing

Er is een aanpassing in de programmatuur gedaan met ingang van 1-1-2025 voor de bepaling van de datum aanvang voor de regelinggegevens. Hierdoor wordt er beter onderscheid gemaakt of de medewerker nog aangeleverd moet worden of niet, met of zonder de regelinggegevens.

Vanaf 2025 wordt voor de regelinggegevens de aanvangsdatum bepaald in de nieuwe payrollelementen Datum aanvang regelinggegevens (01 t/m 16). Daarnaast is er een aanpassing gedaan waardoor de Code incidentele inkomstenvermindering correct bepaald wordt. De nieuwe payrollelementen worden automatisch bepaald in de salarisverwerking na de release. De UPA aanlevering wordt rechtgetrokken in de eerstvolgende aangifte waar een afsluitende payroll aan ten grondslag ligt.

Automatisch verzenden niet consequent in geval van meerdere UPA aangiftes (8244246 ) (payroll)

Oorzaak 

Als je meerdere UPA aangiftes laat aanmaken, bijvoorbeeld één voor het pensioenfonds en één voor de Stichting PAWW, dan werkten de instellingen voor het automatisch verzenden niet altijd correct: als je de ene aangifte wel, en de andere niet automatisch wilde laten verzenden, werden toch beide aangiftes automatisch verzonden.

Oplossing

Het probleem is opgelost: de instellingen voor het automatisch verzenden worden toegepast conform de stuurgegevens van de betreffende aangifte.

No-show zonder BSN wordt niet ingetrokken (8073388) (payroll)

Oorzaak

Wanneer er een aangifte is gedaan voor een werknemer zonder BSN en deze wordt alsnog later aangeleverd, dan dient er over de aangifte waarvoor deze is aangeleverd zonder BSN een intrekking plaats te vinden. Dit ging niet in alles gevallen juist waardoor bij de Belastingdienst verschillen ontstaan.

Oplossing

Dit is opgelost in de programmatuur en vanaf nu vindt er altijd een intrekking plaats.

Loonaangifte intrekking december 2024 niet juist (8124639) (payroll)

Oorzaak

Wanneer je in een correctie aangifte 2024 een intrekking deed dan ging dan werd deze niet meegenomen als de intrekking de laatste periode van het jaar betrof. De intrekking kan normaal gesproken niet over de huidige periode gaan, omdat er dan nog niets valt in te trekken. In het geval van een correctie aangifte ligt dit anders en moet de laatste periode wel worden meegenomen.

Oplossing

We hebben de programmatuur aangepast zodat in correctie aangiftes deze intrekking ook zal worden meegenomen.

Loonaangifte werd verzonden zonder rekening te houden met wachtdagen (8244164) (payroll)

Oorzaak

In de aangifte stuurgegevens kun je opgeven dat aangiftes na het afsluiten van de salarisberekening automatisch mogen worden verzonden. Daarbij kun je ook opgeven dat er eerst een aantal dagen gewacht moet worden, zodat je - als er nog tijd is - eventuele controles kunt uitvoeren. De wachtdagen werden echter niet meer toegepast: de aangifte werd direct verzonden.

Oplossing

We hebben de programmatuur aangepast zodat opgegeven wachtdagen in alle gevallen correct worden toegepast.

Actuele aangifte wordt niet klaargezet als gevolg van overbodige aangifte voorgaand jaar (8174919) (payroll)

Oorzaak

In sommige gevallen werd bij het inzenden van een correctie-aangifte 12-2024 ten onrechte óók een normale aangifte 01-2024 aangemaakt. Omdat die aangifte - terecht - niet werd ingezonden, werd vervolgens de normale aangifte van de actuele periode niet aangemaakt: de aanmaak van aangiftes wacht namelijk altijd op het goedkeuren door de Belastingdienst van de aangiftes van voorgaande periodes.

Oplossing

We hebben de programmatuur aangepast zodat dit niet meer kan gebeuren: de overbodige aangifte wordt niet meer aangemaakt.

Afrekenmatrix medewerker (payroll) (Hotfix 06-05-2025)

Oorzaak

Het was niet mogelijk om een medewerker die reeds uit dienst was, te selecteren in de Afrekenmatrix Medewerker.

Oplossing

We hebben de programmatuur aangepast zodat medewerkers die uit dienst zijn, nu geselecteerd kunnen worden in de Afrekenmatrix Medewerker.

[Carola Velthuijsen]

Goedemiddag,

Als ik een medewerker uitdienst meld, blijven de verlofdagen na zijn datum uitdienst ineens weer op de verlof kaart staan. Hoe kan dit?

[#3]

Hier vind je de dagen waarop de YouServe releases in 2025 zijn gepland.

• Tijdens de releases op zaterdag zijn de applicaties tijdelijk niet beschikbaar.
• Op de geplande zondagen vinden de maandelijkse (security) patches op de Infrastructuur plaats. Hierdoor zijn de applicaties niet beschikbaar tussen 18.00 en 24.00 uur. 
• Op de geplande dinsdagen vindt onderhoud plaats aan het netwerk. De applicaties blijven beschikbaar, maar er kunnen voor kortere momenten onderbrekingen zijn. Dit onderhoud vindt plaats tussen 20.00 en 24.00 uur.

Voor de zaterdag releases melden we vooraf welke producten die dag een release hebben, via onze maandelijkse berichten in Releases. 

De release kalender 2025 van Visma Raet vind je hier

Januari 2025
	1	2	3	4	5
Ma		6	13	20	27
Di		7	14	21	28
Wo	1	8	15	22	29
Do	2	9	16	23	30
Vr	3	10	17	24	31
Za	4	11	18	25
Zo	5	12	19	26

Februari
	5	6	7	8	9
Ma		3	10	17	24
Di		4	11	18	25
Wo		5	12	19	26
Do		6	13	20	27
Vr		7	14	21	28
Za	1	8	15	22
Zo	2	9	16	23

Maart
	9	10	11	12	13
Ma		3	10	17	24	31
Di		4	11	18	25
Wo		5	12	19	26
Do		6	13	20	27
Vr		7	14	21	28
Za	1	8	15	22	29
Zo	2	9	16	23	30

April
	14	15	16	17	18
Ma		7	14	21	28
Di	1	8	15	22	29
Wo	2	9	16	23	30
Do	3	10	17	24
Vr	4	11	18	25
Za	5	12	19	26
Zo	6	13	20	27

Mei
	18	19	20	21	22
Ma		5	12	19	26
Di		6	13	20	27
Wo		7	14	21	28
Do	1	8	15	22	29
Vr	2	9	16	23	30
Za	3	10	17	24	31
Zo	4	11	18	25

Juni
	22	23	24	25	26
Ma		2	9	16	23	30
Di		3	10	17	24
Wo		4	11	18	25
Do		5	12	19	26
Vr		6	13	20	27
Za		7	14	21	28
Zo	1	8	15	22	29

Juli
	27	28	29	30	31
Ma		7	14	21	28
Di	1	8	15	22	29
Wo	2	9	16	23	30
Do	3	10	17	24	31
Vr	4	11	18	25
Za	5	12	19	26
Zo	6	13	20	27

Augustus
	31	32	33	34	35
Ma		4	11	18	25
Di		5	12	19	26
Wo		6	13	20	27
Do		7	14	21	28
Vr	1	8	15	22	29
Za	2	9	16	23	30
Zo	3	10	17	24	31

September
	35	36	37	38	39	40
Ma		1	8	15	22	29
Di		2	9	16	23	30
Wo		3	10	17	24
Do		4	11	18	25
Vr		5	12	19	26
Za		6	13	20	27
Zo		7	14	21	28

Oktober
	40	41	42	43	44
Ma		6	13	20	27
Di		7	14	21	28
Wo	1	8	15	22	29
Do	2	9	16	23	30
Vr	3	10	17	24	31
Za	4	11	18	25
Zo	5	12	19	26

November
	44	45	46	47	48
Ma		3	10	17	24
Di		4	11	18	25
Wo		5	12	19	26
Do		6	13	20	27
Vr		7	14	21	28
Za	1	8	15	22	29
Zo	2	9	16	23	30

December
	48	49	50	51	52	1
Ma		1	8	15	22	29
Di		2	9	16	23	30
Wo		3	10	17	24	31
Do		4	11	18	25
Vr		5	12	19	26
Za		6	13	20	27
Zo		7	14	21	28